Microsoft 365 na RFB

Dicas e melhores práticas

Jose Fabio Soares

Jose.f.soares@rfb.gov.br
Serviço de Gestão Regional do Ambiente Informatizado - Seinf
Divisão de Tecnologia e Segurança da Informação - DITEC
Superintendência da Receita Federal na 4a Região Fiscal
 Microsoft 365
• O Microsoft 365 é uma família de produtos de software de
produtividade e serviços baseados em nuvem de propriedade
da Microsoft.
• Composto por World, Excel, PowerPoint, Outlook, Onedrive,
Sharepoint, Teams, OneNote, WhiteBoard, Forms, To do,
dentre outros centenas de aplicativos desenvolvidos pela
Microsoft ou por terceiros;
• Licenças permitem instalar em até 5 dispositivos*. Atualmente a
RFB não disponibiliza o pacote de instalação em equipamentos
particulares.
Doc: Baixe e instale ou reinstale o Microsoft 365 ou o Office 2021 em um computador ou Mac - Suporte da
Microsoft
Licenças do Microsoft 365
Principais diferenças
Outlook desktop (E3)
• Opção mais rica em recursos,
mais completo;
• Permite trabalhar offline;
• Permite exportar/importar
mensagens (PST);
• Conexão de várias contas;
• Assinatura com certificado
digital RFB (S/MIME);
• Suporta vários Add-ins;
Outlook Web (E3, E1 e F3)
• Mais leve e o mais
recomendado se possível;
• Não é possível
importar/exportar mensagens
(pst);
• Não é possível trabalhar offline;
Outlook App (E3, E1 e F3)
• Ganho de mobilidade;
• Possível acessar caixas
corporativas;
• Possível trabalhar offline;
• Não é possível renomear
pastas;
• Não é definir prioridade
Alta/Baixa;
• Não é possível criar regras;
Licenças da RFB
PORTARIA COTEC Nº 89, DE 08 DE JULHO DE 2022

Perfis de usuários

Licença E3 Licença E1 Licença F3

Analistas e Auditores Administrativos e Terceirizados e
PSE/Serpro estagiários
Office 365 web

Office 365 estação de

trabalho (incluindo
Outlook desktop)*
Correio 100 GB 50 GB 2 GB

Arquivamento Ilimitado Ilimitado Ilimitado

Onedrive 5 TB 1 TB 2 GB
Microsoft Outlook
 Organizando emails e pastas
• O ideal é deixar a caixa de entrada “Limpa”;
• Crie pastas por tema ou setor ou prioridade;
• Pastas: “Hoje”, “Acompanhar”, ”Fazer essa semana”, Fazer Futuro e “Arquivo”;

• Use Regras;
• Arquive emails já trabalhados;
Doc: Organizar sua caixa de entrada no Outlook para Windows - Suporte da Microsoft
 Recebendo email
• Visão “Destaques” mostra o que é direcionado para você enquanto a
visão “Outros” ficam os e-mails em massa.

1. 2.

Doc: Caixa de Entrada Destaques do Outlook - Suporte da Microsoft

 Recebendo email
• Mostrar mensagens como conversas;

1. 2.

3.

Doc: Introdução a Conversas - Suporte da Microsoft

 Recebendo email
• Use o Ignorar se for o caso : Todos os e-mails atuais e o próximos vao
para lixeira.

1. 2.

Doc: Ignorar todas as mensagens de email em uma conversa - Suporte da Microsoft

 Recebendo email
• Crie Regras, exemplos:
• Mover do endereço xxxx@xxx para pasta yyyy;
• Mover mensagens que forem Cco para outra pasta;

1.
2.
 Recebendo email
• Use o classificador com cores para destacar o que for importante;

3.
1.

2.
Doc: Criar e atribuir categorias de cores - Suporte da Microsoft
Recebendo email
• Formatação condicional (apenas Outlook desktop);

Doc: Alterar automaticamente as cores e fontes de mensagens de entrada com base no remetente, assunto ou
destinatários - Suporte da Microsoft
 Recebendo email
• Use flag e filtro ou Microsoft To do para recuperar a mensagem;

1.

2.
 Enviando email
• Qual o limite de anexo no Outlook?
• Limite é 35 MB por Email. Acima de 5 MB o Outlook sugere que seja usado o
OneDrive:

• Acima de 35MB, O Outlook inibe a opção “enviar uma cópia” e oferece

apenas o OneDrive.

Enviar arquivos grandes com o Outlook - Suporte da Microsoft

Enviando email
• Para quantos destinatários eu posso mandar um email?
• Usuários e caixas corporativas por padrão podem enviar para no máximo 500
destinatário externos por hora, 1000 internos por hora ou 1000 por dia;
• Caso ultrapasse esse limite o usuário é bloqueado e recebe a mensagem
abaixo:
destinatario@xxxxxxxxx
Não foi possível entregar sua mensagem porque você não foi reconhecido como um remetente válido. O motivo mais comum
para isso é que o seu endereço de email é suspeito de enviar spam e ele não tem mais permissão para enviar emails. Para
obter assistência, entre em contato com seu administrador de email.

• Grupos de usuários internos contam apenas como 1 destinatário;

• Exceções são as caixas corporativas de atendimento e outras onde é
necessário um volume maior;
• Dica: Use o Cco quando for um grande número de usuários;
 Enviando email
• Importante ver o campo “De” pois é frequente achar que esta
enviando de uma caixa mas esta enviando por outra;

1.

2.
 Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Responder como reunião;

1. 2.
 Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Use o @menção para chamar atenção de alguém. Adiciona automaticamente
como pode ser usado nos filtros.

1. 2.

Doc - Usar o recurso @menções para chamar a atenção de uma pessoa - Suporte da Microsoft
Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Você pode enviar se calendário para o destinatário(Apenas Desktop);
 Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Personalize os seus botões;

2.

1.

3.
Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Use o complemento “meus modelos” ou Autocorreção de conteúdo (apenas
no Outlook desktop) para agilizar nas respostas;
 Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Desvio de Tempo (retardar a entrega);

1.
2.
 Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Retardar a entrega no Outlook desktop;

1. 2.

Doc: Atrasar ou agendar o envio de mensagens de email - Suporte da Microsoft

 Enviando email
• Funcionalidades interessantes:
• Enviar mais tarde;

1.

2.

Doc: Atrasar ou agendar o envio de mensagens de email - Suporte da Microsoft

Arquivamento no Outlook
• Atual política da RFB arquiva mensagens
com mais de 2 anos;
• Todos os usuários da RFB tem
arquivamento “ilimitado”;
• Arquivamento pode ser acessado a
qualquer momento;
• Processo de arquivamento pode levar até
7 dias;
 Exclusão de e-mails
• Exclusão de email ou pasta;

1. 2.

3. 4.
Exclusão de arquivos
• As mensagens de lixo eletrônico eles ficam por 30 dias, depois são
excluídos;
• As mensagens dos itens excluídos ficam por padrão por 60 dias,
depois são excluídos;
• A pasta depois que é excluída dos “itens excluídos” se perde, apenas
os emails contidos nela vão para a segunda lixeira;
• Retenção das caixas de correio: Todas as mensagens excluídas são
retidas por padrão por 16 anos;
Compartilhando E-mails
 Compartilhando pastas e emails
• Compartilhar pasta no Outlook

1. 2.

Doc - Compartilhar uma pasta em uma conta do Exchange - Suporte da Microsoft

Opções de compartilhamento e delegação de pastas no Outlook para Mac - Suporte da Microsoft
 Compartilhando pastas ou emails
• Acessando o que foi compartilhado

1. 2.

3.
 Compartilhando pastas ou emails
• Compartilhar sua agenda com terceiros

Doc: Compartilhar um calendário do Outlook com outras pessoas -

Suporte da Microsoft
Compartilhando pastas ou emails
• Compartilhar sua agenda com terceiros – Usuário recebeu permissão
Agendando reunião
• Dica: Use o assistente de reunião para agendar
Agendando reunião
• Dica: Use o assistente de reunião para agendar
Agendando reunião
• Dica: Use o assistente de reunião para agendar
Microsoft To Do
Microsoft To Do
• Crie e gerencia tarefas:
• Crie lista de tarefas;
• Agrupe e priorize tarefas;
• Receba sugestões
personalizadas;
• Verifique tarefas pendentes do
Planner;
• Verifique emails sinalizados;
• Organize seu dia;
Planner
Planner, Qual sua utilidade?
• Gerencie tarefas da equipe;
• Tenha informações sobre o andamento de cada tarefa;
• Crie Buckets para organizar tarefas em tópicos, fases de projeto ou
itens;
• Nas tarefas é possível colocar vários detalhes: Data de inicio e
conclusão, prioridade, progresso, lista, anexos, rótulos, etc.
• Visão dos filtros facilita a visualização do andamento das tarefas;
• Acessível via aplicativo próprio como também fortemente integrado
ao Teams e ao To Do;
Onedrive
Onedrive
• Espaço para armazenamento de arquivos pessoais na nuvem;
• Arquivos podem ser sincronizadas para estação de trabalho, com opção
de não ocupar espaço da estação de trabalho;
• Por ser armazenado na nuvem fica disponível em qualquer dispositivo
que você tiver acesso;
• Possível compartilhar com usuários internos e externos, mantendo um
controle sobre o que esta compartilhado;
• Compartilhamentos externos duram 60 dias podendo ser renovados;
 Onedrive
• Opções de compartilhamento:

1. 2.
Sharepoint
Sharepoint
• Ferramenta para criação de sites;
• Espaço para armazenamento de arquivos de equipe na nuvem;
• Possível compartilhar com usuários internos e externos;
• Compartilhamentos externos duram 60 dias podendo ser renovados;
Onenote
OneNote, Qual sua utilidade?
• Aplicativo de anotações, ideal para organizar informações;
• Segmentado em Bloco, Sessões e páginas;
• Pode ser inseridos vários tipos de conteúdo como texto, desenhos,
capturas de tela, vídeos, arquivos, links, etc.
• Pode ser inserido marcas para padronizar o conteúdo;
• Documento pode ser compartilhado com outros usuários;
Power Automate
Powerautomate, Qual sua utilidade?
• Automatize tarefas repetitivas do dia a dia;
• Vários modelos já prontos;
• Monitore as execuções;
• Exemplos:
• Enviar uma reposta para todos os emails de uma pasta;
• Salvar anexos de emails no meu Onedrive;
• Enviar um email toda vez que houver uma resposta no Forms;
• Receba um email quando um arquivo for alterado;

Obter
Gatilho Informações
Executa ação
WhiteBoard
Whiteboard, Qual sua utilidade?
• Tela digital e interativa para auxiliar em reuniões virtuais ou aulas;
• Modelos podem ser usadas para auxiliar;
• Possível fazer votação;
• Possível inserir documentos, vídeos, texto, links, notas, votação,etc;
• Possível ser compartilhado e trabalhado por vários usuários ao
mesmo tempo;
Outros Links
Trilhas da RFB

https://www.office.com/training
NeoID
O que é o NeoID
O Certificado Digital em nuvem é uma identidade virtual que confere
validade jurídica em transações digitais, da mesma forma que o
certificado digital que já conhecemos. A diferença é o modo de
armazenamento, que fica localizado na nuvem, não sendo necessário
ter uma mídia física (token).

Requisitos:
• Possuir um smartphone e tablet, pessoal ou corporativo;
• Conexão com a internet
Qual a utilidade do NeoID?
• Autenticação nos sistemas internos de uso geral (SA3, e-Fau, e-Assina,
Suíte de Aplicativos, etc);
• Se conectar no o-VPN;
• Assinatura de documentos digitais;
• No Smartphone atráves do APP Suíte, é possível acessar os sistemas
e-Processo, e-Assina e e-Fau;
O Que não consigo fazer com NeoID?
• Com o NeoID você não consegue fazer login na rede (acesso inicial ao
seu Desktop ou Notebook). Para fazer o login na rede você deverá
acessar usando seu nome de usuário e senha Windows (sem
certificado) ou usar seu certificado em token
Como emitir o Neo ID?
• https://intranet.receita.fazenda/administracao/sucor/cotec/biblioteca
/orientacoes-gerais-neoid-versao-1.2/view
Links
Orientações Gerais NeoID versão 1.2 — Intranet RFB (receita.fazenda)
Perguntas

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