Módulo:

Escritório Eletrónico - Segurança e Partilha de Ficheiros

Código da UFCD:

0645

Manual do Formando

Data: setembro de 2018

Elaborado por: Dra. Ana Isabel Rocha

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Índice
ÍNDICE.................................................................................................................................... 2

INTRODUÇÃO........................................................................................................................ 3

OBJETIVOS DO MÓDULO....................................................................................................3

CONTEÚDOS......................................................................................................................... 3

ORIENTAÇÃO METODOLÓGICA..........................................................................................4

ESCRITÓRIO ELETRÓNICO – SEGURANÇA E PARTILHA................................................5

“Outlook” - Correio eletrónico.......................................................................................5

Obter ajuda durante a utilização do Outlook...................................................................6
Envio de mensagens....................................................................................................6
Receção de mensagens................................................................................................7
Formatação de mensagens...........................................................................................9
Eleger o editor de correio eletrónico.............................................................................10
Definir sinalizador, prioridades e registo de mensagens..................................................11
Registar mensagens..................................................................................................12
Criar uma assinatura pessoal......................................................................................12
Gerir pastas..............................................................................................................13
Definir e selecionar regras..........................................................................................13
Direcionar e criar regras.............................................................................................14
Utilizar o calendário...................................................................................................15
Compromissos..........................................................................................................17
Marcar reuniões........................................................................................................19
Marcar eventos periódicos..........................................................................................19
Personalizar o aspeto do calendário.............................................................................20
Criação de contactos..................................................................................................21
Verificar eventos associados a contactos......................................................................21
Utilizar os contactos...................................................................................................22
Criar tarefas.............................................................................................................23
Bloco de notas..........................................................................................................25
Registar eventos.......................................................................................................26
A importância do Microsoft Exchange Server.................................................................27
SEGURANÇA DOS FICHEIROS (CÓPIAS DE SEGURANÇA; ANTIVÍRUS; ANTI-SPYWARE;
SPAM).................................................................................................................................. 28

SUPORTES FÍSICOS DE INFORMAÇÃO (DISCOS EXTERNOS E OUTROS)...................31

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.....................................................................................34

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Introdução

Numa sociedade cada vez mais global e em constante mutação, onde as organizações
necessitam ter sempre disponível a informação necessária e útil para desenvolver, de uma forma
rápida e eficaz, as suas atividades no dia a dia, garantir a segurança da informação é fundamental
para sustentar a sua continuidade e sucesso.
Assim, torna-se importante que os utilizadores adquiram comportamentos e atitudes de
forma a minimizar o risco, potenciando a proteção, da segurança destes sistemas.

Objetivos do módulo

O presente manual tem como principal objetivo:

 Utilizar os sistemas associados ao escritório eletrónico.

Conteúdos
 Escritório eletrónico – segurança e partilha:
 “Outlook” - Correio eletrónico.
 Segurança dos ficheiros:

- Cópias de segurança;
- Antivírus;
- Anti-spyware;
- Spam.
 Suportes físicos de informação (discos externos e outros).

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Orientação Metodológica

A metodologia a privilegiar é de natureza ativa sendo preocupação dominante que os

formandos participem na procura e constituição do “saber”, procurando-se, simultaneamente,
atingir a dimensão do “saber-fazer”. O presente manual deverá ser encarado como um manual de
exercícios de um apoio à informação veiculada na sessão de formação.
Como instrumento de apoio didático-pedagógico, o Manual de Escritório Eletrónico -
Segurança e Partilha de Ficheiros permitirá ao utilizador exercitar e sistematizar os conteúdos
ministrados durante a formação.

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Escritório eletrónico – segurança e partilha

“Outlook” - Correio eletrónico

O Microsoft Outlook é uma das aplicações que compõem o pacote Microsoft Office XP. Esta
aplicação permite uma excelente integração em ambientes de rede, disponibilizando a gestão de
correio eletrónico, fax, contactos, tarefas diárias, bloco de notas, calendário, entre outras
possibilidades. É, por isso, uma ferramenta chave para Intranets onde é permitido criar grupos de
trabalho e pastas partilhadas, convocar outros utilizadores para reuniões e gerir respetivas
confirmações, trazer de volta para correção correios eletrónicos já enviados, entre outras
funcionalidades. A sua integração com a Internet é sempre transparente, funcionando com todos
os serviços de e-mail. Seja qual for a atividade, esta aplicação está à altura das exigências de
qualquer ambiente empresarial. Sendo utilizado em casa, continua a ser bastante útil para gerir
todos os contactos pessoais e manter uma ligação mais estreita com quem pretende comunicar.

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Obter ajuda durante a utilização do Outlook

O sistema de ajuda que acompanha o Office XP é bastante amigável e completo. As janelas

de ajuda clássicas que acompanhavam qualquer programa do Windows deram lugar a uma
personagem configurável que nos acompanhará durante o trabalho efetuado dentro do Outlook.

Envio de mensagens
A emissão e receção de correio eletrónico é uma das funções do Outlook. O envio de
mensagens é desencadeado sempre que pretende escrever uma nova mensagem, ou responder a
outra recebida. As mensagens estão contidas em pastas de acordo com o seu estado: já enviadas
(pasta Itens enviados), aguardando envio (pasta A enviar), recebidas (pasta A receber), eliminadas
(pasta Itens eliminados) e em estado de construção (pasta Rascunhos).

Pasta A receber
Para enviar uma mensagem, clique na seta ao lado do botão (botão Nova) e escolha
“Mensagem de correio”. Se já se encontra na pasta A receber, o Outlook percebe que pretende
uma nova mensagem de correio eletrónico e pode, clicar diretamente no botão. O efeito é o
mesmo: aparece uma janela para escrever a mensagem pretendida.

Para: Indica o(s) destinatário(s) da mensagem.

Cc: Indica um destinatário não principal, tal como uma pessoa que pretenda saber da
comunicação, embora não sendo o destinatário principal.

Bcc: Dar conhecimento da mensagem a alguém, mas sem que os destinatários principais
saibam disso. O B significa Blind (cego) dando a ideia de destinatários ocultos. Desta forma os
destinatários principais (os constantes no campo Para) nunca saberão que mensagem foi enviada
para quem está referenciado no campo Bcc. Se o campo Bcc não estiver visível, selecione Campo
Bcc no menu Opções.

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 Assunto: Assunto da mensagem.

Pasta A Enviar
Depois de escrever o texto da mensagem, clique em Enviar. A mensagem será enviada se a
ligação à Internet for do tipo permanente, ou será depositada na pasta A Enviar aguardando a
ordem de envio.

Receção de mensagens
A receção de mensagens pode ser assinalada automaticamente. No entanto, há a considerar
o tipo de ligação que possui para a Internet, o qual pode fazer divergir um pouco a forma como se
processa esta mesma receção.

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 Regra geral a ligação à Internet ocorre de forma permanente, uma vez que é frequente as
empresas possuírem linhas dedicadas, as quais estão em permanente contacto com o exterior.
Neste caso, o envio e a receção de mensagens faz-se de forma transparente. Para enviar, basta
premir o botão de envio na caixa de editar mensagens e, para receber, não necessita de dar
qualquer tipo de ordem. As mensagens aparecem colocadas na pasta A receber, prontas a serem
lidas.

Leitura de mensagens
Para ler as mensagens que lhe foram enviadas, clique na pasta A receber. Faça duplo clique
em cima da mensagem que pretende ler. Em seguida a caixa com o conteúdo abrir-se-á.

Anexar ficheiros a uma mensagem

Por vezes, é necessário fazer acompanhar uma mensagem de um ou vários ficheiros que
estão no disco rígido ou na rede da empresa onde trabalha. O processo de anexação é semelhante
ao envio de uma mensagem, passando pela digitação dos destinatários até à ordem de envio. Para
anexar ficheiros a uma mensagem, execute os seguintes passos:
a) Clique no botão Inserir ficheiro.
b) Navegue dentro do seu disco rígido ou drive de rede, até se posicionar dentro da pasta
que contém o ficheiro que procura.
c) O atalho Os meus documentos é um atalho direto para a pasta Os meus documentos.
d) Clique no ficheiro pretendido.
e) Clique em Inserir.
f) A representação do ficheiro passa a figurar junto ao texto da mensagem.
g) Clique no botão Enviar (para enviar a mensagem). O ficheiro segue anexado à mensagem.

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Formatação de mensagens

As mensagens que pretende enviar podem ser formatadas com diferentes tipos e tamanhos
de letra, cores de destaque, alinhamentos, etc. Estas formatações permitem-lhe dar um aspeto
profissional à mensagem. Depois de digitar a mensagem pretendida, pode:

Formatar o tipo de letra

a) Selecione a sequência de texto que deseja formatar.
b) Formatar Tipo de letra (Selecione o tipo de letra pretendido/formatação adicional
(negrito, itálico, etc.)/tamanho letra/cor da letra).
c) Clique em OK.

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 Formatar parágrafos
a) Formatar Parágrafo. Escolha as formatações desejadas.
b) Clique em OK.

Eleger o editor de correio eletrónico

O Outlook permite utilizar o Microsoft Word para editar as mensagens em detrimento do editor
incorporado. O Word proporciona ferramentas avançadas de edição que não se encontram disponíveis no
editor do Outlook. Para eleger o Word como editor de correio eletrónico:
▪ Aceda ao menu Ferramentas e escolha Opções.
▪ Selecione a secção Formato de Correio.
▪ Active a opção Usar Microsoft Word para editar mensagens.
▪ Clique em OK De futuro, sempre que clicar no botão Nova mensagem para iniciar uma nova
mensagem, o Word será executado em vez do tradicional programa de edição.

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Definir sinalizador, prioridades e registo de mensagens

A definição do sinalizador de mensagem não é mais do que a sinalização com texto para posterior
referência. O Outlook permite atribuir importância a mensagens para alertar o destinatário. Uma
mensagem urgente deve ser especificada como tal, para que tenha o impacto que merece ao
chegar ao destino.

Escolher o tipo de sinalizador

a) Abra ou crie a mensagem que pretende sinalizar.
b) Clique no botão Sinalizador de mensagens.
c) Escolha o tipo de sinalizador que pretende inserir e a data de concretização.
d) Clique em OK.

A anotação pessoal da mensagem fica visível acima do campo Para da caixa de edição de
mensagem. A sinalização de mensagens não se aplica apenas a mensagens a enviar. Estas
sinalizações servem também para gerir mensagens recebidas. Sendo assim, se receber uma
mensagem de determinada pessoa que aguarda resposta, no caso de não ter disponibilidade no
momento para o fazer, abra essa mensagem e adicione-lhe um sinalizador do tipo “Responder”.
De seguida, indique até quando tem de dar resposta e feche de novo a janela, gravando o seu
conteúdo. A partir desse momento, na pasta onde a mensagem se encontrava aparece uma
pequena bandeira, indicando que a mensagem foi sinalizada por si e que, por qualquer motivo,
merece uma atenção futura.

Definir prioridades
A definição de prioridades faz-se de forma semelhante à atribuição de sinalizadores de
mensagem, desta vez utilizando um de dois botões disponíveis na barra de ferramentas:
a) Clique em Importância alta (definir a mensagem como urgente).
b) Clique em Importância baixa (definir a mensagem como tendo importância reduzida).
c) Se pretender uma prioridade normal, ignore estes dois botões.

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Registar mensagens

Ao efetuar um envio, a mensagem segue para o destinatário. Apesar de o interesse ser a

mensagem chegar ao destino, pode ser útil ficar com uma cópia daquilo que envia. As mensagens
enviadas ficam na pasta Itens Enviados. Para ter a certeza de que as mensagens enviadas são
duplicadas para esta pasta:
▪ Aceda ao menu Ferramentas (Opções).
▪ Clique no botão Opções de correio.
▪ Na janela que surge, ative a opção Guardar cópias das mensagens na pasta “Itens
enviados”. Desta forma fica com um registo de tudo o que envia para melhor gerir a informação
que fornece a terceiros.

Criar uma assinatura pessoal

É normal assinarmos uma mensagem no final do texto que a compõe. Para evitar a digitação
sistemática dessas linhas de assinatura em todas as mensagens que sejam criadas, podemos
definir uma assinatura pessoal. Sempre que uma mensagem é criada, surge no final a assinatura
definida.
A) Selecione Definições> Correio> Esquema> Assinatura de e-mail.
B) Crie a sua assinatura.
C) Personalize a letra e o formato.
D) Guarde.

Experimentar a assinatura
a) Crie uma nova mensagem.
b) A janela da nova mensagem surge já com o texto da assinatura, dispensando assim a
tarefa de o digitar. Pode começar a digitar o conteúdo da mensagem.

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Gerir pastas

Além das pastas existentes, podemos adicionar novas pastas. Depois disso, podemos
transferir mensagens de umas pastas para outras, de acordo com os métodos de organização
adotados.
Criar uma nova pasta
a) Ficheiro  Novo  Pasta.
b) Indique o nome da pasta a criar.
c) Especifique o que pretende introduzir nessa pasta (itens do tipo diário, itens do tipo
correio, itens do tipo nota, etc.).
d) Indique o local onde pretende inserir a pasta. Pode optar por colocá-la ao mesmo nível
das pastas existentes (ao nível da raiz da hierarquia), ou então pode criar a pasta dentro de outra
existente.
e) Clique em OK.
f) O Assistente do Office pergunta-lhe se pretende adicionar um atalho para essa pasta na
barra do Outlook.

Mover mensagens entre pastas

Depois de criar novas pastas, pode mover mensagens entre elas.
a) Clique no botão Organizar.
b) Selecione Utilizar pastas.
c) Selecione a mensagem(ns) que pretende mover.
d) Escolha a pasta de destino das mensagens.
e) Clique em Mover. As mensagens serão movidas de imediato.

Definir e selecionar regras

O Outlook possui um editor de regras que permite filtrar e direcionar mensagens. Com esta
função é bastante simples, por exemplo, encaminhar todas as mensagens que possuam uma
determinada palavra no campo do assunto para uma pasta a definir. Como aplicação imediata, é
possível criar uma regra para enviar diretamente para o lixo qualquer mensagem menos

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interessante. Utilizar regras bem definidas é uma forma automática de organizar as mensagens,
recorrendo, assim, com menos frequência à ferramenta Organizar.

Criar uma nova regra

a) Selecione a opção Assistente de regras no menu Ferramentas.
b) Clique no botão Opções para importar ou exportar uma regra previamente definida.
c) Clique em Novo.
d) Defina o tipo geral de regra que pretende aplicar. Existem várias regras que são utilizadas
com frequência. Se nenhuma delas satisfaz aquilo que pretende, selecione “Iniciar a partir de uma
regra em branco” e escolha uma das duas regras gerais: “Verificar mensagens quando chegam”
(filtra as mensagens que acabam de chegar), “Verificar mensagens depois de enviar” (filtra as
mensagens que acabam de ser enviadas).
e) À parte as duas regras gerais mencionadas no ponto anterior, outras predefinidas
colocam, nesta caixa de opções, parâmetros para serem especificados (“Descrição da regra”).
f) Clique em Seguinte.
g) Clique na caixa de opções “Quais as condições que pretende verificar?”. Selecione as
condições a serem testadas. Para verificar se a mensagem é proveniente de determinada pessoa:
“de pessoas ou lista de distribuição”.
h) Selecione “de pessoas ou lista de distribuição” (especificar a pessoa que pretende).
i) Surge a lista de contactos onde deverá escolher a(s) pessoa(s).
j) Clique em OK.
k) Clique em Seguinte.

Direcionar e criar regras

l) Indique o que fazer com a mensagem proveniente de tal pessoa (“O que deseja fazer com
a mensagem?”). Ao movê-la para uma determinada pasta, está a organizar em pastas toda a
informação, sem intervenção direta (“Move-a para a pasta especificada”). A regra definida
encarregar-se-á de colocar a mensagem no local indicado, na altura da receção.
m) Selecione Especificada, para indicar a pasta para onde as mensagens serão direcionadas.
n) Crie uma nova pasta, se achar necessário.

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 o) Selecione a pasta de destino e clique em OK. p) Clique em Seguinte.

Definir exceções
q) Se pretender adicionar definir alguma exceção: “Adicione exceções (se necessário) ”. Por
exemplo, abrir uma exceção no caso do assunto da mensagem conter a palavra “contrato”,
selecione “Exceto se o assunto incluir palavras específicas”.
r) Selecione Palavras específicas, para indicar qual ou quais as palavras que farão a exceção.
s) Escreva as palavras que desencadearão a exceção e clique em Adicionar cada uma delas.
No final clique em OK.
t) Clique em Seguinte na janela anterior.
u) Indique o nome para a regra criada. Ativar regras.
v) Clique em Concluir.
w) A regra surge na caixa inicial.
x) Se pretender executar a regra manualmente, selecione o nome atribuído à regra na caixa
“Aplicar regras pela seguinte ordem” e clique em OK.
y) Se pretender executar no momento, clique em Executar agora.

Utilizar o calendário

O Outlook disponibiliza um calendário para gerir todas as atividades pontuais ou periódicas,

quer elas sejam compromissos profissionais, quer sejam de carácter pessoal. Apesar do Outlook
possuir outras funcionalidades além do calendário (lista de contactos, tarefas, diário, etc.), é neste
que se visualizam compromissos, tarefas, datas de aniversário, entre outros eventos. Faz sentido
tal estrutura, visto que o calendário é um método clássico de organização temporal e nele podem
ser incluídas as outras funcionalidades. Embora pertencentes a secções diferentes do Outlook,
essas funcionalidades têm como denominador comum o facto de serem escaladas para um
determinado momento ou período de tempo.
a) O Calendário é invocado quando premir o botão Calendário na barra do Outlook.
b) Selecione, na barra de ferramentas, quantos dias pretende visualizar em simultâneo
(apenas um, uma semana de trabalho, sete dias ou um mês completo).

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 c) O calendário pode ser utilizado como agenda pessoal. Clique na linha com a hora que
pretende marcar com um comentário.
d) Escreva o que pretende e, no final, clique em Enter.
e) Se pretender saber que apontamentos existem relacionados com uma determinada
palavra, clique no botão Localizar.
f) Em Localizar escreva a palavra que pretende procurar.
g) Selecione a opção “Procurar todo o texto do compromisso” para iniciar a pesquisa. O
Outlook procurará a palavra em todo o calendário.
h) O resultado da pesquisa aparece a seguir.

Configurar o calendário
A configuração do calendário é uma importante tarefa inicial. O Outlook deve ser informado
da estrutura principal de trabalho, tal como quantos dias da semana trabalha, qual a hora de início
e fim de funções, quantos dias por semana pretende visualizar em simultâneo e também alguns
pormenores estéticos. A definição destes períodos pretende disciplinar a introdução de dados no
calendário, para que não marque inadvertidamente uma reunião de trabalho num fim de semana,
por exemplo.
Definir dias como ativos
a) Ferramentas > Opções > Preferências > Opções de calendário.
b) Em Semana de trabalho, defina os dias que pretende ter como ativos.
c) Escolha o primeiro dia da semana de trabalho, assim como a hora de início e fim de
atividade.

Numerar semanas
d) Clique em Primeira semana do ano.

Alterar o fuso horário

e) Clique em Opções do planeador. Geralmente não precisa de alterar esta opção, exceto se
estiver em viagem. A mudança de fusos horários sem a calibração da hora dos compromissos pode
causar-lhe atrasos ou desencontros profissionalmente prejudiciais. Para evitar tais situações,

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convém informar o Outlook dessa alteração para que ele mantenha um timing perfeito para as
suas tarefas.

Adicionar feriados
f) O Outlook possui uma base de dados com os feriados de vários países. Selecione Adicionar
feriados para acrescentar feriados ao calendário. Desta forma, pode ter na sua agenda feriados de
vários países em simultâneo. Clique em OK para aceitar a alteração de feriados.
g) Para terminar a configuração e aceitar as alterações, clique em OK.

Compromissos

Agendar compromissos
a) Clique no botão Calendário na barra do Outlook. b) Faça duplo clique em cima de um
espaço vazio do dia em que pretende marcar o compromisso, ou clique no botão Novo. c)
Introduza o assunto do compromisso. d) Indique o local onde ele irá ocorrer. e) Especifique a data
e hora previstas de início e fim. f) Se o evento se prolongar para todo o dia, selecione Todo o dia.
g) Se pretender que o Outlook o avise do compromisso com antecedência (dois dias antes, por
exemplo), ative a opção Lembrete e especifique a antecedência que pretende.

Registar disponibilidades
Num ambiente de rede, com suporte de Microsoft Exchange, é possível saber quando os
outros colegas estão disponíveis para marcações. Do mesmo modo, para que os outros saibam
quando estamos disponíveis, devemos selecionar na opção Mostrar a hora como (na janela de
criação do compromisso), Ocupada, o que eles visualizarão no respetivo calendário, durante o
período introduzido para o compromisso. Ao tentarem marcar um encontro consigo, o Outlook
dessas pessoas irá avisá-los de que não podem contar consigo nessa altura. Se não tem a certeza
de que o compromisso irá ocorrer, selecione a opção Tentativa. Desta forma, os outros saberão
que pode vir a estar ocupado, mas podem sempre tentar uma marcação consigo. Se deixar a
opção em Disponível, os seus colegas pensarão que está disponível e contarão com a sua
presença.

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 Convidar participantes para uma reunião
a) Clique no botão Agendar (na janela do compromisso).
b) Selecionar os destinatários da mensagem.
c) Especificar os dados do compromisso (assunto, localização, conteúdo, horas).
d) Enviar mensagem.

Editar compromissos
É possível alterar as informações introduzidas na criação de compromissos (alterar a data,
por exemplo).
a) Procure o dia em que o compromisso a alterar foi marcado.
b) Posicione o rato na área azul que antecede o texto do compromisso até o cursor mudar
de forma.
c) Arraste o compromisso para cima do dia para o qual o compromisso foi adiado. Par esse
efeito, utilize o pequeno calendário que está do lado direito da janela.
d) Largue o botão do rato para que o compromisso passe para o dia pretendido.

A alteração do compromisso não passa apenas pela mudança de dia. Pode existir mais
informação para adicionar, alterar o ponto de encontro, etc.

Editar um compromisso
a) Faça duplo clique em cima do compromisso.
b) Altere o que pretende.
c) Clique no botão Guardar e sair.

Marcar reuniões
O Outlook permite convocar pessoas para reuniões. A criação de uma reunião será
adicionada ao calendário, a partir do qual podemos controlar a nossa disponibilidade e coordenar
outros eventos.
a) Selecione a opção Novo pedido de reunião no menu Ações.

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 b) Escreva o endereço das pessoas que pretende convocar (“Para”).
c) Indique o assunto.
d) No campo Localização, indique onde se vai realizar a reunião.
e) Indique a data e hora da reunião.
f) Active a opção Lembrete para que o Outlook lhe recorde a reunião com antecedência.
g) Escreva o texto da convocatória.
h) Clique em Agendar para verificar se os convocados estão disponíveis. Esta funcionalidade
será útil para ambientes de rede com utilização do Microsoft Exchange Server, o qual permite que
o mapa de ocupação temporal de cada pessoa seja copiado para as outras, de modo a que todos
conheçam a disponibilidade de terceiros.
i) Clique em Enviar para emitir a marcação.
A edição de reuniões faz-se de forma semelhante à edição de compromissos.

Marcar eventos periódicos

O Outlook permite definir compromissos e reuniões como eventos periódicos. Esta
funcionalidade é bastante útil porque basta marcar o evento apenas uma vez e especificar o
espaço entre as ocorrências. A partir daí, o Outlook repetirá o evento ao longo do período
especificado.
a) Crie uma reunião ou um compromisso.
b) Clique no botão Periodicidade.
c) Indique a hora de início.
d) Registe a hora de fim prevista.
e) Se pretender que a hora de fim seja atualizada automaticamente, indique o tempo de
duração previsto.
f) Especifique a periodicidade do evento (diária, semanal, mensal, anual).
g) Indique o dia da ocorrência.
h) Defina o primeiro dia de toda a série de ocorrências.
i) Clique em Sem data de fim se pretender que a série de ocorrências não tenha fim.
j) Se souber previamente quantas vezes o evento se vai repetir, indique em Termina após x
ocorrências (indique o número de ocorrências).
k) Se o evento só se vai repetir até determinada data, indique qual: “Termina em: data”.

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 l) Clique em OK. A periodicidade passa a ser visualizada na janela de edição. Este evento será
marcado no calendário, no dia e hora definidos de acordo com o número de ocorrências.

Personalizar o aspeto do calendário

Podemos alterar o tipo e tamanho de letra, modo de visualização diário e mensal, etc.

Estruturação do calendário
a) Clique numa área livre da janela do calendário e, escolha Outras definições.
b) Clique no botão Algarismos para mudar o tamanho e tipo de letra na barra de tempo da
agenda diária (modo de visualização: Dia).
c) Clique no botão Tipo de letra se pretender configurar o tamanho e tipo de letra contido na
agenda diária.
d) Se pretender modificar a escala de tempo da agenda diária, escolha a unidade mínima em
Escala temporal. O modo 30 minutos é o predefinido do Outlook, mas se pretender mais
pormenor (linhas de entrada de 5 em 5 minutos), pode alterar nesta opção.
e) Clique no botão Tipo de letra da secção Semana para alterar o tamanho e tipo de letra do
calendário, quando este está em modo de visualização: Semana.
f) Active a opção Mostrar a hora como relógio, no caso de pretender anunciar os eventos
registados com um pequeno relógio.
g) Quando a opção Mostrar hora de fim está ativada, é indicada a hora de fim dos eventos,
juntamente com a hora de início.
h) O visual do calendário também permite a alteração do tamanho e tipo de letra quando
está em modo de visualização: Mês.
i) A ativação de Comprimir dias do fim de semana faz que um modo de visualização mensal,
os dois dias do fim de semana mereçam menos espaço para a visualização.
j) Clique em OK.

Criação de contactos
A lista de contactos permite registar uma enorme variedade de dados pessoais ou
profissionais, sobre todas as pessoas com quem estabelece qualquer tipo de comunicação. Os
dados introduzidos na lista de contactos ficarão disponíveis nos outros módulos do Outlook. Por

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exemplo, se adicionar um contacto e especificar a data de nascimento da pessoa adicionada,
aquela figurará automaticamente no calendário como evento anual. Reuniões marcadas no
calendário também aparecerão na lista de contactos, sempre que verificarmos os eventos
relacionados com as pessoas em causa.
a) Clique no botão Contactos na barra do Outlook.
b) Clique no botão Novo.
c) Digite o nome da pessoa a registar.
d) Indique o cargo ocupado.
e) Indique a empresa onde a pessoa trabalha.
f) Indique os números de telefone associados.
g) Digite a morada.
h) Digite o endereço de e-mail.
i) Indique a página Web.
j) Escreva as notas que desejar sobre a pessoa em causa.
k) Clique no botão Guardar e fechar.

Verificar eventos associados a contactos

O Outlook tem uma excelente forma de relacionar os eventos com as pessoas
intervenientes. Se possuir uma extensa lista de compromissos, torna-se difícil ter uma visão global
dos acontecimentos. Para facilitar, o Outlook permite-lhe ver, para cada pessoa existente na lista
de contactos, os eventos associados a essa mesma pessoa.

Verificar itens
a) Abra o contacto de quem pretende saber se tem reuniões ou outros eventos associados.
b) Clique no separador Atividades.
c) Na listagem, pode observar todos os itens criados no Outlook (outros contactos, reuniões,
notas, compromissos, etc.) que possuam alguma relação com o contacto que nesse momento está
aberto.

Estabelecer ligações entre contactos

d) O Modo de visualização da informação relacionada pode ser escolhido na caixa de
listagem Mostrar.

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 e) O modo Todos os itens, mostra todos os eventos relacionados, sem qualquer tipo de
ocultação.
f) O modo Contactos, mostra apenas os outros contactos existentes na lista, na qual figura o
nome da pessoa do contacto que se encontra aberto. É possível estabelecer ligação entre as
pessoas da lista de contactos.
g) O modo Correio eletrónico, permite ver todas as mensagens de correio eletrónico
enviadas de e para a pessoa em causa.
h) O modo Diário permite ver todas as entradas no diário.
i) O modo Notas permite visualizar apenas notas pessoais em que o nome do contacto tenha
sido adicionado.
j) O modo Tarefas e compromissos futuros permite visualizar as reuniões ou compromissos
que terá com este contacto.

Utilizar os contactos
a) Crie uma nova mensagem de correio eletrónico.
b) Para selecionar os destinatários, clique no botão Para.
c) Selecione o(s) destinatário(s).
d) Clique em OK. Se clicar duas vezes em cima do nome do destinatário, surge a informação
pessoal que foi adicionada na lista de contactos.

Utilizar os contactos em compromissos criados

a) Crie ou edite um compromisso, reunião ou tarefa.
b) Se pretender associar uma determinada pessoa a esse evento, clique no botão Contactos.
c) Selecione o nome a associar e clique no botão OK.
d) A partir deste momento, quando visualizar os eventos associados à pessoa, este
compromisso figurará na lista de relações.

Criar tarefas
O Outlook permite-lhe definir tarefas a executar. Estas representam um determinado
trabalho a ser completado, trabalho esse que pode ser executado por quem criou a tarefa, ou por

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colaboradores que serão informados eletronicamente. O Outlook faz a gestão dos prazos das
tarefas, avisando da aproximação do fim do prazo.
a) Clique no botão Tarefas, localizado na barra do Outlook.
b) Faça duplo clique numa zona desocupada da área de visualização ou, em alternativa,
clique no botão Nova.
c) Descreva a tarefa a executar (assunto).
d) Indique a data de início da tarefa.
e) Indique o estado da tarefa (não iniciada, em curso, concluída, à espera de outra pessoa,
diferida).
f) Escolha a prioridade da tarefa.
g) Indique a percentagem de trabalho efetuado.
h) Active a opção Lembrete para que o Outlook alerte a aproximação do fim do prazo.
Depois, indique a data e hora em que o aviso irá acontecer.
i) Escreva o texto descritivo da tarefa.
j) Se pretender associar a tarefa a um determinado contacto, clique no botão Contactos.
k) Clique em Guardar e fechar.

Terminar tarefas
A funcionalidade disponibilizada pelo Outlook no que respeita a tarefas vai mais além da
simples definição do assunto, data de início e fim, prioridade e percentagem de trabalho
concluído. Depois da tarefa terminada, é possível registar o tempo realmente despendido,
quilómetros percorridos (se for o caso) e informação relacionada com a remuneração inerente a
tal trabalho.

Registar informação sobre o fim das tarefas

a) Crie uma nova tarefa ou abra uma previamente definida.
b) Clique na secção Detalhes.
c) Indique a data em que a tarefa foi efetivamente terminada.
d) Indique quantas horas ou dias se esperava que a tarefa necessitasse para ser concluída.
Especifique a unidade de tempo que representa o valor. Se escrever “4 d”, o Outlook entenderá

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como 4 dias. “7 h” é equivalente a 7 horas. Se o valor for introduzido sem unidade de tempo, o
Outlook entenderá a unidade como horas e fará a conversão para dias se as horas ultrapassarem
um dia normal.
e) Especifique em quantas horas ou dias a tarefa ficou, de facto, concluída.
f) Se for necessário, introduza a informação relativa a quilómetros percorridos.
g) Se for caso disso, especifique quais as empresas intervenientes na execução da tarefa.
h) Em Dados para faturação, indique informação relativa ao pagamento associado a esta
tarefa, por exemplo o NIB necessário para efetuar a transferência bancária.
i) As pessoas que possuem uma cópia da tarefa são listadas em Atualizar a lista. Esta função
é utilizada quando a tarefa precisa de passar por vários elementos para ser concluída. Neste caso,
a tarefa é geralmente criada pela chefia que, atribui a respetiva execução a um ou mais
colaboradores.
j) Clique em Guardar e fechar.
k) Para definir uma tarefa como terminada, clique na caixa de verificação que a precede. O
nome da tarefa será riscado, assinalando o seu estado de concluída.

Atribuir tarefas
Uma tarefa não é necessariamente criada pela pessoa que a vai executar. Muitas vezes, num
ambiente empresarial, a chefia define o que há para fazer, cria as respetivas tarefas e atribui a
execução aos seus colaboradores.
a) Crie uma nova tarefa.
b) Clique no botão Atribuir tarefa.
c) No campo Para, escolha os elementos que ficarão encarregues de executar esta tarefa.
Pode também escrever os nomes dos elementos.
d) Active a opção Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas, para
manter a tarefa ativa na sua lista de tarefas, independentemente da execução não depender
diretamente de si. A presença da tarefa na sua lista de tarefas serve para efeitos de controlo.
e) A opção Enviar-me um relatório de estado quando a tarefa estiver concluída, permite que
lhe seja enviado um relatório logo que a tarefa termine. Mantenha-a ativada para ter noção da
evolução do trabalho dos colaboradores.
f) Se pretender desistir da atribuição da tarefa, clique em Cancelar atribuição.

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 g) Depois de a tarefa ter sido atribuída e enviada aos destinatários, pode aperceber-se de
que precisa de a atribuir a alguém que não tenha sido indicado nos destinatários originais. Sendo
assim, clique na secção Detalhes e, em seguida, no botão Criar cópia não atribuída. Será criada
uma cópia da tarefa que poderá atribuir à pessoa certa (este botão só está ativo quando a tarefa
já foi enviada a alguém).
h) Clique em Enviar. A tarefa seguirá para o Outlook dos destinatários a fim de os informar
de que há trabalho a executar.

Bloco de notas
O Outlook disponibiliza um bloco de notas onde poderá criar as suas notas pessoais. Este
bloco assemelha-se a um painel onde afixamos pequenas sequências de texto do tipo Post-it.

Criar notas
a) Clique no botão Notas na barra do Outlook.
b) Faça duplo clique numa zona desocupada da área de visualização ou, em alternativa,
clique no botão Nova.
c) Escreva o texto que pretende.
d) Feche a janela.
e) A nota fica afixada na área de visualização.
f) Para ver uma nota em pormenor, faça duplo clique em cima dela. A janela abrir-se-á com
o texto antes digitado. Pode alterar ou apenas ler o que lhe interessa.

Formatar notas
As pequenas notas afixadas na área de visualização podem ser de várias cores, cada uma
relacionada com determinado assunto ou importância.
a) Clique com o botão direito do rato em cima da nota que pretende alterar.
b) Escolha a opção Cor.
c) Escolha a cor que pretende.
d) No final, a nota assume a nova cor.

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 e) Para alterar a cor inicial de uma nota, tamanho, atributos relacionados com o tipo de
letra, aceda ao menu Ferramentas e escolha Opções.
f) Clique no botão Opções de notas e altere o que desejar.
g) Clique em OK.

Associar notas a contactos

a) Faça duplo clique sobre a nota que pretende associar, ou crie uma nova nota.
b) No menu existente no canto superior esquerdo, selecione Contactos.
c) Selecione os elementos aos quais quer associar a nota.
d) Depois de clicar no botão Fechar, a nota fica associada aos elementos selecionados no
ponto anterior. Quando consultar a secção Detalhes do contacto referente à pessoa, verá a nota
que acabou de lhe associar.

Registar eventos
Através do Diário, podemos saber em que dia e hora determinados documentos foram
abertos (Word, Excel, etc.) e quanto tempo trabalhamos nesses documentos. Se não sabe o nome
ou a localização daquele documento importante, mas se se recorda que o utilizou na passada
segunda-feira, então o Diário resolve-lhe o problema. Além dos documentos, o Diário cria uma
relação dos eventos ocorridos no Outlook, desde mensagens de correio eletrónico a confirmações
das reuniões propostas, registando a data e hora do evento.
a) Para definir aquilo que pretende registar no Diário: Ferramentas > Opções > Preferências
> Opções de diário.
b) Selecione os eventos que pretende registar (cancelamento de reunião, pedido de reunião,
mensagem de correio eletrónico, etc.).
c) Selecione as pessoas relacionadas com os eventos a registar (“Relativamente aos
contactos”).
d) Selecione o tipo de ficheiros que pretende registar (Microsoft Access, Microsoft Excel,
Microsoft PowerPoint, Microsoft Word).
e) Selecione a opção Abre entrada de diário, para chamar o registo efetuado sobre o item
em causa, sempre que faz duplo clique na entrada respetiva.

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 f) Em alternativa, se pretender que, em consequência do duplo clique, seja chamado o item
registado e não o registo do mesmo, selecione a opção Abre o item indicado pela entrada de
diário.
g) Com o decorrer do tempo, as entradas do Diário ocupam cada vez mais espaço. Para
definir uma compactação automática dos dados, clique no botão Arquivar automaticamente
entradas de diário.
h) Clique em OK.

A importância do Microsoft Exchange Server

O Microsoft Exchange Server é um servidor de email que permite tirar partido das
funcionalidades do Outlook. Se pretender instalar uma rede informática na sua empresa, com o
objetivo de implementar a cooperação entre colaboradores, este servidor é fundamental. O
Exchange Server torna a implementação de grupos de trabalho numa tarefa fácil e de rápida
criação. Não só suporta todas as funções dos servidores convencionais, mas adiciona uma série de
características ainda não observadas nos anteriores. Sem estas características adicionais
introduzidas pelo Exchange Server, algumas funcionalidades não são possíveis de implementar,
como, por exemplo, a aceitação ou recusa de reuniões, o acesso ao mapa de disponibilidade dos
colegas, a criação de grupos de discussão privados, a utilização de pastas partilhadas, entre
outros. A razão das limitações de outros servidores disponíveis (POP3/SMTP ou IMAP4) tem a ver
com o facto de não terem sido desenhados para tarefas tão avançadas.

Segurança dos ficheiros (Cópias de segurança; Antivírus;

Anti-spyware; Spam)

  As nossas informações podem facilmente ficar acessíveis a outras pessoas. Os teus dados
podem ser recolhidos através das mais diversas situações, como quando abre uma conta online,
se inscreve num concurso ou transfere software gratuito. A informação publicada na Internet
perpetua-se no tempo, o que leva a que um utilizador avançado possa criar um perfil
pormenorizado sobre cada um de nós.

Navegar de forma segura na internet

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 É essencial protegermos a nossa informação na Internet. Para isso, há um conjunto de
medidas que podemos seguir:
a) Não tornar públicas informações do foro privado.
b) Reduzir ao máximo os dados que revelem a nossa localização.
c) Não partilhar números de contas bancárias, nomes de utilizador e palavras passe.
d) Preencher apenas os dados obrigatórios em formulários.
e) Não revelar informações pessoais em salas de conversação.
f) Estar atento a publicações que os teus amigos façam sobre ti.
g) Deve proteger o seu computador e as informações lá armazenadas utilizando uma
firewall, um antivírus e mantendo o software atualizado.
h)  A fim de manteres a integridade dos teus dados pessoais, é importante que restrinjas ao
teu computador pessoal as atividades que exigem maior confidencialidade.
i) Ao usares um computador partilhado, como, por exemplo, no Cincork, pode, mais
facilmente, deixar escapar informação pessoal. Caso utilize um computador de acesso público,
deve procurar limitar a exposição dos seus dados. É também importante estar atento a esquemas
ilícitos, muitas vezes mascarados de concursos com prémios ou oportunidades de compra
demasiado aliciantes.

Como tentar obter a segurança dos ficheiros?

Cópias de segurança (backup)
Um backup é efetuar uma cópia de todos os dados importantes do PC ou servidor para
que, numa eventual perda dos dados originais (remoção acidental, corrupção dos dados,
acidentes naturais, quebras de energia, entre outros), você possa restaurar esses dados (através
do backup) tendo perdas mínimas do trabalho realizado.
A decisão sobre quais arquivos a incluir no backup é muito pessoal. Tudo aquilo que não
pode ser substituído facilmente deve estar no topo da sua lista. Antes de começar, faça uma lista
de verificação de todos os arquivos a serem incluídos no backup. Isso o ajudará a determinar o
que precisa de copiar, além de servir de lista de referência para recuperar um arquivo na cópia de
segurança.
Eis algumas sugestões para ajudá-lo a começar:

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 · Dados bancários e outras informações financeiras
· Fotografias digitais
· Software de Faturação
· Documentos de trabalho do Word, Excel, PowerPoint
· Música
· Projetos pessoais
· Lista de endereços de E-Mail
· Calendário do Microsoft Outlook
· E-Mail recebidos e armazenados no Microsoft Outlook (ou outros clientes de E-
Mail)
· Lista de favoritos do Internet Explorer (ou outros browsers)

Para escolher como se deve e onde armazenar os dados, deve-se ter levado em
consideração o volume de dados que precisam de ser armazenados e a periodicidade de
renovação do backup. A escolha do dispositivo de armazenamento dependerá desta análise.
Alguns exemplos de dispositivos de armazenamento de backup são os discos rígidos externos,
CD/DVDs, pen drives, fitas magnéticas, servidor de armazenamento remoto acedido via FTP,
servidores redundantes profissionais, entre outros.

Antivírus
Antivírus é um software que deteta, impede e atua na remoção de programas de software
maliciosos, como vírus e worms. São programas usados para proteger e prevenir computadores e
outros aparelhos de códigos ou vírus, a fim de dar mais segurança ao usuário.
Existem diversas formas de uma máquina contrair vírus. Eles podem aparecer por meio de
pendrives, emails, sites de conteúdo erótico ou duvidoso, download de arquivos e programas
infetados e por vários outros meios. Esses vírus e códigos maliciosos possuem a finalidade de
interferirem no funcionamento do computador ou outro aparelho para registrar, corromper,
destruir dados e transferir informações para outras máquinas.
O antivírus, contudo, possui vários métodos de identificação para impedir a entrada de
vírus, incluindo atualização automática, escaneamento, quarentena e outros meios.

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 Antispyware
Um antispyware é um software de segurança que tem o objetivo de detetar e remover
hardwares e spywares. A principal diferença de um antispyware de um antivírus é a classe de
programas que eles removem. Hardwares e spywares são consideradas áreas “cinza”, pois nem
sempre é fácil determinar o que é um hardware e um spyware. Muitos antivírus já incorporam
deteção de spyware e hardware, mas um antispyware específico ainda faz parte da programação
de segurança da maioria dos usuários.

Spam
SPAM é o nome dado às mensagens indesejadas que chegam ao internauta por e-mail,
embora também possam circular em outros meios, como redes sociais e blogs. A prática do SPAM
é tão disseminada que é praticamente impossível evitar que você receba uma mensagem do tipo.
Felizmente, algumas atitudes simples podem amenizar o problema.

Suportes físicos de informação (discos externos e outros)

Dispositivo de armazenamento é um dispositivo capaz de gravar (armazenar) informação

(dado). A gravação pode ser feita virtualmente usando qualquer forma de energia. Um dispositivo
de armazenamento retém informação, processa informação, ou ambos. Um dispositivo que
somente guarda informação designa-se de media de armazenamento.

Tipos de dispositivos de armazenamento:

 Por meios ópticos (CDs, DVDs, etc).
 Por meios magnéticos (disquetes).
 Por meios de circuitos integrados de memória – chip – (cartão de memória, pen
drive, …).

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Disquete Capacidade: 1,44 MB

Duração Média: 5 a 6 anos

CD – ROM

Capacidade: 600MB, 700MB, 800MB (+ de 486 disquetes)

Duração Média: 20 anos

DVD

Capacidade:
4,7 GB a 8,5 GB (1 camada);8,5 GB a 17GB (2 Camadas)
Duração Média: 20 anos

DVD+R – Apenas uma gravação.

Lê mais rapidamente backups

Lido pela maioria dos DVDs

DVD+RW – Permite gravar e apagar.

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Cerca de 1000 vezes e editar o conteúdo sem ter de apagar tudo o que contém no DVD.

Pen – Drive

Capacidade: 64 MB, 128 MB, 256 MB, 512 MB, 1 GB, …, 64 GB

Duração Média: 10 anos

Blu – Ray

Capacidade: 25 GB (equivalente a 6horas de vídeo) a 100 GB Duração Média: 20 anos

BD-ROM – Disco apenas de leitura

Disco Rígido Capacidade: Até 1 TB

Duração Média: Infinito

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Referências Bibliográficas

file:///D:/0645/Pesquisa%20material/manual_outlook_xp.pdf
file:///D:/0645/Pesquisa%20material/guiao_internet.pdf
file:///D:/0645/Pesquisa%20material/manual_correio_eletronico.pdf
file:///D:/0645/Pesquisa%20material/outlook.pdf
file:///D:/0645/Pesquisa%20material/ppt14.pdf
file:///D:/0645/Pesquisa%20material/ppt16.pdf

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