Manual de Utilização do Zimbra

Webmail
Sumário

1. Introdução ................................................................................................ 3
2. Acesso ao Zimbra .................................................................................... 5
3. Tela principal ........................................................................................... 6
3.1 Enviando um e-mail ................................................................................. 7
3.2 Visualizando e respondendo o e-mail ...................................................... 9
3.3 Encontrando endereços de e-mail ......................................................... 10
3.4 Imprimindo uma mensagem de e-mail ................................................... 11
3.5 Gerenciando suas mensagens .............................................................. 12
3.6 Adicionando sua assinatura automaticamente ...................................... 13
3.7 Administrando sua Agenda .................................................................... 15
3.7.1 Para criar uma agenda .......................................................................... 16
3.7.2 Aceitando acesso a uma agenda compartilhada ................................... 18
3.8 Filtro Anti-spam ...................................................................................... 19

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 1. Introdução

Diante da constante busca por aperfeiçoar seus serviços, a SETIC do

TJPE estudou várias soluções no mercado a fim de que pudesse oferecer
maiores funcionalidades aos usuários do serviço de e-mail institucional atual,
focando nessa pesquisa nos seguintes aspectos: maior capacidade de
armazenamento e flexibilidade de acesso; o que inclui a utilização de Apps em
dispositivos móveis.
Nos estudos realizados foi identificado o sistema Zimbra como um dos
que melhores que atendiam os requisitos, que encontra-se em funcionamento
em outros órgãos públicos, demandando dentre os pesquisados um menor custo
benefício por estar incluído na categoria de software livre, ou seja, isento do
pagamento por licenças de usuários.
O Zimbra é um sistema que permite ao usuário gerenciar de forma
sincronizada entre seus dispositivos os seus e-mails, semelhantemente as
plataformas mais usuais no mundo, incluindo ainda, o gerenciamento do
calendário (agenda de compromissos), tarefas pessoas e arquivos
compartilhados.
O referido sistema, possui um Webmail compatível com a maioria dos
navegadores disponíveis atualmente no mercado, a saber: Mozilla Firefox,
Google Chrome e Internet Explore; e pode ser utilizado para o acesso ao serviço
de e-mail tanto por esses navegadores quanto por aplicativos (Apps) instalados
em dispositivos móveis. Com uso destes aplicativos, é possível ainda sincronizar
a agenda de contatos do celular com as contas de e-mail da instituição.
A interface web do Zimbra possui o recurso de responsividade, ou seja,
seu Webmail se molda ao tipo de dispositivo e ao tamanho de sua tela, seja em
um Smartphone, Tablet, Notebook ou a dimensão da tela de um computador de
mesa.
Diante do exposto o TJPE estará dando um salto de qualidade nesse
serviço, viabilizando para os seus usuários, caixas de e-mail com tamanho
mínimo de 2GB, acessibilidade mediante uso de smartphones, tabletes,
notebooks e desktops, mantendo ainda o padrão de segurança compatível com

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as melhores práticas de criptografia (SSL) e controle de acesso a plataforma de
mensagens institucionais (autenticação).

ELABORADO POR:
Moisés Neves Camelo (Gerente de Projetos)
NGPM - Núcleo de Gestão de Projetos e Mudanças de TI
AGTIC - Assessoria de Governança de TI
SETIC - Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação

REVISADO POR:
Maurício Brainer Júnior
Secretário Adjunto de Tecnologia da Informação e Comunicação
SETIC - Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação

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 2. Acesso ao Zimbra

Para acessar a interface web do Sistema Zimbra (Webmail) do Tribunal de

Justiça de Pernambuco, basta utilizar o seguinte endereço em seu navegador:

https://webmail.tjpe.jus.br

Ao acessar o referido endereço, o usuário de e-mail será enviado para a

página de entrada do Zimbra Webmail, conforme a tela exibida na Figura 1.

Figura 1 – Tela de entrada do Zimbra Webmail.

I. No campo “Nome de usuário:” informe o seu endereço de e-mail

completo ou seu prefixo, conforme o exemplo:
nome1.nome2@tjpe.jus.br ou simplesmente nome1.nome2
II. No campo “Senha:” informe sua senha da rede, a mesma que é utilizada
para acessar o Windows nas estações de trabalho do TJPE.

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 3. Tela principal

Após realizar a sua entrada no Zimbra Webmail, o usuário será levado para a
tela exibida na Figura 2, cuja descrição dos menus segue abaixo:

Figura 2 – Tela principal do Zimbra Webmail.

I. Barra de Menu Principal: Nela é possível alternar entre os diversos

contextos que o Zimbra disponibiliza, o que inclui o Webmail, como
também é possível acessar a área de Contatos, Agenda, Tarefas, Porta-
arquivos e Preferências (configurações pessoais).
II. Menu Pastas de E-mail: Localiza-se à esquerda e nesse menu é possível
acessar as pastas que servem para organizar os e-mails recebidos pelo
usuário. As principais pastas são: Entrada, Enviadas, Rascunho, Spam e
Lixeira.
III. Calendário: Localiza-se à esquerda no final da tela. O calendário, além
de uma ferramenta que pode servir de referência de datas no cotidiano,
ela também permite o agendamento de compromissos diários, enviando
inclusive alertas antecipadamente aos seus compromissos agendados,
para maiores detalhes verificar no tópico 3.7 deste manual.
IV. Área de visualização de mensagem de e-mail: Nesse local o usuário
pode visualizar o conteúdo do e-mail e seus detalhes.

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 V. Opções do e-mail: Nesse sub-menu estão as opções relacionadas ao e-
mail. Neste encontram-se alguns botões como Responder, Responder a
todos, Encaminhar, Apagar e Spam.
VI. Lista de pastas de e-mail: Aqui estão listadas as mensagens de e-mail
correspondentes a pasta que está selecionada no “Menu de Pastas”. Por
padrão, ao entrar no Zimbra Webmail, o usuário visualizará a pasta de
Entrada.

3.1 Enviando um e-mail

O Zimbra Webmail possui uma interface simples e de fácil utilização, a

Figura 3 mostra em mais detalhes a barra de opções do e-mail.

Figura 3 – Barra de opções do e-mail, destaque para o botão de “Nova mensagem”.

Na barra de opções do e-mail, encontram-se os sub-menus com as

principais funções no processo de gerenciamento dos seus e-mails.
Para enviar um novo e-mail basta clicar no botão “Nova mensagem”, em
destaque na Figura 3 acima, e uma página será aberta para que o usuário possa
digitar as informações da mensagem. Na Figura 4 é possível visualizar uma
amostra de como é a página de criação de e-mail.

Figura 4 – Página de Envio de mensagem.

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 No campo “Para:” deve ser inserido o endereço do usuário para o qual
se deseja enviar a mensagem. No caso de mais de um destinatário, deve-se
utilizar ponto e vírgula (;) separando os endereços eletrônicos.
No campo “Cc:” o usuário pode inserir o endereço de outros usuários
para que eles recebam uma cópia da mensagem que está enviando, esse campo
não é obrigatório. Para mais de um destinatário, deve-se utilizar ponto e vírgula
(;) separando os endereços eletrônicos.
No campo “Assunto:” deve-se inserir uma palavra ou frase que descreva
de forma direta o conteúdo do e-mail.
A tela de criação de e-mail possui uma área de edição de texto, ela conta
com uma barra de ferramentas bem semelhante às que são encontradas nos
programas de edição de texto do computador, como o Microsoft Office e o
LibreOffice, porém limitada a poucos recursos. Na Figura 5 é possível visualizar
a barra em questão.

Figura 5 – Barra de formatação.

Caso seja do interesse do usuário, é possível anexar arquivos à sua

mensagem, basta clicar no botão “Anexar” e o menu de anexar arquivos será
exibido como na Figura 6.

Figura 6 – Menu para anexar arquivos.

 Meu computador: Uma janela do explorer será aberta, ela permite que
o usuário navegue entre as pastas do seu computador para encontrar o
arquivo que deseja anexar.
 Anexar inline: Permite inserir uma imagem no corpo da mensagem
redigida. Dessa forma a imagem será exibida na mensagem e não como
um arquivo em anexo.

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  Contatos: Será anexado um arquivo com detalhes de um contato sua
lista de contados. Informações como o Nome, endereço de e-mail,
telefone e etc.
 E-mail: Dá a possibilidade de enviar um e-mail, que está em uma de
suas pastas, como anexo da mensagem.

3.2 Visualizando e respondendo o e-mail

Os e-mails ficam listados na área central da tela, local destacado em

vermelho na Figura 7. Para visualizar o e-mail, basta clicar sobre ele e seu
conteúdo será exibido na área destacada em verde, ao lado direito da lista de e-
mails. Esta nova plataforma apresenta os e-mails agrupados por assuntos,
permitindo um modelo de organização já utilizado em outras ferramentas já
consagradas no mercado, como: Gmail, Hotmail e Yahoo.

Figura 7 – No centro, destacada em vermelho, está a lista de e-mails. Do lado direto, destacada em
verde, está a área de visualização do conteúdo do e-mail. Do lado esquerdo, destacado em azul, está o
menu de pastas.

Os e-mails listados fazem parte do conteúdo da pasta de e-mail que está

selecionada no momento, como já dito anteriormente, a pasta padrão ao iniciar
o Zimbra Webmail é a pasta de “Entrada”. No exemplo da Figura 7, logo acima,
é possível perceber isso na área azul em destaque.
Caso tenha interesse em responder um e-mail, basta que, durante a
visualização do e-mail, o usuário clique no botão de “Responder” ou
“Responder a todos” do menu de opções do e-mail, exemplificado na Figura 8.

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 Figura 8 – Barra de opções do e-mail, destaque para os botões de “Responder” e “Responder a
todos”.

Ao clicar em um dos botões de resposta, será exibida uma tela

semelhante a que é exibida durante o processo de envio de uma nova
mensagem, a diferença básica é que os campos de “Para:” e de “Assunto:”
são auto preenchidos com as informações do e-mail original. No processo de
resposta de e-mail, também é possível utilizar o recurso de “Anexar”. Após
concluir sua resposta, clique no botão de envio.
Caso tenha interesse em mais opções para o processo de gerência do e-
mail, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a mensagem que está na
lista de e-mails, isso fará com que um menu de opções seja exibido, como mostra
a Figura 10. Está função também funciona para a lista de pastas do e-mail.

Figura 10 – Menu de opções do botão direito do mouse.

3.3 Encontrando endereços de e-mail

No novo serviço de e-mail funciona da seguinte maneira, você usuário

pode encontrar endereços usando a função de auto completar ou buscando na
sua Lista de endereços. A função auto completar sugere nomes quando você
digita algo diretamente nos campos Para e Cc para uma nova mensagem. Uma
lista de possíveis endereços de sua lista que comecem com o texto que você
digitou é exibida abaixo do campo.

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 A função de auto completar apenas relaciona endereços que iniciem com
o texto que você digitar. Por exemplo, se você estiver procurando pelo endereço
de e-mail de Antônio Silva, <antonio.silva@tjpe.jus.br>, você conseguirá
encontrá-lo digitando antonio ou silva, conforme ilustração da figura 11.

Figura 11 – Auto completar dos endereços de e-mail.

3.4 Imprimindo uma mensagem de e-mail

Para enviar uma mensagem para impressão, abra a conversação,

selecione a mensagem, e então clique em “Ações” e seguida “Imprimir”. A
mensagem selecionada aparece em uma janela separada, juntamente com uma
janela padrão de impressão, conforme a figura 11.

Figura 11 – Menu de opções para imprimir.

Não use a função de seu navegador Arquivo>Imprimir. A página não

ficará bem formatada e sua mensagem pode ficar difícil de ler.

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 3.5 Gerenciando suas mensagens

É possível manter seus e-mails organizados através do uso de pastas. As

pastas podem ser personalizadas sendo possível escolher o nome e a cor para
cada uma delas. Para criar uma pasta, basta clicar no ícone da engrenagem no
canto direito, ao lado das palavras “Pasta de e-mail”, em destaque na Figura
12.

Engrenagem

Figura 12 – Ícone da engrenagem, Opções da coluna de Pastas.

Figura 13 – Propriedades da nova Pasta.

Na janela da Figura 13 o usuário poderá nomear a pasta e selecionar uma

cor para diferenciá-la das outras, caso seja de sua vontade.
Para mover mensagens de e-mail para uma outra pasta, clique com o
botão direito do mouse sobre a mensagem que deseja mover e em seguida

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selecione a opção do menu “Mover”, como no exemplo da Figura 13, ou utilize
a opção de arrastar a mensagem para a pasta de destino escolhida.

Digite o nome da pasta para onde deseja

mover a sua mensagem de e-mail, também
é possível selecionar o nome da pasta na
lista de pastas.

Figura 13 – Menu de opções de mensagem, opção “Mover” destacada.

3.6 Adicionando sua assinatura automaticamente

Os usuários poderão criar assinaturas de e-mails personalizadas com

nome, contato e demais informações importantes. Dessa forma, os dados já são
“anexados” automaticamente ao final da mensagem, sem precisar se preocupar
com detalhes no fim de cada texto.
Se você criar uma assinatura de rodapé, mas nem sempre quiser usá-la,
você pode selecionar para adicionar manualmente a assinatura em suas
mensagens, conforme ilustração da figura 14.

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 Figura 14 – Menu de opções para inserir ou não anexar texto com assinaturas.

Segue abaixo os passos para criar uma assinatura:

1. Clique na aba “Preferências”, conforme destacado na figura 15.

Figura 15 – Menu “Preferências”.

2. Na coluna da esquerda, selecione clicando no menu “Assinaturas”,

em seguida preencha no campo “Nome” destacado com o número 1,
com um título para assinatura, conforme a figura 16;
3. Insira os seus dados pessoais no campo em destaque com número 2,
conforme a figura 16;
4. Para incluir no seu perfil a nova assinatura sobre o título escolhido,
clique no botão esquerdo do mouse, no botão do menu “Nova

Assinatura” destacado conforme o número 3 , da figura

16;
5. O uso de assinatura automática, pode ser para novas mensagens,
respostas e encaminhamentos, para o uso automático basta
selecionar a assinatura criada com o botão esquerdo do mouse no

“Combo box” , em destaque com os números 4 e 5 da figura 16;

6. Quanto ao posicionamento da assinatura no texto, basta selecionar
nas opções destacadas com o número 6 da figura 16;
7. E por fim, para salvar a assinatura criada, basta clicar com o botão
esquerdo do mouse no botão “Salvar”

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 Figura 16 – Criar assinatura de rodapé.

3.7 Administrando sua Agenda

Na Agenda, você pode criar diferentes agendas pessoais e de negócios,

marcar compromissos e reuniões, agendar atividades periódicas, configurar para
informar o horário livre/ocupado e compartilhar suas agendas com outros.
Para abrir a visualização da Agenda, selecione o menu Agenda. A
visualização por Semana Útil é a padrão e é exibida quando a Agenda é aberta
pela primeira vez.

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 Figura 17 – Administrando agenda.

Uma agenda é criada para usuário, e este usuário pode criar agendas
adicionais para manter-se informado sobre diferentes tipos de funções. Por
exemplo, criar uma agenda de trabalho, pessoal e uma de outras atividades.
Como também pode criar agendas, sincronizar suas atividades com seus
dispositivos móveis. OBS.: Para maiores informações como usar o seu e-mail
corporativo nos dispositivos móveis, favor acessar o site:
https://www.tjpe.jus.br/web/zimbra/manuais.
As agendas pessoais podem ser mantidas separadas da sua agenda de
trabalho. Você não precisa compartilhar seus horários nessas agendas, então
deve-se selecionar a opção de não exibir em sua programação a informação
livre/ocupado. Quando você faz isso, outros não podem ver sua programação
para selecionar horários livres para marcar uma reunião, caso contrário verificar
no tópico 3.7.2.
Quando você seleciona uma cor para sua agenda, as atividades são
exibidas nesta cor como plano de fundo. Se você tiver múltiplas agendas, o
código da cor facilita identificar atividades para uma agenda específica.

3.7.1Para criar uma agenda

1. Na aplicação Agenda, clique com o botão esquerdo do mouse em Agenda
e selecione Novo Compromisso, conforme a figura 18;

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 Figura 18 – Botão novo compromisso

2. Na caixa de diálogo Compromisso, digite o nome da agenda no campo

“Assunto”, que está em destaque com o número 1, se houver
participantes nesta agenda, insira os nomes dos participantes, no campo
“Participantes” conforme destaque do número 2 da figura 19;

Figura 19 – Diálogo de compromisso

3. Informar o local do evento, no campo “Local”, definir uma data e horário

no campo em destaque no número 3;
4. Informe a data e hora do evento, no campo em destaque do número 4;
5. Em seguida selecione uma cor para exibir as atividades da Agenda,
conforme número 5;
6. No campo em destaque com o número 6, usa-se para informar a
frequência do alerta;
7. No campo 7 é utilizado fazer a descrição do compromisso;
8. Clique com o botão esquerdo do mouse no botão “Salvar e Fechar”, que
se encontra no canto superior esquerdo. A nova agenda é exibida na lista
Agendas no Painel geral.

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 3.7.2Aceitando acesso a uma agenda compartilhada

Se você receber uma notificação de e-mail dando-lhe o privilégio de acesso

para compartilhar a agenda de outra pessoa, você pode aceitar ou recusar o
compartilhamento. Quando você aceita compartilhar uma agenda, a agenda
compartilhada é exibida em sua lista de Agendas.

Figura 20 – Aceitar ou Recusar agenda

I. Para aceitar:
 Clique em Aceitar no e-mail, conforme a figura 20;
 Ou antes que aceite, o usuário pode editar e personalizar a
resposta de aceite, conforme ilustrado na figura 21;

Figura 21 – Aceitar da agenda

II. Recusando acesso a uma agenda compartilhada

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 Figura 22 – Recusar agenda

 Para recusar o convite, bata clicar com o botão esquerdo do

mouse no botão Recusar, conforme a figura 22;
 Ou na caixa de diálogo Recusar é exibida, outras opções como
Editar resposta, que permite personalizar a resposta de
recusa.

3.8 Filtro Anti-spam

O Tribunal de Justiça de Pernambuco, possui um sistema de segurança

que trata e analisa algumas características das mensagens recebidas de modo
a detectar quais devem ser classificadas como SPAM e quais não se qualificam
nessa classificação. Mensagens com conteúdo suspeito são movidas para a
pasta de Spam. Esse sistema de filtragem utiliza heurísticas de aprendizagem
para detectar possíveis mensagens indesejadas no sistema, que é caracterizada
a respeito do que é SPAM ou não.
Mas caso alguma mensagem chegue com o conteúdo indesejado
(SPAM), estas mensagens podem ser movidas para a pasta de Spam e também
removidas, caso sejam movidas por engano, para tanto, entre na pasta Spam e
selecione a mensagem. Em seguida clique no botão “Não Spam”. O botão de
“Não Spam” pode ser acessado de duas formas, na barra de opções do e-mail
e ao clicar sobre a mensagem com o botão direito do mouse. As Figura 23 e 24
ilustram esse procedimento.

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 Figura 23 – Botão de “Não spam” em destaque.

Figura 24 – Botão de “Marcar como não spam” em destaque.

Caso esteja na pasta de “Entrada”, ou em qualquer outra pasta, que não

seja a pasta de “Spam”, os botões de “Não spam” e “Marcar como não spam”
serão substituídos por “Spam” e “Marcar como spam”. Caso um e-mail
indesejado seja recebido, o usuário poderá movê-lo para a pasta de “Spam”
clicando em um dos dois botões. Abaixo, na Figura 25 é possível ver exemplos
dos botões.

Figura 25 – Botões “Marcar como spam” e “Spam.

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