WORKFLOW

THOMSON REUTERS

NDICE

1 INTRODUO ........................................................................................................................................... 3
2 WORKFLOW ............................................................................................................................................. 3
2.1 SISTEMA WORKFLOW .............................................................................................................................. 3
2.2 CABEALHO ............................................................................................................................................. 4
2.3 MDULOS E SUBMDULOS DO WORKFLOW .......................................................................................... 4
3 CONFIGURAO DE FLUXO NO WORKFLOW ............................................................................................ 8
3.1 MDULOS DO LEGAL ONE MAPEADOS PARA O WORKFLOW .................................................................. 8
3.2 CRIAO DOS MODELOS DE TAREFAS DO FLUXO .................................................................................... 8
3.3 CONFIGURAO DO MODELO DE PROCEDIMENTO ................................................................................ 9
3.4 ELEMENTOS ........................................................................................................................................... 13
3.4.1 INICIO DE SINAL ................................................................................................................................. 14
3.4.2 TAREFAS DE MODELOS DE PROCEDIMENTOS ................................................................................... 17
3.4.3 TAREFAS PARALELAS ......................................................................................................................... 17
3.4.4 SCRIPT ................................................................................................................................................ 18
3.4.5 DECISO COMPLEXA.......................................................................................................................... 18
3.4.6 TRMINO DE FLUXO .......................................................................................................................... 19
3.5 CAMPOS PERSONALIZADOS .................................................................................................................. 19
3.6 PUBLICAO DO FLUXO......................................................................................................................... 19
4 CONFIGURAES DE DISPARO ............................................................................................................... 21
5 PENDNCIAS DO WORKFLOW ................................................................................................................ 22
5.1.1 CONES ............................................................................................................................................... 22
5.1.2 PENDNCIAS DE APROVAO NA SEO DO CONTEXTO (MDULO) ............................................... 23

Workflow 2
 THOMSON REUTERS

1 INTRODUO
O Workflow um software parte, integrado ao Legal One se for adquirido. Diferente dos outros
mdulos integrados, tecnicamente o Workflow ter seu prprio domnio, isso significa que quando o usurio
clicar no mdulo o domnio ser diferente, pois estar no Workflow e no mais dentro do Legal One.
Workflow tem a finalidade de disponibilizar ferramentas para representar graficamente fluxos de
trabalho e automatiz-los. Sua arquitetura baseada no padro BPMN (business process model and
notation).
O submdulo Modelos de Procedimento permite criar fluxos de trabalho que so a representao de
uma rotina de trabalho composta por inicio, tarefas, decises e termino, a estas entidades d-se o nome de
elementos.
Aps a modelagem o fluxo de trabalho disponibilizado para utilizao, e a cada disparo que atenda
a configurao de um de seus eventos de inicio de sinal, uma nova rotina de trabalho iniciada
automaticamente, e seus passos baseados no modelo de procedimento que deu origem a ele.

Hoje o Workflow esta mapeado para os seguintes contextos dentro do Legal One:
o Processos;
o Contratos (Cliente e Honorrio);
o Servios.

2 WORKFLOW
2.1 SISTEMA WORKFLOW

Para que o usurio tenha acesso ao mdulo Workflow dever clicar no mdulo Workflow dentro do
Legal One.

O usurio ser direcionado para outro domnio. A partir desse momento o Workflow deixa de ser um
mdulo e ser entendido como um sistema com mdulos e submdulos. Por essa razo alguns padres do
Legal One no estaro no Workflow, pois se trata de outro sistema.
A nica forma de acesso do Workflow e pelo Legal One, no ser possvel acess-lo diretamente.

Workflow 3
 THOMSON REUTERS

2.2 CABEALHO

O usurio visualizar as seguintes informaes no cabealho do Workflow:

o A logo da Thomson Reuters;

o O nome do escritrio principal;
o O nome do usurio logado no sistema;
o Sair.

Ao clicar em sair o usurio ser desconectado, automaticamente, do Workflow e Legal One.

2.3 MDULOS E SUBMDULOS DO WORKFLOW

O Workflow conta com dois mdulos, Procedimentos e Opes.

Dentro do mdulo Procedimentos existem dois submdulos:

Procedimentos, nele o usurio poder visualizar todos os procedimentos que em algum momento foram
disparados no Legal One.

A grid do submdulo procedimentos apresentar as seguintes informaes:

o Id do procedimento: Id interno do sistema;
o Descrio: Descrio dada ao procedimento pelo usurio;
o Vnculo da origem: Qual ficha de Processo, Servio ou Contrato (Cliente e Honorrio) aquele
procedimento est vinculado;
o Data incio: Data e hora do incio do procedimento;
o Data concluso: Data e hora da concluso do procedimento;
o Situao: Qual o Status do procedimento (Em andamento, Interrompido, Cancelado, Concludo)

Workflow 4
 THOMSON REUTERS

Ao clicar no cone o usurio poder visualizar o diagrama e em qual momento o procedimento se

encontra.

Caso o usurio deseje cancelar o Procedimento, basta clicar no cone e Procedimento ser
cancelado, as tarefas no sero mais disparadas.

Caso o usurio deseje retornar o andamento do Procedimento, dever clicar no cone e o

procedimento voltar para a situao Em andamento.

Workflow 5
 THOMSON REUTERS

J no submdulo Modelos de Procedimento o usurio poder criar e disparar fluxos de trabalho que
so a representao de uma rotina de trabalho composta por inicio, tarefas, decises e termino.

A grid do submdulo procedimentos apresentar as seguintes informaes:

o Nome do modelo: Nome que o usurio dar ao Modelo de procedimento;
o Descrio: Nome que o usurio dar a Descrio do Modelo de procedimento;
o Responsvel: Nome do usurio responsvel pelo Modelo de Procedimento;
o Contexto de Origem: Contexto responsvel pelo disparo do fluxo;
o Verso atual: Verso que se encontra aquele Modelo de procedimento (Quantas vezes o modelo
foi alterado);
o Verso publicada: Ultima verso publicada.

Ao clicar no cone o usurio poder visualizar o diagrama do Modelo de procedimento e suas

informaes.

Workflow 6
 THOMSON REUTERS

Caso o usurio deseje publicar o Modelo de procedimento ou desfazer publicao do Modelo de

Procedimento, basta clicar no cone .

Caso o usurio deseje alterar o Modelo de procedimento, dever clicar no cone e o procedimento
ser alterado. Caso o Modelo de procedimento j tenha sido publicado no Legal One, aparecer a seguinte
mensagem.

Se o usurio clicar em Sim, aps alterar o procedimento, dever public-lo novamente no Legal
One.

Workflow 7
 THOMSON REUTERS

3 CONFIGURAO DE FLUXO NO WORKFLOW

necessrio que j exista um fluxo mapeado, dessa forma o usurio poder replic-lo na ferramenta
do Workflow.
O usurio poder desenhar o procedimento no Word, para facilitar a reproduo no software,
conforme exemplo abaixo.

3.1 MDULOS DO LEGAL ONE MAPEADOS PARA O WORKFLOW

Os mdulos do Legal One mapeados para o Workflow so:

o Processos;
o Contratos (Cliente e Honorrio);
o Servios.

3.2 CRIAO DOS MODELOS DE TAREFAS DO FLUXO

Antes de iniciar a criao do fluxo necessrio criar os modelos de tarefas do procedimento em

questo. Isso feito dentro do prprio Legal One, em:

Opes> Tabelas do sistema> Grupo Tabelas gerais> Tipos de andamentos/compromissos/tarefas

Workflow 8
 THOMSON REUTERS

Novo tipo de andamento/compromisso/tarefa.

Deve ser preenchido o nome da tarefa, conforme o fluxo j estabelecido.

Salvar e fechar.

necessrio que o checkbox de tarefas esteja marcado. Isso deve ser feito para todas as tarefas do fluxo.

3.3 CONFIGURAO DO MODELO DE PROCEDIMENTO

Workflow 9
 THOMSON REUTERS

Para configurar um Modelo de procedimento, o usurio deve ir em:

Workflow> Modelo de procedimento> Novo modelo de procedimento

Workflow 10
 THOMSON REUTERS

O usurio dever dar um nome ao modelo em Nome do modelo, em seguida dever incluir uma descrio
no campo Descrio.

No campo Concluir em, o usurio dever apontar qual a estimativa de tempo necessrio para a concluso
do fluxo em questo (minutos, horas, dias e semanas).

No grupo Envolvidos o usurio dever selecionar quem o Responsvel pelo fluxo.

No grupo Notificaes o usurio dever selecionar quais destinatrios devero receber notificaes sobre
o fluxo e em quais momentos. Lembrando que os destinatrios sempre sero usurios.

Dentro do sistema Workflow no modulo Opes possvel configurar Gugesto de notificao para
modelo de procedimento a sugesto aqui configurada ser sugerida e permitiremos remover, ou alterar a
sugesto.

Workflow 11
 THOMSON REUTERS

No grupo Diagrama o usurio dever modelar o fluxo, mas antes disso preciso clicar em Salvar e
fechar.

Em seguida o usurio dever clicar no cone para alterar o procedimento e comear a criar o fluxo.

Workflow 12
 THOMSON REUTERS

3.4 ELEMENTOS

A partir dos elementos, o usurio conseguir modelar os fluxos do Workflow. Cada elemento conta
com alguns cones a sua volta.

Excluir o elemento;
Configurao do elemento (tarefa, contexto, condio);

Editar o nome do elemento no fluxo

Basta arrastar os elementos para construir o fluxo.

Os elementos que esto contidos nessa verso do Workflow so:

Workflow 13
 THOMSON REUTERS

3.4.1 INICIO DE SINAL

Indicador dos pontos de entrada do modelo. Eles tm a funo de receber um sinal externo do
software cliente para dar incio e andamento em uma rotina de trabalho. Este elemento pode configurar uma
expresso para validar se deve iniciar o fluxo ou no.
possvel modelar fluxo onde o inicio de sinal ter a condio de disparo e tambm permitido
modelar um fluxo sem uma condio, isso significa que quando a ao for realizada o fluxo ser disparado.
Ou seja, se tivermos um fluxo de incluso de contrato sem condio e outro de incluso de contrato
vigente, caso inclua um contrato como em negociao ser disparado apenas o fluxo sem condio.
Alm disso, o usurio dever escolher qual o contexto do Legal One (Contratos de cliente, Contratos de
honorrios, processos e Servios) aquele fluxo est ligado. No possvel escolher mais de um contexto
por fluxo.

Quando o usurio estiver elaborando a Condio possvel atravs da expresso selecionar mais
de um campo para ser condio, ou seja, possvel montar a condio que se o valor do contrato for maior
que 10000,00 e status vigente. Basta montar a expresso e informar se ser e/ou e realizar a seleo dos
campos e operadores.

Smbolo Utilizao
$ Ao digitar o $ e uma letra ser aberto um autocomplete que permitir selecionar o campo
desejado
== Igual Exemplo de expresso: $Contrato.Valor == 10000
> Maior Exemplo de expresso: $Contrato.Valor > 10000
< Menor Exemplo de expresso: $Contrato.Valor < 10000
>= Maior ou igual Exemplo de expresso: $Contrato.Valor >= 10000
<= Menor ou igual Exemplo de expresso: $Contrato.Valor <= 10000
&& E - Exemplo de expresso: $Contrato.Valor <= 10000 && $Contrato.Valor > 20000
|| OU - Exemplo de expresso: $Contrato.Responsvel == Carlos || $Contrato.Responsvel ==
Barbara
() Delimitador de expresso: Exemplo de expresso: ($Contrato.Valor <= 10000 &&
$Contrato.Valor > 20000) || ($Contrato.Responsvel == Carlos || $Contrato.Responsvel ==
Barbara)
!= Diferente

Workflow 14

Expressoes e funes.
Nome
TemValor($item.Variavel)
Data(13/09/1989 12:30:00)
Agora()
Hoje()
Quando for elaborar a expresso:
Para campos texto
Para campos numricos
Para campos data
Para valores e datas
THOMSON REUTERS
Utilizao
Verifica se a varivel em questo possui ou no valor. Esta funo
retorna um valor lgico (verdadeiro ou falso).
Esta funo deve ser utilizada para a comparao de datas, se o
usurio quiser, por exemplo, comparar a data de cadastro de um
andamento com uma data especfica:
$andamento.DataCadastro == Data(01/04/2012)
Esta funo pode funcionar com passando-se somente data
(dd/mm/aaaa), data com hora e minuto (dd/mm/aaaa hh:MM) ou
data com hora, minuto e segundo (dd/mm/aaaa hh:MM:ss)
Funo que retorna, no momento da execuo, a data e hora atuais,
com dia, ms, ano, hora minuto e segundo.
Funo que retorna, no momento da execuo, a data atual com dia,
ms e ano
O texto deve estar entre aspas simples ou duplas.
Exemplos:
o $[nome do campo] == texto
o $[nome do campo] == texto
No caso de o texto conter aspas, use o outro tipo de aspas para
contornar.
Exemplos:
o $Observacao == Acordado
o $Observacao == Foi Acordado com o cliente
O nmero deve ser fornecido sem separador de milhares e usando
ponto como separador decimal.
Zeros desnecessrios aps o ponto decimal podem ser ignorados,
bem como o prprio ponto no caso de valores inteiros.
Exemplos:
o $valor >= 10000 equivale a 10.000,00
o $valor <= 9.9 equivale a 9,90
o $valor == 1.25 equivale a 1,25
A data deve estar no formato dd/mm/yyyy, entre aspas e includa
na expresso Data().
Sabemos que no to fcil como por exemplo apenas a data entre
aspas, mas dessa forma por questes tcnicas.
Campo Hora:
o No teremos campo de hora, pois tecnicamente no
trabalhamos com este valor sozinho, logo devemos
trabalhar junto a data, portanto no sero exibidos os
campos de hora.
Campo Data:
o Atualmente quando selecionamos o campo de data se
preencher na expresso s data analisa-se a data, mas
se colocar '' a data e hora: minutos, eles tambm so
levados em considerao.
o Expresso: $Compromisso.datainicio == '15/09/2014
20:00' ou $Compromisso.datainicio == '15/09/2014'
Para saber se uma propriedade tem valor: HasValue/TemValor
Workflow 15
 THOMSON REUTERS

Para campos lgicos
Para campo confrontado sem
anlise do tipo da alterao
Para campo confrontado com
anlise do tipo da alterao
Para utilizar campo personalizado
de lookup de contato
Para utilizar campo CPF/CNPJ
Para utilizar campo personalizado
de lookup
Elementos de inicio de sinal.
Ex.:TemValor($valorFicticio)
Para data de Hoje (Ex.: 27/07/2014 00:00:00): Hoje/Today
Ex.:$dataDistribuicao>Hoje()
Para data de Agora (Ex.: 27/07/2014 08:26:00): Agora /Now
Ex.:$dataDistribuicao > Agora ()
As funes existentes hoje de data so:
Data(...) / AsDate(...) -> Cria uma data para comparar com
um campo. Aceita 'dd/mm/yyy', 'dd/mm/yyy hh:mm' ou
'dd/mm/yyy hh:mm:ss'
Agora() / Now() -> Retorna a Data e Hora de agora (de
quando o fluxo for executado).
Hoje() / Today() -> Retorna a Data de hoje s 00:00:00
horas (de quando o fluxo for executado).
Os valores devem ser comparados com sim e no.
Ex.:$[nome do campo] == sim
TemValor($Pending.[nome do campo]
$Pending.[nome do campo]>[valor]
Utiliza-se o campo que deseja, com o operador necessrio e o nome
do contato entre aspas.
Ex.:$Tarefa1.ContatoExtra == "[nome do contato]"
Para campos com mscara a condio deve levar em considerao
o valor com a mscara. Ex.:
Ex.:$InicioSinal.Contato.CpfCnpj == 111.111.111-11
Para campos lookup deve ser considerado o valor do mesmo (texto),
ento acredito que o lookup de campos personalizados seja da
mesma maneira. Ex.:
Ex.:$InicioSinal.Contato.CampoXXX == Valor do campo
XXX

Quando selecionar, por exemplo, Processo/Andamentos, sero exibidos na rvore todos os campos
mapeados de processo e todos de andamento, ou seja, quando estiver no N, no listaremos somente os
campos do N e sim os do contexto e do N. E quando selecionar somente o processo exibiremos os campos
de processo apenas no exibindo dos Ns.

Workflow 16
 THOMSON REUTERS

3.4.2 TAREFAS DE MODELOS DE PROCEDIMENTOS

So as representaes de uma tarefa que ser criada automaticamente pelo WFL no software
cliente para um executante (responsvel por trabalhar na tarefa). Todos os dados informados em suas
configuraes serviro de referncia para criar as tarefas reais. O Tipo de envolvimento na tarefa
(Solicitante, responsvel e executante), podem ser por usurio, envolvimento ou cargo de gesto.

3.4.3 TAREFAS PARALELAS

Tarefas paralelas de modelo de procedimento so as representaes de tarefas que sero

criadas automaticamente pelo WFL no software cliente para mais de um executante. Todos os dados
informados em suas configuraes serviro de referncia para criar as tarefas reais.

Workflow 17
 THOMSON REUTERS

3.4.4 SCRIPT

Script so aes que podem ser configuradas para enviar comando ao software cliente. Para
est verso do workflow: Chancelar.
Chancela de documento:
Chancelar documento significa que quando um contrato chegar num determinado momento preciso
inserir uma marca dagua neste documento, essa insero significa a chancela.

3.4.5 DECISO COMPLEXA

Deciso complexa o elemento que tem a funo de direcionar um fluxo de trabalho para um
ou mais caminhos dependendo de condies pr-configuradas. Assim podem-se determinar os prximos
passos da rotina de trabalho de forma condicional.

Workflow 18
 THOMSON REUTERS

3.4.6 TRMINO DE FLUXO

Trmino de fluxo indicar a finalizao do processo.

Conectores so as setas que ligam os elementos de forma direcional. um indicador de precedncia

entre eles, e torna a passagem do fluxo por um ponto condicionado passagem dos elementos anteriores.

Aps a modelagem o fluxo de trabalho disponibilizado para utilizao, e a cada disparo que atenda
configurao de um de seus eventos de incio de sinal, uma nova rotina de trabalho iniciada
automaticamente, e seus passos baseados no modelo de procedimento que deu origem a ele.

3.5 CAMPOS PERSONALIZADOS

Campo includo pelo LegalOne para uma ficha/formulrio:

Caso o usurio crie em personalizaes um novo campo para processos, por exemplo, quando
estivermos no WFL e for mapear os campos de processos, os campos personalizados devero ser exibidos
pois eles podem ser utilizados como condio.

Campo includo pelo WFL para uma tarefa:

Caso o usurio esteja no formulrio de modelo de tarefa e opte por criar um campo personalizado
especificamente para esta tarefa, significa que o fluxo dever exibir este campo na listagem de tarefas pois
ser possvel utiliz-lo para condio.

Quem visualiza o que:

Os elementos com condio tero acesso as variveis dos elementos Incio de sinal e Tarefa. Isso
significa que no elemento de incio de sinal terei acesso aos campos do contexto (inclusive os campos
personalizados), no elemento de Tarefa paralela e Deciso complexa, teremos acesso aos campos do
contexto e de todas as tarefas simples (inclusive os campos personalizados).

3.6 PUBLICAO DO FLUXO

Aps a configurao do fluxo, o usurio dever public-lo no Legal One, para que a integrao
acontea.

O cone estar azul, aps a publicao ficara cinza .

Workflow 19
 THOMSON REUTERS

Caso existe alguma inconsistncia no fluxo, o sistema no publicar at que o usurio altere.

Workflow 20
 THOMSON REUTERS

4 CONFIGURAES DE DISPARO

No mdulo Opes, submdulo Configuraes, o grupo Configuraes de mdulos adicionais so

listadas as configuraes necessrias para o uso do Workflow.

Nessa configurao iremos visualizar uma rvore similar a do controle de acesso, porm listar apenas as
aes possveis de disparar um fluxo dentro do Legal one e na frente quais os fluxos selecionados para
disparo.

O usurio ir atravs das aes dos contextos e sees, permitir disparar fluxos, ou seja, incluir novo
processo, alterar contrato, novo servio e no teremos para as aes de excluso. Apesar de compromisso
e tarefa serem tambm detalhes de outros contextos, ser possvel disparar fluxos por eles, pois eles so
um contexto.

Isso significa que ao incluir/alterar um compromisso/tarefa ser possvel disparar um fluxo.

Workflow 21
 THOMSON REUTERS

5 PENDNCIAS DO WORKFLOW
No painel de informaes globais do sistema Legal One possvel visualizar as pendncias de aprovao
do workflow (caso o cliente tenha comprado a ferramenta). Nas pendncias o usurio ir visualizar todas as
fases (tarefas) do workflow que esto aguardando a sua aprovao, isso para processos, servios e
contratos.

Um fluxo de trabalho configurado previamente pela consultoria da Thomson Reuters/Cliente de acordo

com fluxo de trabalho interno do departamento jurdico/ Escritrio.

Cada fase do workflow tem um dono (aprovador). As pendncias que aparecem so especficas do usurio
logado no sistema.

5.1.1 CONES

O sistema traz alguns cones para ajudar o usurio na aprovao/reprovao do workflow.

Para iniciar o cumprimento da tarefa basta clicar no cone Iniciar tarefa .

Ao clicar neste cone a tarefa ser cumprida automaticamente, ou seja, o status da tarefa ser
alterado para cumprido e este cone no ser mais exibido para este registro.

Ao clicar neste cone a tarefa ser cancelada, ou seja, o status da tarefa ser alterado para
cancelado e este cone no ser mais exibido para este registro.

Ao clicar neste cone a tarefa ser recusada, ou seja, o status da tarefa ser alterado para recusado
e este cone no ser mais exibido para este registro.

Workflow 22
 THOMSON REUTERS

Ao clicar neste cone a tarefa ser editada, ou seja, o usurio poder fazer alguma alterao na ficha
da tarefa.

5.1.2 PENDNCIAS DE APROVAO NA SEO DO CONTEXTO (MDULO)

As pendncias de aprovao do workflow podem ser visualizadas no painel de informaes globais do

sistema ou na seo Pendncias do workflow na pasta do processo, contrato e servios.

Atravs da seo Pendncias do Workflow o usurio logado ir visualizar todas as tarefas oriundas de
workflow onde ele o executante da tarefa e esto pendentes de concluso. Se desejar visualizar todas as
tarefas oriundas de procedimento que ele tenha algum envolvimento, basta alterar o tipo de envolvimento
na pesquisa simples.

Se desejar visualizar todas as tarefas e compromissos, continuamos com as mesmas funcionalidades na

seo de Compromissos e tarefas.

Workflow 23