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PROJECT
■^ ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS COM
especial, destaca-se o Microsoft Project que possibilita a automatiza-
ção do controle de diversas tarefas. A partir do momento em que você
especifica suas necessidades, o software passa a controlar prazos,
TORNE-SE UM ESPECIALISTA EM GESTÃO DE PROJETOS E EQUIPES! disparando avisos cada vez que uma atividade não é cumprida. Isso
ajuda em muito a reduzir os atrasos na entrega de projetos, pois é pos-
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) sível saber em tempo real se tudo está correndo perfeitamente ou se é
(Câmara B r a s i l e i r a do Livro, SP, B r a s i l ) necessário realocar recursos e pessoas para cumprir o prazo necessá-
rio. Com essas informações, também é possível confeccionar gráficos
Carmona, Tadeu.
Administração de Empresas com Project / Tadeu
de desempenho para identificar possíveis "gargalos'' em equipes e
Carmona. São Paulo: Liigerari Books, 20CÕ. processos.
Neste livro você terá uma visão geral do Microsoft Project e apren-
derá passo a passo a explorar os recursos desta ferramenta para con-
1. Gestão de pessoas 2. Plane ameiito FÍUQÍÍCÚÍÍU
^ (} rCt3n .l v ân 4O ^ G S ** e P. O^^IT, gf!^n dfí í n íi-pmj J J_ Tn+"1j'O.
seguir eficiência máxima na gestão, seja ela de pessoal, recursos, co-
nhecimentos, ou qualquer outra coisa que inventem...
Capítulo 1 Capítulo 8;
Método de um projeto....................................................................... Restrições e atrasos....................................................................... 45
Iniciando um projeto ............................................................... 10 Restrições inflexíveis ...............................................................45
Restrições flexíveis ..................................................................46
Atrasos .....................................................................................48
Atrasos e trabalho total ............................................................49
Iniciando uma folha de projetos........................................................
Construindo uma folha de projetos .......................................... 12
A barra Project Guide .............................................................. 13 Capítulo 9
Relações de trabalho................................................................. 15 Etapas ........................................................................................... 51
Etapas com duração .................................................................52
Grupos e listagens de etapas ...................................................52
Capítulo 3
Modos de exibição ............................................................................
Modos de exibição de tarefa .................................................... 19 Capítulo 10
Modos de exibição de recurso ................................................ 22 Definição de recursos ................................................................... 55
Ordenação de recursos ............................................................ 56
Compartilhamento de recursos ............................................... 57
Capítulo 4
Configuração .....................................................................................
Exibir ....................................................................................... 24 Capítulo 11
Geral ............................ , ......................................................... 25 Custo fixo de tarefas e recursos .................................................... 59
Construção de uma Planilha de .............................................. 25 Custo de tarefas .......................................................................59
Recursos com valores definidos ............................................. 25
Custo fixo de materiais.............................................................60
Um custo fixo, para todo o projeto ......................................... 61
Capítulo 5
Formatação....................................................................... , ...............
Formatação diferenciada de texto ........................................... 28 Capítulo 12
Formatando listas de tarefas ................................................... 29 Tarefa de resumo de projetos...... , ................................................ 62
Formatação de barras e gráficos .............................................. 31 Plano de linha de base .............................................................63
Criando vínculos .....................................................................34 Comparação com custos de linha de base ...............................64
Capítulo 6 Capítulo 13
Tarefas .............................................................................................. Resolvendo conflitos de recursos ................................................. 68
Alocação rápida de recursos ............, .......................................41 Delimitação de uso ................................................................., 69
Capítulo .14
Gráficos......................................................................................... 71
Escalas de tempo de gráficos................................................... 73 Capítulo 22
Visualização e portabilidade do Microsoft Project .....................106
Capítulo 15 Organização e tecnologia....................................................... 106
Replanejando atividades
(pico, disponibilidade, custo e trabalho) ....................................... 76 Capítulo 23
Conhecendo os indicadores .................................. ,.................76 Alterações rápidas dos dados de um projeto ...............................111
Picos e disponibilização de recursos .......... ,...........................77 Alterando formatos de campos de data .................................. 111
Delimitações ...........................................................................80 Copia de informações de um campo para vários campos ...... 112
Capítulo 16 Capítulo 24
Projetando aumento salarial ......................................................... 81 Cálculos simples de custos de horas extras ................................115
Orçamento estourado ..............................................................82 Redistribuição de recursos .....................................................116
capitulo 17 Capítulo 25
Acompanhamento do projeto .84 Outlook e Microsoft Project ........................................................119
Controle de arquivos e tarefas.................................................120
Capítulo 18 Administrando recursos humanos de um
Sinalizando riscos com o Project Server....................................... 87 projeto com o Outlook ............................................................122
Análise inicial de riscos ............................................... ,......... 88
Identificando um risco............................................................. 89 Capítulo 26
Questões ................................................................................. 90 Atalhos úteis ................................................................................123
Comandos do teclado para acessar caixas de diálogo..,..........124
Capítulo 19 Comandos do teclado para abrir, salvar e fechar arquivos .....124
Comandos do teclado para acessar menus ..............................125
Agrupando férias e folgas ........................................... , ............... 92
Comandos do teclado para acessar caixas de texto.................125
Criação de férias e folgas coletivos e individuais ................... 92
Comandos do teclado para criar
Interrompendo um trabalho para uma folga ........................... 94
uma estrutura de tópicos em um projeto .................................125
Comandos do teclado para selecionar e
Capítulo 20 editar caixas de diálogo...........................................................126
Curva S de custos.......................................................................... 96 Comandos do teclado para editar
dados em um modo de exibição..............................................126
Selecionar dados em um modo de exibição............................ 127
Capítulo 21 Comandos do teclado para selecionar
Filtros e relatórios .......................................................................100 e editar a barra de entrada ....................................................... 128
Aplicação simples de filtro.................................................... 100 Mover-se no painel lateral ...................................................... 128
Relatórios ............................................................................... 101
Método de um projeto como esse é importante, pois o Project nos ajuda a administrar, e até
mesmo a descobrir erros e inconsistências no nosso planejamento,
Atualmente na versão 2003, o Microsoft Project é, como o próprio porém, o responsável pelo projeto é você. O programa nos ajuda a
nome indica, um software para gerenciamento de sistemas com base aplicar um método e a permanecer dentro dos parâmetros estabeleci-
na criação de tabelas, gráficos e bancos de gerenciamento a partir de dos para um dado projeto, porém, o fundo prático do gerenciamento
ferramentas gráficas, no lugar de longas sequências de números divi- é responsabilidade humana.
didos por colunas ou com listagens de nomes impressas com fita em Sem a elaboração de um método de trabalho, o planejamento diá-
uma impressora matricial. Falamos, assim, do meio, ou mídia, com o rio, mesmo se for colocado em uma planilha muito bonita, ficará várias
qual o programa alcança seus objetivos. vezes atrasado, já que não existem diretrizes para execução do proje-
O objetivo de um software de gerenciamento de projetos é organi- to, e nem para sua atualização.
zar todos os dados relacionados a um determinado tipo de atividade, Um bom exemplo de projeto é o raciocínio que nos leva a fazer o
como, por exemplo, o funcionamento de uma empresa com diversos backup dos dados que estão no nosso disco rígido: existe um fim a ser
departamentos, uma fase de transição que ocorra em um único depar- alcançado, salvaguardar seu trabalho e poder recuperá-lo em caso de
tamento ou a apresentação de um determinado produto. problemas. Esse fim, por sua vez, está atrelado a outros objetivos: guar-
Em vez de uma coleção de planilhas, uma para cada assunto (como dar todos os dados necessários, de maneira rápida, ou de preferência
ocorre sempre que um projeto é gerenciado com o Microsoft Excel), automatizada, de maneira que eles possam ser facilmente recuperados.
ou, ainda, ao contrário do que ocorre quando são utilizados os bancos Para atingirmos esses objetivos é necessário estabelecer diretri-
de dados MDB do Microsoft Access (quando temos uma coleção cen- zes (os backups serão feitos todos os dias? Em CD-ROM? Têm de ser
tralizada de dados que não possui uma maneira coerente de apresen- duplicados na mesma hora? Uma cópia fica trancada na última gaveta
tá-los, ou de extrair informações pertinentes), os projetos gerenciados da escrivaninha?), e, juntamente com elas, definir o conjunto de ferra-
pelo Microsoft Project permitem não só o gerenciamento da informa- mentas que será utilizado para a elaboração de todo o projeto.
ção, mas também a consulta, a manipulação e a representação gráfica Por fim, a utilização dessas ferramentas passa pelo levantamento
e numérica por meio de padrões de uso corrente do mercado. das funções de cada uma delas, bem como pela distribuição de cada
O Microsoft Project não acompanha a versão "oficial" do Microsoft ferramenta ao seu responsável. Portanto, ao elaborar um método de
Office, normalmente utilizada em trabalhos de escritórios. O CD de ins- trabalho, é importante estabelecer uma forma de distribuição do tra-
talação do programa é adquirido em separado e, se você tem Windows balho e dos meios utilizados em sua distribuição. Vejamos:
XP, deve possuir as correções do Service Pack 1 instaladas em sua es-
tação de trabalho. No caso do Windows 2000, instale as atualizações • o número de profissionais disponível;
do Service Pack 4 no sistema. Não é possível utilizar o Microsoft Project • o tempo total disponível;
2003 em estações de trabalho rodando Windows Me e 98, apesar das • o tempo individual (por profissional) disponível;
versões anteriores serem perfeitamente compatíveis. • o tempo individual (por etapa ou objetivo do projeto) disponível;
• o valor (custo) de cada profissional envolvido, por hora, por eta
Iniciando um projeto : pa e por projeto.
O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de proje- Delineado o método do projeto, podemos aplicá-lo a sua constru-
tos, não um software de criação de projetos, assim como o Microsoft ção; área em que o Project tem um papel prjmordial. Não se prenda a
Word é um editor de textos, e não um software de criação de tex- preciosismos técnicos nem a malabarismos matemáticos, ou de com-
tos. Aqui, entendemos criação como o ato de fazer objetos surgirem posição de pessoal. Veremos, mais adiante, que o Project é capaz de
prontos, acabados e completos; como se fosse possível um livro "nas- consertar várias dessas lacunas, bem como de realizar a consolidação
cer" já pronto para ser publicado. Apesar de parecer infantil, um aviso de valores cronológicos e monetários.
Para fazê-lo, dique na caixa logo abaixo de Insira a data estimada
iniciando uma folha de projetos
O mesmo resultado pode ser obtido por meio do menu Exibir >
Barras de Ferramentas > Guia do Projeto.
Após a seleção da barra, dique em um dos botões disponíveis:
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Figura 2.6.
10. Agora, vamos à opção Definir unidades de tempo. Com ela, Modos de exibição
podemos definir a quantidade de horas trabalhadas que será levada
em conta no projeto, seja diariamente (Horas por dia), semanalmente Criada a folha de projetos inicial, podemos, enfim, preenchê-la,
(Horas por semana) ou mensalmente (Dias por mês). inserindo os dados relacionados ao projeto. No entanto, antes disso
seria conveniente definir uma estratégia de configuração para a folha
de projeto.
Em primeiro lugar, vamos escolher a forma de exibição que mais
nos convém. Configuramos, no capitulo anterior, um calendário de
horas trabalhadas, porém, não é absolutamente necessário o seu apa-
recimento na tela para que esteja armazenado, ou funcional. De acor-
do com as necessidades do operador, o calendário pode ser oculto,
enquanto uma nova forma de exibição é habilitada.
O primeiro passo é saber qual formato de visualização é capaz de
"mostrar" com mais precisão os dados de maior importância para
o projeto. Apesar de podermos substituir uma configuração com
apenas alguns apertos de botões no menu Exibir, é conveniente
fazer as configurações previamente, ganhando tempo na posterior
elaboração de relatórios e no projeto como um todo. No Microsoft
Project, os tipos de exibição disponíveis são divididos em três gran-
des grupos:
Exibir
Na aba Exibir, da caixa Opções, podemos configurar a forma como
os dados serão mostrados na tela. Para criar um modo de exibição
padrão, com o qual será mostrado o arquivo toda vez em que o pro-
jeto for aberto, dique no menu suspenso Modo de exibição padrão e
escolha a opção desejada (Figura 4.1).
Para definir xim formato de data, dique no mesmo menu suspenso.
O formato padrão é <Dia da Semana> dia/mês/ano, como, por exem-
plo, Seg, 28/01/03 ou Seg, 28/Jan/03, porém, podemos substituí-lo, por
exemplo, pela inserção da data seguida da hora atual.
Em Opções de unidade monetária para <nome do projeto atual>,
é possível definir qual moeda será utilizada como padrão para os custos
do projeto. Se quisermos, por exemplo, alterar o padrão de Reais (R$)
para Dólar ($), devemos fazer manualmente a modificação do símbolo na
linha Símbolo. Da mesma forma, podemos excluir valores "quebrados"
de um projeto, substituindo o valor 2, da linha Casas decimais, por 0.
Geral
Na aba Geral, habilite a área Assistente de planejamento e dique
em Conselhos do 'Assistente de planejamento' para ativar dicas sobre
possíveis erros, inconsistências ou a melhor maneira de visualizar um
projeto.
3. Essa tela é dividida em três seções (Início, Meio e Fim) que cor
respondem às extremidades e ao meio da barra. Para fixar que a barra
deve ser iniciada com um determinado símbolo, dique no menu sus-
penso Forma da área Início e escolha o símbolo desejado.
Também é possível utilizar essa opção para criar estilos de barra per-
sonalizados. Suponha, por exemplo, que fosse necessário criar uma nova
barra para uma tarefa que será feita por um funcionário terceirizado:
Dica de organização
Mantenha planilhas, bancos de dados e folhas de projeto ligados a
um mesmo assunto em um só diretório central, divididos em diretó-
rios segundo o tipo de arquivos: diretório Planilhas para planilhas,
Controle de Projeto para folhas de projeto, e assim por diante.
Além disso, subdivida cada um desses diretórios por assunto. Por-
tanto, as planilhas de Excel ligadas às finanças do projeto ficarão
no subdiretório Finanças. O mesmo procedimento deve ser aplica-
do ao Project e ao Access. Esse tipo de raciocínio parece complicar
as coisas? Se olhar com mais atenção, verá que não é bem assim:
espere até ter de administrar mais de uma dezena de documentos
ou bases de dados para ver como a organização pode facilitar seu
trabalho e, literalmente, contribuir para o seu sono.
Tarefas
À primeira vista, pode parecer que basta digitar nomes de tarefas
em uma lista ou formulário para que tenhamos uma folha de proje-
to pronta. Porém, isso não é verdade. Atribuição e administração de
tarefas possui fatores mais complexos do que simplesmente listar o
conjunto de atividades, indicando, ao lado, quem será o responsável
por cada uma delas. Se assim fosse, folhas de projeto não teriam razão
de existir (o Wordpad cumpriria perfeitamente a tarefa), e muito me-
nos os administradores de projeto, pois tudo se resumiria à simples
atividade de riscar o que já foi feito, e de inserir novas tarefas que
porventura apareçam.
0 Project possui o modo Formulário de Tarefas para controle de-
talhado de tarefas ou recursos individuais. A partir da criação de uma
lista de tarefas com o formulário, é possível criar uma tabela no modo
Gannt Chart, acompanhando graficamente o desenrolar das tarefas.
Dessa forma, projetando o controle das tarefas, temos acesso a várias
possibilidades de hierarquização, o que permite um melhor controle
das etapas que temos de percorrer para terminar um projeto.
H. Para indicar que a tarefa terá uma duração de apenas alguns mi-
nutos, digite o valor do tempo que deseja dedicar à tarefa (por exem-
plo, 20) e, logo ao lado, coloque a letra m. Se você quer que a tarefa
dure algumas horas, digite a letra h ao lado do valor. Note na Figura
6.2 que, ao inserir em Duração um período de 20 horas, temos, apa-
rentemente, mais horas do que as que gostaríamos de reservar para
o trabalho.
Restrições inflexíves
1. Para criar uma tarefa com restrição inflexível, siga o menu Exibir
> Gráfico de Gantt.
Restrições flexíveis
6. Por último, note que na área das barras do Gráfico de Gantt, uma
tarefa com restrição em seu término passa a ser representada por uma
seta verde voltada para baixo. Posicionando o mouse sobre essa seta,
é possível ler as características do término da função. Para alterar a
formatação da seta, dique duas vezes sobre ela, para que surja a caixa
Formatar barra (Figura 8.3).
Atrasos
1. Para ver o quanto uma tarefa pode ser atrasada sem compro
meter outras ou o andamento do projeto, siga o menu Exibir > Mais
modos de exibição.
Ordenação de recursos
Compartilhamento de recursos
Quando criamosum novo projeto, podemos utilizar a lista de recur-
sos de um projeto jà em andamento. Devido a ferramentas fornecidas
pelo Project, é possível compartilhar recursos, inclusive com detalha-
mento da porcentagem dos recursos utilizados em conjunto com os
demais projetos, e tudo em menos de cinco minutos.
Custo de tarefas
1. Para criar uma tarefa com custo fixo, abra seu projeto e, no menu
Exibir, dique em Gráfico de Gantt.
Delimitação de uso
O uso de um determinado recurso por uma tarefa pode ser deli-
mitado manualmente mediante a manipulação dos modos de visua-
lização e com os devidos ajustes nos atributos de alguns recursos.
Veja como:
Conhecendo os indicadores
O primeiro passo para um remanejamento eficiente de atividades e
recursos é aprender a utilizar e reconhecer os alertas enviados pelos
indicadores do Project. Os indicadores são ícones que representam
informações relativas a uma tarefa ou recurso, alertando o administra-
dor para problemas relacionados com esses elementos. Os indicado-
res são mostrados no campo Indicador (Figura 15.1), à esquerda do
campo Id na maioria das tabelas.
3. Seja como for, observe o recurso ou tarefa que parece ter incon
sistência, fazendo a leitura do volume de trabalho atribuído em relação
a escala de tempo. Note que em alguns casos o tempo de trabalho
e os custos estão superalocados (cor vermelha). Se operamos com
um volume diário de horas trabalhadas (por exemplo, oito horas), isso
significa que, em um dos dias de execução da tarefa, um dos recur
sos (humano ou material) trabalhou menos do que o exigido, e tentou
compensá-las depois. O problema é que, como há outra tarefa, acaba
ocorrendo intercalação de atividades, atrapalhando o andamento or
denado do projeto.
Delimitações
Para alterar o custo final das tarefas com base no aumento salarial,
execute os seguintes passos:
Orçamento estourado
Também podemos calcular se o aumento terá impacto negativa no
orçamento final do projeto. Essa tarefa pode ser realizada por meio de
um simples recurso de filtragem, ferramenta que veremos com mais
detalhes no tópico Filtros e relatórios, mais adiante neste livro.
Identificando um risco:
Questões |
Nota: a questão aqui gira em torno do fato deste dia não ser exa-
tamente um dia de folga, pois não foi planejado.
Com isso, fazemos com que esse dia seja considerado de forma
correta: um dia de falta justificada, mas imprevista, e, portanto, mere-
ce ter racionalizada a quebra que provocou no decorrer do projeto.
Relatórios
Os filtros são boas ferramentas para "garimpagem" de dados, po-
rém, não podem ser considerados no momento em que precisamos
dar um veredicto conclusivo sobre uma determinada questão ou seus
desdobramentos. No caso de pareceres conclusivos, o normal é acei-
tar apenas a presença de relatórios, bem embasados e, de preferên-
cia, bem formatados.
Por isso, o Microsoft Project pode auxiliar o administrador de pro-
jetos a criar relatórios. Um dos modos de exibição (Relatórios) permite
a criação de folhas de resumo, ou de análise, bem completas, e, o que
é melhor, em menos de dez minutos.
Organização-e tecnologia
Cópia de informações de
■um -campo para vários campos
Em outros casos, o "remendo" dos dados pode ser feito com a sim-
ples cópia dos dados contidos em um campo para os demais campos
da tabela. No entanto, nesse tipo de procedimento, estamos aquém
da formatação de dados, restringindo-nos a um reparo emergencial na
estrutura, ou no preenchimento de campos vazios com os dados que
estiverem ao alcance das mãos.
Redistribuição de recursos
Administrando recursos
humanos de um projeto com o Outlook
Também é possível empregar o Outlook para administrar os recur-
sos humanos de um projeto. Essa atividade pode ser realizada com
a ajuda da Lista de Contatos do Outlook, como vemos nos pontos
a seguir.
Tecla Descrição
r e t i n i r » } » Acesso ao help do programa Ativa a barra
F1F2 de entrada para permitir a edição de um texto em um
Ctrl + F2 Ctrl + campo Comando Vincular tareias (menu Editar) Comando
Shift + F2 Alt + Desvincular tarefas (menu Editar) Comando Salvar como
F2 F3Shift + F3 (menu Arquivo) Filtro para todas as tarefas ou recursos
Alt + F3 Ctrl + F3 Redefine a classificação para a ordem de identificação
Ctrl + Shift + F3 Exibe a caixa de diálogo Definição de coluna Aplica o
Ctrl + F4 Shift + mesmo filtro Aplica a ordem de classificação Fecha a
F4 Alt + F4 F5 janela de projeto Localiza um item Fecha a janela de
Shift + F5 Ctrl + programa Comando Ir para (menu Editar) Abre a caixa de
F5 Ctrl + Shift + diálogo Localizar Restaura a janela de projeto Rola a tarefa
F5 Alt + F5 F6 no Gráfico de Gantt Vai para a próxima superalocação
Shift + F6 Ctrl + Ativa o outro painel em um modo de exibição combinado
F6 Ctrl + Shift + Ativa a barra de divisão Ativa a próxima janela de projeto
F6 F7Ctrl + F7 F8 Ativa a janela de projeto anterior Comando Ortografia
Shift + F8 Ctrl + (menu Ferramentas) Move a janela de projeto Ativa ou
F8 Alt + F8 F9 desativa o modo Estender seleção Ativa ou desativa o
Shift + F9 modo Adicionar à seleção Dimensiona a janela de projeto
Caixa de diálogo Macros Calcula todos os projetos
abertos Calcula o projeto ativo
Ctrl + F9 Alt Ativa ou desafiva o cálculo automático Atualiza todos os
+ F9 vínculos de troca dinâmica de dados (DDE) Ativa a barra
F10 Ctrl + de menus Maximiza a janela de projeto Abre um novo
F10 F11Shift arquivo Abre uma nova janela com o arquivo atual
+ F11
Comandos do teclado
para acessar caixas de diálogo
Para Pressione
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xa de diálogo Alternar para a guia anterior
Ctrl + Shift + Tab Tab Shift +
em uma caixa de diálogo Mover-se para a
próxima opção ou grupo de opções
Tab Seta para cima e para baixo
Mover-se para a opção ou grupo de op-
ções anterior Mover-se entre as opções da
caixa de listagem ativa Marcar ou Barra de espaços
desmarcar a caixa de seleção ativa Abrir Alt + Seta para baixo Esc Enter
a caixa de listagem selecionada Fechar a Esc
caixa de listagem selecionada Executar a
ação atribuída ao botão de comando
padrão Cancelar o comando e fechar a
caixa de diálogo
Para Pressione
:
HtH|[|il»IÍi:ÍÍi:IIHHIH »H=iriH'HII»HI; tfiHttiflH:HH=fil«»HMil'fil:|líH»i
Estender a seleção urn caractere à
Shift + Seta para a esquerda
esquerda Estender a seleção um Shift + Seta para a direita
caractere à direita Estender a seleção Shift + End Shift + Home End Enter
até o final do texto Estender a seleção Shift + Tab Alt + Seta para baixo
até o início do texto Mover-se para o final
do texto Mover-se para a próxima tarefa
Mover-se para o grupo Mostrar uma lista
em uma caixa