O CONTEÚDO

que você precisa para mandar bem

Conteúdo

1 2
Planejando um projeto - Fazer configurações
iniciais, criar calendários, criando semanas
de trabalho, exceções, inserir tarefas, tipos
de precedência, gráfico de gantt e salvar
linha de base.
Planejando um projeto – Criar e inserir
recursos, tipos de recursos, superalocação
de pessoal e material, tipos de tarefas:
Duração Fixa, Unidades Fixas, Trabalho
Fixo. Tarefas controladas por empenho.

3 4
Controlando um projeto – Status do projeto,
Gerenciando um projeto – Aprendizado na
tabela de controle, Gantt de controle, criar
prática de um gerenciamento de projeto em
tabelas personalizadas, visualização uso da
tempo real, enfrentando desafios como
tarefa, atualizar o projeto de acordo com o
arranjo de recursos, adiamento de tarefas,
andamento, dividir tarefas, impressão e
relatórios evolutivos através da linha de
exportação para excel, geração de relatórios.
base.
BONS
Dúvidas ou Feedbacks nos procure

ESTUDOS
Introdução ao Project
1

O gerenciamento de projetos é um
tema que vem crescendo a cada dia
e deter esse conhecimento vem se
tornando, cada vez mais, necessário
no mercado de trabalho. Sendo
assim, o domínio do MS Project, que
é o software de gerenciamento de
projetos mais utilizado em todo o
mundo, é de grande importância ao
profissional que busca se destacar.
Introdução ao Project
2

A utilização do MS Project é
fundamental para garantir o sucesso
do planejamento e controle de
projetos. Através de sua aplicação,
gestores conseguem gerenciar
recursos, avaliar orçamentos, criar
cronogramas, medir o desempenho,
analisar oportunidades e avaliar
riscos. Com a correta utilização deste
software, pode-se ter controle total
sobre os projetos e ficar preparado
para tomar decisões estratégicas.
Alterar a data de início do projeto
3

Nosso objetivo é alterar a data de

início do projeto. Na imagem ao lado,
repare que visualizamos a datas
próximas ao dia 15/Nov/2016. No
entanto, queremos alterar essa
visualização para a data onde se
iniciará o projeto. Para isso, basta
clicar no campo “Informações do
projeto” na guia “ Projeto”.
Alterar a data de início do projeto
4

Para definir a data inicial do projeto

podemos utilizar o calendário
clicando na seta do campo “Data de
início”. Vamos considerar que nosso
projeto se iniciará dia 15/01/2017.
Para alterá-lo basta clicar na data no
calendário suspenso.
Criando calendário do projeto
5

Agora que já temos nosso projeto

com a data inicial definida vamos
criar um calendário específico para
nosso projeto. Vamos selecionar o
campo “ Alterar período de trabalho”
.
Criando calendário do projeto
6

Já possuímos alguns calendários

definidos mas mesmo assim
queremos criar um que seja
personalizado para nosso projeto.
Para isso, basta você clicar no
campo “Criar Novo Calendário”
Criando calendário do projeto
7

Apesar de não querermos utilizar

nenhum dos calendários já
existentes no Ms Project podemos
utilizar um como base. Nesse caso
utilizaremos o calendário Padrão e
renomearemos nosso calendário
com o nome do nosso projeto
“Projeto do Seu João”.
Criando exceções
8

Na parte inferior você pode ver duas

abas diferentes, “Exceções” e
“Semanas de trabalho”. Na parte
“Exceções” vamos colocar todos os
feriados, eventos ou datas que irão
interferir no andamento do projeto.
Criando semanas de trabalho
9

Já na aba “Semanas de trabalho”

podemos alterar como será
realizado o trabalho e em que
período esse trabalho estará
valendo. Para isso precisamos clicar
no campo “Detalhes”.
Criando semanas de trabalho
10

Aqui podemos alterar nossa

semana de trabalho definindo quais
os horários de trabalho, e período de
folgas.
Calendário
11

Feito esse calendário e ajustes

repare que o dia 28/02/2017 que cai
em uma quarta feira agora não é
mais considerado um dia útil para
nosso projeto.
Gráfico de Gantt
12

Mas o que é essa tela branca cheia

de linha azul? Essa é uma das
visualizações mais comuns no Ms
Project chamada de Gráfico de
Gantt. Essa é uma visualização que
permite ver todas as tarefas,
durações e dependências.
Gráfico de Gantt
13

Sempre que inserimos uma tarefa o

Gráfico de Gantt insere uma barra
para nos mostrar visualmente qual a
duração e quando essa tarefa se
iniciará.
Tarefas agendadas manualmente e automaticamente
14

Mas tá vendo esse pin azul? Vamos

alterá-lo porque ele significa que essa
será uma tarefa agendada
manualmente e não automaticamente.
Assim, você tem que estabelecer data
de início e fim de cada umas das suas
tarefas e o ideal é que o Project te
ajude nessas definições
automaticamente.
Tarefas agendadas manualmente e automaticamente
15

Vamos selecionar as tarefas e ir na

guia “Tarefa” e clicar em
“Agendamento automático”.
Tarefas agendadas manualmente e automaticamente
16

Além disso, vamos alterar também

na parte inferior onde está “Novas
tarefas : Agendada Manualmente”,
colocar “Agendadas
Automaticamente”.
Criando pacotes de atividades
17

Ao inserirmos tarefas no MS Project

todas as tarefas se apresentam em um
mesmo nível se quisermos agrupá-las
basta selecionarmos as tarefas e usar o
atalho ALT + SHIFT + →.
Criando pacotes de atividades
18

Podemos perceber que a Tarefa 1

agora é uma tarefa resumo ou um
pacote de atividades que contém as
tarefas 2, 3 e 4.
Tarefa Resumo do Projeto
19

Da mesma forma podemos marcar o

campo Tarefa de Resumo do Projeto
na aba Formato. Dessa forma
podemos ter as informações de todo
do projeto.
Colunas para o Planejamento do Projeto
20

Além do nome da tarefa que foi

preenchido anteriormente também
existem as seguintes colunas:

• Duração
Tempo estimado para a realização
da tarefa.
• Início
Data de início da tarefa
• Término
Data de fim da tarefa
• Predecessoras
Relação de causa efeito
entre as tarefas.
Colunas para o Planejamento do Projeto
21

Podemos adicionar linhas de

tarefas dentre as atividades já
existentes.
Para isso, basta selecionarmos
uma linha clicando no número
referente a ela ao lado esquerdo,
utilizando o botão direito.
Feito isso, basta selecionar a
opção Inserir Tarefa e uma nova
linha de tarefa surgirá acima da
linha selecionada anteriormente.
Colunas para o Planejamento do Projeto
22

Podemos adicionar também

colunas de informações.
Para isso, basta selecionarmos
uma coluna clicando em uma já
existente utilizando o botão
direito.
Feito isso, basta selecionar a
opção Inserir Coluna e uma nova
coluna surgirá a esquerda da
coluna selecionada anteriormente.
Nesta nova coluna poderemos
escolher qual informação será
inserida.
Sequenciamento de tarefas
23

• Término-Início (TI) (FS inglês)

Observe as tarefas A e B. Uma
ligação Término Início implica que a
tarefa B só pode ser realizada após a
finalização da tarefa A.

• Término- Término (TT) (FF inglês)

Observe as tarefas C e D. Uma
ligação Término-Término implica que
a tarefa D só pode ser finalizada no
mesmo momento da tarefa C.
Sequenciamento de tarefas
24

Início- Início (II) ( SS inglês)

Observe as tarefas B e C. Uma
ligação Início-Início implica que as
tarefas B e C devem iniciar ao
mesmo tempo.

Início- Término (IT) ( SF inglês)

Observe as tarefas D e E. Significa
que a tarefa E só pode ser finalizada
quando a D for iniciada.
Caminho Crítico
25

Após linkarmos todas as tarefas

como na figura abaixo teremos o
cronograma do nosso projeto
No entanto, não estamos
visualizando uma informação
importante que é o chamado
caminho crítico que descreve o
menor tempo para se finalizar o
projeto conforme mostrado na figura
abaixo.
Caminho Crítico
26

Para ativarmos o caminho crítico

precisamos marcar a opção tarefas
críticas na aba Formato.
Planilha de Recursos
27

Além das tarefas existe a função

recursos onde podemos listar todos
os recursos disponíveis para o
recurso. Para acessar essa seção
basta clicar no campo Planejador de
Equipe na aba Recurso e selecionar
o ícone Planilha de recursos.
Recursos
28

Os recursos devem ser listados na

planilha apresentada na figura. No
entanto precisamos entender a
princípio que os recursos podem ser
definidos em 3 grupos diferentes.
• Trabalho
Utilizado para equipamentos ou
pessoas
• Material
Utilizado para materiais
• Custo
Custos não atrelados diretamente ao
projeto mas existem devido ao
projeto como passagens, táxis,
alimentação
Recursos
29

Após listar os recursos alguns

campos precisam ser preenchidos:

• Unidade do Material
Utilizado apenas para recursos tipo
Material. Nesse campo deve ser
preenchido qual a unidade o material
será quantificado. Ex: sacos, Litros,
metros
• Iniciais
Código de identificação do material
Recursos
30

• Unid. Máximas
% que o recurso está disponível para
o projeto. Ex: Se o recurso técnico 1
não pode ser utilizado 8 horas por
dia por uma limitação contratual e
sim apenas 4 horas. O campo
referente a esse recursos deve ser
assinalado como 50%.
Caso o recurso em questão for uma
equipe composta por 2 técnicos que
trabalham dedicados full time para o
projeto o campo deve ser assinalado
como 200%.
Recursos
31
• Acumular
o Início (o recurso recebe o valor
antes de executar a tarefa);
o Fim (onde o recurso só recebe
após executar a tarefa);
o Rateado (recurso recebe
proporcionalmente ao trabalho
realizado). Este é o padrão
utilizado pelo Project.

• Calendário base
Nesse campo é definido qual
calendário dentre os já existentes e
criados especificamente para o
projeto será utilizado para esse
recurso.
Tipos de atividade
32

Agora que entendemos um pouco

mais sobre os recursos precisamos
entender alguns conceitos
importantes para o MS Project.
Se clicarmos por exemplo na tarefa
2. (Basta clicar duas vezes sobre a
tarefa). Podemos ir na aba Avançado
e perceber que uma tarefa pode ser
direcionada por 3 diferentes tipos de
prioridade: Duração Fixa, Trabalho
Fixo e Unidades Fixa.
Tipos de atividades
Duração = Trabalho / Unidade
33
As três variáveis, duração, trabalho e
unidades, são muito importantes para
entendermos como o MS Project
funciona.
• Duração
Como dito anteriormente é o tempo
necessário para realização da tarefa
cronologicamente falando.
Ex: O professor passou um trabalho da
faculdade dia 10 de outubro para ser
entregue dia 22 de outubro.
Independentemente do tempo que você
de fato realizou o trabalho o mesmo
teve duração de 12 dias corridos.
Tipos de atividades
Duração = Trabalho / Unidade
34
• Trabalho
Tempo que de fato se utilizou para a
realização da tarefa. Ex: Se no
mesmo trabalho da faculdade você
deixou tudo para cima da hora e
você de fato começou a fazer o
trabalho no dia 21 de outubro 23:00
e finalizou as 02:00 da manhã do dia
22 de outubro o seu trabalho foi de
exatamente 3 horas mesmo que a
sua duração tenha sido de 12 dias.
Tipos de atividades
Duração = Trabalho / Unidade
35
• Unidade
Unidade significa quanto % do seu
tempo você se dedica para essa
tarefa. Nesse caso levássemos em
consideração que tudo foi feito em
cima da hora e que na verdade esse
trabalho necessitava de 20 horas de
trabalho, você poderia se dedicar 2
horas diariamente com objetivo de
finalizá-la. Isso faria com que você
tivesse uma duração total de 10 dias
corridos ainda restando 2 dias.
Tipos de atividades
36

• Duração Fixa
A duração da tarefa não é alterada.

• Trabalho Fixo
O trabalho necessário para
realização da tarefa não é alterado.

• Unidade Fixa
A unidade atribuída é fixa. Os
recursos não sofrerão mudanças nas
suas unidades alocadas o que
afetará diretamente o trabalho e a
duração das atividades.
Atividades Controladas por empenho
37

Em algumas atividades não faz

sentido alocar mais recurso para que
a mesma acabe mais rápido. As
atividades que são influenciadas
pelo aumento de recurso são
categorizadas como “controladas por
empenho”. Para ativarmos essa
função basta clicar na tarefa que
deseja alterar, ir na guia avançado e
marcar a opção Controlada por
empenho.
Atividades Controladas por empenho
38

A ideia básica deste comando é de,

quando a tarefa é controlada pelo
empenho, o acréscimo de mais
recursos diminui a duração, e vice-
versa.
Ao ativar esta opção a duração será
afetada apenas quando houver
alterações no número de Recursos
(Unidades) quando a tarefa em
questão for agendada como Unidade
fixa ou Trabalho fixo.
Alocando recursos
39

Para alocarmos recursos precisamos

habilitar mais uma coluna no nosso
programa nomes dos recursos
Alocando recursos
40

Nessa coluna vamos ter listados

todos os recursos do projeto já
alocados.
Alocando recursos
41

Para alocarmos novos recursos

temos que selecionar a tarefa e
marcar o check box do respectivo
recurso
Alocando recursos
42

Outra forma para alocarmos o

recurso é clicando com o botão
direito na tarefa que desejamos
utilizar e clicar em atribuir recursos.
Alocando recursos
43

Dessa forma podemos escolher

quanto de cada recurso ser utilizado
por tarefa. Por exemplo se
alocarmos o recurso arquiteto com
50% significa que ele será
considerado na tarefa realizado 50%
das 8 horas totais que o mesmo
poderia utilizar.
Salvar linha de base do projeto
44

Após o planejamento do projeto é

importante que seja definida a linha
de base do projeto.
Salvar linha de base do projeto
45

A mesma ficará registrada e poderá ser

consultada ao logo de todo projeto para
que seja possível comparar o projeto
real e as versões de planejamento
previstas anteriormente.
Salvar linha de base do projeto
46

Podemos verificar o custo total do

projeto e da linha de base na guia
Projeto> informações do projeto>
Estatísticas
Recursos superalocados
47

Durante a alocação de recursos

podemos enfrentar alguns
problemas de superalocação como
na figura ao lado.
Recursos superalocados
48

Ao alocarmos 100% das unidades

do recurso Pedreiro 1 em duas
atividades simultâneas o Project
indicará na primeira coluna que
existe um ou mais recursos
superalocados, ou seja, seu número
de horas é superior a capacidade
prevista para o mesmo
Recursos superalocados
49

Para resolvermos esse problema

podemos alterar a unidade em
ambas as atividades. Por exemplo
diminuindo ambas atividades para
50%. Podemos perceber que não
apenas as unidades foram alteradas
mas a duração das tarefas também
foram alteradas pois como a unidade
foi diminuída pela metade a duração
necessária para realização da
mesma deve ser o dobro.
Recursos superalocados
50

Podemos verificar todos os recursos

superalocados se voltarmos a
planilha de recursos.
Recursos superalocados
51

Podemos verificar todos os recursos

superalocados se voltarmos a
planilha de recursos.
Recursos superalocados
52

Para corrigirmos uma superalocação

de recursos também podemos
utilizar a funcionalidade Redestribuir
recursos do MS Project mas antes
precisamos estabelecer qual será a
lógica utilizada pelo programa para a
redistribuição.
Recursos superalocados
53

Após definirmos a redistribuição

podemos clicar no botão redistribuir
tudo.
Recursos superalocados
54

Fica difícil perceber que atividades

foram alteradas após a
redistribuição. Para verificarmos o
que foi alterado precisamos ir na
guia Tarefas> Mais modos de
exibição.
Recursos superalocados
55

Selecionamos a opção Gantt de

Redistribuição ou Gantt de
Nivelamento.
Recursos superalocados
56

Nessa visualização temos que as

barras azuis são as novas tarefas do
projeto já redistribuídas enquanto as
cinza são as tarefas do projeto antes
da redistribuição. Lembrando que a
redistribuição seguiram as definições
estabelecidas anteriormente.
Criando tabelas personalizadas
57

Para melhor controle do projeto é

interessante a criação de uma tabela
personalizada. Basta ir na guia
Exibição> Mais tabelas
Criando tabelas personalizadas
58

Em uma nova tabela de controle

você poderá criar as colunas que
quiser, para controlar o projeto da
forma que mais agradar a você.
Criando tabelas personalizadas
59
Cargo size
Date FPSO Lifter Auxiliar (Mês)
(bbls)
05/01/2015 CSP Empresa 4 638,894 1 Insira os campos abaixo para criar
07/01/2015 CPY Empresa 3 495,728 1 uma tabela personalizada
08/01/2015 CAR Empresa 3 735,907 1
08/01/2015 CMB Empresa 3 726,195 1
o ID
10/01/2015 CSP Empresa 3 606,957 1 o Indicadores
11/01/2015 CAR Empresa 3 603,465 1 o % Concluída
14/01/2015 CAR Empresa 3 973,709 1
16/01/2015 CPY Empresa 1 772,141 1 o Nome
18/01/2015 CSP Empresa 3 694,948 1 o Início Real
21/01/2015 CPY Empresa 3 942,146 1
21/01/2015 CMB Empresa 3 491,590 1
o Início da Linha de Base
23/01/2015 CPY Empresa 3 571,309 1 o Duração Real
23/01/2015 CSP Empresa 1 655,203 1 o Duração da Linha de Base
25/01/2015 CAR Empresa 1 919,636 1
25/01/2015 CIB Empresa 3 556,626 1 o Término Real
o Término da Linha de Base
o Custo Real
o Custo da Linha de Base
o Custo Máximo
o Variação de Custo
Gantt de Controle
60
Volume (mmbbls)
Mês
Total CAR CPY CSP CMB CIB Preenchendo as colunas que contém
1 Jan-15
2 Feb-15
o termo real podemos inserir os
3 Mar-15 dados de execução do projeto e
4 Apr-15 compará-los com os salvos na linha
5 May-15
6 Jun-15 de base já gravada anteriormente.
7 Jul-15
8 Aug-15
9 Sep-15
Além disso, pelo Gráfico de Gantt de
10 Oct-15 controle podemos acompanhar o
11 Nov-15 andamento do projeto de forma mais
12 Dec-15
visual e evidenciando os desvios em
relação a linha de base.
Gerando relatórios
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No trabalho é importante que as

informações do projeto sejam
disseminadas para as pessoas que
precisam das informações para
tomada decisão. O MS Project nos
oferece alguns relatórios. Para
acessá-los basta clicar em
Projeto>Relatórios. Esses relatórios
serão gerados para impressão.
Gerando relatórios
62

Outra opção é utilizar a opção

Relatórios visuais logo ao lado do
ícone relatórios apresentado
anteriormente.