 BPM: IMPLANTAR E

MONITORAR

Prof. Francisco R. Lima Jr.

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Atividades executadas na fase “Implantar” do BPM (Baldam et al., Capítulo 8):

• Detalhar e executar o Projeto de Implantação do(s) Processo(s): gestão do

escopo, tempo, custos, qualidade, RH, comunicações, riscos e aquisições.
• Montar, treinar e dar apoio continuado à equipe que fará a implantação;
• Coordenar os testes e/ou piloto da solução: para certificar que tudo
ocorrerá como planejado, fazer ajustes e corrigir eventuais desvios;
• Desenvolver e executar o programa de “marketing” da solução: para que os
envolvidos na organização (direta ou indiretamente, dentro ou fora)
conheçam a nova implantação e os benefícios gerados;
• Transferir o controle do processo implantado aos executores;

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Ferramentas, Métodos e Sistemas de suporte:

• 5W2H
• PDCA
• Seis Sigma
• ERP
• Workflow
• GED - Gerenciamento eletrônico de documentos

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 Melhoria de Processos durante a
implantação e execução
• Uso para melhorar metas (PDCA) e/ou padronizar (SDCA -
Standard):

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Programa Seis Sigma

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ERP – Enterprise Resource Planning

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 Workflow - Workflow Management Systems

• Workflow é a automação de um processo de negócio, no todo ou em

parte, onde são transferidos documentos, informações ou tarefas entre
participantes do processo, de acordo com um conjunto de regras
definidas, para alcançar um determinado objetivo do negócio.
• Um sistema de workflow cria e gerencia a execução de um fluxo de
trabalho com o uso de software.
• Uma vez que um processo é definido, um WfMS garante que as
atividades deste processo ocorram na seqüência definida e que cada
usuário envolvido no processo seja informado que uma atividade deve
ser realizada, alertando-os para a execução de suas tarefas.
• Ajudam em aplicações onde os ERPs não dominam ou precisam de
apoio.

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Workflow - Workflow Management Systems

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 Workflow - Workflow Management Systems

Exemplo de Sistema de workflow:

https://www.youtube.com/watch?v=L5cglHL6T_E
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 GED - Gerenciamento eletrônico
de documentos
• O Gerenciamento Eletrônico de Documentos surgiu da aplicação da
Tecnologia da Informação ao gerenciamento de documentos.
• Os documentos representam uma importante fonte de informação de uma
organização e a capacidade de se comunicar e interagir com outras
entidades.
• Capturar, gerenciar, processar, armazenar e distribuir documentos
eficientemente possibilita às empresas tornarem os seus negócios
competitivos frente às mudanças mercadológicas.
• Não engloba somente a gestão de documentos eletrônicos, mas também
trata de documentos em papel que são processados de forma eletrônica.
• Profissionais em espaços físicos distintos participam do processo de criação
de documentos de forma organizada.

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GED - Gerenciamento eletrônico de
documentos

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GED - Gerenciamento eletrônico de
documentos

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 GED - Gerenciamento eletrônico
de documentos
• Características desejáveis a um sistema GED:
 Gerenciamento: Deve ser capaz de gerenciar documentos em qualquer formato
eletrônico (planilhas, formulários eletrônicos, documentos de texto etc).
 Armazenamento: Deve suportar tanto o arquivamento off-line quanto o on-line
em diferentes mídias de armazenamento (CDs, DVDs, fitas ou discos
magnéticos, papel, entre outros).
 Recuperação: Deve permitir que os documentos armazenados sejam
recuperados a partir de um conjunto de atributos previamente definidos
(metadados). Também deve suportar a recuperação através de palavras e frases
contidas nos documentos.
 Intercâmbio: Deve possibilitar o acesso a aplicações de terceiros, permitindo
que os documentos sejam extraídos em seu formato nativo e transportados
como desejado.
 Internet: Todas as funcionalidades de um GED devem estar disponíveis via
Web.
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Atividades executadas na fase “Monitorar” do BPM (Baldam et al., Capítulo
9):

• Registrar e controlar desvios de desempenho significativos;

• Avaliar a trajetória de desempenho dos processos ao longo do tempo;
• Registrar o conhecimento criado sobre os processos;
• Realizar benchmarking com referenciais externos e internos;
• Realizar auditorias dos processos em uso;
• Realizar análise de maturidade da organização par observar o quanto a
equipe e infraestrutura precisam melhorar;

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Métodos e Sistemas de suporte:

• Indicadores de desempenho
• Sistemas de Medição de Desempenho
• Business Inteligence
• ISO 19011

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 Indicadores de desempenho
• Permitem medir melhorias obtidas;
• Ajudam a motivar e empenhar os trabalhadores na obtenção de objetivos definidos;
• Identificar as atividades que não estão obtendo os resultados desejados;
• Facilitar a implementação e os ajustes necessários a novos processos;
• Geralmente são organizados de forma hierárquica e/ou possuem relações de causa e
efeito.

Todo indicador deve possuir:

 Um nome claro e preciso;
 Descrição;
 Unidade de medida;
 Critério/Fórmula de cálculo;
 Frequência de cálculo;
 Responsável;
 Fonte de dados;
 Usuários;
 Valor atual e valores anteriores;
 Objetivo final a atingir.
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 Sistemas de Medição de Desempenho
• Um Sistema de medição de desempenho pode ser definido como um
conjunto de métricas usadas para quantificar a eficiência e a eficácia das
ações.
• Para isso, usa um o conjunto de pessoas, processos, métodos e
ferramentas que conjuntamente geram, analisam, expõem, descrevem,
avaliam e revisam dados e informações sobre múltiplas dimensões de
desempenho.

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BSC – Balanced ScoreCard

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BSC – Balanced ScoreCard

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BSC – Balanced ScoreCard

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Performance Prism

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Performance Pyramid

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 Business Intelligence
• Surge em 2002, da necessidade dos dados estarem espalhados no ERP,
Sistema de estoque, PCP, CRM, páginas da WEB, relatórios etc.
• Esse tipo de sistema coleta os dados em diferentes fontes, ajustá-os e
entrega os resultados de acordo com a visualização desejada.
• Às vezes chamados de DSS – Decision Support Systems.

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Business Intelligence

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 Auditorias: ISO 19011
Envolve 3 etapas:
• Planejamento: criação do calendário de auditoria, organizam-se equipes
de auditoria, define-se protocolo de auditoria;
• Execução: reunião de abertura com envolvidos, entrevistas a
trabalhadores, checagem de documentação, checagem de campo e
reunião de encerramento;
• Controle: finalização do relatório e resolução dos problemas detectados.

• Características desejáveis ao auditor: honestidade, veracidade,

responsabilidade, competência, imparcial, confidencialidade da
informação, abordagem baseada em evidências.

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