EFICIÊNCIA,

AGILIDADE E
SEGURANÇA NA
GESTÃO DE
CONTRATOS
Controle e acompanhe todos os seus
contratos garantindo maior rentabilidade
para sua empresa
SUMÁRIO
03 04 09 10
INTRODUÇÃO A IMPORTÂNCIA DE AUMENTE A VELOCIDADE NOS
UMA BOA GESTÃO PRODUTIVIDADE PROCESSOS
DE CONTRATOS NA SUA GESTÃO DE
CONTRATOS

13 18
PRINCIPAIS ADEQUAÇÃO
RECURSOS DO COM A LGPD
NOSSO SISTEMA

19 21
VANTAGENS EM E ENTÃO, O QUE A
POSSUIR UMA MINHA EMPRESA
SOLUÇÃO TOTVS PODE ESPERAR AO
ESCOLHER A TOTVS?
INTRODUÇÃO

Seja qual for o setor de atuação da sua empresa, ter o

controle dos contratos é de suma importância. Tudo que é
profissionalizado passa pela etapa de contratação, seja um
serviço ou um funcionário, precisa ter clareza nas cláusulas
que defendem o que fora acordado por ambas as artes.

O não cumprimento desses documentos legais, podem

acabar gerando dores de cabeças legais, e o pior, as vezes
isso nasce de falhas e falta de eficiência na gestão desses
contratos.

Trazemos aqui formas de controle, desde a criação de um

contrato com fornecedores ou colaboradores, até o seu
encerramento, gerenciando de forma correta cada uma
das fases do Ciclo de Vida do Contrato. Vem com a gente!
TOTVS.COM 3
A IMPORTÂNCIA
DE UMA BOA
GESTÃO DE
CONTRATOS

A procura por softwares de gestão tem crescido ano após ano, se tornando
um dos maiores e mais interessantes investimentos de uma empresa. Existem
diversos tipos de soluções no mercado para os mais variados problemas, o
importante é encontrar aquele que vai atuar direto nos desafios, ou nas dores,
como costumamos dizer, que sua empresa tem.

TOTVS.COM 4
A IMPORTÂNCIA DE UMA BOA GESTÃO DE CONTRATOS
A palavra ‘‘contrato’’ tem uma po-
derosa força em qualquer área, pois
é um vínculo jurídico entre dois ou
mais sujeitos ou empresas que en-
traram em um acordo. Administralos,
portanto, é fundamental para qual-
quer tipo de empresa.
Ter uma maneira de manter a ges-
tão de contratos em alto nível, é
interessante a qualquer empresa.
Problemas judiciais, não se limitam
em impactar diretamente o caixa de
uma empresa, podem se tornar um
problema muito maior.
Hoje o mercado tem evoluído, porém
as melhores práticas de gestão de
contratos ainda não são adotadas da
maneira certa ou pior, são ignoradas.
Então, é de suma importância dar
atenção a esse tema, pois além do
mercado hoje exigir isso, o seu capital
e a sua reputação são preservados.
Procure, exija e integre em sua rotina,
um programa que atenda o seu cená-
rio de compras, vendas, produtos e
serviços da melhor forma possível.
EXISTE UMA SOLUÇÃO
ESPECÍFICA QUE FAZ TUDO
ISSO PELA SUA EMPRESA.
Com nosso sistema de gestão
de contratos, você terá um ga-
nho em organização e controle
de todos os contratos relacio-
nados a empresa. Além de todo
controle operacional, geração
de pedidos de compra ou ven-
da, geração de títulos a pagar
ou receber, contabilização dos
contratos e medições alcançar
outro nível. Literalmente o seu
fluxo de gestão de contratos
será totalmente integrado com
backoffice do Protheus.
TOTVS.COM 5
AUMENTE A
PRODUTIVIDADE
NA SUA GESTÃO
DE CONTRATOS

É muito comum empresas terem dificuldade em fazer da forma correta a

análise dos custos dos serviços e ter uma boa gestão de seus contratos. Seja
por erros na hora de criar uma cláusula ou até mesmo por questões legais.

Para aumentar o seu nível de controle, é interessante automatizar toda a gestão.

Contratações influenciam na qualidade da prestação de serviços, bem como no
próprio relacionamento da empresa com seus clientes e fornecedores, por isso,
devem contar com uma atenção especial e serem constantemente revisadas.

TOTVS.COM 6
AUMENTE A PRODUTIVIDADE NA SUA GESTÃO DE CONTRATOS

Para aumentar a produtividade da sua gestão de contratos,

é imprescindível ter em mente o CLM (Contract Lifecycle
Management). Partindo deste ponto, confira ao lado cada PRÉ-CONTRATAÇÃO
fase e etapa deste ciclo de vida: Nasce da identificação da necessidade de contra-
tar algum produto, serviço ou identifica um cliente.

CONTRATAÇÃO
O segundo passo do processo é a formalização
deste contrato. Aqui é a fase da negociação.

PRÉ-EXECUÇÃO
Esta é a fase do planejamento da execução técnica
e administrativa do contrato, pontuando ativida-
des que devem serem cumpridas daqui em diante.

EXECUÇÃO
A fase mais extensa é a soma do andamento, apli-
cação e cumprimento do que ficou definido e regis-
trado em contrato bem como o acompanhamento
administrativo.

ENCERRAMENTO
Aqui é onde vemos se o contr:ato expirado foi
cumprido, bem como se é interessante renová-lo.

TOTVS.COM 7
 Todo este ciclo de vida dos contratos gera um fluxo dentro
da empresa. E este fluxo de trabalho permite a organização
de coordenadas e condições para cada tarefa ser efetuada.
VELOCIDADE NOS
Um bom sistema de gestão de contratos reduz custos de
PROCESSOS controle, manuseio e a famosa “papelada”, aumentando
a agilidade de todo esse fluxo. Com o sistema da TOTVS
transformamos dias em minutos.

Toda a jornada em menor tempo, desde a requisição do

contrato, passando por aprovações, chancela jurídica,
assinaturas e armazenamento.

Por isso é tão importante a automação dos processos,

eliminando erros e aumentando a velocidade da produção.
Com a automação, a área de TI entrega para as demais
áreas da empresa um maior controle e a possibilidade de
organizar etapas evoluindo o processo final.

TOTVS.COM 8
 Uma das nossas maiores van-
tagens são as integrações. Por
exemplo, partindo de uma solici-
tação de compra, é possível ge-
rar um contrato que irá produzir
um pedido de compra conforme
as medições, gerando assim, tí-
tulos a pagar no financeiro até
a chegada da Nota Fiscal com o
produto ou serviço.

Outro interessante diferencial é

PRINCIPAIS a geração de títulos provisórios,
RECURSOS DO com o qual o cliente poderá sa-
ber o quanto irá pagar antes da
NOSSO SISTEMA entrada da Nota Fiscal.

TOTVS.COM 9
PRINCIPAIS RECURSOS DO NOSSO SISTEMA
Um bom software tem que
atender pontos específicos para
melhor auxiliar a sua empresa.
Vamos conferir alguns
encontrados em nosso sistema:
CONTROLE DOS INDICADORES ECONÔMICOS
Aplicados nos contratos e nas cauções de negociações comerciais.
MANUTENÇÃO DOS VALORES DOS ÍNDICES FINANCEIROS
Utilizados nos cálculos de reajustes dos contratos, correção de valores
caucionados e composição de fórmulas de reajustes.
CONTROLE DOS TIPOS DE CONTRATOS DE COMPRAS E VENDAS
Todos existentes na empresa, utilizados para definir os descritivos dos
contratos.
CONTROLE DAS REVISÕES DOS CONTRATOS DE COMPRAS E
VENDAS VIGENTES
Conforme a necessidade da geração dos reajustes contratuais em um
período definido ou composto por diversos índices.
CONTROLE DAS PLANILHAS
Que definem o detalhamento de um contrato, ou seja, os itens contidos nele
(seja produtos ou serviços).
CONTROLE DE CAUÇÕES NEGOCIADAS
Para assegurar o cumprimento das obrigações dos fornecedores ou clientes
junto à empresa (recebimento, troca, baixa e abatimento de cauções).
TOTVS.COM 10
PRINCIPAIS RECURSOS DO NOSSO SISTEMA
CADASTRAMENTO DAS MULTAS CONTRATUAIS
Fórmulas de cálculo utilizadas pelas medições de
planilhas de contratos.
GERAÇÃO E CONTROLE DE CRONOGRAMAS
FINANCEIROS
Que apresentam o montante do contrato dividido
em parcelas por período, provendo ao departamento
financeiro uma forma de planejar o desembolso futuro.
GERAÇÃO DE CRONOGRAMAS FÍSICOS
Possibilita controlar o desembolso financeiro baseado
na estrutura física do contrato, permitindo o planeja-
mento físico dos gastos e a automatização da medição
do contrato.
GERAÇÃO DE CRONOGRAMAS CONTÁBEIS
Relacionados às parcelas dos contratos de compras
e vendas para agilizar a contabilização das despesas
ou receitas, permitindo a apropriação contábil das
parcelas que contém períodos diferentes das datas
previstas no cronograma financeiro.
ACOMPANHAMENTO DOS CONTRATOS
Por meio de medições indicando os percentuais (quan-
tidades) realizados ou recebidos dos fornecedores/
clientes e seus respectivos valores. Assim, possibilita
automatizar o processo de compra ou venda.
CONTROLE DAS ALTERAÇÕES
De todos os contratos, por meio de revisões, sempre
mantendo uma cópia das informações originais.
APROVAÇÃO DAS REVISÕES
De uma forma simples e rápida, para dar dinamismo à
tarefa.
CONTROLE DE ALÇADA
Por níveis de hierarquia na aprovação das medições
de contrato.
TOTVS.COM 11
 Quando o assunto são contratos, existe grande necessidade
da empresa se proteger e estar segura com o sistema que irá
transacionar e armazenar dados. É de extrema importância,
portanto, a segurança das informações, nesse contexto.

Qualquer problema nesse sentido pode resultar em investimento e tempo

ADEQUAÇÃO “jogados fora”, gerando retrabalho e a perda financeira.
COM A LGPD O nosso sistema está totalmente adequado à Lei Geral de Proteção de Dados,
ou seja, em acordo com a LGPD, permitindo que nossos clientes cuidem dos
dados de seus clientes da maneira correta.

TOTVS.COM 12
VANTAGENS EM
POSSUIR UMA
SOLUÇÃO TOTVS

Líder em soluções tecnológicas no país, a multinacional TOTVS é 100% brasileira.

Tem importante trajetória e reconhecimento no mercado brasileiro e na América
Latina, com tecnologia premiada e reconhecida por mais de 30 mil clientes.

Venha transformar sua empresa e entrar, de vez, na jornada digital que o

mundo atual exige.

TOTVS.COM 13
VANTAGENS EM POSSUIR UMA SOLUÇÃO TOTVS

E ENTÃO, O QUE A MINHA

EMPRESA PODE ESPERAR
AO ESCOLHER A TOTVS?

Pode esperar agilidade e segurança. Tempo é dinheiro

e a automação é essencial para os dias de hoje. São
inúmeros os benefícios para sua empresa. Uma gestão
de contratos eficiente livra a sua empresa de grandes
dores de cabeça.
Então faça com a gente você também. Escolha a TOTVS.

FALE COM UM ESPECIALISTA

TOTVS.COM 14
 Líder absoluta no mercado SMB do Brasil, a TOTVS cria soluções inovadoras para transformar o dia a dia das
empresas e ajudá-las a superar os desafios de seus negócios. É a maior empresa de desenvolvimento de software
de gestão do país, investindo R$ 1.6 bilhão em pesquisa e desenvolvimento nos últimos 5 anos para atender as
exigências de 12 setores da economia.

Como uma empresa originalmente brasileira, a TOTVS acredita no “Brasil que Faz” e apoia o crescimento de
milhares de negócios e empreendedores, de norte a sul do país, por meio da tecnologia.

www.totvs.com
0800 7098 100 Para mais informações, acesse o website www.totvs.com