Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Módulo 4 - Gerenciar Documentos Arquivísticos
Módulo 4 - Gerenciar Documentos Arquivísticos
Módulo
4 Gerenciar Documentos Arquivísticos
Brasília - 2015
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira
Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira
Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães
© Enap, 2015
1 Introdução.................................................................................................... 5
2 Recepcionar e registrar................................................................................. 6
8 Referências Bibliográficas........................................................................... 17
Módulo
4 Gerenciar Documentos Arquivísticos
1 Introdução
5
• proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo de resposta;
• contribui na melhoria do atendimento ao cliente.
2 Recepcionar e registrar
Recepcionar
Registrar
Classificar a documentação
6
Classificar é um processo que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e
arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação.
Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a
simplicidade, a flexibilidade, a fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo
sempre um padrão.
Nessa etapa, será realizada a análise do conteúdo dos documentos produzidos ou recebidos
no exercício de suas funções e atividades, efetuando-se a seleção da categoria de assuntos sob
a qual serão classificados, a fim de serem arquivados e acessados.
Tem por objetivo agrupar os documentos sob o mesmo tema como forma de possibilitar
o controle e a rápida recuperação de informações e posterior aplicação da temporalidade
documental, aumentando a eficiência, efetividade e agilidade no gerenciamento e controle
das informações.
7
4 Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar
Instruir a documentação
Nessa fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês glo. São as informações
e métodos que descrevem como proceder com os processos e dossiês, de maneira a possibilitar
a rápida solução dos mesmos. Tem por objetivo dar sustentação à formação da produção e
gestão documental. As unidades organizacionais devem instruir seus processos e dossiês, cuja
responsabilidade será do titular da unidade ou do servidor.
Reconstituir
8
Digitalizar
Essa conversão também transforma o modo de armazenagem desses arquivos, que, uma vez
digitalizados, poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias, como CDs, DVDs,
Pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.
9
Algumas vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:
Tramitar
Acessar a documentação
Restaurar
10
6 Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação
Arquivar
Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição,
mas é, principalmente, a sua organização lógica e funcional. Arquivar, portanto, é organizar
a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela
contida possa ser resgatada com agilidade.
Os documentos produzidos por uma instituição podem receber ainda outra divisão, de
acordo com a função que nela exercem. Assim, podem ser documentos de atividade-meio ou
documentos de atividade-fim.
11
Os Métodos de arquivamento podem ser: alfabético, geográfico, numérico simples e
cronológico e ideográfico.
Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade,
estado e país).
Preservar a Documentação
12
Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse
modo, as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para
a guarda de documentos: prevendo-se um local com condições adequadas, com controle de
iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados, laboratórios
de reprodução, conservação e reparos.
• umidade e temperatura;
• radiações luminosas;
• poeira e poluição atmosférica;
• ataques biológicos (insetos e micro-organismos);
• catástrofes (enchentes, incêndios);
• manuseio e acondicionamento.
Desarquivar a Documentação
Mas deve-se ficar atento ao controle de desarquivamento, para que o documento não
se perca, ou seja, conferir se solicitante tem autorização para requisitar, caso trate de
documento que requeira autorização; conferir os dados do documento requisitado;
informar ao solicitante os motivos da indisponibilidade do documento, e, se for o caso,
informar quando este tiver grau de sigilo e restrição de acesso ou outras informações que
impossibilite o desarquivamento.
Avaliar
13
Destinar
Microfilmar
14
Vantagens e benefícios:
O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua imagem é
analógica;
A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e Decreto n° 1.799,
de 30 de janeiro de 1996), que permite a eliminação do documento em papel.
15
Você pode aprofundar-se um pouco mais sobre esse conjunto de procedimentos em Gestão
Documental com o http://www.mtps.gov.br/publicacoes-do-mtps/previdencia/outras-
publicacoes/item/324-manual-de-gestao-da-informacao-e-documentacao
16
8 Referências Bibliográficas
17