Gestão de processos

Gestão de Processos na Modernização

da Administração Pública
Central, Regional e LocalÉ indiscutível que vivemos
num processo dinâmico de mudança tecnológica no que
respeita à gestão de informação. Está na base desta
mudança a digitalização da informação e a
disseminação dos meios de que dispomos para lidar
com ela (portáteis, agendas electrónicas, smartphones,
SMS, email, chat, etc.). Para acompanhar este processo
de mudança, é inevitável a mudança da mentalidade das
pessoas e das instituições.

 
A administração pública central, regional e local encontra-se neste momento numa fase
de viragem da sua forma de gestão. Os seus sistemas de informação estão a ser
confrontados com a necessidade de enfrentar os desafios propostos pela sociedade de
informação e conhecimento no que respeita à utilização de novas tecnologias e
metodologias. As rápidas evoluções tecnológicas têm um forte impacto a nível social,
económico e cultural.As mais valias do mundo virtual são hoje indiscutíveis. São
mesmo um factor essencial para o desenvolvimento e a competitividade. A
modernização administrativa, tão referenciada pelo actual governo, vem reforçar essa
viragem, promovendo a adaptação dos processos das instituições públicas às novas
formas de comunicar e de interagir.

A modernização administrativa tem como enfoque a desburocratização de processos,

permitido ao cidadão o acesso a documentação existente em vários e diferentes
departamentos, num único local, por via das tecnologias de informação.

No entanto, para que esta medida se torne eficaz, será de extrema importância, não
apenas a tecnologia, mas sobretudo a visão global de gestão dos serviços e dos
processos, com vista à eliminação da velha tendência de gestão de cada departamento,
instruído apenas para ver os “seus” processos.

Só com essa visão se conseguirá conferir maior qualidade aos serviços prestados,
aumentar a produtividade, bem como reduzir os custos operacionais. Os objectivos que
nos são impostos pelas circunstâncias e pelo Pacto de Estabilidade vieram dar o
impulso que faltava para que se avance na optimização de processos e partilha de
informação, tirando partido da tecnologia actual.

Este conceito define que a instituição tenha os seus processos de negócio

implementados e suportados por sistemas informáticos. Além disso, tem
necessariamente que integrar todas as aplicações departamentais. Perante a actual
necessidade de mobilidade, torna-se ainda imperativo que os cidadãos e colaboradores
possam aceder às instituições, aos seus processos e à sua informação através de portais
web enabled integradores de serviços, assentes sobre sistemas de workflow e de gestão
documental – que são a resposta ao novo conceito de “gestão de processos”.
O que é a gestão de processos?

A gestão por processos consiste num conjunto de actividades que ocorrem dentro de
uma instituição pública, que estão envolvidos directamente com os objectivos da
instituição. Estas actividades envolvem os recursos materiais, humanos e financeiros da
instituição, necessários para, por exemplo, melhorar o atendimento ao cliente e
aumentar a eficiência da logística.

Assegurar que os processos sejam executados de forma clara e consistente é muito

importante para que a instituição possa atingir as suas metas e agregar valor aos seus
clientes (cidadãos). Entretanto gerir estes processos é mais difícil do que parece, pois
muitos deles não acontecem isoladamente, mas interagem entre si.

Uma orientação para os processos, permite compreender como de facto as coisas são
feitas na instituição, na medida em que revela problemas, estrangulamentos e
ineficiências que numa instituição tradicional não seriam identificados.

São várias as vantagens da gestão de processos:

 Redução dos tempos de ciclo;

 Diminuição de custos;

 Melhoria da eficiência interna;

 Melhoria da qualidade;

 Aumento da satisfação dos cidadãos e dos colaboradores.

Arquitectura de base

Uma vez que a excelência do desempenho e o sucesso do negócio requerem que todas
as actividades inter-relacionadas sejam compreendidas e geridas segundo uma visão de
processos, é fundamental que sejam conhecidos os clientes dos processos, os seus
requisitos e o que cada actividade adiciona de valor relativamente a esses requisitos.

O desenvolvimento de um sistema de gestão organizacional voltado para desempenhos

elevados requer a identificação e a análise de todos os seus processos. A análise de
processos leva a um melhor entendimento do funcionamento da instituição e permite a
definição adequada de responsabilidades, a utilização eficiente dos recursos, a
prevenção e solução dos problemas, a eliminação de actividades redundantes e a
identificação clara dos clientes e fornecedores.

Esta abordagem possibilita à instituição actuar com eficiência nos recursos e com
eficácia nos resultados, uma vez que procura atender os seus clientes finais mediante a
adição de valor nas actividades desenvolvidas. A gestão de processos implementa uma
arquitectura que pode ser representada pelas actividades de alto nível apresentadas na
figura.

Visão de uma arquitectura da gestão de processos.

Esta visão tem um conjunto de benefícios associados a cada uma das actividades
envolvidas na arquitectura da gestão de processos. Estes benefícios encontram-se
expostos na tabela abaixo:

Actividade Benefício
Identificar Gerir desempenhos e melhorias contínuas
Executar acções de forma a melhorar tempos, optimizar recursos,
Documentar
etc.
Identificar custos, tempos, qualidade, que permitirá um
Medir e simular
melhoramento de área problemáticas
Melhorar Processos melhorados assegurando a qualidade
Gerir Melhor a compreensão, o envolvimento e as ideias
Construir um modelo baseado nesta arquitectura de processos poderá resolver diversos
problemas que normalmente tendem a estar ocultos num modelo funcional tradicional.
O desenho de um modelo de processos permite aos colaboradores compreenderem a
visão global da instituição e qual o seu contributo individual nesse contexto.

A construção do modelo requer trabalho em equipa, de forma a assegurar que todo o

conhecimento disponível é utilizado. Um modelo simples pode conter elementos tão
específicos como actividades, etapas de processo, funções ou áreas organizacionais,
materiais e outra informação. O modelo pode igualmente conter notas sobre potenciais
problemas nos processos de negócio, ideias para melhorias e outros comentários.

Principais características da gestão de processos

a) Monitorização de processos – capacidade para efectuar o seguimento dos processos

de uma forma transversal à instituição e a capacidade de individualmente o utilizador
poder avaliar as suas actividades.

b) Modelação de processos – a modelação de processos consiste na facilidade de criar e

alterar processos novos ou existentes, incluindo:

 Desenho do fluxo de trabalho e das actividades que concorrem para um

processo;

 Desenho simples e intuitivo dos fluxos de trabalho;

 Processos de trabalho da instituição mapeados através de templates (modelos)

reutilizáveis;

 Alterações de processos;

 Redução da necessidade de formação dos utilizadores para conhecerem os

processos da instituição.

Conclusão

Como conclusão, podemos afirmar que com a actual maturidade das tecnologias de
gestão de conteúdos e automatização de processos, o desafio da implementação das
mudanças não é tecnológico. A chave do sucesso deste tipo de projectos está na mão
dos grupos de trabalho, das equipas multidisciplinares e na sua autonomia, no que
respeita a alterações da legislação, dos procedimentos e da cultura há muito tempo
enraizados na administração pública central, regional e local.
 

Está matéria foi retirada do site da insight Sinfic

Para complementar seus estudos coloquei este  artigo que achei muito interessante :

GESTÃO ESTRATÉGICA PARA EXCELÊNCIA ORGANIZACIONAL DE

ÓRGÃOS PÚBLICOS

Mudança e gestão de processo em organização pública

Maria Aparecida de Assunção e Paule Jeanne Vieira Mendes

Este artigo relata e analisa a experiência de adoção da gestão por processo na Empresa
Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), como uma forma organizacional de
apoio à mudança e modernização da Empresa.