5 DICAS PARA MELHORAR A PRODUTIVIDADE DA SECRETÁRIA

Uma profissional que faz o atendimento prévio ao paciente ou que mantém a

interlocução antes do mesmo entrar no consultório desenvolve uma série de
atividades por vezes de forma aleatória, resolvendo primeiro as urgências e
na sequência as situações ou atividades importantes. Invariavelmente é
perceptível uma certa falta de rotinas e procedimentos efetivos. Os principais
motivos podem ser: cultura da empresa; falta de liderança: ausência de
orientação e curadoria; auto-aprendizado; inexperiência; excesso de
liberdade; negligência; muito tempo da mesma função, ou mesmo teimosia.
A implantação de rotinas programadas e previsíveis permitem uma maior
produtividades das atividades e melhor aproveitamento do tempo, e por
consequência tem se métricas para monitorar o desempenho da equipe e
validar futuros investimentos quando necessários.
Algumas formas de melhorar a produtividade são:
1. Confirmação de agenda antecipada
Antes de finalizar as atividades diárias, é possível reservar uns 30 minutos
para manter contato telefônico ou via Whats com todos os pacientes da
agenda do dia seguinte para minimizar janelas em atendimento. E sempre
é interessante ter conhecimento de possíveis pacientes que podem ser
convidados para antecipar atendimento, se necessário.

2. Monte o agendamento futuro

Após cada atendimento, a secretária verifica com o profissional que
atendeu o paciente quando pode ser previsto o próximo retorno e para
que tipo de procedimento. Na sequência já lança na agenda física ou
eletrônica com uma semana de antecedência do futuro atendimento o
lembrete para contatar o paciente.

3. Entusiasmo como fonte inspiradora

O entusiasmo é uma fonte de energia estimulante, por consequência
eleva o nível de felicidade de quem o alimenta. Notoriamente as pessoas
mais entusiasmadas rendem melhor em suas atividades e contagiam
quem tem contato mesmo que indireto. Quando utilizado de forma
equilibrada e sinergética dentro da equipe, proporciona um sentimento
positivo nos pacientes que tendem a manifestarem o desejo de retornar a
empresa numa próxima ocasião.

4. Montar um plano de comunicação em mídias sociais

No momento atual a utilização redes sociais é fundamental e
economicamente mais viável para que empresas e profissionais
 construam ou viralizem sua imagem. Para ampliar os resultados é crucial
que se mantenha publicações com frequência, regularidade e conteúdos
relevantes.

5. Alimentar o CRM
Este é sem dúvidas o maior desafio que encontramos na decisão de
implantar rotinas, conseguir que as profissionais em atendimento
alimentem o sistema de CRM – Customer Relatioship Management
(Gerenciamento do Relacionamento com Clientes). Esse sistema permite
inserir diversas informações dos pacientes para serem usadas para
ampliar o relacionamento e a fidelização. Além dos dados normais que
contem um cadastro é possível personalizar as informações adicionais
que poderão ser usadas estrategicamente, como por exemplo: Se o
paciente é casado, se tem filhos, se alguém está cursando ensino
superior, se prefere morar na cidade ou no campo etc...