Aula 1 - Conceitos

CURSO A DISTÂNCIA
Gestão Documental no TCU

Módulo 1 – Introdução à Gestão Documental
Aula 1 – Conceitos
Esta aula está organizada nos seguintes tópicos:
1. Introdução
2. Objetivos da aula
3. Conceitos importantes
4. Síntese da aula
5. Referências bibliográficas
© Instituto Serzedello Corrêa, 2020.

ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
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Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Centro de Documentação
Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo
Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes
Tratamento Pedagógico:
Diretoria de Relações Institucionais e Pós-Graduação
Responsabilidade Editorial:
Este material tem função didática. A última atualização ocorreu em Agosto de 2020.
As afirmações e opiniões são de responsabilidade exclusiva dos autores e podem
não expressar a posição oficial do Tribunal de Contas da União.
Brasil. Tribunal de Contas da União.
Gestão documental no TCU. – Brasília: Tribunal de

Contas da União, Instituto Serzedello Corrêa, 2020.
12 p. : il., color.
Conteúdo: Módulo 1. Introdução à gestão documental. Aula 1. Conceitos.
1. Gestão documental. 2. Acervo documental. 3. Documento. 4. Documento

eletrônico. 5.Processo. 6. Processo eletrônico. 7. Preservação documental. 8.
Preservação digital. 9. Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo. I. Título.
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa
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ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
1. Introdução
Caro(a) participante,
Seja bem-vindo(a)!
Este curso foi elaborado pelo Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo (SGBA), do Instituto Serzedello
Corrêa (Isc), com o intuito de esclarecê-los sobre a importância da gestão documental e de ajudá-los
nas tarefas de gerenciamento de documentos e processos. O material didático baseia-se em legislação,
normativos internos, rotinas de trabalho, perguntas frequentes, filmes, tutoriais e bibliografia especializada.
A gestão documental visa à simplificação e racionalização dos procedimentos, como também à preservação
do patrimônio documental do Tribunal de Contas da União.
O volume de documentos produzidos em nossa instituição decorre da importância estratégica de sua

atuação para a sociedade e gera enormes acervos documentais, que, sem a devida gestão, podem dificultar
a tomada de decisão ou a comprovação de direitos ou deveres de um cidadão.
Com as novas tecnologias disponíveis no mercado surgiram os documentos arquivísticos eletrônicos. No

TCU e em diversos órgãos, documentos e processos eletrônicos já são uma realidade. Uma política de gestão
documental com embasamento técnico e jurídico traz para o órgão a devida racionalização na produção e
preservação da documentação tradicional e digital.
A gestão documental tem evoluído rapidamente nos últimos anos e se tornado ponto de partida nos projetos
de implementação de processo eletrônico e elaboração de planos de preservação digital. Por isso, conhecê-la
é essencial em tempos de constante evolução tecnológica.
Esperamos que o curso seja útil e que contribua para o aperfeiçoamento das atividades diárias.
Bom trabalho a todos.
Equipe do SGBA/Cedoc/ISC
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Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de:
• Conhecer os conceitos e a fundamentação legal da gestão documental;
• Perceber a importância da aplicação da gestão documental nos órgãos públicos.
Pronto para começar? Então, vamos!
3. Conceitos importantes
3.1. O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL?
Todos nós temos documentos pessoais e, quando não os organizamos, corremos o risco não só de perdê-los
ou estragá-los, mas também de não os encontrar quando mais precisamos deles. Certamente você tem em
seu arquivo pessoal documentos que guarda com muito cuidado, como escritura, certidão de casamento,
certidão de nascimento, certidão de óbito, apólice do seguro do carro, certificado de reservista, passaporte,
comprovante de pagamento, nota fiscal e documentos legais de todos os tipos.
Esses documentos, se estiverem em papel, podem ser guardados em uma caixa ou pasta rotulada como
“documentos importantes”, ou mesmo em um arquivo de pastas suspensas ou em um cofre. Caso sejam
documentos eletrônicos, você provavelmente os organizou em seu computador em pastas por assunto e
fez uma cópia em outra mídia, talvez um pen-drive ou nas “nuvens”1, para garantir que não vai perdê-los.
O importante é que eles estejam guardados, e seguros, de forma a você sempre saber com absoluta certeza
onde estão.
Fonte: Getty Images
1 “O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem.” (Wikipedia)
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Antes de arquivá-los, é provável que você tenha levado algum tempo pensando o que é necessário guardar
e como guardar. Pode ser que você tenha consultado leis ou outras referências para saber por quanto
tempo deve manter este ou aquele documento e que tenha feito algum tipo de classificação por assunto
para facilitar a sua localização. Quando você faz isso, está fazendo gestão documental.
Fonte: Getty Images
O conceito de gestão documental surgiu na década de 40, quando Estados Unidos e Canadá começaram
a sentir a necessidade de lidar com grandes massas de documentos da administração pública e, visando
a racionalidade, passaram a intervir no ciclo de produção, utilização, conservação e destinação de
documentos.
No Brasil, a gestão de documentos foi institucionalizada com a aprovação da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro
de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A mencionada lei, em seu
artigo 3º, define gestão documental como sendo
“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente (Brasil, 1991).”
A Resolução TCU nº 233/2010, que dispõe sobre o funcionamento do processo eletrônico e demais serviços
eletrônicos, traz uma definição mais atual de gestão documental:
“conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, a manutenção e a preservação, ao longo

do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da
forma ou do suporte em que a informação resida.”
A Gestão Documental engloba o tratamento de documentos

de arquivo2 em qualquer suporte (papel ou digital).
2 Documento de arquivo: documento produzido ou recebido por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações
legais ou na condução das suas atividades.
5
Na prática, a gestão de documentos deve ser feita para todo documento produzido ou recebido nos órgãos
públicos e compreende o desenvolvimento das seguintes tarefas:
1. Estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e qualidade da informação;
2. Normalização de documentos para simplificação de etapas administrativas, inclusive as repetitivas, e

de formulários para remessa e estatísticas (investigação, empréstimos);
3. Controle da tramitação documental;
4. Coordenação e colaboração entre organismos produtores (setores que produzem documentos dentro
de um órgão) e arquivo central (o Arquivo Central do Executivo é o Arquivo Nacional. No Legislativo
e no Judiciário cada órgão tem o seu arquivo central);
5. Estudo do organograma, atividades desenvolvidas, normas e legislação que regem as atividades,

documentos produzidos e assuntos tratados neles, materializada na adoção de um Código de
Classificação e de uma Tabela de Temporalidade Documental;
6. Escolha da ordenação mais adequada para a recuperação rápida da informação;
7. Estudo dos descartes e suas listas, com o consequente estabelecimento de acordos para evitar a
remessa de séries descartáveis aos arquivos centrais;
8. Incorporação de novos documentos e manutenção da informação atualizada;
9. Levantamento de informações mediante solicitação para o estudo de qualquer tema ou a preparação

de projeto;
10. Elaboração de índices, inventários e tesauros;
11. Planejamento para informatização.
3.2. OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL
Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental.
Objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação na hora e local exatos, atendendo às

necessidades dos órgãos e cidadãos.
Objetivo referente à preservação: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente,
após a prescrição do valor administrativo, fiscal e legal.
Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização, automação, microfilmagem): assegurar o

uso adequado das tecnologias de reprodução de documentos, do processamento automatizado de dados e de
outras técnicas avançadas na área de gestão da informação.
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3.3. FASES DO PROCESSO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
a. Produção
Um programa de gestão documental deve incentivar a utilização dos documentos que são necessários
e evitar a produção daqueles que não são essenciais, diminuindo o volume dos documentos que serão
manuseados, controlados e armazenados.
b. Utilização e tramitação
Nessa fase é monitorado o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função
administrativa, assim como sua guarda após cessação do trâmite. Envolve métodos de controle que estão
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração
de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e
intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
c. Destinação
Aqui são desenvolvidas as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou
seja, implica decidir quais os documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Vamos esclarecer a seguir mais alguns conceitos importantes para entendermos melhor a gestão de
documentos.
3.4. DOCUMENTO, PROCESSO E ARQUIVO
Documento é toda informação registrada em um suporte material (papel, fita, disco ótico etc.) utilizada
para consulta, estudo, prova, pesquisa, e que comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do
homem em uma determinada época.
Documento digital, segundo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de

Arquivos – Conarq, é a “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio
de sistema computacional.”
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
Documento arquivístico é aquele criado em decorrência de atividades específicas desenvolvidas por

instituições ou pessoas, mantendo por isso uma relação funcional com a fonte geradora.
Documento arquivístico digital é um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido,

tramitado e armazenado por sistema computacional.
Processo, no TCU, é o “conjunto de documentos, reunidos em capa especial, organicamente acumulados no curso
de uma ação administrativa ou de controle externo.”
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Processo eletrônico é definido no TCU, como o “conjunto de documentos eletrônicos e atos processuais
organicamente acumulados no curso de uma ação administrativa ou de controle externo do TCU.”
3.5 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
a. Gênero
Textuais: manuscritos, datilográficos, impressos, etc.;
Cartográficos: mapas, plantas, roteiros, croquis etc.;
Iconográficos: gravuras, quadros, desenhos, cartazes, etc.;
Filmográficos/cinematográficos ou audiovisuais (imagem e movimento): vídeos, filmes super 8, filme

35mm, DVD, BD etc.;
Fotográficos: negativos fotográficos, ampliações fotográficas, etc.;
Sonoros: fitas cassetes, discos, CD, etc.;
Micrográficos: rolos, microfichas, etc.;
Informáticos ou eletrônicos: disco ótico (cd rom), disco magnético (disquete, disco rígido), fita magnética,
pen drive, banco de dados e outros.
b. Natureza
Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração;
Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
A Lei de Acesso à Informação prevê os seguintes prazos máximos de restrição de acesso à informação para
documentos sigilosos:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
c. Espécie
A espécie documental é objeto de estudo da diplomática e conceito predominante no meio arquivístico.

Entendemos como espécie documental a configuração dos documentos de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas.
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Espécies documentais comuns no TCU
1. Acórdão 2. Apostila 3. Ata 4. Atestado
5. Ato 6. Aviso 7. Carta 8. Certidão
9. Certificado 10. Contrato 11. Convênio 12. Decisão
13. Decreto 14. Despacho 15. Edital 16. Exposição de Motivos
17. Fatura 18. Formulário 19. Instrução 20. Intimação
21. Inventário 22. Lei 23. Listagem 24. Mandado
25. Memorando 26. Mensagem 27. Nota Fiscal 28. Ofício
29. Ordem de Serviço 30. Parecer 31. Portaria 32. Processo
33. Procuração 34. Proposta 35. Regulamento 36. Relatório
37. Representação 38. Requerimento 39. Resolução 40. Súmula
41. Telegrama 42. Nota de Empenho 43. Autorização 44. Declaração
45. Escala 46. Recibo 47. Convite 48. Periódico
d. Tipo ou tipologia
As diferenças entre as organizações implicam variação das espécies somadas às funções informacionais
dos documentos, o que chamamos de tipologias documentais. Entende-se como tipologia o resultado do
somatório entre a espécie e a função dos documentos.
Espécie + Função > Tipo
Veja a seguir uma lista genérica das espécies e tipologias documentais em organizações públicas e privadas
e nos arquivos pessoais:
1. Contrato = espécie
1.1. Contrato de Prestação de Serviços = tipologia documental
1.2. 1.2 Contrato de Locação = tipologia documental
2. Certidão = espécie
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2.1. Certidão de Nascimento = tipologia documental
2.2. Certidão negativa de contas = tipologia documental
3. Atestado = espécie
3.1. Atestado Médico = tipologia documental
3.2. Atestado de Óbito = tipologia documental
4. Processo = espécie
4.1. Processo de prestação de contas = tipologia documental
4.2. Processo de acompanhamento = tipologia documental
3.6. CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES)
Os documentos arquivísticos passam por sucessivas fases desde sua produção até sua eliminação ou guarda
permanente, de acordo com os seus valores.
Os documentos podem ter os seguintes valores:
Administrativo - Valor que um documento possui para a instituição que o recebeu ou produziu, na medida
em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Fiscal - Valor atribuído a documentos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.
Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.
Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor
probatório.
Legal ou jurídico - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito.
Histórico - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento
pela instituição. Também referido como valor permanente.
Enumeramos a seguir as três fases desde a criação até a destinação final do documento: corrente,
intermediária e permanente.
1. Fase corrente
O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina. São documentos
frequentemente consultados e seu arquivamento tem o objetivo de facilitar o acesso à informação.
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Possuem valor administrativo, fiscal, probatório ou legal. No TCU os arquivos correntes estão localizados
nas Unidades.
2. Fase intermediária
São documentos que possuem prazos longos de precaução ou prescrição e aguardam a destinação final,
sendo a guarda permanente ou a eliminação. Estes documentos possuem uma frequência de consulta
menor do que os correntes.
Expirado o prazo da fase corrente, esses documentos devem ser preparados para transferência ao arquivo
central.
3. Fase permanente
Estes documentos perderam o valor administrativo, mas são providos de valor histórico-cultural. Os
documentos nessa fase são preservados definitivamente. Como exemplo de documento permanente no
TCU podemos citar processos de apreciação das Contas do Governo da República, original de Ata de Sessão,
ou registro visual ou sonoro que reflita fato relevante da vida do TCU.
A passagem da fase corrente para a intermediária é chamada de transferência. A

passagem da fase intermediária para a permanente é chamada de recolhimento.
4. Síntese da aula
Vimos nessa primeira aula o que é gestão documental, e os conceitos importantes relacionados a ela.
Em nossa segunda aula, saberemos por que se deve fazer gestão documental, qual a sua importância e as
principais vantagens. Conheceremos também a legislação pertinente.
Após a realização das atividades desta primeira aula, esperamos que você seja capaz de:
• Conhecer os conceitos importantes e a legislação relacionados à gestão documental.
11
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro:

Arquivo Nacional, 2005. 230p.
CASTRO, Astréia de Moraes e; CASTRO, Andresa de Moraes e; GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro.
Arquivística - técnica, arquivologia - ciência. Brasília: ABDF, 1985- 2v.
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos /Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital,

2005. Disponível em: <http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Carta_preservacao.pdf> Acesso em:
14 jul. 2020.
Legislação federal
Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940, Código Penal.
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder
à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.
Constituição da República Federativa do Brasil de 1998.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do
art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro
de 1991; e dá outras providências.
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em
meios eletromagnéticos.
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CURSO A DISTÂNCIA

Módulo 1 – Introdução à Gestão Documental
Aula 2 – Por que Gestão Documental? Motivação, importância e vantagens
1. Introdução
3. Gestão Documental: Legislação, importância e vantagens
4. Gestão Documental e documentos digitais
5. Síntese da aula


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Conteúdo: Módulo 1. Introdução à gestão documental. Aula 2.

Por que Gestão Documental? - Motivação, importância e vantagens.

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1. Introdução
Na aula 2, estudaremos porque devemos fazer gestão documental. Conheceremos um pouco mais da
legislação correlata, da importância e das vantagens de se adotar essa prática nas instituições.
Finalmente, no último tópico dessa aula, veremos a importância da gestão documental para os documentos
eletrônicos.
Ao final desta unidade, espera-se que o participante seja capaz de identificar a importância e as vantagens
da gestão documental para os documentos e processos em qualquer suporte da informação.
3. Gestão Documental: Legislação,

importância e vantagens
Na aula anterior você já deve ter percebido alguns motivos para se fazer gestão documental. Vamos ver a
seguir mais alguns e enumerar as vantagens que os órgãos têm ao adotá-la.
3.1. LEGISLAÇÃO E IMPORTÂNCIA
A gestão de documentos está prevista na Constituição Federal nos artigos a seguir:
“Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade.”
“Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da documentação
governamental, quanto as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”
A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências, também prevê a gestão documental:
“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.”
“Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.”
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Em 2011 foi sancionada a Lei nº 12.527/2011, denominada Lei de Acesso à Informação (LAI), que regula
o acesso às informações prestadas pelos órgãos públicos e revoga dispositivos quanto a sigilo de outras
Leis, o que aumentou sobremaneira a importância da gestão documental nessas instituições. Para fornecer
informação de maneira ágil e transparente, os documentos que as contêm precisam estar organizados e de
fácil acesso.
“Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos
específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; ...
“Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter...
....II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos
ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;... ”
O Código Penal impõe responsabilidade penal para quem destruir documento público e determina pena ao
responsável.
“Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio,
documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos,
e multa, se o documento é particular.
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo;
sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente:
Pena - reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constitui crime mais grave.”
A destruição de documento classificado e avaliado com base nos prazos estipulados em tabela de
temporalidade documental e com a aprovação de Comissão de Avaliação de Documentos respalda o
responsável na execução dessa ação.
3.2 VANTAGENS
Podemos elencar, então, como vantagens da aplicação da gestão de documentos numa organização:
• a redução do custo operacional, assegurando a produção, tramitação, utilização e destinação final do

documento;
• o acesso rápido e a disponibilidade da informação;
• a utilização adequada de técnicas avançadas, garantindo a preservação dos documentos de valores

históricos e científicos para guarda permanente.
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Outras vantagens ainda podem ser mencionadas como:
• clareza na distinção dos valores dos documentos;
• melhor organização das informações;
• maior consciência do valor das informações que devem ser preservadas pela instituição;
• redução considerável de custos governamentais.
4. Gestão Documental e documentos eletrônicos

Antes de iniciar a leitura desse item sobre gestão documental e documentos eletrônicos, assista o filme Into
the Future e reflita sobre as seguintes questões:
• Você já viveu uma situação de perda de documentos eletrônicos pessoais ou de trabalho?
• Qual o risco de não se cuidar da preservação dos documentos eletrônicos de uma instituição?
Documentos e processos eletrônicos já são reais no Tribunal de Contas da União desde 2008. Com a edição
da norma que instituiu o Processo Eletrônico Judicial, o Judiciário também já vem trabalhando com
processos eletrônicos há muitos anos. Essa tem sido uma tendência mundial.
Atualmente, os protocolos eletrônicos têm se tornado comuns e facilitam o recebimento de documentos,

pois esses já são enviados em formato digital.
Todos os documentos gerados ou recebidos em função de atividades específicas de um órgão, em papel

ou digital são considerados documentos de arquivo. Sendo assim, independente do suporte, devem ser
tratados de acordo com as normas que adotaram e regulamentaram a gestão de documentos na Casa.
Para o tratamento dos documentos ou processos eletrônicos, existe recomendação de que se elabore um
Plano ou uma Política de Preservação Digital - PPD. Esse plano é um documento estratégico que contém
políticas e procedimentos orientados para constituição de uma estrutura técnica e organizacional, que
permita preservar de forma continuada documentos de arquivo eletrônicos.
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) em

seu Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (E-Arq
Brasil), recomenda que sejam utilizados como instrumentos básicos para a elaboração de um PPD o código
de classificação de documentos por assunto e a tabela de temporalidade documental.
No Brasil alguns órgãos já possuem seus Planos de Preservação Digital e outros estão em fase de elaboração.
Dentre os já adotados podemos citar o da Câmara dos Deputados.
Arellano em seu artigo Preservação Digital (2004) enumera os seguintes métodos para a preservação
digital:
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Método de Preservação Digital
Métodos Estruturais Métodos Operacionais
Adoção de padrões Conservação de software/hardware
Elaboração de normas Migração de suporte
Metadados de preservação digital Conversão de formatos
Montagem de infra-estrutura Emulação
Formação de consórcios Preversação do conteúdo
Innarelli, em seu livro Preservação digital e seus dez mandamentos (2007) enumera 10 mandamentos para
a preservação digital:
1. Manterás uma política de preservação;
2. Não dependerás de hardware específico;
3. Não dependerás de software específico;
4. Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital;
5. Migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente;
6. Replicarpas os documentos em locais fisicamente separados;
7. Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento;
8. Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança;
9. Não preservarás lixo digital;
10. Garantirás a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.

A existência de um sistema de classificação é essencial para a organização da informação. Por meio dele fica
facilitada a recuperação dos documentos relativos a uma função ou atividade, podemos definir os níveis
de proteção e acesso a diferentes conjuntos documentais, asseguramos a continuidade da nomenclatura
dos documentos ao longo do tempo e percebemos as relações entre a informação de arquivo gerida por
diferentes sistemas de informação.
A tabela de temporalidade documental é uma ferramenta que permite determinar os prazos adequados de
retenção e as ações de migração de suporte ou eliminação de informações institucionais.
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O que é e-ARQ Brasil?
É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de

documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua
confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a
identificação de documentos arquivísticos digitais. Para saber, mais acesse o documento integral clicando
na figura.
O Poder Judiciário, com iniciativa e coordenação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), editou o Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-
Jus), dando efetividade às recomendações da Carta da Organização das Nações Unidas para a Educação,
a Ciência e a Cultura (Unesco) para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, que incentiva o
estabelecimento de políticas públicas, metodologias e normas que minimizem a fragilidade de softwares e
assegurem, ao longo do tempo, a autenticidade, a integridade e o acesso contínuo de documentos por todos
os segmentos da sociedade.
O que é uma política de preservação digital (PDD)?
É um documento que define as diretrizes e objetivos de uma instituição para a implantação de um programa
de preservação digital (PD). Deve estar perfeitamente alinhada aos objetivos e às demais políticas da
instituição relacionadas à digitalização, segurança da informação, tecnologia da informação e orçamento.
É um documento dinâmico que deve acompanhar o avanço da tecnologia e ser atualizado de forma
periódica, abrangendo todos os elementos relacionados à PD.
Para elaborar uma PDD deve-se, antes de tudo, definir o objetivo do documento. É importante ter uma
equipe multidisciplinar. O envolvimento de profissionais de várias áreas do órgão tais como arquivistas,
bibliotecários, profissionais de tecnologia da informação e outras áreas pertinentes é importante, a fim de
que a política seja a mais realista possível e que sua implantação torne-se viável, efetiva e seguida por
todos.
Analisar políticas existentes e buscar informações com instituições que já tenham sua política de
preservação podem ajudar no início do trabalho de elaboração do documento. É imprescindível discutir o
documento com as áreas e pessoas interessadas antes de aprová-lo institucionalmente.
A estrutura de uma política de preservação deve conter:
• Introdução e objetivos
• Escopo
• Atribuição de responsabilidades
• Princípios
• Estratégias de preservação
• Atualização da política
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• Referências
O Conarq, em sua Resolução Nº 43, de 04 de setembro de 2015 preconiza que seja adotado um repositório
digital confiável, ou seja, “um repositório digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de
preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário.” E recomenda:
“Para cumprir essa missão, segundo o relatório “Trusted Digital Repositories: attributes and
responsibilities” (RLG/OCLC, 2002), os repositórios digitais confiáveis devem:
• aceitar, em nome de seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais digitais;
• dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos
próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;
• demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa;
• projetar seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no sentido de
assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados;
• estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de
confiabilidade esperadas pela comunidade;
• considerar, para desempenhar suas responsabilidades de longo prazo, os depositários e os
usuários de forma aberta e explícita;
• dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis; e
• observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria
dos repositórios: escopo dos materiais depositados, gerenciamento do ciclo de vida e preservação,
atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos
materiais armazenados e implicações financeiras.”
5. Síntese
Vimos nessa segunda aula porque devemos fazer gestão documental e suas principais vantagens. Também
conhecemos a legislação pertinente.
Por fim, discorremos sobre a relação dos documentos digitais com a gestão documental e sobre a
importância de se planejar a preservação dos documentos nesse suporte.
Em nossa terceira aula, conheceremos a história da Gestão Documental no TCU, bem como a estrutura do
código de classificação por assunto e da tabela de temporalidade.
Após a realização das atividades desta primeira aula, esperamos que você seja capaz de:
• Descrever a importância, a fundamentação legal e as vantagens da gestão documental.
• Perceber a importância da elaboração de um plano ou política de preservação digital
8
BRASIL. CÂMARA DOS DEPUTADOS. Ato da Mesa nº 48, de 16 de julho de 2012, que institui a Política
de Preservação Digital da Câmara dos Deputados.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova
a versão revisada e ampliada da Resolução do Conarq nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública. (revogada)
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ

Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos /
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014. Estabelece

diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e
manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico

Digital, 2005.< http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/carta.pdf> Disponível em: Acesso em: 14
abr 2013.
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1998.
BRASIL. Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940, Código Penal.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados, em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de
proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso
XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei
8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
BRASIL. Lei 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos
em meios eletromagnéticos.
INNARELLI, H. C. Os dez mandamentos da preservação digital. In: SANTOS, V. B.; INNARELLI, H. C.;
SOUSA, T. R. B. Arquivística: temas contemporâneos. Brasília: SENAC, 2007.
ARELLANO,M. A. Preservação de documentos digitais. In: Revista de Ciência da Informação, Brasília, v.

33, n. 2, p. 15-27, maio/ago. 2004.
9
BRASIL. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Resolução nº 233, de 04 de agosto de 2010, que dispõe
sobre o funcionamento do processo eletrônico e demais serviços eletrônicos ofertados por meio de solução
denominada TCU-eletrônico (e-TCU), e altera as Resoluções-TCU nº 170, 30 de junho de 2004, nº 175, de 25
de maio de 2005, e nº 191, de 21 de junho de 2006.
BRASIL. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Portaria nº 325, de 16 de dezembro de 2011, dispõe sobre o
recebimento e a gestão de documentos e objetos protocolados junto ao Tribunal de Contas da União.
10
CURSO A DISTÂNCIA

Módulo 2 – Conhecendo a Gestão Documental no TCU
Aula 1 – História da Gestão Documental no TCU
1. Introdução
3. História da Gestão Documental no TCU
4. Arquivo Central do TCU
5. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD
6. Síntese da aula
7. Legislação


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6 p. : il., color.
Conteúdo: Módulo 2. Conhecendo a gestão documental

no TCU. Aula 1. História da gestão documental no TCU.

2
1. Introdução
No módulo 1 aprendemos o que é gestão documental, documento de arquivo, documento digital, processo
e processo eletrônico. Também estudamos as vantagens da adoção da gestão documental, bem como a
legislação e as normas que regem a GD.
Nessa primeira aula do módulo 2, vamos conhecer um pouco da história da Gestão Documental no TCU.
Ao final desta aula, espera-se que o participante seja capaz de conhecer a história da Gestão Documental
no TCU, bem como saber qual a função da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CAD e
do Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo (SGBA). Deverá saber também como identificar documentos e
processos históricos conforme prevê a norma.
3. História da Gestão Documental no TCU

Ainda não se sabe ao certo quando começou a gestão documental no TCU. Pesquisas estão sendo realizadas
no Arquivo para levantamento dessas informações e já foram localizadas algumas peças que ajudam a
resgatar essa história. Já na década de 40, documentos determinam a construção de instrumentos para a
gestão dos documentos do TCU.
Sabe-se que entre 1987 e 1990, após cumprido o prazo de guarda determinado pela norma vigente, os
documentos classificados para descarte eram incinerados e que as listagens de incineração de documentos
eram assinadas por arquivologistas do Tribunal. Algumas atas de incineração assinadas por esses
profissionais foram localizadas no acervo
Também sabemos que na década de 80, apenas os volumes principais dos processos eram microfilmados e
o restante era descartado.
Na década de 90 uma parte do acervo se encontrava sem tratamento o que dificultava, por vezes, o acesso
à informação.
A partir da dificuldade de resgate das informações no acervo, foram tomadas as seguintes providências:
• Em 1998, foram adotados pelo TCU o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade para
documentos de área-meio do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, além da criação da
Comissão de Avaliação de Documentos – CAD por meio da Portaria nº 371/19981, para possibilitar a
avaliação dos documentos e o descarte com segurança.
1 Revogada pela Portaria nº 108/2005.
3
• Em 1999 foi feito um diagnóstico da situação arquivística do Tribunal por meio de questionários
enviados às unidades. Esse diagnóstico possibilitou a elaboração de um projeto emergencial para o
tratamento dos documentos que se encontravam acumulados nas Unidades e no Arquivo Central.
• Em 2003 foi instituído o Projeto Critérios de Tratamento Documental – Tradoc, que elaborou o código
de classificação e a tabela de temporalidade para a área de controle externo. A equipe do projeto
percorreu todas as unidades de controle externo levantando quais eram as atividades desenvolvidas
e as normas que as regiam, as atribuições de cada unidade, os documentos produzidos na unidade
e seu fluxo de circulação. Para esse levantamento foram utilizados formulários, que ainda hoje são
empregados quando há necessidade de criação de novos códigos ou adaptação dos já existentes. A
partir daí foi possível selecionar os assuntos para o código e a temporalidade adequada para cada
assunto, de modo a se guardar somente o relevante pelo tempo estipulado na Lei e fazer os descartes
com segurança.
1998 1999 2000 2003

• Adoção de
instrumentos
> • Diagnóstico
> • Projeto
emergencial
> • Projeto Tradoc
• Em 2005 foi editada a Portaria TCU nº 108, que institucionalizou os instrumentos criados pelo
projeto Tradoc e deu nova composição à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –
CAD, responsável pela apreciação dos descartes de processos e documentos da Casa e pelos ajustes
e atualizações no Código de Assunto e na Tabela de Temporalidade. Também foram oferecidos
treinamentos para que os servidores fossem capacitados a aplicar os instrumentos adotados.
• Em 2007 foi iniciado um projeto-piloto de aplicação do Código e da Tabela na área administrativa.
• Em 2010 foi adotado o cronograma de recebimento de processos da área de controle externo e

divulgado um manual de instruções para preparação dos documentos para transferência.
• Em 2019 o código e a tabela de temporalidade foram atualizadas.
• Em 2020 foi publicada a Portaria TCU nº110/2020, em substituição à Portaria TCU-108/2005,

atualizando os procedimentos de gestão de documentos na Casa. Atualmente estudos estão sendo
realizados junto às áreas de TI e segurança da informação para elaboração de uma minuta de Política
de Preservação Digital.
2005 2007 2010

• Portaria TCU Nº
108/2005 > • Projeto piloto
para aplicação de
Código e Tabela
> • Adoção de
cronograma
• Treinamento
4
4. Arquivo Central do TCU
O Arquivo Central do TCU é o responsável pelas ações de gestão de documentos na Casa, guarda
de documentos em fase intermediária e permanente e prestação de assistência técnica em gestão de
documentos às unidades.
5. Comissão Permanente de Avaliação

de Documentos - CAD
A Comissão de Avaliação e Destinação de Documentos – CAD foi instituída inicialmente em 1998 por
meio da Portaria TCU nº 371/1998 que adotou Código de Classificação e Tabela de Temporalidade para área
administrativa no TCU.
À Comissão cabia inicialmente a aprovação do descarte de documentos e a emissão de parecer sobre ajustes
no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade, bem como sobre o material arquivístico a ser
utilizado nos Arquivos do Tribunal, visando assegurar a preservação dos documentos.
Com a Portaria TCU nº 108/2005, que dispunha sobre procedimentos e ações de Gestão Documental no
Tribunal de Contas da União, a CAD teve suas atribuições e sua composição ampliadas e passou a chamar-
se Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD.
Atualmente a portaria que rege a Gestão Documental na Casa é a Portaria TCU Nº 110/2020.
Acesse a página da Comissão para conhecer sua composição atual.
6. Síntese da aula
Vimos nessa aula como se deu a implantação da Gestão Documental no TCU. Conhecemos o Arquivo
Central e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD) que autoriza e respalda o descarte
do que já perdeu o valor para a instituição. Vimos também que é importante saber como identificar um
documento ou processo histórico.
Após a realização das atividades ao final desse módulo II, esperamos que você seja capaz de:
• Saber como aconteceu a implantação da Gestão Documental no TCU;
• Saber o que é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD).
5
7. Legislação
Normas do TCU
Portaria TCU nº 183, 04 de agosto de 2003. Autoriza a realização do projeto TRADOC – Critérios de
Tratamento Documental e designa seu gestor.
Portaria TCU nº 110/2020 de 15 de julho de 2020. Dispõe sobre procedimentos e ações de gestão documental
no Tribunal de Contas da União.
6
CURSO A DISTÂNCIA

Módulo 2 – Conhecendo a Gestão Documental no TCU
Aula 2 – Instrumentos de GD no TCU
1. Introdução
3. Código de Classificação por Assunto
4. Tabela de Temporalidade
5. Síntese da aula


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8 p. : il., color.
Conteúdo: Módulo 2. Conhecendo a gestão documental

no TCU. Aula 2. Instrumentos de GD no TCU.

2
1. Introdução
Na aula anterior conhecemos a história da Gestão Documental no TCU, o Arquivo Central do TCU e
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD). Também vimos como identificar um processo
ou documento histórico de acordo com o normativo da Casa.
Ao conhecer a história vimos que o Tribunal adotou instrumentos para melhorar a gestão dos seus
documentos.
Veremos nessa segunda aula do módulo 2 como são os instrumentos de GD instituídos por norma no órgão.
Ao final desta aula, espera-se que o participante seja capaz de saber quais são os instrumentos que devem
ser utilizados para a correta gestão dos documentos do TCU.
3. Código de Classificação por Assunto

Vamos conhecer agora o código de classificação de documentos por assuntos.
Esse instrumento é utilizado para classificar os documentos e processos desde a sua produção ou recebimen-
to. Essa ação deve ser feita no início do ciclo documental, pois quem produz o documento identifica melhor
do que ninguém o assunto tratado nele.
O código deve ser construído de acordo com as funções e atividades do órgão, sem levar em conta a
estrutura, que pode ser modificada de tempos em tempos.
O código de classificação por assunto e a tabela de temporalidade da área administrativa (atividade-meio)

do TCU foram adotados a partir daqueles construídos pelo Conarq para os órgãos do Executivo, pois essas
atividades são semelhantes em todos os órgãos e a confecção de um instrumento próprio demandaria muito
tempo. À medida que são detectadas necessidades de alterações, criações de novos códigos e adaptações de
temporalidade, elas são elaboradas e submetidas à CAD para aprovação.
Já o código e a tabela para a área de controle externo (atividade-fim) foram construídos de forma
personalizada para o TCU levando-se em conta suas atividades de controle externo. Para a construção
desses instrumentos, foi instituído o projeto Tradoc, que já conhecemos na aula anterior.
O código está dividido em 10 classes de assuntos que contém subclasses. Essas contêm grupos, podendo
ainda conter subgrupos. Vejamos então as classes de assunto existentes no código do Tribunal.
3
Classes
000 – Administração Geral
100 – Contas
200 – Fiscalização
300 – Denúncia. Representação. Consulta. Solicitação
400 – Ato sujeito a registro
500 – Coeficientes de participação contitucional
600 – Vaga
700 – Outros assuntos referentes a controle externo
800 – Seção do plenário e de Câmara
900 – Assuntos Diversos: Incluem-se documentos de caráter genéricoo referentes à administração geral cujos
assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código
As classes 000 e 900 foram adotadas do Conarq e dizem respeito a atividades de área-meio.
As classes 100, 200, 300, 400, 700, e 800 foram construídas pelo projeto Tradoc mencionado e abrangem
as atividades da área-fim.
Como subclasses da classe 000 Administração Geral temos:
010 – Organização e Funcionamento
020 – Gestão de Pessoas
030 – Gestão de Material
040 – Gestão Patrimonial
050 – Orçamento e Finanças
060 – Documentação e Informação
070 – (Vaga)
080 – Ações correicionais, de controle interno e de ouvidoria
090 – Outros assuntos referentes a administração geral
4
Como subclasse da classe 100, por exemplo, temos:
110 – Contas do Governo
120 – Contas Ordinárias
130 – Contas Extraordinárias
140 – Contas Especiais
190 – Outros assuntos referentes a contas
Cada uma dessas subclasses pode conter ainda grupos e subgrupos. Dessa forma abrange-se grande parte
dos assuntos tratados, servindo o código de classificação não só para cálculo da temporalidade, mas também
como uma espécie de indexador que ajuda na recuperação da informação.
Vejam um exemplo de código de área administrativa da classe 000 – Administração Geral:
Subclasse
030 – Gestão de Material
Grupo
Grupo
034 – Movimentação de
033 – Aquisição
Material
Subgrupo Subgrupo
033.1 – Material Permanente 034.1 – Controle de estoque
Subgrupo
Subgrupo
034.2 – Extravio, roubo e
033.2 – Material de Consumo
desaparecimento de material
Vejamos também um exemplo da área de controle externo:
5
Classe
120 – Contas Ordinárias
Subclasse Subclasse
121 – Prestação de contas 122 – Tomada de contas
O código por assunto deve ser um dado de preenchimento obrigatório em sistemas informatizados de
gerenciamento de acervo ou de documentos eletrônicos, de forma a possibilitar, no momento da avaliação,
o adequado cálculo da temporalidade. Ao autuar um processo no sistema e-TCU, o código deve ser inserido
no campo adequado, conforme o assunto de que tratar o documento inicial.
4. Tabela de Temporalidade
Conheceremos agora a tabela de temporalidade documental do TCU. Esse é o instrumento que registra
o ciclo de vida dos documentos e processos do órgão, onde devem constar os prazos de guarda dos
documentos no arquivo corrente e o tempo de permanência no arquivo intermediário, bem como sua
destinação final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
A tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa ser atualizada periodicamente,

seja para inclusão de novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, seja para contemplar
mudanças na legis-lação. Da mesma maneira que o código, o TCU adotou a tabela de temporalidade de
área administrativa elaborada pelo Conarq e vem fazendo adaptações quando necessário. Já a tabela de
controle externo foi de acordo com as atividades específicas do TCU. Código e tabela são instrumentos que
só funcionam em conjunto.
O código deve ser utilizado na produção do documento e a tabela é utilizada ao longo de todo o ciclo
documental, ou seja, nas fases corrente, intermediária e na destinação final: guarda permanente ou
descarte.
A tabela atualizada está sempre disponível no Portal TCU na página de Gestão Documental.
Temos aqui um fragmento da tabela do TCU como exemplo:
6
Data base para Prazo de Guarda
Destinação
Código Assunto contagem da Observações
Corrente Intermediário Final
temporalidade
100-CONTAS
Norma, regulamento, diretriz, procedimento, estudo ou decisão de Guarda
101 Encerramento 1 ano
caráter geral referente a contes permanente
110 CONTAS DO GOVERNO
111 Contas do Governo da República Guarda
Encerramento 1 ano
112 Contas de Governo de Território Federal permanente
120 CONTAS ORDINÁRIAS

O proceso que resulte
121 Prestação de Contas Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
imposição de sanção
pelo Tribunal é de
122 Tomada de Contas Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
guarda permanente
130 CONTAS EXTRAORDINÁRIAS
131 Prestação de Contas Extraordinárias
Organizado e apresentado quando da extinção, liquidação, dissolução, O proceso que resulte
transformação, fusão ou incorporação de unidades jurisdicionadas imposição de sanção
Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
132 Tomada de Contas Extraordinárias pelo Tribunal é de
Organizado e apresentado quando da extinção, liquidação, dissolução, guarda permanente
transformação, fusão ou incorporação de unidades jurisdicionadas
140 CONTAS ESPECIAIS
140.1 Tomada de Contas Especial O proceso que resulte

imposição de sanção
Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
pelo Tribunal é de
140.2 Tomada de Contas Especial Simpificada
guarda permanente
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A CONTAS
192 Rol de Responsáveis Encerramento 1 anos 20 anos Descarte
Vejam sua organização. Temos o código, a descrição do assunto, com instruções e dicas sobre que assuntos
abrangem aquele código, e os prazos de guarda, corrente e intermediário, bem como a destinação final:
descarte ou permanente. Ao final são registradas, em alguns casos, observações sobre a temporalidade.
5. Síntese da aula
Conhecemos nessa aula os instrumentos que devem ser utilizados para uma correta gestão dos documentos,
garantindo a preservação de documentos permanente e respaldando o descarte daqueles que já perderam o
valor para a Instituição. São eles: código de classificação por assunto e tabela de temporalidade documental.
Após a realização das atividades deste módulo, esperamos que você seja capaz de:
• Saber quais são os instrumentos de Gestão Documental e como estão estruturados.
Normas do TCU
Portaria nº 110, de 15 de julho de 2020. Dispõe sobre procedimentos e ações de gestão documental no
Tribunal de Contas da União. Brasília, DF.

Aula 1 - Conceitos

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CURSO A DISTÂNCIA

Gestão Documental no TCU

Esta aula está organizada nos seguintes tópicos:

© Instituto Serzedello Corrêa, 2020.

© Copyright 2020, Tribunal de Contas de União

Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo,

Responsabilidade pelo Conteúdo:

Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes

Brasil. Tribunal de Contas da União.

Gestão documental no TCU. – Brasília: Tribunal de

Conteúdo: Módulo 1. Introdução à gestão documental. Aula 1. Conceitos.

1. Gestão documental. 2. Acervo documental. 3. Documento. 4. Documento

Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

O volume de documentos produzidos em nossa instituição decorre da importância estratégica de sua

Com as novas tecnologias disponíveis no mercado surgiram os documentos arquivísticos eletrônicos. No

Bom trabalho a todos.

Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de:

• Conhecer os conceitos e a fundamentação legal da gestão documental;

• Perceber a importância da aplicação da gestão documental nos órgãos públicos.

Pronto para começar? Então, vamos!

3.1. O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL?

Fonte: Getty Images

Fonte: Getty Images

“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

“conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, a manutenção e a preservação, ao longo

A Gestão Documental engloba o tratamento de documentos

1. Estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e qualidade da informação;

2. Normalização de documentos para simplificação de etapas administrativas, inclusive as repetitivas, e

3. Controle da tramitação documental;

5. Estudo do organograma, atividades desenvolvidas, normas e legislação que regem as atividades,

6. Escolha da ordenação mais adequada para a recuperação rápida da informação;

8. Incorporação de novos documentos e manutenção da informação atualizada;

9. Levantamento de informações mediante solicitação para o estudo de qualquer tema ou a preparação

10. Elaboração de índices, inventários e tesauros;

11. Planejamento para informatização.

3.2. OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL

Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental.

Objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação na hora e local exatos, atendendo às

Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização, automação, microfilmagem): assegurar o

3.3. FASES DO PROCESSO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

3.4. DOCUMENTO, PROCESSO E ARQUIVO

Documento digital, segundo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de

Documento arquivístico é aquele criado em decorrência de atividades específicas desenvolvidas por

Documento arquivístico digital é um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido,

3.5 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Textuais: manuscritos, datilográficos, impressos, etc.;

Cartográficos: mapas, plantas, roteiros, croquis etc.;

Iconográficos: gravuras, quadros, desenhos, cartazes, etc.;

Filmográficos/cinematográficos ou audiovisuais (imagem e movimento): vídeos, filmes super 8, filme

Fotográficos: negativos fotográficos, ampliações fotográficas, etc.;

Sonoros: fitas cassetes, discos, CD, etc.;

Micrográficos: rolos, microfichas, etc.;

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II - secreta: 15 (quinze) anos; e

III - reservada: 5 (cinco) anos.

A espécie documental é objeto de estudo da diplomática e conceito predominante no meio arquivístico.

Espécies documentais comuns no TCU

1. Acórdão 2. Apostila 3. Ata 4. Atestado

5. Ato 6. Aviso 7. Carta 8. Certidão

9. Certificado 10. Contrato 11. Convênio 12. Decisão

13. Decreto 14. Despacho 15. Edital 16. Exposição de Motivos

17. Fatura 18. Formulário 19. Instrução 20. Intimação

21. Inventário 22. Lei 23. Listagem 24. Mandado