3º MÓDULO - ADMINISTRANDO O TEMPO

“O meu tempo não dá para nada”. Estamos a ouvir, diariamente essas

sentenças, vez que o tempo faz parte da vida dos indivíduos, sendo necessário saber
como utilizá-lo, já que ele é um insumo como o dinheiro, o alimento, etc., e por
conseguinte deve ser usado com cautela para que produza bons resultados.

Saber dominar o tempo, programá-lo, utilizá-lo bem, são imperativos de nossa

época já que o tempo é bem escasso, limitado e insubstituível. Porém, uma certeza,
todos nós temos.

Todo trabalho que realizamos requer e consome tempo. Por exemplo: atender
a um cliente, redigir uma correspondência, datilografar uma carta, deslocar-se a sala
do vizinho; toda execução dessas tarefas consomem tempo.

É conveniente eliminar todos os detalhes desnecessários ao bom rendimento

das tarefas na administração do tempo. Por exemplo: às vezes o chefe guarda uma
papelada enorme na mesa e na hora que precisa de um papel especial não o encontra.

Para não ficar aflita numa situação como essa, ela deve organizar todos os
papéis que ele manuseia; dispondo-o de forma a sua melhor utilização – usando pastas
com etiqueta identificada, por exemplo.

Pesquisas revelam que muitas vezes você pega um papel 20 vezes ou mais sem
saber para que. É terrível, mas isso chega a ocorrer. Por isso mantenha a
correspondência organizada de acordo com o assunto e colocada em local adequado.
Sobre a mesa, tanto da secretária, quanto do executivo, devemos manter o mínimo de
papéis.

É possível observarmos quatro categorias de papéis:

1. Marcação do papel que é urgente.

2. Marcação do papel que é pendente.

3. Marcação do papel que é visto e lido, podendo por tanto ser arquivado.

4. Marcação do papel que é lixo, ou seja, notas e bilhetes de observação (para que não
haja acumulo de papéis desnecessários).

Na boa administração do controle do tempo, a secretária deve estabelecer a

sua agenda, cuidando de livrar o executivo das tarefas simples e fáceis, criando tempo
para ele pensar nas coisas mais importantes.

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 Muitas vezes o executivo não se liga nesse item, ou seja, na melhor maneira de
utilizar o seu tempo; quando isso ocorre, deve a secretária mostra-lhe que tem um
novo sistema de trabalho, como ele funciona e quais são os resultados positivos que
ele oferece.

“Tempo é das coisas mais indefiníveis e paradoxais, o passado já se foi, o futuro

ainda não chegou, e o presente se torna passado, mesmo enquanto procuramos
defini-lo e, como se fosse um relâmpago, num instante existe e se extingue”.

IDÉIAS ERRADAS SOBRE O TEMPO

• Tempo voa;

• Poupe o tempo;

• Compense o tempo gasto;

• Tempo passa;

• Tempo é nosso inimigo mortal;

• Tempo é contra nós;

• Não temos tempo suficiente.

ALGUMAS CARACTERÍSTICAS DO TEMPO

• Tempo anda com rapidez inalterada;

• Não se pode acumular ou gastar tempo em excesso;

• Depois de gasto o tempo não pode ser recuperado;

• Nós passamos, o tempo fica;

• Tempo fica a nosso favor no momento que o organizamos;

• Nós temos todo o tempo que existe. Ele está distribuído equitativamente.

PLANEJAMENTO DO TEMPO

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 Veja algumas “dicas” que irão ajuda-la a se equilibrar na “corda bamba” do
tempo.

• Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe for
atribuído – aprenda a delegar as tarefas;

• Reconhecer que outras pessoas podem ser tão ou mais importantes do que você, e
portanto, têm capacidade para executar tarefas que só você pensa que sabe fazer;

• Manter-se no ataque, em vez de reagir – usar eficazmente o tempo;

• Concentrar-se nos itens que são realmente importantes;

• Delegar, condensar ou ignorar assuntos de menor importância;

• Planejar seu dia em termos de tarefa específicas a serem executadas durante

períodos pré-determinados.

• Começar seu dia sempre pela execução das tarefas prioritárias, pois se ao final do
expediente faltar tempo, que seja para execução daquilo que não é tão importante.

UM CAMINHO A PERRCORER SERIA EVITAR

• Decisões tomadas apressadamente sobre assuntos importantes;

• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;

• Períodos de interrupção constantes em que nada significativo é concretizado;

• Concentração em assuntos pouco importantes que poderiam ser delegados para

outras pessoas ou mesmo ignorados completamente ;

• Período de “escravidão do papel”, em que se manuseia muitos documentos de pouca

importância e assina-se em cruz;

• Falta de tempo para pensar e planejar, ficando-se escravo da rotina;

• Período de grande atividade, consertando ou refazendo atividades anteriores

decorrentes de falta de planejamento prévio sobre o “que fazer” e “como fazer”.

É recomendável saber quais são os ECONOMIZADORES DE TEMPO: ou seja,

tudo aquilo que vais ajudá-la no seu dia a dia.

• Comissão constituída de duas pessoas;

• Correspondência, analisar e responder;

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• Treinamento;

• Controle das informações;

• Aprender a dizer não;

• Agenda;

• Filtragem nos atendimentos;

• Concentre-se nos assuntos particulares;

• Rotina x inovação;

• Certifique-se de que foi atendido o que delegou;

• Estabelecimento de níveis de prioridade;

• Reuniões-objetivos

• Responsabilidade x autoridade;

• Lazer;

•Autodesenvolvimento

FINAL DE EXPEDIENTE

• Disciplinar o uso do telefone;

• Gravar as mensagens;

• Limpar a mesa.

TOMADA DE DECISÕES

• Falta de decisão;

• Deixar para depois;

• Boatos, mexericos;

• Exigências de outras informações

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COMUNICAÇÃO

• Comunicações excessivas;

• Conversa fiada;

• Instruções insuficientes;

• Falta de atenção ao que os outros dizem;

• Reuniões mal programadas.

CONTROLE

• Interrupções por telefone;

• Instantes inesperados;

• Incapacidade de dizer não;

• Informações incompletas;

• Tarefas inacabadas;

• Desempenho insuficiente;

• Esgotamento, preocupações;

• Distrações visuais e ruídos;

• Más condições físicas;

• Excessos de controles;

• Desconhecimento do que precisa saber

DIREÇÃO

• Conflitos não administrativos;

• Conflitos de equipe;

• Falta de coordenação do trabalho em equipe;

• Monotonia/Tédio;

• Delegação insuficiente, minúcias.

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RECRUTAMENTO DE PESSOAL

• Pessoa sem iniciativa;

• Pessoal com problemas;

• Absenteísmo, atrasos;

• Excesso de pessoal;

• Pessoal despreparado.

ORGANIZAÇÃO

• Equipamentos e instalações inadequados;

• Arquivamento deficiente;

• Papelório, burocracia, leitura;

• Muitos chefes;

• Duplicidade de esforços;

• Responsabilidades e autoridades confusas;

• Desorganização pessoal/mesa atulhada.

PLANEJAMENTO

• Atividades externas/tarefas favoritas;

• Pressa, impaciência;

• Viagens;

• Espera de informações, decisões, entrevistas;

• Tentativa de fazer muitas coisas;

• Controle de crises-mudanças de prioridade;

• Ausência de planejamento mensal, semanal, diário;

• Falta de planejamento a longo prazo.

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AUMENTE O TEMPO PARA O SEU EXECUTIVO

Todos os passos seguidos, de eliminação dos desperdiçadores de tempo e

aproveitamento dos economizadores do tempo vão dar a Secretária uma melhor
condição de desempenhar suas tarefas, contribuindo para aumentar o tempo do seu
executivo, resultando no crescimento da empresa.

A administração do tempo pelas empresas é um recurso usado para obter

vantagens competitivas. Uma vez que as surpresas mais rápidas que seus concorrentes
no atendimento das necessidades de seus clientes, alcançarão um crescimento maior e
são mais lucrativas. Com isso, vamos elevar a satisfação do cliente e reduzir o custo

EXECUTE SUAS TAREFAS GANHANDO TEMPO

Administração do tempo determina a eficácia sobre a eficiência. Assim se a

eficiência se refere a quão bem você faz alguma coisa e a eficácia determina que você
deveria estar fazendo aquilo.

Quando a pessoa aumenta o seu tempo pela organização da rotina de suas

tarefas, pode adquirir novos conhecimentos e informações, através do processo do
aprendizado que é uma constante na vida das pessoas com visão de futuro.