FUNDAÇÃO PEDRO LEOPOLDO

GESTÃO DO CONTAS A RECEBER: aplicada em

um “Escritório Contábil” da cidade de
Pedro Leopoldo

Luciane Fernandes Costa

Pedro Leopoldo – MG
Dezembro/2013
 Luciane Fernandes Costa

GESTÃO DO CONTAS A RECEBER: aplicada em

um “Escritório Contábil” da cidade de
Pedro Leopoldo

Relatório de Estágio apresentado ao curso de

Administração de Empresas da Fundação Pedro
Leopoldo, como requisito parcial para obtenção do
título de Bacharel em Administração de Empresas.

Orientador: Prof: Wilken Geraldo Moreira

Pedro Leopoldo – MG
Dezembro/2013
 AGRADECIMENTOS

A Deus, por iluminar minha vida e minha profissão. A ti devo as conquistas e as

lições aprendidas nessa caminhada.

Ao orientador Wilken Geraldo Moreira, que mesmo nos momentos turbulentos,

mostrou presteza e amizade, auxiliando-me no desenvolvimento de um excelente
trabalho.

Aos professores, por contribuir para a construção do meu conhecimento e

compartilhar suas experiências durante as aulas. Conheci pessoas extraordinárias e
grandes profissionais, sempre dispostos a ajudar.

Aos colegas acadêmicos pelo carinho e companheirismo. Somos tão diferentes, que
pudemos viver momentos inesquecíveis. A todos, o meu respeito e afeição.

Agradeço Fundação Pedro Leopoldo, responsável pela minha formação acadêmica.

Aos meus pais e meu irmão, pelo amor e paciência. Agradeço por entenderem que
sou responsável não por conveniência, mas por natureza. Por vocês, meu amor é
incondicional.

E ao “Escritório Contábil” por abrir suas portas, permitindo aplicar teoria à prática. O
desafio transformou-se em experiência.

Todos os meus coordenadores que contribuíram em minha carreira, me ensinaram e

deram-me oportunidades de aplicar os conhecimentos teóricos.

Muito obrigada!
 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

DOAR – Demonstração de Origens e Aplicação de Recursos

DRE – Demonstração do Resultado do Exercício
DMPL – Demonstrações das Mutações do Patrimônio Líquido
DLPA – Demonstração de lucros ou prejuízos acumulados
 SUMÁRIO

Página
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 6

1.1. Introdução .............................................................................................................................. 7

1.2. Dados Gerais da Empresa .................................................................................................. 7

1.3. Histórico da Empresa........................................................................................................... 8

1.3.1. Serviços oferecidos pela empresa a pessoas jurídicas e físicas ........................ 11

1.4. Estrutura Organizacional ................................................................................................... 12

1.4.1. Destaque dos Pontos Fortes da Organização ...................................................... 13

1.4.2. Destaque dos Pontos Fracos da Organização ...................................................... 14

1.5. Setores analisados ............................................................................................................ 14

2.5.1 Setor Pessoal .................................................................................................................... 14

2.5.2 Setor Fiscal .................................................................................................................. 15

Como Pontos fortes do setor pode-se destacar: ............................................................... 15

Como Pontos Fracos do setor pode-se destacar: ............................................................. 15
2.5.3 Setor Contábil.............................................................................................................. 16

2.5.4 Setor de Administração ............................................................................................. 17

2.5.5 Setor de Recepção / Financeiro/ Arquivo ............................................................... 17

2.6 Conclusão Sobre a Empresa Pesquisada ...................................................................... 18

3 ESTUDO TEMÁTICO ....................................................................................................................... 20

3.1 Introdução ............................................................................................................................ 20

3.2 Gestão Financeira ................................................................................................................... 21

3.3 Contas a Receber............................................................................................................... 24

3.4 Contas a pagar ................................................................................................................... 25

3.5 Controles Internos. ............................................................................................................. 27

3.6 Fluxo de Caixa .................................................................................................................... 28

3.6 Tesouraria ............................................................................................................................ 31

3.7 Inadimplência ...................................................................................................................... 33

 3.8 Prazos de recebimentos .................................................................................................... 34

3.9 Política de cobrança........................................................................................................... 35

3.10 Conclusão: ........................................................................................................................... 36

CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................................... 36

4 . Conclusão. ................................................................................................................................... 36

4.1 Propostas e Recomendações .......................................................................................... 38

REFERÊNCIAS ......................................................................................................................................... 41

3.10 ANEXOS ..................................................................................................................................... 42

Anexo I – Organograma da empresa .......................................................................................... 42

Anexo II – Fluxograma Setor Contábil ........................................................................................ 43

Anexo III – Fluxograma Setor Pessoal........................................................................................ 44

Anexo IV - Fluxograma Setor Fiscal ............................................................................................ 45

Anexo V - Fluxograma Setor Financeiro ..................................................................................... 46

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1. INTRODUÇÃO

O objeto do presente relatório de estágio é apresentar a gestão financeira do contas

a receber, a partir da realidade um escritório de contabilidade situado na cidade de
Pedro Leopoldo, aqui denominado como “Escritório Contábil”, evidenciando as
dificuldades enfrentadas em relação à gestão de contas a receber, apresentando
sugestões para a adoção de novos procedimentos, e ainda identificar e analisar as
dificuldades enfrentadas para controlar o seu financeiro e suas consequências.

Pode-se dizer que uma boa gestão de contas a receber é de extrema importância
para a administração de uma empresa, pois o mesmo interfere na saúde financeira
da organização, se não for feito de forma correta, pode acarretar prejuízos e até
mesmo colocar em risco a perenidade da empresa.

Utilizou-se para a realização deste Relatório de Estágio os autores: Arthur, Assaf

Neto, Fregatti, Gitmam, Hoji entre outros que conceituam a gestão financeira e seus
diversos desdobramentos.

Este trabalho está composto por quatro grupos de estudo da seguinte forma:
Introdução, Diagnóstico Organizacional, Estudo Temático e Conclusão.

A Introdução apresenta a composição estrutural do relatório, enquanto o diagnóstico

Organizacional busca elucidar a realidade gestora observado. No estudo tématico
estão os dialogos téoricos entre os autores pesquisadores e que engrandecem o
entendimento dos fatos gestores em pauta. Já as conclusões não esgotam o
aprendizado, mas apontam para a importância da proxímidade entre a teoria e a
prática.

As referências reverenciam os autores que pesquisam o assunto e socializam as

descobertas gestoras capazes de contribuir com o cenario da gestão do contas a
receber de um escritório de Contabilidade, na cidade de Pedro Leopoldo, em Minas
Gerais.
 7

1. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

1.1. Introdução

O objetivo desse diagnóstico é conhecer a gestão financeira empresarial a partir do

cotidiano de um “Escritório Contábil”, empresa prestadora de serviços na área
contábil, situado na cidade de Pedro Leopoldo.

Para atender ao objetivo proposto, utilizou-se do método dedutivo, pois partiu-se da

realidade da gestão financeira da empresa no tema.

A metodologia utilizada consta de:

a) Conhecer a constituição jurídica da empresa;

b) Conhecer o histórico de forma a identificar os serviços oferecidos aos
consumidores;
c) Conhecer a estrutura organizacional, identificando suas áreas;
d) Conhecer as atividades desenvolvidas no setor financeiro.

1.2. Dados Gerais da Empresa

O “Escritório Contábil”, objeto de estudo é a descrita a seguir:

a) Forma jurídica: Sociedade empresária Limitada.

b) Data da fundação: 31/12/2004.
c) Área de atuação: Atividades de contabilidade.
d) Serviços: acompanhamento e execução de escrituração contábil, fiscal,
Tributário e Recursos Humanos dos clientes.
e) Porte da empresa: Pequeno porte.
f) Número de funcionários : 25 pessoas.
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1.3. Histórico da Empresa

O “Escritório Contábil” iniciou suas atividades no ano de 1988 no ramo de

Informática, em seguida, no ano de 2004 mudou suas atividades para serviços de
contabilidade, ramo de negócio em que vem desenvolvendo e se destacando no
mercado local, apresentando um crescimento significativo no decorrer dos anos.

A “Escritório Contábil” possui dois sócios, sendo um deles responável pela

administração, coordenação e gerenciamento de suas atividades, o outro figura
apenas como participante da sociedade. A estrutura organizacional é composta por
um gerente geral e coordenadores , que respondem pelos seus respectivos setores.

O “Escritório Contábil” é especializado em prestação de serviços contábeis e vem

ocupando cada vez mais um lugar de destaque no mercado de Pedro Leopoldo e
sua trajetória do mercado é apresentada pelos sócios como segue:

Ao longo dos últimos 5 ( cinco) anos, vem constituindo uma sólida parceria junto a
várias empresas que atuam nos mais variados setores da economia da região. Sua
trajetória vem sendo marcada por ações fundamentadas na sua capacidade de
inovação, comprometimento e determinação para enfrentamento de novos desafios,
sempre de forma ética e profissional, buscando a transparência em todas suas
ações.

Desde então,vem apresentando um histórico de crescimento permanente,

conquistando seu espaço no mercado, em função da excelência nos serviços
prestados a seus clientes, desenvolvendo produtos e prestando serviços com alta
qualidade e eficiência.

A empresa tem oferecido oferecido relatórios contábeis, utilizando-se dos mais

diversos recursos tecnológicos, para que seus clientes tenham informações que os
auxiliem nas tomadas de decisões, orientando para acertividades que possam
aumentam a lucratividade e a rentabilidade das empresas.
 9

A empresa tem como diferencial o desenvolvimento de soluções personalizadas

para cada cliente, por meio de alto padrão de atendimento e qualidade nos serviços
prestados.

Para desenvolver soluções, a empresa conta com uma equipe de analistas

graduados principalmente na Fundação Pedro Leopoldo, que constantemente
recebem treinamento para assegurar a qualidade dos serviços. Além da capacidade
técnica e acadêmica, eles possuem um know-how adquirido durante a prestação de
serviços no próprio escritório.

Uma consulta feita com empresários de Pedro Leopoldo, a empresa foi eleita como
uma das melhores empresas a oferecer soluções contábeis para os negócios de
seus clientes.

Com a participação de todos seus profissionais, a empresa vem sendo alicerçada

em sua missão, sua visão e seus valores, comprometida com a melhoria contínua,
excelência e qualidade de suas informações e serviços prestados aos seus clientes.

A seguir descreve-se informações importantes para caracterização da empresa:

MISSÃO DA EMPRESA:

Oferecer Serviços Contábeis com dinamismo, atendendo às legislações fiscal,

tributária e trabalhista, comprometida com as necessidades do cliente e gerando
desenvolvimento para a organização e seus colaboradores.

VISÃO DA EMPRESA:

Ser referência no ramo de contabilidade dentro do município de Pedro Leopoldo e

cidades adjacentes.
 10

VALORES DA EMRPESA:

Transparência
Fornecer informações e serviços contábeis de forma clara, contribuindo para a
tomada de decisão dos nossos clientes.

Comprometimento
Respeito às normas e leis estabelecidas pelo governo para o exercício contábil dos
nossos clientes.

Foco no resultado
Buscar constantemente a maximização do desempenho e dos resultados da
organização, através da melhoria nos processos e do desenvolvimento profissional.

OBJETIVOS DA EMPRESA:

a) Diligenciar e zelar para que não ocorram atrasos na escrituração dos livros
obrigatórios e auxiliares da Contratante;

b) Cumprir a legislação federal, estadual e municipal, nos casos atinentes à

Contratante, com honestidade, perfeição e respeito à legislação vigente,
resguardando sempre os interesses da Contratante, sem prejuízo da sua
dignidade profissional;

c) Entregar a Contratante, sempre que solicitada documentação comprovando

sua regularidade juntos aos órgãos federais e municipais, previdência social e
respectivos conselhos das áreas de seu objetivo social;

d) Manter absoluta confidencialidade com relação a todas as informações

contábeis, financeiras e administrativas da Contratante, bem como de demais
áreas, inclusive produtivas, comerciais, novos projetos, que tenham
conhecimento em razão dos serviços prestados;
 11

e) Disponibilizar, no caso de rescisão do contrato, no prazo de 30(trinta) dias,

todos os documentos e livros contábeis de titularidade da Contratante sendo
que no caso de transferência a outro escritório contábil, observar e cumprir as
formalidades previstas no Termo de Transferência de Responsabilidade
Técnica, conforme art. 7º do Código de Ética do Contabilista.

1.3.1. Serviços oferecidos pela empresa a pessoas jurídicas e físicas

A empresa oferece como serviços, o acompanhamento e execução da escrituração

contábil, fiscal, conforme descrito a seguir:

a) Abertura e encerramento de empresas.

b) Escrituração contábil e fiscal
c) Planejamento e elaboração da declaração de Imposto de Renda;
d) Análise tributária comparativa entre pessoa física e jurídica;
e) Atendimento à notificações expedidas pela Receita Federal, Receita Estadual
e Municipal.
f) Planejamento e elaboração da declaração de Imposto de Renda;
g) Análise tributária comparativa entre pessoa física e jurídica;
h) Atendimento à notificações expedidas pela Receita Federal;
i) Inscrição como contribuinte individual junto o INSS e cálculo da GPS/Carnê.

Como forma de assegurar a melhor forma de prestação de serviços contábeis, a

empresa passou a incluir no seu contrato de prestação se serviços uma cláusula
com as seguiintes obrigações que deverá ser cumprida, conforme descrita a seguir:

1. Diligenciar e zelar para que não ocorram atrasos na escrituração dos livros
obrigatórios e auxiliares da Contratante.

2. Cumprir a legislação federal, estadual e municipal, nos casos atinentes à

Contratante, com honestidade, perfeição e respeito à legislação vigente,
resguardando sempre os interesses da Contratante, sem prejuízo da sua
dignidade profissional.
 12

3. Arcar com todos os encargos previdenciários, trabalhistas do seu pessoal,

isentando a Contratante destas mesmas obrigações. Entregar a Contratante,
sempre que solicitada documentação comprovando sua regularidade juntos aos
órgãos federais e municipais, previdência social e respectivos conselhos das
áreas de seu objetivo social.

4. Manter absoluta confidencialidade com relação a todas as informações

contábeis,financeiras e administrativas da Contratante, bem como de demais
áreas, inclusive produtivas, comerciais, novos projetos, etc., que tenham
conhecimento em razão dos serviços prestados.

5. Disponibilizar, no caso de rescisão do contrato, no prazo de 30 (trinta) dias, todos

os documentos e livros contábeis de titularidade da Contratante sendo que no
caso de transferência a outro escritório contábil, deverão ser observadas e
cumpridas as formalidades previstas no Termo de Transferência de
Responsabilidade Técnica, conforme art. 7º do Código de Ética do Contabilista.

6. Prestar à Contratante, quando solicitado, informações e esclarecimentos

àrespeito de dúvidas oriundas das atividades objeto do contrato.

1.4. Estrutura Organizacional

Por se tratar de uma pequena empresa seu organograma é simples e enxuto, mas
procurando ser eficiente. A Sócia é responsável pela direção da empresa e conta
com o auxílio dos coordenadores de cada setor, Fiscal, Contábil e Recursos
Humanos. Possui também o setor de Processos (Administrativo), Recepção, Arquivo
e Serviços Gerais, conforme Anexo I.
A empresa é estruturada de forma a possibilitar inovação, praticidade, excelência
nos serviços executados. Nesses nove anos enfrentou muitos desafios e procurou
trabalhar dentro da realidade do mercado, investindo em treinamento e qualificando
seus colaboradores, tendo como objetivo principal fornecer serviços de elevada
qualidade e condições para desenvolvimento e sustentação do crescimento do
mercado, solidez financeira e competitividade.
 13

Com o advento da globalização, a concorrência deixa de ser local e passa a ser

global. Isso significa que as empresas devem repensar suas práticas e processos
mercadológicos com a finalidade de buscar sempre a melhoria; no entanto, somente
a busca por melhorias garante torná-la uma organização competitiva.

Faz-se necessário adotar o diferencial competitivo através da fidelização do cliente

interno e externo, sob a perspectiva de desenvolver e manter um relacionamento
duradouro, reinventando e inovando sempre, inclusive o lay-out.

Em síntese é uma empresa comprometida com a transparência, confiabilidade,

idoneidade, que sempre prima pela excelência e pontualidade nos trabalhos
executados, dispondo-se sempre a auxiliar os seus clientes atendendo-os com
presteza e cordialidade, presta-lhe informações, enxerga sempre como um possível
parceiro, procura construir uma relação comercial que beneficie ambas as partes, e
todos se sintam plenamente satisfeitos.

Atualmente as empresas devem repensar suas práticas e processos mercadológicos

com a finalidade de buscar sempre a melhoria. No entanto, somente a busca por
melhorias garante torná-la uma organização competitiva. Faz-se necessário adotar o
diferencial competitivo através da fidelização do cliente interno e externo, sob a
perspectiva de desenvolver e manter um relacionamento duradouro, reinventando e
inovando sempre, inclusive o lay-out.

1.4.1. Destaque dos Pontos Fortes da Organização

a) Investir em treinamento;
b) Focar no cliente e no resultado;
c) Promover reuniões semanais com coordenadores e todos os colaboradores;
d) Possuir colaboradores qualificados;
e) Primar pela Ética, confiança, excelência no atendimento, respeito e
pontualidade nas relações com nossos clientes;
f) Buscar sempre o bem-estar de nossa equipe de trabalho;
 14

g) Criar um pensamento de inovação e criatividade constante em nossos

serviços.

1.4.2. Destaque dos Pontos Fracos da Organização

a) Não possui procedimentos documentados para orientar o processo produtivo;

b) Ter uma alta rotatividade de pessoal;

c) Ter um controle financeiro de maneira precária.

1.5. Setores analisados

A empresa é divida em quatro setores: Setor Pessoal; Setor Fiscal; Setor Contábil e
Setor Administrativo, conforme observa-se a seguir:

2.5.1 Setor Pessoal

Este setor possui 03 colaboradores, que realizam tarefas e atividades específicas,

na qual cuidam dos assuntos referentes aos funcionários, desde a sua contratação,
pagamento de salários, transportes, férias, licença médica, 13º salário, organização
de horários, declarações, enfim, o a legislação Trabalhista e Previdenciária. Ainda,
o setor elabora a folha de pagamento, faz registro das carteiras dos funcionários,
calcula as guias do INSS e FGTS para pagamento, cuida de todos os processos
referentes aos colaboradores dos clientes da empresa, e possui todos os
procedimentos registrados em fluxograma, conforme Anexo III.

Como Pontos Fortes do setor pode-se destacar:

a) Informatização;
b) Bom relacionamento entre a equipe;
c) Atualização dos colaboradores com a legislação pertinente.
 15

Como Pontos Fracos do setor pode-se destacar:

a) Dependência das informações de clientes para executar suas atividades;

b) Acumulo de serviço, possuindo poucos colaboradores para a demanda das
atividades;
c) Dependência dos clientes internos para fechar as declarações.

2.5.2 Setor Fiscal

Este setor possui 04 colaboradores, que tem a função de orientar nas implicações
com impostos das diversas operações das organizações. Confere os documentos
fiscais enviados pelas empresas. Fornece orientações tributárias em todas as
operações praticadas na empresa. É responsável por toda a apuração de impostos
(SIMPLES NACIONAL, ICMS, IPI, ISS, IRPJ, CSLL, PIS, COFINS) e transmitir
declarações: SIMPLES, SINTEGRA, REFIS, DES, AIDF, NF-e, NFP, atender as
solicitações e consultas de clientes. Todos os procedimentos estão registrados em
fluxograma, conforme Anexo V.

Como Pontos fortes do setor pode-se destacar:

a) Possuir profissionais qualificados e atualizados com a legislação tributária que

modifica com grande frequência;
b) Ter uma equipe coesa e integrada.

Como Pontos Fracos do setor pode-se destacar:

a) Depender das informações de clientes;

b) Acumular serviços em função de ter poucos colaboradores para atender o

grande fluxo de serviço.
 16

2.5.3 Setor Contábil

Este setor tem 04 colaboradores, sendo que por meio da documentação, faz os
registros e mantem os controles e relatórios que demonstram o resultado das
operações das empresas, bem como os direitos e deveres assumidos por elas. O
setor é ainda responsável pela escrituração contábil dos clientes, além de emitir
DRE (Demonstração do Resultado do Exercício anual), balancetes mensais,
emissão e registro de livros diário e razão anuais, elaboração e transmissão das
declarações DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa
Jurídica), DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), DCTF
(Declaração de débitos e créditos tributários).
O setor ainda é o responsável por elaborar os balanços e realizar reuniões com os
clientes para análise dos resultados das empresas, tais como (DRE, Balanço
Patrimonial, DOAR, DMPL, DLPA), conhecer o resultado das operações realizadas
em um determinado período. Estas demonstrações Contábeis feita pelo Escritório
Contábil, tem a finalidade de ajudar a identificar situações presentes que poderão
modificar os resultados futuros. Todos os procedimentos estão registrados em
fluxograma, conforme Anexo II.

Como Pontos Fortes do setor pode-se destacar:

a) Colaboradores atualizados com a legislação;

b) Qualidade e agilidade nos cálculos dos impostos;
c) Precisão nas informações.

Como Pontos Fracos do setor pode-se destacar:

a) Dependência dos clientes externos e internos para dar sequência em suas

atividades;
 17

b) Acumulo de serviço, não havendo colaboradores suficientes para atender o

grande fluxo de atividade do setor.

2.5.4 Setor de Administração

Este setor é responsável pelo registro de abertura e encerramento dos clientes junto
a Receita Federal e órgãos competentes, organiza toda documentação solicitada,
elabora contrato social, Alterações Contratuais, CNDs, Alvará, dependência dos
órgãos competentes.

2.5.5 Setor de Recepção / Financeiro/ Arquivo

Este setor vem acumulando as atividades de recepção, financeiro e compras, além

de auxiliar no arquivo. A seguir descreve-se de cada atividade desenvolvida pelo
setor:

A Recepção é responsável por atender clientes, atendimento ao telefone,

organizações de reuniões, entregar documentos, protocolar documentos para
clientes localizados fora da área central de Pedro Leopoldo.

O funcionário responsável também pelas Compras tem o compromisso de repor o

material de expediente que é essencial para empresa. A recepcionista realiza
cotações para adquirir material com o menor custo e de grande qualidade, não pode
deixar faltar, é diretamente responsável pela reposição.

O Financeiro deve emitr o recibo de honorário através de um sistema denominado

Prosoft, com vencimento para o dia 10 de cada mês, enviando para os clientes, via
correio fora da área central e através do Office boy para clientes localizados na área
central da cidade de Pedro Leopoldo. O Controle de pagamento é feito pela
recepcionista em uma planilha de Excel simples.

Neste setor, foram observadas algumas irregularidades de processo, conforme

relacionados a seguir:
 18

I. Alto índice de inadimplência – há casos de clientes que não pagam a mais de

01(um) ano;
II. Vários clientes reclamam de não receber o recibo antes do vencimento;
III. Dificuldade de deslocamento pelos clientes para providenciar o pagamento
que só pode ser efetuado na contabilidade via dinheiro e cheque. Sendo feito
quando o mesmo retornar a contabilidade e muitas vezes no mês seguinte
quando vão levar as notas fiscais;
IV. Ausência de uma estimativa de custos x faturamento, uma previsão, o que
impossibilita investimentos em melhoria.

V. Devido ao acumulo dos serviços, a recepcionista libera o boleto até dois dias
antes do vencimento e o mesmo não chega a tempo no cliente, que questiona
quando recebe;

VI. Falta de acompanhamento dos valores dos honorários que possuem como
parâmetro o salário mínimo, há casos de clientes que aumentaram seu
movimento financeiro e mudaram a forma de tributação e o honorário continua
o mesmo valor de quando a contabilidade foi contratada, reajustando somente
anualmente no mesmo índice do salário mínimo;

VII. Muitos clientes não possuem contrato de prestação de serviço e não há

nenhum controle sobre quais são eles.

VIII. Não há sincronia entre o contas a receber e a pagar e a responsável pelos

pagamentos do contas a pagar, é a Diretora da empresa que efetua todos os
pagamentos. O contas a receber não tem acesso as informações do contas a
pagar, portando não há como a empresa prever o seu capital de giro.

2.6 Conclusão Sobre a Empresa Pesquisada

O Escritório Contábil destaca-se por investir na qualidade dos serviços, porém

possui um alto custo de mão de obra e um índice significativo de inadimplência de
 19

seus clientes. Além disso o escritório não tem conhecimento do custo de cada
cliente. A empresa não se limita em registrar fatos passados e a manter livros fiscais
escriturados com o único fim de recolhimento de tributos e o cumprimento de
obrigações acessórias, possuindo um diferencial na prestação de serviços contábeis
na região de Pedro Leopoldo.
 20

3 ESTUDO TEMÁTICO

3.1 Introdução

O cotiadiano gestor de um escritório de contabilidade demonstrou que a gestão da

empresa se perde em meio a prestação de serviços contábeis direcionados as
empresas e clientes, o que justifica a ausência de um setor financeiro, de um
profissional responsável para exercer as atividades de cobrança de clientes.

Pode-se afirmar que o “Escritório Contábil”, por ter o foco no cliente, não prioriza os
procedimentos internos que lhe garatam a sua produtividade, enquanto empresa
reconhecida pelo mercado em que atua.

Apresentam-se como ponto forte do “Escritório Contábil” a qualidade de informação

técnica necessária ao atendimento dos clientes. Mas, infelizmente, não são
suficiantes para dotar a empresa de uma estabilidade financeira.

Verificar que as atribuições financeiras são realizadas por profissional sem

conhecimento técnico, apontam para um desinteresse gestor pela sanidade
financeira da própria empresa.

Os pontos fracos são, dentre eles, o turnover bem como o acumulo de serviços
junto aos clientes, contribuiem para a perda do capital intelectual da empresa e a
médio prazo, poderá comprometer a sua inteligência competitiva.

O não acompanhamento dos controles contratuais dos clientes demonstram que a

empresa não valoriza sua perenidade no mercado.

E, por fim, reconhecer a importância do conhecimento financeiro em meio aos

demais que sustentam os processos gestores de uma empresa. Uma realidade, me
despontou para oferecer a empresa um estudo tématico na área, como forma como
forma de se fazer um relatório de estágio para o curso de administração.
 21

Nesse sentido, esse estudo temático relacionado ao tema proposto, foi elaborado
com o objetivo de refletir sobre a correta administração financeira dentro da empresa
em estudo e servir como um instrumento de planejamento estratégico que servirá
para orientar quanto ao melhor caminho a percorrer diante dos desafios encontrados
no ambiente empresarial

3.2 Gestão Financeira

A gestão financeira consiste em um conjunto de procedimentos administrativos

elaborados no intuito de planejar, organizar, dirigir e controlar os processos
financeiros da empresa. Uma boa gestão visa alocar da melhor forma possível os
recursos disponíveis a fim de aperfeiçoar a administração do negócio da empresa e
obter um retorno positivo. O objetivo da gestão financeira é melhorar os resultados
apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração
de lucro líquido proveniente das atividades operacionais.

Uma correta administração financeira permite que se visualize a atual situação da

empresa. Registros adequados permitem análises e colaboram com o planejamento
para aperfeiçoar resultados.

O planejamento financeiro pode ainda além de auxiliar nas tomadas de

decisão de curto prazo, pode ser muito útil nas organizações, tanto para
decisões de longo como de médio prazo, diminuindo assim os riscos da
empresa quanto a possibilidade de tomar decisões infelizes, que
possam trazer prejuízos ou até a falência as organizações. (BRAGA,
R, apud TEIXEIRA,2008)

Seguindo o mesmo ponto de vista,

O objetivo da Administração Financeira é maximizar o patrimônio dos

acionistas. A função do administrador financeiro é orientar as decisões
de investimentos e financiamentos a serem tomadas pelos dirigentes da
empresa.(MATARAZZO, 2008)
 22

Para Oliveira et al. (2002), gestão deriva do latim gestione e significa gerir, gerência,
administração. Administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar recursos com a
finalidade de atingir determinados objetivos. Gerir é fazer as coisas acontecerem e
conduzir a organização para seus objetivos. Dessa forma, gestão é o conduzir as
empresas para alcançar os resultados desejados.

Já para Hoji (2003), dentro de uma empresa, a administração financeira tem como
função, auxiliar na interpretação de resultados para que consiga maximizar
resultados. Assim, para que uma gestão financeira seja bem sucedida é preciso que
tenha um acompanhamento constante, em conjunto com o controle e os
instrumentos de análise.

Assaf & Tibúrcio (2002, p. 39) comentam que, “a atividade financeira de uma
empresa requer acompanhamento permanente de seus resultados, de maneira a
avaliar seu desempenho, bem como proceder aos ajustes e correções necessários”.

[...] a administração financeira lida com as obrigações do administrador

na empresa. Os administradores financeiros gerenciam ativamente as
questões financeiras de muitos tipos de negócios – financeiros e não
financeiros, privados e públicos, grandes e pequenos, com ou sem fins
lucrativos. (GITMAN, 2001, p.34)

Constantemente os gestores enfrentam vários problemas no gerenciamento das

empresas, porém os relacionados à área financeira necessitam de uma atenção
especial, pois as empresas dependem do equilíbrio de recursos financeiros para
continuar operando e investindo em possíveis melhorias, sendo primordial no
funcionamento adequado de todas as atividades da empresa.
A função financeira nas empresas resume-se na transformação dos dados
financeiros, de forma que possam ser utilizados para monitorar a situação financeira
da empresa; avaliação da necessidade de se aumentar ou reduzir a capacidade
produtiva e; determinação de aumentos ou reduções dos financiamentos requeridos
(ARTHUR, 1994, p. 5).

De acordo com Gitman (2004, p. 4), o administrador financeiro tem como função
 23

controlar o fluxo de caixa, analisar, planejar e ter o controle financeiro. Controle este,
que o permitirá coordenar as atividades da empresa (no que diz respeito à parte
financeira) e avaliar a “saúde” financeira da empresa. Deve também ter a
capacidade de captar recursos de forma que estes garantam as obrigações
financeiras da empresa.

O estudo da administração financeira busca sempre a solvência da empresa,

reconhecendo as receitas e despesas de acordo com entradas e saídas de caixa.

a qualidade das informações apresentadas nas demonstrações financeiras,

no pressuposto que elas têm o potencial de interferir no julgamento dos
tomadores de decisões, direcionando o fluxo financeiro dos investimentos,
para atividades mais lucrativas e ou produtivas de interesse das
organizações. Embora muitos administradores sofram pressões por
resultados positivos, faz-se necessário desenvolver ampla compreensão
das condições que favorecem o aumento desses resultados. (GITMAN,
2004, p.9-11)

De acordo com Gitman (2004, p. 6-11), a Administração Financeira diz respeito às

responsabilidades do Administrador Financeiro numa empresa. As duas
características que distinguem as decisões financeiras das outras decisões de
alocação de custos dentro de uma empresa são os custos e benefícios das decisões
financeiras, são a distribuição ao longo do tempo e o fato de geralmente serem
desconhecidas antecipadamente por quem as toma. As pessoas de todas as áreas
de responsabilidades da empresa (contabilidade, produção, marketing, recursos
humanos etc.) necessitam interagir com o pessoal de finanças para realizar seu
trabalho.

O pessoal da administração financeira é responsável por fazer todas as atividades

fundamentais e decisivas dentro de uma empresa são planejadas: realizar análise e
planejamento financeiro, tomar decisões de investimentos e de financiamentos. A
maioria das decisões empresariais são medidas em termos financeiros.

O objetivo da administração financeira é a maximização da riqueza dos proprietários

e não os lucros, uma vez que a maximização dos lucros ignora a época de
 24

ocorrência dos retornos, não considera diretamente os fluxos de caixa e não leva em
conta o risco. Na verdade a palavra "maximização da riqueza" é uma forma teórica e
mais correta de se falar em rentabilidade ao longo do tempo (GITMAN, 2004, p. 13).

Para que a maximização da riqueza se dê, alguns caminhos necessitam ser

percorridos, e dentre eles, os que se seguem.

3.3 Contas a Receber

O processo de contas a receber é o que a empresa tem para receber de seus

clientes pelos serviços prestados, geralmente visionado, uma conta a receber é um
registro informando a existência de um valor em dinheiro que será recebido de
alguém em uma data futura.
Usando um sistema de contas a receber é possível identificar os créditos a receber
pela data de vencimento, pelas contas vencidas, pelas que irão vencer, é possível
gerenciar cheques pré- datados, controlar contas bancárias, cartões de créditos e
ainda controlar o caixa.

Para uma eficiência em gerência de finanças é importante controlar gerencialmente

vários dados, por exemplo, os controles das contas a receber dão fornecimento de
várias informações que ajudam tomar decisões sobre os ativos importantes, os
créditos de vendas feitas a prazo. É possível identificar elementos e verificar a data
e o montante dos valores recebíveis, descontos que foram concedidos e juros a
serem recebidos, quem paga em dia, e o que já venceu e o que há atraso, o que
fazer para cobrar e o que foi recebido em atraso , entre outras coisas.
O setor de contas a receber é responsável pela entrada de dinheiro na empresa,
controla os pagamentos de clientes /consumidores e auxilia na obtenção de
informações para propiciar uma visão geral dos valores a receber ao administrador
financeiro

As contas a receber devem ser avaliadas por seu Valor Líquido de

Realização, ou seja, pelo produto final em dinheiro ou equivalente que se
espera obter. Para tanto, devem-se baixar as contas prescritas e constituir
 25

uma Provisão para Crédito de Liquidação Duvidosa para cobertura das

perdas esperadas na cobrança das contas a receber, motivo pelo qual essa
provisão é classificada como redução das contas a receber, para serem
apresentadas por seu valor líquido realizável. (IUDÍCIBUS, MARTINS E
GELBCKE, 2002, p. 90),

Braga (1995) enfatiza que conceder crédito aos clientes representa assumir custos e
riscos que não existem nas vendas à vista, tais como:

• despesas com a análise do potencial de crédito dos clientes;

• despesas com a cobrança das duplicatas;
• risco de perdas com os créditos incobráveis;
• custo dos recursos aplicados nas contas a receber;
• perda de poder aquisitivo do valor dos créditos em decorrência do processo
inflacionário.

Gitman(2004), explica que prazo médio de recebimento é o tempo entre uma venda
ou serviço a prazo e a efetivação do pagamento com a entrada de recursos no
caixa

Os procedimentos realizados no setor de contas a receber devem ser

periodicamente avaliados e corrigidos, pois com a sua administração a empresa
controla seus recebimentos e automaticamente tem como obter informações sobre
os valores a receber.

3.4 Contas a pagar

No setor de Contas a Pagar encontra-se todo o dinheiro que a empresa deve. Para
Crepaldi (2002, p. 389), “as obrigações representam fontes de recursos e
reivindicações de terceiros contra os ativos da empresa”.

O Setor é responsável basicamente pelas operações de compras de produtos ou

mercadorias e despesas fixas. Estas operações devem ser todas suportadas por
documentos próprios para esse fim como pedidos de compra, nota fiscal etc., que
especifiquem os produtos, fornecedor, quantidade, valor unitário e total, condições
 26

de pagamentos etc.. Na área de contas a pagar, manter controles para que não
ocorram pagamentos indevidos ou em duplicidade. No setor de compras, verificar a
real necessidade e as especificações da aquisição das mercadorias ou contratação
de serviços. Evitando assim, gastos desnecessários.

Temos como principais ferramentas para um controle interno:

I. Cadastro de fornecedores sempre atualizados;

II. Procedimentos de cotação de preços formalizados;
III. Mapa de licitação;
IV. Política de alçadas para a realização de compras;
V. Avaliação de fornecedores – como cumprimento da data da entrega,
condições de pagamentos, qualidade dos produtos/serviços, etc.;
VI. Realização de compras mediante pedido de compra, devidamente autorizado
pelos responsáveis;
VII. Acompanhamento da posição atualizada do estoque;
VIII. Acompanhar condições contratuais;
IX. Verificar a adequação da compra;
X. Controlar os adiantamentos a fornecedores;
XI. Confrontar a nota fiscal com o pedido de compra;
XII. Nas requisições de compras, o comprador deve conferir a sequência numérica
das requisições;
XIII. Nos pagamentos a fornecedores, deve-se ter evidência de que o serviço foi
prestado ou a mercadoria foi recebida;
XIV. Programação financeira dos pagamentos;
XV. Confronto com os dados contábeis.

Assim, pagar as contas em dia evita multas e antecipar a data de vencimento pode
até gerar descontos. Além disso, saber exatamente não só quanto sua empresa
ganha, mas também o quanto gasta é importante para saber se é hora ou não de
assumir novos compromissos financeiros.
 27

3.5 Controles Internos.

O controle interno pode ser resumido como o estabelecimento de procedimentos do

fluxo das atividades inerentes a empresa.

O planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos

adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos,
verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a
eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela
direção. (MIGLIAVACCA 2004, p. 17)

Para que se possa conhecer de que maneira a empresa funciona, os seus ciclos
operacionais, de que forma ela busca atingir os seus objetivos, o recomendado é
buscar em cada área da organização a sua funcionalidade. E como cada pessoa
opera na organização de determinada área, parte-se do pressuposto que ela segue
uma rotina recomendada contribuindo assim, com sua parcela no desempenho da
Empresa como um todo.

Dessa forma, conhecer os controles internos da entidade, dentro de cada área, e

como ela se assegura para que não ocorram erros potenciais, controlando as suas
causas antecipadamente.

O objetivo de evidenciar a importância da implantação dos controles Internos nas

empresas de médio e pequeno porte, destaca-se as principais áreas de riscos que
as empresas ficam sujeitas quando do seu não acompanhamento.

O controle interno se destina principalmente na prevenção e adoção de medidas que

possibilitam reduzir a ocorrência de problemas, evitando assim prejuízos, perdas
financeiras e o comprometimento da imagem da empresa.
O setor financeiro é um dos pontos fortes da organização, tendo em vista a
responsabilidade perante o sucesso da mesma, já que se trata do setor que lida com
funções de grande importância, de maneira geral ao lidar com o dinheiro da
 28

empresa, cuidando dos pagamentos e recebimentos, com o objetivo de controlar

gastos e receitas.

3.6 Fluxo de Caixa

Em se tratando dos assuntos de finanças, as organizações necessitam do auxilio de

ferramentas adequadas que orientem os gestores nas tomadas de decisões. Sendo
assim Frezatti (1997, p. 28), aborda que “um instrumento gerencial é aquele que
permite apoiar o processo decisório da organização, de maneira que ela esteja
orientada para os resultados pretendidos”.

Silva (2006) conceitua o fluxo de caixa como ferramenta importante para a gerência
financeira, isto porque as informações contidas em planilhas permitem planejar,
controlar, analisar as receitas, as despesas e os investimentos em umdeterminado
período cogitado.

Assaf, Neto (1997) observam que o fluxo de caixa é o controle de todos os

pagamentos e recebimentos realizados pela organização, disponibilizando melhor
visualização das movimentações financeiras proporcionando administração de tudo
o que está conexo com a atividade organizacional.

Fluxo de caixa é a realização de entradas e saídas de dinheiro, referentes a

recebimentos e pagamentos necessários para o desenvolvimento das
atividades, englobando as contas de caixa e bancos, evidenciando as
entradas e saídas de valores monetários no decorrer das operações que
ocorrem ao longo do tempo nas organizações. (GITMAN, 2004, p. 86),

O fluxo de caixa é uma ferramenta que tem como função o planejamento financeiro
com o objetivo de fornecer estimativas da situação de caixa em determinado período
de tempo a frente.
 29

Ou seja, o fluxo de caixa é um relatório gerencial que de forma condensada informa

a movimentação de dinheiro, sempre considerando um período determinado.

A utilização de informações sobre saldos de caixa podem ser em base diária para o
gerenciamento financeiro de curto prazo, ou períodos mais longos, como mês ou
trimestre, quando a empresa precisa fazer um planejamento por prazo maior.

O fluxo de caixa é o instrumento capaz de traduzir em valores e datas, os diversos

dados gerados pelos demais sistemas de informação da empresa.(GITMAN, 2004,
p. 84-91).

Ainda para Gitman, (2004, p. 101-103) “as projeções de caixa da empresa têm
várias finalidades. A principal delas é informar a capacidade que a empresa tem
para liquidar seus compromissos financeiros a curto e longo prazo”.

Outras finalidades do fluxo de caixa:

I. Planejar a contratação de empréstimos e financiamentos;

II. Maximizar o rendimento das aplicações das sobras de caixa;
III. Avaliar o impacto financeiro de aumento das vendas.

[...] a ferramenta – fluxo de caixa é de fundamental importância, pois

concebe a disponibilidade imediata de recursos, sendo assim pode gerar
ganho através das disponibilidades capacitando realização de aplicações
com o disponível consequentemente receber os juros - que são os lucros
das aplicações. Porém, se não existir disponibilidade de caixa para honrar
os compromissos, os recursos obtidos serão de terceiros, logo será pago
juros pela aquisição destes recursos, ocasionando resultado menor. (SILVA,
2006)

Outro objetivo do fluxo de caixa é aplicação de recursos próprios em investimentos e

recursos mais rentáveis, melhorando a vida financeira da empresa. Com isso
permite facilitar análises mais precisas de empréstimos e investimentos, financiar
valores em períodos sazonais, estabelecendo maior liquidez para a empresa.
 30

As pequenas empresas precisam estar mais preparadas e atentas para que possam
desempenhar uma boa administração, para que possam permanecer mais tempo no
mercado, assim sendo, tornasse importante ter um fluxo de caixa que possa ter
informações adequadas e confiáveis, dando suporte as tomadas de decisões. O
fluxo de caixa é considerado uma ferramenta muita rica para a gestão financeira,
pois através da mesma demonstra valores de recursos próprios e/ou de terceiros.
Com isso o gestor tem melhor visibilidade para administrar seus recursos e estar
atento, buscando melhores alternativas para a empresa.

Portanto, o fluxo de caixa é um relatório que trabalha com informações atuais, é

dinâmico e, evidencia de forma transparente e verdadeira a situação financeira da
empresa.

Os principais requisitos para implantação do Fluxo de caixa:

I. Apoio de cúpula diretiva da empresa;

II. Organização de estrutura funcional da empresa com definição clara dos níveis
de responsabilidade de cada área;

III. Integração dos diversos setores e ou departamento da empresa ao sistema do

fluxo de caixa;

IV. Definição do sistema de informações quanto à qualidade e aos funcionários a

serem utilizados, calendários de entrega dos dados (periodicidade) e os
responsáveis pela elaboração das diversas projeções;

V. Treinamento do pessoal envolvido para implantar o fluxo de caixa no caixa da

empresa;
VI. Criação de um manual de operações financeiras;

VII. Comprometimento dos responsáveis pelas diversas áreas, no sentido de

alcançar os objetivos e as metas propostos no fluxo de caixa;
 31

VIII. Utilização do fluxo de caixa para avaliar com antecedência os efeitos da

tomada de decisões que tenham impacto financeiro na empresa;
IX. Fluxograma das atividades na empresa, ou seja, definir as atividades fins;

X. Comparação entre o referencial teórico e a pesquisa de campo.

Portanto, o Fluxo de Caixa, é uma opção interessante às empresas, seja de

pequeno ou grande porte, já que, devido ao competitivo mercado em que as
mesmas estão inseridas, qualquer possibilidade de angariar vantagens pode ser
decisiva na execução de sua atividade e na manutenção neste competitivo mercado.

3.6 Tesouraria

Conforme Wikipédia (2014), A Tesouraria é responsável pelo armazenamento do

dinheiro, pelos pagamentos e recebimentos a fornecedores e clientes. Abrange o
dinheiro em caixa, conhecido também como Fundo Fixo: que são os recursos
disponíveis para pagamento de pequenas despesas diárias podendo ser abastecido
diariamente; dinheiro em contas correntes: trata-se das Movimentações bancárias,
entradas e saídas de recursos; recebimentos não depositados: são os créditos
recebíveis em cheques cujo destino será o depósito em conta bancária.

Este responsável deve zelar pela boa administração dos recursos disponíveis. De
um modo geral, as entradas de dinheiro são decorrentes de: vendas a vista;
Desconto de duplicatas; empréstimos obtidos. As saídas são pagamentos a terceiros
(a Fornecedores, impostos, salários) e adiantamentos concedidos. Os principais
problemas que a organização pode ter nesta área são os desvios ou o uso indevido
dos recursos disponíveis. Dessa forma, citamos como exemplos de controles
aplicáveis a esta área:
I. Conferência física entre o saldo em espécie com o boletim de caixa, rotina a
ser realizada diariamente;

II. Realização de conferências pelo superior da área de forma imprevisível;

 32

III. Todo recurso recebido pelo responsável pelo caixa dever ser firmado via
Recibo, responsabilizando-o pela sua gerência;

IV. Fixação de valor máximo à disposição;

V. Viabilizar as melhores fontes de investimentos (aplicações financeiras, taxas e

rentabilidades), de igual forma as de financiamento;

VI. O responsável pelo caixa não deve aprovar pagamentos;

VII. Controlar a programação financeira (disponibilidades de recursos, títulos a

Receber com a pagar);

VIII. Realizar pagamentos com a devida quitação no documento fiscal;

IX. Indicação que documentos já pagos foram todos utilizados, mediante carimbo
com data, valor e assinatura do caixa;

X. Zelar pela guarda dos títulos em cofre;

XI. Restrito acesso ao caixa;

XII. Controle dos adiantamentos concedidos;

XIII. Emissão de cheques nominais;

XIV. Rodízio de funcionários;

XV. Assinatura conjunta nos talonários de cheque;

XVI. Controles de cheques cancelados;

XVII. Confronto com os dados contábeis.

 33

Dessa forma, vê-se que, o desafio da Tesouraria é, por um lado, garantir que a
empresa tenha recursos para liquidar seus compromissos, de preferência sem ter
que recorrer a empréstimos de curto prazo. Com tamanha preocupação, é de
imaginar que as transações que ocorrem na tesouraria são de extrema importância –
e de fato o são. Pois é na tesouraria que é calculado e destinado o dinheiro da
empresa, de modo que qualquer erro nesse setor pode ser fatal para a empresa.

3.7 Inadimplência

A inadimplência constitui um gasto para a empresa, pois é um recurso que fica retido
com o cliente e não é revertido para a empresa. De acordo com o dicionário Houaiss
(2009), a palavra inadimplência significa “falta de cumprimento de uma obrigação”.

[...] a determinação do risco de inadimplência constitui-se em uma das

principais preocupações dos credores, tendo em vista relacionar-se com
a ocorrência de perdas financeiras que poderão prejudicar a liquidez
(capacidade de honrar dívidas com ossupridores de capital) e a
captação de recursos nos mercados financeiros e de capitais.
(SANTOS, 2009, p.2)

Ainda conforme o autor, os fatores internos e externos de risco identificados como

responsáveis pelas perdas financeiras em concessões de crédito, são:

I. Fatores internos: profissionais desqualificados, controles de riscos

inadequados, ausência de modelos estatísticos, concentração de crédito com
clientes de alto risco;

II. Fatores externos: concorrência, carga tributária, caráter dos clientes, inflação,
taxa de juros, paridade cambial.

Machado (2010) menciona que uma característica do cliente inadimplente é possuir

renda para liberação do crédito e uma ordem de prioridades em relação às despesas
 34

rotineiras e que, por situações de emergência, vê-se financeiramente

desestabilizado e acaba ficando sem condições de efetivar o pagamento da parcela.

O combate a inadimplência requer a adoção de nova cultura adaptada a estabilidade

econômica, exigindo a adoção de novos hábitos gerenciais, maior seletividade na
concessão de crédito e gerenciamento de risco e administração de carteira de
crédito. Para lidar com a inadimplência, a empresa deve utilizar práticas preventivas,
podendo assim controlá-la. Dessa forma, a empresa deve verificar:

I. Em que épocas do ano a inadimplência é maior ou menor;

II. Número de prestações em atraso;
III. Valor médio das prestações em atraso.

3.8 Prazos de recebimentos

O ciclo financeiro de uma empresa prestadora de serviços, na maioria dos casos, é

afetado apenas pelos prazos de pagamento e recebimento. Como as empresas têm
prazos diferentes para pagamento aos fornecedores e recebimento dos clientes, o
ciclo financeiro é determinado com base nos prazos médios de pagamentos e de
recebimentos.

Gitmam (2004) cita que o ciclo operacional de uma organização refere-se ao prazo
desde o início do processo de produção ao recebimento de caixa resultante da
venda do produto acabado. “Esse ciclo envolve duas categorias básicas de ativos de
curto prazo: estoque e contas a receber. Seu cálculo corresponde a idade média do
estoque (IME) com o prazo médio de recebimento (PMR)” (GITMAM, 2004, p. 513).

Portanto, é importante saber controlar os prazos concedidos e os recebimentos a fim

de não desequilibrar a necessidade de capital de giro, bem como não causar
problemas de caixa a empresa.
 35

3.9 Política de cobrança

Para a atividade de cobrança torna-se imprescindível e demasiadamente importante,

pois possui a capacidade de antecipação dos valores em atraso e a
responsabilidade para com os resultados positivos junto aos clientes. A cobrança é
uma atividade dependente da qualidade dos controles, desde o acionamento do
devedor até o devido pagamento de todos os débitos, que assegura a transformação
das vendas em recebimentos.

De acordo com Blatt (1997, p. 58), revela alguns procedimentos para a cobrança
através do telefone. O autor divide estes procedimentos em três etapas e em cada
etapa faz recomendações específicas, para o êxito da negociação, são elas:

1ª. Etapa: Planejamento da Ligação: - Verificar o histórico do cliente;

verificar os trabalhos anteriores de cobrança; verificar contas atuais;
determinar a pessoa principal para o contato; planejar a estratégia;
predeterminar o plano de pagamento a ser solicitado; preparar as questões.
2ª. Etapa: O telefonema: - Checar a pessoa certa; solicitar a pessoa pelo
nome, se possível; identificar a si e a empresa credora; declarar a razão
para estar ligado. (BLATT, 1997, p. 58)

As empresas devem estabelecer regras claras e objetivas para efetuar a cobrança

dos clientes que atrasam ou não efetuam o pagamento de uma prestação. Se, de
um lado, a política de concessão de crédito busca minimizar o risco de que um
determinado cliente se torne inadimplente, por outro a política de cobrança procura
aumentar as chances de o cliente efetuar o pagamento de pelo menos parte da
quantia que deve à empresa.

As políticas de cobrança tem refletido nos procedimentos adotados para receber

uma duplicata na data do vencimento e as ações a serem adotadas no caso de
atraso no pagamento, com definições especificas das medidas a serem tomadas e o
tempo necessário à implementação.
 36

Ao vender a prazo, a empresa está comprometendo uma parcela do seu patrimônio.

Desta forma, é através da cobrança dos clientes atrasados que ela garante o retorno
de, pelo menos, parte destes recursos. Uma política de cobrança eficiente não reduz
a inadimplência entre os clientes de uma empresa, mas pelo menos minimiza as
perdas que a empresa poderá ter com estes clientes. A adoção de uma política de
cobrança clara deve ser vista como a contratação de um seguro: o melhor é não
precisar usá-lo, mas, se necessário, o mais correto é tê-lo em mãos.

Sabe-se que a demora no acionamento da cobrança, além de acostumar mal o

devedor, pode elevar as perdas em decorrência de vários fatores, afetando o giro do
ativo circulante e o capital de giro, razões que por si só, autorizam o rápido início das
ações de cobrança.

3.10 Conclusão:

O estudo temático abordou a importância da administração financeira para sucesso

de uma organização.
Foram apresentados vários recursos e ferramentas de gerenciamento o que
demonstra o interesse dos estudiosos em estabelecer critérios de organização, dada
a significância de sua contribuição para os resultados da empresa.
Este estudo temático evidenciou as análises e observações feitas sobre a gestão
financeira e operacional do Escritório Contábil, permitindo identificação e utilização
dos recursos que geram conhecimento estratégico dentro da empresa.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

4 . Conclusão.
Neste Relatório de estágio,constatou-se que os gestores da área financeira têm
enfrentado vários problemas no gerenciamento dos recursos financeiros da
empresa, isto tem demandado uma atenção especial, pois a empresa depende
da boa administração dos recursos financeiros para fazer suas atividades
operacionais e ainda continuar investindo em crescimento.
 37

Pôde-se observar a empresa tem a necessidade de um profissional capacitado

em finanças empresarias, que possa proporcionar melhorias de controles e
informações para se manter a solidez financeira do “Escritório de Contabilidade.

Verificou-se que a empresa tem buscado conhecimento que resulta em avanços

significativos, de pessoal e profissional, principalmente na atividade fim, e tem
dificuldades na administração financeira e carece de uma permanente atenção.

Em relação às atividades de contas a pagar e receber, elas devem estar

sincronizados e bem administrados, pois influenciam diretamente na saúde
financeira da empresa.

Percebe-se que é essencial o conhecimento dos procedimentos financeiros e

contábeis disponíveis, bem como a sua melhor utilização para o
acompanhamento, controle, ajuste e projeção dos resultados da empresa, de seu
desenvolvimento como um recurso criador e produtivo.

Observa-se que o uso do fluxo de caixa pode tornar possível conhecer, se em

um determinado período, uma empresa terá condições de pagar os
compromissos assumidos, assim como conhecer as suas contas a receber.

A empresa demonstrou estar precisando de uma melhor preparação atividade

financeira, e precisa estar atenta aos procedimentos relacionados com a gestão
financeira para que possa desempenhar uma boa administração e permanecer
mais tempo no mercado. Assim sendo, percebeu-se a importante elaborar um
fluxo de caixa que possa ter informações adequadas e confiáveis, dando suporte
a tomada de decisões. O fluxo de caixa pode ser considerado uma ferramenta
muita rica para a gestão financeira, pois através da mesma demonstram-se
valores de recursos próprios e/ou de terceiros. Com isso o gestor tem melhor
visibilidade para administrar seus recursos e estar atento, buscando melhores
alternativas para a empresa.

Pode-se ressaltar também, a relevância da empresa estar voltada para inovação,

renovando continuamente seus métodos, processos e procedimentos, para
 38

oferecer a seus clientes serviços de qualidade, possibilitando assim seu

crescimento e desenvolvimento.

4.1 Propostas e Recomendações

Conforme pode-se constatar no acompanhamento do cotidiano financeiro do

“Escritório Contábil” e nas referências conceituais dos autores temáticos recomenda-
se que o controle corretamente o caixa da empresa é essencial para o a saúde
financeira da empresa, pois isto tem uma relação direta com a viabilidade de suas
operações, além de permitir que a empresa cresça bem estruturada e que possa
investir em melhorias, com seus objetivos alcançados.

Para que a empresa possa melhorar sua gestão financeira, diante dos estudos
feitos, pode-se recomendar:

a) Organizar os registros e conferir se todos os documentos estão sendo

devidamente controlados;

b) Acompanhar as contas a pagar e a receber, montando um fluxo de

pagamentos e recebimentos;

c) Controlar o movimento de caixa e os controles bancários;

d) Fazer previsão de recebimentos e de fluxo de caixa;

e) Criar um departamento financeiro;

f) Estruturar os Processos financeiros;

g) Levantar os débitos de todos os clientes;

h) Definir 05 datas para recebimentos dos honorários para atender os clientes

(05, 10, 15, 20 e 25) – envio de comunicado para que os clientes escolham a
data de vencimento dos débitos entre as 05 opções;
 39

i) Propor penalidades por inadimplência – após 03 meses sem a quitação dos

honorários, amparados pela lei, suspensão dos serviços;

j) Implantar boleto bancário, respeitando as datas de vencimento dos

honorários escolhidas pelo cliente;

k) Contratar profissional responsável pelo setor financeiro, o que permitirá a

empresa a integração do contas a pagar e receber e assim um melhor
controle;

l) Buscar manter o seu capital intelectual;

m) Distribuir melhor a carga de serviço entre os funcionários.

As propostas e recomendações aqui editadas formar também registradas no

Fluxograma de procedimentos do Setor Financeiro, conforme Anexo V.

Para melhorar a situação financeira da empresa, e uma melhorar a gestão dos

recursos financeiros sugere-se a contratação de um funcionário com a capacidade
produtiva que pode ser usada para produzir serviços para alavancar o recebimento
das receitas.

Para fazer a adequado do gerenciamento do sistema de informações, sugere a

criação de um fluxo de caixa como um sistema de informações para o qual
convergem os dados financeiros gerados em diversas áreas da empresa. Isto pode
evitar o surgimento de dificuldade para se ter um fluxo de caixa realmente eficaz é
gerenciar adequadamente este sistema de informações. A área financeira da
empresa deve ser fortalecida com a contratação de um especialista, e passar por
transformações que possibilite a adequação aos objetivos da empresa.

Em linhas gerais, evidencia-se a importância do desenvolvimento de um trabalho

que vise a gestão financeira dentro das empresas.
 40

Acredita-se que esse trabalho contribuiu para o meio acadêmico em função das
reflexões apresentadas reunindo vários autores que são estudiosos sobre os
processos de gestão financeira.
.
 41

REFERÊNCIAS

ARTHUR, Andersen. Normas e Práticas Contábeis no Brasil. 2ª ed. São Paulo:

Atlas, 1994.

ASSAF NETO, Alexandre. Finanças corporativas e valor. 4 ed. São Paulo: Atlas,
2009.

BRAGA, Roberto. Fundamentos e técnicas de administração financeira. São

Paulo: Atlas, 1992.

BRIGHAM, Eugene F.; HOUSTON, Joel F. Fundamentos da moderna

administração financeira. Rio de Janeiro: Campus, 1999.

CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: teoria e prática. São Paulo: Atlas,
2002.

FREZATTI, Fábio. Gestão do Fluxo de Caixa Diário: como dispor de um

instrumento fundamenta para gerenciamento do negócio. São Paulo: Atlas, 1997.

GITMAN, Lawrence J. Princípios de administração financeira. São Paulo: Harbra,

1997.

GROPPELLI, A. A.; NIKBAKHT, Ehsan. Administração Financeira. São Paulo:

Saraiva, 1998.

HOJI, Masakazu. Administração financeira: uma abordagem prática: matemática

financeiraaplicada, estratégias financeiras, análise, planejamento e controle
financeiro. São Paulo: Atlas, 1999.

MIGLIAVACCA, Paulo Norberto. Controles Internos nas organizações: um estudo

abrangente dos princípios de controle interno, ferramentas para avaliação dos
controles internos em sua organização. 2 ed. São Paulo: Edicta, 2004.

ROSS, Stephen A.; WASTERFIELD, Randolph W.; JORDAN, Bradford D. Princípios

de administração financeira. São Paulo: Atlas, 1998.

SANTOS, J. O. Análise de Crédito: Empresas, Pessoas Físicas, Agronegócios e

Pecuária. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

SILVA, José Pereira da. Gestão e análise de risco de crédito. São Paulo: Atlas,
1998.

SOLOMON, Ezra. Teoria da administração financeira. Rio de Janeiro: Zahar,

1973.

WESTON, J. Fred; BRIGHAM, Eugene F. Fundamentos da administração

financeira. São Paulo: Makron Books, 2000.

WIKIPEDIA, disponível em <TTP//PT.WIKIPEDIA.ORG/WIRI/TESOURARIA>,

acesso em 02 de janeiro de 2014.
 42

3.10 ANEXOS

Anexo I – Organograma da empresa

Fonte: Dados fornecidos pela empresa, 2013.

 43

Anexo II – Fluxograma Setor Contábil

Movimento Arquivo Eletrônico NF Serviços Hardware Posição de Equipe

Terceiros Estoque
Financeiro Ent./Saída/FP Software

B Recepção

Documentos

Não Contato
Ok?

Ajuste
Sim

Sim
Implantação Novo
Cliente?

Novo Cliente Não

Classificação

Digitação

Organiza Doc.

Envia Arquivo

Integração
Fiscal

Sim
Lucro
Apura
Presumido?

Não Retenções

Provisão de Imprimi Razão

Impostos

Integração Libera para

Processo Fiscal
Folha de Pagto

Ativo Imobilizado

Prévia do
Balancete

Conciliação

Fonte: Dados fornecidos pela empresa, 2013.

 44

Anexo III – Fluxograma Setor Pessoal

Hardware Legislação Documentação Equipe Recepção de

Software Documentos

Complementa Não Sim Não Movimento Atualiza Sistema

Remanescente? Novo
Cadastro Rotina e Tabelas
Cliente?

Sim
Não
Conferência Admissão?

Sim

Não Cadastra
Ok?
A Funcionário

Sim
Documentos da
Admissão
Teve

Movimento?
Sim Não
Férias?
Transcreve ano
corrente
Sim

Cálculo
Certidões

Emissão de
Recibos

Não
Movimenta-

ção?Sim

Registra no
Sistema

Não
Rescisão?

Sim

Cálculo

B Emissão de
Documentos

Fonte: Dados fornecidos pela empresa, 2013.

 45

Anexo IV - Fluxograma Setor Fiscal

NF NF NF Outros Hardware Regulamentos / Equipe

Atualização

Entrada Saída Serviços Documentos Software

Sim
Processo Recepção Cliente novo? Recepção
de Clientes

Não Documentos

Não Contato com Cliente

AIDF Ok?

Sim
Classificar

Documentos

Documentos Documentos

Fiscais Não Fiscais

Análise Análise

Define Aplicação
Enviar para
NF Serv. Com Não
Contábil
Tributária Retenção?
Acertar
Digitar
Sim Fim

Fim
Não Pesquisa Retenção
Ok? Enviar para o
INSS?
Sim
Processo Erro
Sim RH
Sim Não
Contábil
Emitir guias Lucro Real?
estadual e Não
Retenção
municipal
municipal e
Não
federal?
Sim
NF Processo Sim

Emitir Guias
P. Serviço?
Não Contábil

Emitir Guias
Processo

Protocolar Contábil

Fim
Guias
NF Declaração Livros

Processo Arquivo Mensal/Anual Fiscais

Fonte: Dados fornecidos pela empresa, 2013.

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Anexo V - Fluxograma Setor Financeiro

Contratos

Planilha

Software BB Infor. Adicionais

Cobrança de Cobrança

Boletos

Boy Correio Protocolo E-mail

Integra BB
Cobrança e
Ger.

Não Aguarda
Pagto
Efetuado?

Sim
Negocia
Atualiza Planilha

Não
Sim

Caixa Pagto Não

Efetuado?

Não

Transporte Não
Planilha Suspender?

Sim

Suspende
Contrato

Fonte: Dados fornecidos pela empresa, 2013.