DEPARTAMENTO CONTÁBIL

Pontos importantes para o bom andamento dos trabalhos:

1. Extrato Bancário em formato Excel:

a. Assim que fizerem a abertura da conta PJ, deverá nos enviar todo mês o movimento, com a
identificação de cada entrada (recebimentos, seja por faturamento, empréstimos etc.) e
saída (pagamentos de fornecedores, salários, impostos, aluguel etc.). Na conta, deve
movimentar apenas o que for da empresa, não misturar com a PF. Lembrando que as
entradas, deve ter respaldo, ou seja, emissão de notas;
b. Além dos extratos, a empresa deve enviar para a contabilidade:
• Extrato de consórcio e títulos de capitalização;
• Extrato de aplicação financeira;
• Pagamentos de Impostos (FGTS/ GRRF, Contribuição assistencial/ sindical, pois
estes não temos acesso para verificar se houve o pagamento);
• Enviar Fluxo de Caixa* (anexo o que sugerimos) – este será praticamente uma cópia
do extrato bancário; caso a empresa tenha Caixa (dinheiro em espécie) pode utilizar
e nos enviar também, porém terá que enviar dois arquivos (um do Banco e outro do
Caixa);
• Caso tenha pagamentos e/ou recebimentos com multa e juros será necessário
identificar;
• Enviar contratos de apólices de seguros, contratos de empréstimos, borderôs/
desconto de duplicatas (se houver);
• Enviar contrato de aluguel (se houver);
• Enviar Nota compra de ativo imobilizado (veículos, máquinas/equipamentos,
computadores etc.).

2. Notas Fiscais:
a. A empresa deve emitir nota fiscal/ cupom fiscal/ fatura (no caso de locação), contrato de
compra e venda (no caso de construtoras) para ter respaldo dos recebimentos na conta
bancária, pois a Receita Federal faz o cruzamento (e-financeira x SPED Contábil x Apuração
Simples Nacional -PGDAS x DEFIS x DIRF x DECRED -cartões de débito e crédito x SPED
Fiscal), ou seja, caso haja incompatibilidade, a empresa poderá ser autuada.
3. E-Financeira:
a. Atualmente os bancos prestam informações à Receita Federal por meio do SPED (e-
financeira), o que leva ao cruzamento das informações. No caso da não escrituração da
movimentação bancária ou escrituração de movimentação incompatível com o faturamento
declarado, haverá divergência entre as informações prestadas por nós daquelas prestadas
pelos bancos, sujeitando-o à penalidades cabíveis.
4. Despesas x Faturamento:
a. Toda empresa visa Lucros, então deve ter faturamento suficiente para cobrir suas despesas
(aluguel, folha de pagamento, impostos, energia, telefone, água etc.), e sobrar para
distribuição de lucros isento de IR;

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 b. Todas as despesas devem estar no nome da empresa.
5. Distribuição de Lucros x Pró-labore x IRPF:
a. A empresa que mantém contabilidade organizada com comprovantes e conta bancárias
devidamente contabilizadas pode fazer a distribuição de lucros para os sócios do valor que
estiver disponível (claro se a empresa estiver auferindo lucros);
b. A distribuição de lucros é isenta de imposto de renda, razão pela qual ajuda o sócio PF a
justificar sua evolução patrimonial;
c. Se não for por distribuição de lucros (e a empresa tem que ter lucro para distribuir senão
será tributado) todo pagamento feito ao sócio será considerado pró-labore e terá incidência
de IR e INSS, então, é imprescindível que a empresa aufira lucro para distribuição aos sócios
com isenção de IR, caso contrário as retiradas serão tributadas;
d. As empresas enquadradas no regime MEI não possui retirada de Pró-labore.
✓ A EMPRESA QUE POSSUI DÉBITOS (IMPOSTOS EM ABERTO) NÃO PODE DISTRIBUIR
LUCROS.
6. Carta de Responsabilidade:
a. Anualmente, após o fechamento contábil, você terá que assinar uma carta de
responsabilidade sobre administração da empresa motivo: a contabilidade é responsável
pelos documentos que entram no escritório (no caso, recebemos tudo digitalmente). Assim,
o cliente é responsável por aquilo que acontece dentro da empresa não podendo alegar
ignorância da lei (ex.: falta de emissão de nota, pagamento sem nota, pagamento de
funcionário por fora etc.).

Orientações que devem ser seguidas:

1. Não pode fazer pagamentos/recebimentos de PF na conta da PJ e vice-versa;

2. Todos os documentos que forem pagos e recebidos (nota fiscal, faturas, recibos etc.) devem estar
no nome da empresa;
3. Não fazer transferências (R$) entre contas de uma empresa para outra e nem pagamentos de uma
na outra, pois nesse caso gera MÚTUO entre empresas e consequentemente haverá incidência de
IR e IOF.

*Nessa planilha de fluxo você irá alimentar com os recebimentos e pagamentos realizados (aluguel,
telefone, energia, água, fornecedores, honorários contábeis, salários, impostos etc.), esse fluxo será um
espelho analítico do extrato bancário/ caixa da empresa.

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