Como estabelecer e projetar um programa de bem-estar

Projetar e gerenciar um programa de bem-estar do funcionário é um passo importante para

melhorar a saúde e a produtividade dos funcionários e, potencialmente, melhorar o custo
geral dos cuidados de saúde fornecidos pelo empregador. Os programas de bem-estar podem
beneficiar os empregadores ao:

Reduzindo os custos dos cuidados de saúde.

Reduzindo o absenteísmo.

Alcançando maior produtividade dos funcionários.

Reduzindo a compensação dos trabalhadores e os custos relacionados com a deficiência.

Reduzindo lesões.

Melhorar o moral e a lealdade dos funcionários.

Por causa dos custos cada vez maiores do seguro saúde e da importância da saúde do
funcionário, os empregadores devem considerar a implementação de um programa de bem-
estar bem elaborado que beneficie tanto a saúde do funcionário quanto os resultados
financeiros do empregador.

Etapa 1: Realizar avaliações

Obter informações sobre a saúde da força de trabalho - e a disposição da organização em fazer

melhorias com base nessas informações - é uma etapa crítica no desenvolvimento de um
programa de bem-estar da força de trabalho. Essas informações permitirão ao empregador
elaborar programas e serviços que sejam mais benéficos tanto para o empregador quanto para
o empregado. Abaixo estão as etapas e ferramentas sugeridas para obter essas informações:

Realize pesquisas com funcionários para avaliar os interesses pessoais de bem-estar e as

necessidades dos funcionários. Fazer uma pesquisa direta com os funcionários ajuda a avaliar
o clima atual sobre como um programa pode ser recebido e quais informações os funcionários
estão dispostos a compartilhar. Os Centros para Controle e Prevenção de Doenças (CDC)
fornecem orientação sobre como criar uma pesquisa de funcionários , incluindo exemplos de
áreas de tópicos de pesquisa.

Faça uma avaliação de risco à saúde. Avaliar a saúde da força de trabalho ajudará a determinar
quais programas implementar. Diversas leis afetam o uso de avaliações de risco à saúde,
portanto, recomenda-se consultar o advogado. Para obter orientação geral, consulte as
informações do CDC sobre avaliações de risco à saúde e a orientação da Equal Employment
Opportunity Commission (EEOC) sobre programas de bem-estar em relação à Lei dos
Americanos com Deficiências (ADA) e à Lei de Não Discriminação de Informações Genéticas
(GINA). A Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguro Saúde (HIPAA) será aplicada
quando os programas de bem-estar fizerem parte do plano de saúde em grupo (incentivos de
prêmio, etc.).

Faça uma avaliação organizacional para determinar quais tipos de programas de bem-estar
oferecer. Nem todos os programas serão bem usados ou apoiados por uma organização. O
Transamerica Center for Health Studies oferece um guia, Finding Fit: Implementing Wellness
Programs Successfully , com amostras de avaliações para cada tipo de programa.

Reveja as taxas de utilização de planos de saúde em grupo, tanto médicos quanto

farmacêuticos. Essas informações podem ser obtidas em conjunto com a operadora de seguro
saúde em grupo ou com o administrador terceirizado.

Avaliar a cultura de saúde e realizar auditorias ambientais do ambiente de trabalho em geral.

Veja a avaliação ambiental do CDC . A realização de uma auditoria ambiental fornecerá
informações sobre a cultura do local de trabalho e seu impacto na promoção do
comportamento de bem-estar dos funcionários.

Etapa 2: obter suporte de gerenciamento

O apoio da gerência é essencial para a construção de um programa de bem-estar bem-

sucedido. Como acontece com qualquer iniciativa, a adesão da administração é crítica para fins
de financiamento, para obter apoio em toda a organização e para aprovar políticas e processos
relacionados ao programa. A administração pode fornecer assistência adicional, ajudando a
vincular os objetivos da promoção da saúde aos resultados do negócio, posicionando assim o
bem-estar como uma parte fundamental da organização.

O desafio de obter suporte de gerenciamento é comunicar o valor potencial de um programa

de bem-estar para os resultados financeiros da organização. Veja Business Case for Employees
para ideias sobre como construir um business case para programas de bem-estar.

Abordar as três perguntas abaixo pode ajudar a obter o suporte necessário da alta
administração:

Quais são as prioridades estratégicas de curto e longo prazo da organização? Os empregadores

devem mostrar como os programas de bem-estar apóiam esses objetivos estratégicos.

Quais benefícios podem ser esperados da iniciativa de bem-estar e qual é o valor potencial da
promoção do bem-estar para a organização?

Quais são os estilos de liderança, pressões, pontos fortes e fracos dos executivos de nível
sênior da organização? Essas respostas podem ajudar a determinar o método de
apresentação.

Etapa 3: Estabeleça um Comitê de Bem-Estar

Depois de conduzir uma avaliação de necessidades e obter apoio administrativo, um
empregador pode criar um comitê interno dirigido por funcionários que ajuda a construir e
manter uma cultura de bem-estar na organização. Este comitê ajudará a construir o apoio
organizacional e a eficácia do programa de bem-estar. As responsabilidades do comitê de bem-
estar podem incluir o seguinte:

Avaliar os programas, serviços e políticas atuais disponíveis no local de trabalho.

Avaliação das necessidades e preferências dos funcionários.

Desenvolver um plano operacional de promoção da saúde, incluindo uma declaração de visão,

metas e objetivos.

Auxiliar na implementação, monitoramento e avaliação de atividades de bem-estar.

Os empregadores devem solicitar membros para o comitê por convite ou solicitar voluntários,
garantindo que haja representação transversal, como membros da alta administração,
departamento de RH, tecnologia da informação, comunicação / marketing e departamento de
saúde e segurança; representantes sindicais; e colaboradores interessados em saúde e bem-
estar.

Os empregadores podem querer abordar estas considerações adicionais para o comitê de

bem-estar:

Determine com antecedência por quanto tempo os membros do comitê de bem-estar servirão
e como os novos membros serão selecionados. Os empregadores podem querer alternar os
membros do comitê anualmente para evitar o esgotamento e obter novas perspectivas.

Selecione os membros do comitê que podem representar melhor seus pares, motivar outras
pessoas e apoiar a implementação do programa de bem-estar. Os empregadores podem
desejar obter o apoio dos supervisores dos membros do comitê, dando a cada membro do
comitê tempo para se dedicar às atividades do comitê.

Etapa 4: desenvolver metas e objetivos

Usando as informações coletadas na avaliação da força de trabalho, os empregadores podem

estabelecer metas e objetivos para o programa. Para muitas organizações, uma meta principal
é melhorar a saúde dos trabalhadores e, assim, reduzir os custos com saúde. Outros objetivos
podem incluir a redução do absenteísmo, aumentando a produtividade do trabalhador e
aumentando a retenção. Metas e objetivos do programa de bem-estar são declarações de
realizações amplas e de longo prazo esperadas do programa. Cada meta tem um ou mais
objetivos para garantir que a meta seja cumprida com sucesso. Os objetivos devem ser claros,
limitados no tempo e definidos de tal forma que seja fácil determinar se foram alcançados.
Abaixo estão alguns exemplos de metas e objetivos:
Reduza o número de funcionários que fumam em 5% no ano fiscal de 20XX.

Aumentar o número de funcionários matriculados em aulas de cessação do tabagismo em 15

por cento até o segundo trimestre de 20XX.

Diminua o número de funcionários identificados como obesos em 5 por cento em 20XX.

Aumentar o nível de adesão à medicação da população de funcionários em 10 por cento.

Etapa 5: Estabeleça um Orçamento

Estabelecer um orçamento é uma etapa crítica na criação de um programa de bem-estar. Sem

financiamento, o programa vai parar.

Ao criar um orçamento de bem-estar, as organizações devem incluir o custo dos incentivos,

marketing e design do programa no orçamento. Os itens típicos em um orçamento incluiriam
taxas de fornecedores / outros fornecedores de triagem; incentivos à participação; materiais
promocionais; disposições de reunião; pedômetros / rastreadores de fitness; Tempo do
representante de RH e membro do comitê; etc.

Além disso, os empregadores podem querer considerar a realização das seguintes etapas para
procurar recursos de financiamento ocultos:

Realize pesquisas para determinar se os funcionários estariam dispostos a pagar por um

aspecto do programa de bem-estar, como ioga ou aulas de exercícios.

Faça parceria com a seguradora de saúde para determinar os componentes de bem-estar

oferecidos pela seguradora. Freqüentemente, esses custos do programa já estão incluídos nos
prêmios do seguro saúde.

Pesquise a opção de participar de estudos clínicos de universidades ou hospitais estudando o

impacto dos programas de bem-estar no local de trabalho.

Pesquise recursos ou programas comunitários gratuitos para complementar o programa de

bem-estar.

Considere a implementação de atividades internas de baixo ou nenhum custo, como um grupo

de caminhada para almoçar.

Etapa 6: projetar componentes do programa de bem-estar

Os empregadores têm grande latitude na concepção do programa de bem-estar. Não existe

um programa padrão, pois cada um varia de acordo com as necessidades e recursos
organizacionais. O programa de bem-estar pode variar de um programa muito simples a um
elaborado programa multifacetado. É importante incluir uma variedade de componentes que
visam os comportamentos de risco e as necessidades e interesses dos funcionários. As
organizações podem usar os recursos obtidos nas etapas anteriores da avaliação
organizacional, na coleta de dados do comitê de bem-estar e nas restrições orçamentárias,
bem como nas metas e objetivos, para determinar os tipos de programas de bem-estar a
serem incluídos no projeto. Consulte as seções sobre "Ações que os empregadores podem
realizar" no relatório Transamerica Center for Health Studies, From Evidence to Practice:
Workplace Wellness that Workspara obter ideias e orientação sobre tipos específicos de
programas. O nível de envolvimento desejado da empresa, determinado a partir da avaliação
organizacional na etapa 1, será uma consideração importante na determinação dos tipos de
programas a serem incluídos. Exemplos de programas comuns são os seguintes:

Programas de redução de estresse.

Programas de perda de peso.

Programas de cessação do tabagismo.

Avaliações de risco para a saúde.

Rastreios de saúde.

Programas e atividades de exercícios.

Educação alimentar.

Clínicas de vacinação.

Embora os empregadores tenham grande latitude na concepção de programas de bem-estar,

como com as avaliações de risco à saúde discutidas anteriormente, os empregadores ainda
precisam considerar as questões legais e os requisitos de conformidade fornecidos pela ADA,
GINA, HIPAA e a Lei de Proteção ao Paciente e Cuidados Acessíveis (PPACA) , tal como:

A ADA proíbe os empregadores de discriminar indivíduos com base na deficiência, incluindo o

acesso do funcionário a programas de bem-estar.

A GINA permite que os empregadores "solicitem, exijam ou comprem informações genéticas"

em conexão com serviços de saúde ou genéticos fornecidos pelo empregador somente se os
serviços "forem razoavelmente projetados para promover a saúde ou prevenir doenças". O
ADA também tem requisitos de design razoáveis.

Quando parte de um plano de saúde em grupo, a HIPAA exige que as informações de saúde
individualmente identificáveis coletadas ou criadas por participantes de programas de bem-
estar sejam consideradas PHI e sejam protegidas pelas regras da HIPAA.

O PPACA exige que os programas sejam elaborados de maneira razoável para promover a
saúde ou prevenir doenças. Os programas devem ser razoavelmente projetados para estarem
disponíveis a todos os indivíduos em situação semelhante, e os indivíduos devem ser avisados
da oportunidade de se qualificar para os mesmos prêmios por outros meios.
Veja mais informações no kit de ferramentas do SHRM, Projetando e Gerenciando um
Programa de Bem-Estar .

Etapa 7: selecione incentivos ou recompensas do programa de bem-estar

Os incentivos ou recompensas são uma ferramenta eficaz para mudar comportamentos não
saudáveis, aderir a comportamentos saudáveis, aumentar as taxas de participação ou ajudar
os indivíduos a concluir um programa. O argumento para recompensar funcionários por
participarem de um programa de bem-estar parte dos princípios básicos da psicologia
comportamental: as pessoas são levadas a agir pelas consequências positivas que esperam de
suas ações. Construir um sistema de recompensas em um programa de bem-estar é um grande
motivador. As recompensas podem assumir várias formas, incluindo pontos que podem ser
trocados por mercadorias, presentes comemorando realizações ou prêmios em dinheiro. Com
o tempo, a motivação por recompensas muda de um incentivo externo para um reforço
intrínseco.

Os incentivos eficazes serão proporcionais ao esforço necessário para praticar o

comportamento desejado. Por exemplo, os incentivos associados à cessação do tabagismo ou
perda de peso devem ser maiores do que os incentivos à participação em um seminário de
almoço e aprendizagem.

Regulamentações federais e estaduais podem limitar os incentivos, portanto, os empregadores

devem se manter atualizados sobre as obrigações de conformidade aplicáveis.

Etapa 8: Comunicar o Plano de Bem-Estar

A próxima etapa é escrever e comunicar a política de bem-estar da organização. Esta

declaração de política deve incluir a intenção da organização, o nível de envolvimento e o
sistema de recompensas e incentivos com relação ao bem-estar do funcionário. Ao comunicar
o sistema de recompensa aos funcionários, apresentar um exemplo John Doe pode ajudá-los a
ver o programa em termos da vida real.

A comunicação é importante para divulgar o programa e garantir a participação. É útil usar a

comunicação para criar uma cultura social em que ser saudável é valorizado. Isso pode ser
feito de várias maneiras, usando técnicas bem estabelecidas de marketing e mudança de
comportamento, como as seguintes:

Um lançamento de programa que gera atenção.

Um logotipo do programa de bem-estar e slogans para vários componentes do programa,
como "Every Body Walk Now", "Wellness Wednesday", "Recess" ou "Time Out for Tai Chi".

Endosso visível e participação da alta administração.

Educação para o bem-estar com base em pesquisas sólidas.

Persuasão de funcionários com base em situações anedóticas.

Manter a mensagem e o programa por vários anos.

Várias vias de comunicação, como e-mail, folhetos e apresentações.

Repetição da mensagem.

Manter a mensagem atualizada com novas informações.

A comunicação e o marketing contínuos são importantes para manter o envolvimento no

programa de bem-estar.

Etapa 9: Avalie o sucesso do programa

Como acontece com qualquer investimento ou projeto, avaliar a eficácia do programa de bem-
estar é importante para sustentar a gestão e o apoio dos funcionários e para revisar ou
implementar novos programas. Os empregadores devem ter estabelecido métricas e linhas de
base no lançamento de qualquer iniciativa de bem-estar, que irá variar dependendo dos
programas implementados. Por exemplo, os empregadores podem medir as taxas de
participação, taxas de conclusão do programa, redução nos custos de saúde e porcentagem de
funcionários que pararam de fumar ou perderam peso. Os empregadores também podem
querer medir o retorno sobre o investimento (ROI). Independentemente das ferramentas ou
medidas usadas, avaliar a eficácia do programa de bem-estar é uma etapa importante no
gerenciamento contínuo do programa.