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Por Carla Helena Lange em 13/09/2021

Tempo de leitura: 6 minutos

Secretárias e secretários: profissionais

fundamentais para a clínica médica
O que uma secretária faz? Saiba qual a importância no
relacionamento com os clientes, na organização e na
administração de clínicas.

A recepção é um dos aspectos mais importantes de qualquer

clínica médica, pois é o momento em que o paciente terá o
primeiro contato com sua equipe de profissionais, passando pelo
atendimento desde o agendamento até a pós-consulta.
A secretária ou o secretário têm um papel central nesse setor,
sendo responsáveis por assegurar a organização da clínica e a
execução do atendimento ao cliente da melhor forma
possível.

Portanto, o trabalho desses profissionais é indispensável para que

a clínica ou o consultório médico tenha um alto padrão de
qualidade, o que é esperado pelos pacientes.

Nesse sentido, eles atuam entre as principais áreas da clínica: o

atendimento ao paciente (https://www.medplus.com.br/o-
atendimento-ao-paciente-no-pos-pandemia/) e a gestão do
consultório, sendo insubstituível na tarefa de integração entre os
setores.

As secretarias e os secretários são o braço direito do profissional

de medicina, além de serem os responsáveis por manter a clínica
agradável para todos, sejam colaboradores, sejam os próprios
pacientes.

Neste artigo, então, apresentamos qual é o papel da secretária ou

do secretário, quais são suas principais responsabilidades e sua
importância para o bom desempenho da clínica. Também,
elencamos algumas dicas para deixar seu atendimento ainda
melhor. Boa leitura!

Qual é o papel da secretária ou do secretário em clínicas

médicas?
Quais são as principais responsabilidades de secretárias e
secretários?
Como ser uma secretária ou um secretário de sucesso?
A importância de ter uma secretária ou um secretário em sua
clínica
Qual é o papel da secretária ou do secretário
em clínicas médicas?

(https://www.medplus.com.br/wp-content/uploads/2019/02/qual-e-o-papel-da-
secretaria-ou-do-secretario-em-clinicas-medicas.jpg)

A secretária ou o secretário é aquela pessoa responsável por

assuntos de organização, de administração e de recepção em
clínicas médicas. Não é incomum encontrar auxiliares de médicos

que acabam ocupando esse importante papel, além das suas

funções clínicas.

Contudo, o ideal é que esse tipo de profissional conte com uma

certificação para poder atuar com os melhores resultados. Eles
podem possuir graduação acadêmica em áreas de conhecimento
de natureza administrativa, o que inclui desde uma licença técnica
em administração até uma formação em secretariado.

Secretário(a) ou recepcionista?
 É essencial compreender que a função de um(a) secretário(a) é
diferente da ocupação de um(a) recepcionista.
Enquanto o profissional de secretariado está mais envolvido com
os procedimentos administrativos, a pessoa que trabalha como
recepcionista tem a responsabilidade de assegurar o bom
atendimento do paciente nas clínicas médicas
(https://www.medplus.com.br/atendimento-mais-digital-e-
humano-em-clinicas/).
Os dois trabalhos são extremamente necessários em um
estabelecimento médico. Porém, em muitas clínicas, não há um
profissional específico para atuar como recepcionista. Nesses
casos, a secretária ou o secretário desempenham as duas funções.
Isto é, quem estiver trabalhando na secretaria da clínica será a
pessoa que oferecerá suporte aos médicos, ajudará o gestor em
processos administrativos, receberá os pacientes na clínica, bem
como responderá as suas dúvidas via mensagens e telefonemas,
entre outras atividades.

O trabalho de uma secretária ou de um secretário é essencial e

pode ser bastante exigente. Então, para não sobrecarregar esses
profissionais e para oferecer o melhor atendimento possível, o
responsável pelo estabelecimento deve disponibilizar as
ferramentas necessárias para que eles desempenhem um
bom trabalho (https://www.medplus.com.br/).

Para isso, é fundamental contar com um sistema de gestão de

clínicas (https://www.medplus.com.br/software-de-gestao-
para-o-retorno-dos-atendimentos/) que facilita o dia a dia da
secretária ou do secretário, impedindo que esse profissional fique
sobrecarregado pois:
sobrecarregado, pois:

• Conta com agenda online, que organiza com facilidade os

atendimentos (https://www.medplus.com.br/agenda-
medica/).
• Atualiza automaticamente os horários marcados.
• Facilita o atendimento ao cliente.
• Mantém a organização da clínica, já que elimina os recados em
papéis e outros documentos impressos.
• Permite consultas rápidas e remotas ao calendário e prontuários.
• Tem filtros de busca inteligentes, para quando há a necessidade
de pesquisar informações específicas.
• Disponibiliza uma possível realocação do paciente em casos de
faltas ou desmarcações.
• Otimiza a comunicação entre o consultório e os pacientes, por
meio do envio automático de mensagens instantâneas via SMS ou
e-mail.

Essas vantagens de um sistema de gestão ajudarão o

profissional que, por sua vez, desempenhará suas funções de
modo mais assertivo e com muito mais qualidade.

Assim, um sistema de gestão pode ser utilizado para automatizar

e digitalizar diversos setores da clínica, em especial aqueles
que demandam de uma atuação direta da secretária ou do
secretário.

Quais são as principais responsabilidades de

secretárias e secretários?
O papel do profissional responsável pelas secretarias de clínicas
médicas está relacionado com oferecer um serviço de qualidade
e eficiente para aqueles que buscam uma consulta.
Isso pode ser feito por meio de diversas práticas, como a
administração da agenda dos médicos, a elaboração de relatórios
de desempenho, a organização de documentos, entre outras
atividades necessárias do dia a dia.

Entre suas tarefas mais relevantes, podemos citar:

• Ajudar a controlar o estoque de insumos da clínica: uma

função que precisa acontecer com frequência, o controle de
estoque é essencial para que não falte nada no momento de
atendimento. Recomenda-se prestar atenção aos atendimentos da
semana ou do mês para desempenhar esse controle com
precisão.
• Receber pagamentos dos pacientes: essa função está ligada à
gestão financeira (https://www.medplus.com.br/gestao-
financeira/) e consiste em receber os pagamentos realizados
diretamente na clínica, via dinheiro, cartão de crédito ou outra
forma escolhida pelo cliente.
• Controlar a agenda médica: talvez esse seja o papel mais
importante da secretaria, incluindo a organização do dia a dia do

médico, o envio de lembretes de consulta, o controle da rotina do

médico ou da médica, entre outras funções.
• Organizar a clínica: essa função pode ajudar na fidelização em
qualquer consultório médico, já que a experiência do paciente é
muito mais positiva se a clínica for um local organizado e
agradável.
• Auxiliar no controle financeiro: o profissional trabalha em
sintonia com o gestor ou a gestora no controle de custos
(https://www.medplus.com.br/aprenda-a-maneira-mais-facil-
de-controlar-custos-na-gestao-da-clinica/), sendo
responsabilidade de ambos assegurar o cumprimento das
obrigações administrativas e fiscais da clínica.
• Atender ao telefone: efetuar e receber chamadas é mais uma
 Atender ao telefone: efetuar e receber chamadas é mais uma
tarefa atribuída à secretária ou ao secretário. Para isso, o
profissional precisa ser atencioso e, claro, um bom ouvinte. Ter
atenção para anotar os recados é uma habilidade necessária
nesse atendimento.
• Estabelecer contatos com fornecedores: ao mesmo tempo que
realiza o controle de estoque, o profissional pode verificar quais
são os produtos que precisam ser comprados, fazer o pedido
desses insumos e conferir o prazo de entrega, tudo isso em
conjunto com o gestor ou a gestora.

Essas são apenas algumas das tarefas que preenchem o dia a dia
de uma secretária ou um secretário. É possível perceber que sua
atuação interfere em vários setores de clínicas médicas.

Como ser uma secretária ou um secretário de

sucesso?

(https://www.medplus.com.br/wp-content/uploads/2019/02/quais-sao-as-principais-
responsabilidades-de-secretarias-e-secretarios.jpg)

Agora que já sabemos quais são as atividades que a secretária ou

o secretário realizam em um dia normal de trabalho, vamos
entender como esses profissionais podem ir além e como
organizar suas funções a fim de melhorar a produtividade:

1. Manter uma boa apresentação.

2. Saber como se comunicar e se expressar com a equipe e
com os pacientes.
3. Preocupar-se com a organização do ambiente.
4. Mostrar consideração, respeito e empatia com o público do
consultório.
5. Ter uma rotina e padrão nos processos operacionais da
clínica.
6. Ser proativo(a) e estar sempre preparado(a) para enfrentar
imprevistos.
7. Ser pontual é indispensável.

Essas dicas são valiosas para quem atua como secretária ou

secretário. Porém, temos uma dica extra que fará toda a diferença
para esses profissionais.

Há uma técnica chamada rapport, que vem da psicologia, cujo

objetivo é criar uma relação baseada na sintonia e na empatia
com outra pessoa.

Isso é essencial para secretárias e secretários, seja em suas

relações internas ou externas na clínica.

Quando o atendimento é realizado com empatia e compreensão,

as chances de fidelizar o paciente são altas
(https://www.medplus.com.br/a-importancia-de-fielizar-
pacientes/). Por isso, um bom atendimento deve começar na
porta de entrada do consultório, ou mesmo na linha telefônica.
Para estabelecer essa relação empática com o paciente, é função
desse profissional mandar lembretes para que o paciente se
lembre dos compromissos, enviar recados em datas
comemorativas (especialmente em aniversários), enviar avisos
relevantes e, claro, oferecer os melhores atendimentos
presenciais. 

A importância de ter uma secretária ou um

secretário em sua clínica
Contar com esse profissional é algo essencial para uma clínica,
pois esses profissionais devem ser capazes de manter o bom
andamento do negócio, assegurando que tudo está sendo
feito de forma correta.

Apesar de estar voltado para as tarefas administrativas, é

essencial que secretárias e secretários tenham paciência para
atender aos pacientes da clínica, além de ajudar a se
prepararem para suas consultas, ao explicar como será o
procedimento, por exemplo.

Garantir que tudo funcione da maneira que deveria não é tarefa

fácil, por isso a secretária ou o secretário podem ser considerados
como peça central em qualquer estabelecimento, especialmente
naqueles voltados ao atendimento médico.

Sem o trabalho desse profissional, não há como os outros

integrantes da equipe desempenharem suas funções como
deveriam.

Sua importância também pode ser reconhecida na fidelização dos

pacientes que recebem um bom atendimento quando estão na
clínica, atentando-se ao bem-estar dos clientes, para que possam
ter suas expectativas alcançadas.
Quer saber mais sobre como um bom atendimento pode ajudar a
fidelizar mais pacientes? Acesse nosso eBook e saiba todos os
passos necessários:

(https://conteudo.medplus.com.br/atendimento-e-fidelizacao)

Atendimento (/categoria/atendimento-clinicas-medicas)

Gestão de Clínicas Médicas (/categoria/gestao-clinicas-medicas)

Tecnologia em Clínicas (/categoria/tecnologia-clinicas-medicas)

Carla Helena Lange

Analista de Conteúdo

Licenciada em Letras Português e Inglês e em Pedagogia, especialista em

 Licenciada em Letras Português e Inglês e em Pedagogia, especialista em
Comunicação e Marketing e mestra em Letras. Atualmente, é Analista de
Conteúdo na MedPlus.

8 respostas

Mário 19 de janeiro de 2022 às 09:32 (https://www.medplus.com.br/secretarios-profissionais-fundamentais-

para-a-clinica/#comment-255)
Fortunato disse:

Gostei, deu para aprender mais um pouco

Responder

↪ Marketing
Medplus disse:
19 de janeiro de 2022 às 17:36 (https://www.medplus.com.br/secretarios-profissionais-
fundamentais-para-a-clinica/#comment-257)

Olá, Mário! Que bom, que gostou.

Acompanhe nosso blog para ficar por dentro dos nossos conteúdos.

Um abraço,
Responder

Valério 15 de junho de 2022 às 11:24 (https://www.medplus.com.br/secretarios-profissionais-fundamentais-

para-a-clinica/#comment-409)
Comboio disse:

Espero ser bem beneficiado com os fossos serviços agradaço pela vossa paciência.
Responder

Délcio Bráulio Salembe 15 de junho de 2022 às 12:37 (https://www.medplus.com.br/secretarios-profissionais-

fundamentais-para-a-clinica/#comment-410)
Bondo disse:

Amei imenso este conteúdo informativo, foi muito esclarecedor e deu para
aprender mais algumas técnicas de como ser um Secretário de sucesso
Responder

↪ Marketing
23 de junho de 2022 às 11:47 (https://www.medplus.com.br/secretarios-profissionais-
fundamentais-para-a-clinica/#comment-416)

MedPlus disse:

Olá! Obrigada pelo seu feedback.

Não deixe de acompanhar nosso blog para ficar por dentro dos conteúdos.
 Abraço,
Responder

Cláudio Sangueve 15 de junho de 2022 às 16:51 (https://www.medplus.com.br/secretarios-

profissionais-fundamentais-para-a-clinica/#comment-411)
(http://www.claudiosangueve.co
m) disse:

Olá!
Gostei de aprender mais uma vez com vocês.
Responder

↪ Marketing
MedPlus disse:
23 de junho de 2022 às 11:47 (https://www.medplus.com.br/secretarios-profissionais-
fundamentais-para-a-clinica/#comment-417)

Olá! Obrigada pelo seu feedback.

Não deixe de acompanhar nosso blog para ficar por dentro dos conteúdos.

Abraço,
Responder

Tekassala André 2 de julho de 2022 às 05:08 (https://www.medplus.com.br/secretarios-profissionais-fundamentais-

para-a-clinica/#comment-420)
Filipe disse:

Uau gostei bastante deu para aprender

Responder

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