Benchmarking INTRODUO O objetivo desse trabalho , em primeiro lugar, oferecer algum conhecimento sobre Benchmarking : o que - como aplicado

do - onde aplicado - e os resultados obtidos por sua aplicao. No se pretende, com isso, esgotar o tema e nem o conhecimento sobre o mesmo. Abordamos, aqui, apenas os conceitos necessrios pesquisa a que nos propusemos. Em segundo lugar, e baseados nas pesquisas e temas aqui abordados, desenvolveu-se uma pesquisa mercadolgica, elaborada pela equipe. O objetivo foi conhecer se estas empresas pesquisadas utilizam o Benchmarking como busca de melhoria contnua para a sua organizao. CAPTULO I BENCHMARKING: ORIGEM E DESENVOLVIMENTO Benchmarks e Benchmarking As razes lingsticas e metafricas do benchmarking vm do termo usado pelos agrimensores, que designavam benchmarking como uma marca ou referncia feita sobre uma rocha, muro ou edifcio. Portanto, um benchmarking servia como referncia para determinar sua posio ou altitude em medidas topogrficas ou para os registros das mars. Em termos gerais, benkmarking era originalmente o ponto de observao de onde as medidas poderiam ser feitas ou servir de referncia para outras. Embora a palavra seja relativamente nova e os conceitos do que seja Benchmarking venham se ampliando gradativamente, pode-se afirmar que desde o incio, da histria do homem, ele vem observando a realizao de idias de seu semelhante, adaptando-as e aperfeioando-as de acordo com suas necessidades. Assim, o segundo homem que acendeu uma chama foi o primeiro benchmarker da humanidade. E continuamente o homem, os grupos, as empresas vm buscando tcnicas, prticas que possam conduzir seus objetivos uma boa performance empresarial. Ento, gradativamente, ao longo da histria e de acordo com suas necessidades o conceito do que seja Benchmarking vem se ampliando. Assim, num primeiro momento considera-se o Benchmarking como um plano estratgico baseado em observao e realizao de melhorias em outros setores. No entanto, esse planejamento estratgico tratava apenas de uma estratgia mas no considerava a execuo dessa estratgia. No dizia como fazer as coisas. Embora pudessem ser ferramentas organizacionais poderosas, nem sempre podiam ser postas em prtica por gerentes de organizaes. O planejamento estratgico ganhou impulso na dcada de 1960 e atingiu seu ponto culminante na dcada de 1970. Nessa poca muitas empresas iniciaram aquilo que foi chamado planejamento de longo prazo. Pensar e planejar frente parecia uma boa estratgia. Na dcada de 1960 a estratgia corporativa (modelos desenvolvidos pelo Office of Stratgic Services aps a Segunda Guerra Mundial) passou a significar um plano complexo e meticuloso baseado em detalhadas previses econmicas e mercados especficos. Essa abordagem de estratgia caiu em descrdito por vrias regies; a principal foi a burocracia, estatsticas, papeladas ligadas apenas estratgias sem objetivos realizveis e mensurveis. Outra estratgia foi de empresas de consultoria de organizao que estavam na vanguarda e desenvolveram regras de planejamento estratgico para capacitar seus clientes a entender as questes da estratgia corporativa. Usava grficos e matrizes. O livro Estratgia Competitiva apresenta tambm modelos para se analisar os concorrentes, as metodologias e mapas estratgicos. Foi considerado um dos dez melhores livros de administrao jamais escritos, por Tom Peters. Sem dvida, a anlise competitiva de grande utilidade para escolhas estratgicas competitivas globais. So nessas estratgias competitivas que se encontram as razes de benchmarking. Dessa forma, o benchmarking no substitui um planejamento estratgico mas o apia. O benchmarking foi o passo que faltava para melhorar a posio competitiva das empresas.

Foi o passo lgico na evoluo das metodologias do planejamento estratgico. O benchmarking estimulou a melhoria das anlises que podero ser adotadas. Contudo, apenas no final dos anos 80 e incio dos anos 90 o benchmarking passou a ser considerado como uma habilidade que deveria ser usada no dia-a-dia das empresas. Ela se aplica a solues de problemas, planejamentos, definies de metas, melhoria de processos, reengenharia de processos, definies de estratgias. Tem sido considerada uma das habilidades fundamentais da empresa.

CAPTULO II BENCHMARKING: DEFINIES E PROCESSOS 1 Definies Estabelecendo Padres e Objetivos Sem dvida, o benchmarking quer duas coisas: Estabelecer metas usando padres objetivos externos e; Aprender de outros; Aprender quanto e; Aprender como.

Esta a mais simples definio de benchmarking. Ele no apenas um exerccio de nmeros que estabelece notas quantitativas e qualitativas. Ele tambm estabelece metas comparveis e procura entender os processos subjacentes que capacitam as melhores empresas a conseguir seus melhores resultados. Entender como as empresas conseguem seus melhores resultados mais importante que algumas medies quantificadas. O benchmarking est se tornando to amplamente praticado por trs razes fundamentais: Ele a maneira mais eficiente de se fazer melhorias. Os gerentes podem eliminar o antigo processo de aprendizagem na base da tentativa e erro. Os gerentes podem usar processos que outros j provaram ser efetivos e podem concentrar seu pensamento em melhorar processos ou adapt-los s necessidades de sua empresa. Benchmarking propicia melhorias organizacionais mais rapidamente. O tempo tornou-se um fator to importante na concorrncia atual que os gerentes de muitas empresas so compelidos a encontrar maneiras de fazer as coisas melhor e mais rapidamente. Uma competncia madura de benchmarking em uma organizao possibilitar que ela faa as coisas melhor e de forma mais rpida ao trabalhar ao longo do processo de benchmarking em menos tempo. Benchmarking tem o potencial para elevar significativamente o desempenho coletivo das empresas americanas e de outras que o desenvolvem.

2 O Processo de Benchmarking: Os Passos Chave do Processo As aplicaes do benchmarking so infinitas. Supondo-se, porm, uma quantidade limitada de recursos a serem aplicados a projetos de benchmarking, a maioria das organizaes estabelece algumas diretrizes para determinar quais funes, atividades ou processos sero estudados como parte de seu programa de benchmarking. Existem muitas maneiras de se praticar o benchmarking. A maioria das organizaes que implantou a benchmarking teve como objetivo o processo bsico para satisfazer suas necessidades especficas; quer dizer, cada processo de benchmarking deve ser elaborado de acordo com as necessidades de cada

empresa. Na aplicao do benchmarking, preciso respeitar e seguir algumas regras e procedimentos para que os objetivos sejam alcanados e exista uma constante melhoria do mesmo. De acordo com Robert C. Camp - in Benchmarking - O caminho da Qualidade Total, o processo de benchmarking consiste em cinco fases bsicas. Inicia-se com uma fase de planejamento e prossegue atravs de anlise, integrao, ao e finalmente maturidade.

1 Identificar o que marcar para referncia

Planejamento 2 Identificar empresas que servem como referncias

3 Determinar o mtodo de coleta de dados e efetuar a coleta

Anlise 4 Determinar a atual falha de desempenho

5 Projetar futuros nveis de desempenho

Integrao 6 Comunicar as descobertas do benchmarking e obter aceitao

7 Estabelecer metas funcionais

8 Desenvolver planos de ao

Ao 9 Implementar aes especficas e monitorar progressos

10 Recalibrar os marcos de referncia (benchmarking)

Maturidade Posio de liderana atingida Prticas plenamente integradas aos processos.

Fonte: Camp, Robert C Benchmarking O caminho da qualidade total, pg. 16. Essas fases compem um processo dinmico que devem continuamente ser analisados e corrigidos, se

necessrio. CAPTULO III TIPOS DE BENCHMARKING Existem pelo menos quatro tipos de benchmarking: benchmarking interno; benchmarking competitivo; benchmarking funcional e benchmarking genrico.

1 Benchmarking Interno O benchmarking interno praticado por empresas que visam identificar as melhores prticas internas da organizao e disseminar sobre essas prticas para outros setores da organizao. Este tipo de benchmarking e um dos mais fceis de ser executado, pois os dados envolvidos esto facilmente disponveis e no h problemas de confiabilidade, porm pode haver desvantagens neste tipo de benchmarking, pois as prticas internas podem estar impregnadas pelos mesmos paradigmas. A realizao de um benchmarking interno, geralmente propicia um passo para um estudo voltado para fora, ou seja, uma focalizao externa na busca de melhorias, ou ainda, a prtica de um benchmarking externo.

2 Benchmarking Competitivo O benchmarking competitivo o tipo mais difcil de ser praticado, porque as empresas visadas so aquelas que disputam o mesmo mercado, ou seja, concorrentes diretos, e geralmente no esto dispostas ou interessadas em ajudar a equipe envolvida no processo de um benchmarking competitivo. O benchmarking competitivo foca em medir funes, mtodos e caractersticas bsicas de produo em relao aos seus concorrentes diretos, e melhor-los de forma que a empresa possa inicialmente alcanar os seus concorrentes, e depois ultrapass-los, tornando-a melhor do ramo, ou no mnimo melhor que seus concorrentes. Um quadro sinptico do benchmarking competitivo e mostrado abaixo. (fonte: Xerox Corp.) Benchmarking Competitivo

Sua Organizao Seus Concorrentes o que voc est fazendo como voc est fazendo quo bem voc est fazendo

Resultado: Ampliando o conhecimento de sua organizao o que eles esto fazendo como eles esto fazendo quo bem eles esto fazendo

Resultado: Ampliando o conhecimento de seus concorrentes.

Grfico de Robert J. Boxuel Jr - in Vantagem Competitiva atravs do Benchmarking

3 Benchmarking Funcional O benchmarking funcional a forma mais utilizada, pois no h necessidade de comparar-se com um concorrente direto. As empresas investigadas, geralmente so de ramos distintos, que adotam tcnicas interessantes em atividades especificas, que possam ser colocado em prtica na empresa do investigador, como por exemplo embalagem, faturamento ou controle de estoques. O processo de um benchmarking funcional poder ser altamente produtivo, pois possibilita que a troca de informaes se d de maneira mais fcil, no tendo problemas com a confiabilidade das informaes, pois as empresas envolvidas no disputam o mesmo mercado.

4 Benchmarking Genrico Nesse processo de benchmarking, as empresas participantes tem funo ou processos empresariais semelhantes, independente das diferenas entre as indstrias. Um desses processos pode ser, por exemplo a anlise, desde a entrada de um pedido na indstria at a entrega do produto ao cliente. O benchmarking genrico requer uma conceituao ampla e complexa do processo analisado e tem potencial para revelar as melhores das melhores prticas. CAPTULO IV APLICAES E VANTAGENS DO BENCHMARKING 1 Aplicaes do Benchmarking Com a velocidade das informaes e das mudanas hoje no mundo globalizado, nenhuma organizao pode isolada e sozinha dominar e controlar todas as prticas e processos operacionais que visam a garantir o seu progresso e melhoria contnua. Assim: A utilizao do benchmarking como instrumento de auxlio nos processos de melhoria contnua pode ser aplicada em todos os nveis da organizao, e em seus vrios contextos. O mais importante a organizao no perder tempo reinventando aquilo que os outros j fazem melhor.

Definir qual o melhor momento de aplicar o benchmarking na organizao, muitas vezes uma ao que surge da necessidade da organizao de encontrar novas prticas para superar um momento difcil. Benchmarking como ferramenta de trabalho e extremamente verstil, pois aplicado em todos os nveis e funes da organizao, vem atravs dos seus processos, auxiliar na retomada da competitividade da empresa no mercado. E sua aplicao tem como base: Melhoramento dos processos; Melhoramento do desempenho; Melhoramento das estratgias da organizao, atravs da busca de melhores prticas naquelas empresas do seu ramo ou no, que so consideradas excelentes no seu negcio. O estudo dos processos, busca conhecer e identificar as prticas operacionais eficazes de outras empresas, com objetivo de melhorar nossos processos bsicos, e atravs deste estudo criar melhoramentos em escala dentro da organizao. Podemos citar como exemplo a melhoria no sistema de custos, que podem trazer aumento na lucratividade e maior poder de competitividade para a organizao. A aplicao do benchmarking para melhoria do desempenho, visa comparar os nveis competitivos dos

seus produtos e servios, como qualidade, preos e agregados. O benchmarking estratgico visa conhecer como se d a competio das empresas no mercado. Geralmente as organizaes buscam identificar as estratgias competitivas que tem levado outras empresas a obter sucesso em suas operaes. Muitas vezes as melhores estratgicas nem sempre esto no mesmo segmento da indstria da organizao. O que muitas vezes dificulta a adaptao das estratgias competitivas de sucessos, so as necessidades de curto prazo das organizaes de melhorar os seus processos, e neste caso o melhor a focalizao no benchmarking de processos, pois muitas estratgias somente podero trazer resultados a mdio longo prazo. A aplicao do benchmarking alm de melhorar o desempenho, os processos e as estratgias das organizaes, cria uma cultura de aprendizagem rpida e constante em toda organizao. Fazendo com que as pessoas compreendam a necessidade das mudanas, aceitando-as como importantes e necessrias, e que iro trazer benefcios no s para a empresa mas para todos os envolvidos.

2 Benefcios do Benchmarking Depois de conhecer todos os conceitos a respeito do benchmarking, discutir suas aplicaes, analisar os seus processos, e conhecer os resultados positivos que muitas organizaes no mundo inteiro tem conseguido com sua utilizao, podendo sem dvida ter a certeza que uma ferramenta que agrega e cria muitos benefcios. Temos em muitos livros, os depoimentos de vrios executivos de organizaes que so consideradas referncias em excelncia no mundo dos negcios; grupos empresariais como: 3M Company, American Express Company, Toyota, General Electric, Jhonson & Johnson, e a Xerox Company, que talvez foi uma das organizaes que mais divulgou os benefcios que consegui com a utilizao do benchmarking. Listar todos os benefcios que benchmarking proporciona as organizaes, uma tarefa extremamente difcil, pois o benchmarking uma ferramenta de melhorias contnuas, e busca capacitar as pessoas a um aprendizado rpido, onde a busca de melhores idias deve ser uma constante dentro das organizaes; podemos dizer que o benchmarking tornou-se uma das principais ferramentas no gerenciamento de processos de qualidade total. Mas talvez um dos maiores benefcios que o benchmarking veio trazer as organizaes foi a capacidade de reao e adaptao diante das mudanas, pois com o advento da globalizao, o tempo considerado um fator de extrema importncia para que as organizaes mudem suas estratgias e continuem competitivas e lucrativas diante desse mercado sem fronteiras. Isto quer dizer que a cada inovao j se inicia um novo ciclo de aprendizagem, melhoria. esta contnua renovao do processo que propcia o desenvolvimento de uma empresa e seus objetivos. Bogan e English in Benchmarking Aplicaes Prticas e Melhoria Contnua, cita as vantagens de Benchmarking, consideradas por ele:

Melhora a qualidade organizacional. Conduz a operaes de baixo custo. Facilita o processo de mudana. Expe as pessoas a novas idias. Amplia a perspectiva operacional da organizao. Cria uma cultura aberta a novas idias. Serve como catalisador para o processo de aprendizagem. Aumenta a satisfao dos funcionrios da linha de frente atravs do envolvimento, aumento de sua autoridade e um senso de domnio sobre o trabalho.

 Testa o rigor das metas operacionais internas. Vence a natural descrena dos funcionrios da linha de frente sobre a possibilidade de melhoria do desempenho. Cria uma viso externa para a empresa. Aumenta o nvel organizacional de mximo.