10 PASSOS

PARA ORGANIZAR UM
EVENTO
BENEFICENTE

Agnaldo Campos
 1º PASSO:
PLANEJAMENTO

▶ Definir cronograma
▶ Definir público
▶ Definir meta de
arrecadação
 CRONOGRAMA DE EVENTOS
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
1ªSem 06 07
Bazar Rifa

2ªSem 12 14
Mães Feijoada

3ºSem 23 20
Junina Natal

4ªsem
 PLANEJAMENTO FINANCEIRO
DESPESAS RH Jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez anual

SALARIO R$ 0,00

INSS PATRONAL

PIS

FGTS

FÉRIAS

IRRF

13º SALARIO

VT

VR

ALUGUEL

CONTADOR

AGUA

LUZ

TELEFONE

INTERNET

PRODUTOS LIMPEZA

ALIMENTO

PROD. HIGIENE

PREST.SERVIÇO
MANUT. PREDIAL

SAÍDA

ENTRADA

SALDO
▶ Despesa anual R$ 240.00,00 = 12 x 20.000,00
▶ Total de entrada anual fixo ( convênio, mantenedor etc ) = R$ 180.00,00

R$ 240.000,00 _
R$ 180.000,00

R$ 60.000,00 ( déficit financeiro )

R$ 60.000,00 : 3 eventos = 20.000,00

2º PASSO: ESCOLHA NOME E A DATA

▶ Tema (Jantar /almoço,

Bazares, Bingos, Rifas,
bailes , corridas etc.)
▶ Escolher a data e horário
de acordo com o público
alvo.
▶ Evento temático
 3º PASSO:
DEFINA UM LOCAL
▶ ESPAÇO
▶ CAPACIDADE MÁXIMA
▶ TOLERÂNCIA DE HORÁRIO
▶ LOCALIZAÇÃO ACESSÍVEL A
TRANSPORTE PÚBLICO
▶ ESTACIONAMENTO
▶ MESAS E CADEIRAS
▶ SOM E ILUMINAÇÃO
▶ TELÃO
▶ EQUIPAMENTOS DE COZINHA
▶ ACESSIBILIDADE
▶ RESERVA
 4º PASSO:
ORÇAMENTO
FAZER DE 2 A 3 ORÇAMENTOS :
▶ ESPAÇO
▶ INSUMOS
▶ PROFISSIONAIS
▶ TRANSPORTE
▶ SOM E ILUMINAÇÃO
▶ CONVITE/INGRESSOS
▶ TAXA DE SERVIÇOS BANCO/CARTÃO
▶ LOCAÇÃO TOALHAS ,LOUÇAS E
TALHERES
▶ SERVIÇO BUFFET
▶ SERVIÇO DE MARKETING E
DIVULGAÇÃO
 PLANILHA DE CUSTOS
Evento para 350 pessoas (presencial)
Total despesas :
▶ Salão : R$ 4.000,00
▶ Pessoal : R$ 1.950,00
▶ Convites: R$ 300,00
▶ Som e iluminação : R$ 500,00
▶ Aluguel toalhas /louças etc: R$ 800,00
▶ Insumos : R$ 7.000,00
▶ Descartáveis : R$ 300,00
Total : R$ 14.850,00 + R$ 20.000,00 ( déficit )= R$ 34.850,00 : 350 convites

Convite teria que custar R$100,00

 5º PASSO:
PATROCINADORES

Para organizar um evento de

sucesso é essencial contar com
bons parceiros e patrocinadores.
▶ Divida o valor em cotas
▶ Apresente um release com todas
as informações sobre o evento e
a proposta da contrapartida.
EXEMPLO
Total : R$ 14.850,00 ( despesas ) + R$ 20.000,00 ( déficit )= R$ 34.850,00

Ouro : R$ 3.000,00 x 6 = R$ 18.000,00

Prata: R$ 1.000,00 x 11 = R$ 11.000,00 R$ 35.000,00
Bronze : R$ 500,00 x 12 = R$ 6.000,00
Ou
Ouro : R$ 3.000,00 x 1 = R$ 3.000,00
Prata :R$ 1.000,00 x 6= R$ 6.000,00 R$ 15.000,00
Bronze : R$ 500,00 x 12 = R$ 6.000,00
 6º PASSO:
ESCOLHER A IDENTIDADE VISUAL DO EVENTO
A construção visual é imprescindível ,
pois é através dela que os participantes
terão o primeiro contato com a evento.

▶ Criação da arte para divulgação

▶ Criação da arte para os convites.
▶ Release
▶ Portfólio
 7º PASSO:
DIVULGAÇÃO
Para seu evento beneficente ter
público, é preciso que ele seja
divulgado, há várias estratégias de
divulgação , mas a internet sem
dúvidas é o melhor e com ótimos
resultados.
▶ Redes sociais;
▶ E-mail marketing ;
▶ Links patrocinados ;
▶ TV;
▶ Rádio;
▶ Jornais;
▶ Panfletagem ;
▶ Assessoria de imprensa.
 8º PASSO:
PLANEJAMENTO DA VENDA DOS CONVITES

▶ Definir valor do convite;

▶ Definir inicio e término das vendas;
▶ Criar uma equipe responsável para
vendas;
▶ Cadastrar na plataforma digitais;
▶ Cartão de crédito;
▶ Cartão de débito;
▶ PIX;
▶ Dinheiro;
▶ Taxa de entrega;
▶ Cortesias
9º PASSO: EQUIPE DE TRABALHO
Um evento beneficente não é feito
sozinho, por isso, é importante contar
com uma boa equipe para que nenhum
detalhe seja deixado de lado.

▶ Definir quem ficará responsável pela

finanças, divulgação, logística,
execução e prazos;
▶ Definir se terá voluntários ;
▶ Convidar com antecedência
voluntários , colaboradores e
parceiros que irão trabalhar;
▶ Selecionar com antecedência
empresa de prestação de serviços
para o evento.
▶ Definir a roupa ou uniforme que
será usado no dia
 10º PASSO : DIA DO EVENTO
▶ Equipe de trabalho chegar no mínimo 3 horas de antecedência ao local do
evento;
▶ Fazer um check list de tudo que precise ser levado ao evento;
▶ Orientar o posto de trabalho de cada voluntario/colaborador;
▶ Ter uma ambulância ou um carro de apoio para alguma emergência ;
▶ Se algum imprevisto acontecer, resolva sem que os convidados percebam o
ocorrido;
▶ Ofereça aos convidados o que foi definido no convite;
▶ Sinalizar as saídas de emergência;
▶ Levar troco para o caixa;
▶ Preparar a decoração;
▶ Providenciar fichas de identificação dos produtos que serão vendidos.
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