Sistema de Compras

Em minha pesquisa identifiquei algumas fazes do processo de compras : Fase 1 Incio da Compra _________________________________________________________ Contabilidade verifica as informaes cadastradas e complementa ou retifica a origem do recurso, tipo de empenho e parcelas. Encaminha para autorizao do Diretor. Fase 2 Autorizao ______________________________________________________________ Diretor (ou Assistente) analisa o pedido, verifica os preos e demais condies. O pedido pode ser aprovado, negado ou alterado. No caso de alteraes volta para a fase 1 e, se negado, o pedido cancelado. Nesta fase tambm determinado se a compra ser por adiantamento.

Fase 3 Autorizao de prazo de pagamento___________________________________________ DF analisa a compra e o prazo de pagamento. Caso o pagamento seja autorizado em, segue-se para a fase 4, caso contrrio retorna-se fase 2. No se aplica a compras efetuadas com receita prpria.

Fase 4 Reserva _________________________________________________________________ Contabilidade verifica (e pode alterar) os parmetros da compra (embasamento, tipo de empenho e recursos), faz a reserva e libera a compra para a abertura do processo. Nessa fase o sistema d um nmero seqencial por modalidade (embasamento), p/ ex. Convite 09/2000, Tomada de Preos (01/2000) etc). Ateno: nessa fase a contabilidade deve tomar muito cuidado. Aps a aprovao nessa fase no possvel alterar os parmetros da compra (exceto compra direta). (A) A compra ser por adiantamento? Sim: no aberto processo de compra e a compra fica aguardando a finalizao com a prestao de contas do adiantamento. No: ento a compra por empenho e a definio da prxima fase depende do prazo de pagamento (B).

Fase 5 Abertura do processo ______________________________________________________ Compras providencia a abertura de processo e imprime as requisies, a pesquisa prvia e o documento da compra para juntar ao processo. Cadastra o nmero do processo no Mercrio. Nessa fase so juntados tambm os demais documentos ao processo, inclusive minutas de editais e de contratos, se for o caso. (C) Ser firmado contrato? Sim: compras junta a minuta e o processo segue para a contabilidade (fase 6 - somente o processo). No: as fases 6 e 7 no so necessrias. O encaminhamento depende se h ou no licitao (D).

Fase 6 Conferncia da minuta do contrato. __________________________________________ Contabilidade efetua a conferncia da minuta e encaminha Reitoria para anlise ou devolve compras para correes.

Fase 7 Anlise da minuta do contrato _______________________________________________ Reitoria analisa o processo, aponta as correes necessrias e o devolve Unidade para prosseguimento. (D) H licitao (qualquer modalidade)? Sim: segue-se para a fase 8, No: direto para a fase 9.

Fase 8 Licitao Compras e a Comisso Julgadora de Licitaes realizam a licitao. Todos os procedimentos da licitao so cadastrados no Mercrio, que fornece apoio para o seu julgamento.

Fase 9 Conferncia do procedimento de compra ______________________________________ Contabilidade inspeciona o processo e verifica se o procedimento adotado est de acordo com as normas e confere o detalhamento do objeto da compra. Caso o processo esteja em ordem encaminhado Fase 10, caso contrrio o processo retorna fase 8 para correes.

Fase 10 Homologao, aprovao ou ato declaratrio de dispensa ou inexigibilidade. ___________________________________ O Diretor aprova a despesa. Esta a ltima fase de autorizao . Caso no seja aprovada nesta fase, a compra cancelada (anulada ou revogada, se licitao). Caso o Diretor aprove a compra nessa fase a compra se torna irreversvel para o sistema, pois libera o empenhamento pela Contabilidade. publicao do Ato Declaratrio no Mercrio.

Fase 11 Empenhamento __________________________________________________________ Contabilidade gera o empenho e imprime as vias da Nota de Empenho. Contabilidade junta o Empenho ao processo. (C) Ser firmado contrato? Sim: fase 12. No: fase 13.

Fase 13 Inspeo e registro do contrato _____________________________________________ O processo segue para inspeo da Reitoria que (estando o mesmo de acordo com as normas) registra o contrato e devolve o processo Unidade.

Fase 14 Finalizao _____________________________________________________________ O processo fica aguardando a liquidao da despesa.

Entrega a (cpia) da via fornecedor do empenho ao mesmo e encaminha o processo para o almoxarifado/ patrimnio para aguardar o recebimento do material e dar incio liquidao da despesa.

Estas 14 fases de um processo de compras, foram identificadas para o processo de compras de uma grande empresa ,a pesquisa foi feita com base no site www.usp.br/gefim/manuais/compras.doc" . Este processo passa por vrios setores de uma empresa ate ser finalizado em forma de fase a fase ,sendo preciso volta a fase anterior se atendido ou no o requisitos de compra .

Novos requisitos funcionais de um sistema de compras :

Registrar os itens comprados, Calcular o total da compra, incluindo impostos e descontos aplicveis, o caixa deve fazer login com uma identificao e uma senha antes de usar o sistema, lanar o pagamento via boleto ou fatura especificando o crdito no sistema de contas a pagar.

Novos requisitos No-funcionais de um sistema de compras:

Facilidade de uso necessria,tipo de interface desejada, volume de utilizao (nmero de usurios, nmero de transaes, qualidade/robustez ,tolerncia a falha ,desempenho ,segurana ,compatibilidade com outros produtos/verses e necessidades de migrao ,necessidades de internacionalizao do produto .

Carlos Henrique Antonio Monteiro Rocha ATPS Analise Estruturada de Sistemas / Anhanguera