CONTABILIDADE: ESCRITURAO - PROCEDIMENTO SUMRIO 1. Consideraes Iniciais 2. Alcance da Norma Contbil 3. Formalidades da Escriturao Contbil 3.1.

Livro Dirio e Livro Razo 3.2. Escriturao contbil de filial 3.3. Documentao contbil 3.4. Contas de compensao 3.5. Retificao de lanamento contbil 1. Consideraes Iniciais Por intermdio da Resoluo CFC n 1.330, de 18/03/2011 (DOU de 22/03/2011), foi aprovada a ITG 2000, que dispe sobre os critrios e procedimentos a serem adotados pela entidade para a escriturao contbil de seus fatos patrimoniais, por meio de qualquer processo, bem como a guarda e a manuteno da documentao e de arquivos contbeis e a responsabilidade do profissional da contabilidade. Nesse estudo abordaremos as regras de escriturao contbil das entidades. 2. Alcance da Norma Contbil Os procedimentos descritos na ITG 2000 devem ser adotados por todas as entidades, independente da natureza e do porte, na elaborao da escriturao contbil, observadas as exigncias da legislao e de outras normas aplicveis, se houver. 3. Formalidades da Escriturao Contbil A escriturao contbil deve ser realizada com observncia aos Princpios de Contabilidade. O nvel de detalhamento da escriturao contbil deve estar alinhado s necessidades de informao de seus usurios. Nesse sentido, a ITG 2000 no estabelece o nvel de detalhe ou mesmo sugere um plano de contas a ser observado. O detalhamento dos registros contbeis diretamente proporcional complexidade das operaes da entidade e dos requisitos de informao a ela aplicveis e, exceto nos casos em que uma autoridade reguladora assim o requeira, no devem necessariamente observar um padro pr-definido. A escriturao contbil deve ser elaborada: a) em idioma e moeda corrente nacionais; b) em forma contbil; c) em ordem cronolgica de dia, ms e ano; d) com ausncia de espaos em branco, entrelinhas, borres, rasuras ou emendas; e e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contbeis. A escriturao em forma contbil deve conter, no mnimo: a) data do registro contbil, ou seja, a data em que o fato contbil ocorreu; b) conta devedora; c) conta credora;

d) histrico que represente a essncia econmica da transao ou o cdigo de histrico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro prprio; e) valor do registro contbil; f) informao que permita identificar, de forma unvoca, todos os registros que integram um mesmo lanamento contbil. O registro contbil deve conter o nmero de identificao do lanamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contbeis. A terminologia utilizada no registro contbil deve expressar a essncia econmica da transao. Os livros contbeis obrigatrios, entre eles o Livro Dirio e o Livro Razo, em forma no digital, devem revestir-se de formalidades extrnsecas, tais como: a) serem encadernados; b) terem suas folhas numeradas sequencialmente; Nota Cenofisco: A numerao das folhas ou pginas de cada livro em papel ou microficha observar ordem sequencial nica, iniciando-se pelo numeral um, includo na sequncia da escriturao o balano patrimonial e o de resultado econmico, quando for o caso. c) conterem termo de abertura e de encerramento assinados pelo titular ou representante legal da entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade. Os livros contbeis obrigatrios, entre eles o Livro Dirio e o Livro Razo, em forma digital, devem revestir-se de formalidades extrnsecas, tais como: a) serem assinados digitalmente pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado; b) serem autenticados no registro pblico competente. Admite-se o uso de cdigos e/ou abreviaturas, nos histricos dos lanamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo constar o significado dos cdigos e/ou abreviaturas no Livro Dirio ou em registro especial revestido das formalidades extrnsecas citadas anteriormente. A escriturao contbil e a emisso de relatrios, peas, anlises, demonstrativos e demonstraes contbeis so de atribuio e de responsabilidade exclusivas do profissional da contabilidade legalmente habilitado. As demonstraes contbeis devem ser transcritas no Livro Dirio, completando-se com as assinaturas do titular ou de representante legal da entidade e do profissional da contabilidade legalmente habilitado. 3.1. Livro Dirio e Livro Razo No Livro Dirio devem ser lanadas, em ordem cronolgica, com individualizao, clareza e referncia ao documento probante, todas as operaes ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variaes patrimoniais.

Quando o Livro Dirio e o Livro Razo forem gerados por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deve ser adotado o registro Balancetes Dirios e Balanos. No caso da entidade adotar processo eletrnico ou mecanizado para a sua escriturao contbil, os formulrios de folhas soltas, devem ser numerados mecnica ou tipograficamente e encadernados em forma de livro. Em caso de escriturao contbil em forma digital, no h necessidade de impresso e encadernao em forma de livro, porm o arquivo magntico autenticado pelo registro pblico competente deve ser mantido pela entidade. Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escriturao contbil. A entidade responsvel pelo registro pblico de livros contbeis em rgo competente e por averbaes exigidas pela legislao de recuperao judicial, sendo atribuio do profissional de contabilidade a comunicao formal dessas exigncias entidade. Nota Cenofisco: O Anexo I da Instruo Normativa DNRC n 107/08 especifica as caractersticas tcnicas para escriturao dos documentos sujeitos autenticao pelas Juntas Comerciais, a saber: 1 - Dimenses - 105 x 148 mm 2 - Titulao - Na parte superior da microficha, na rea reservada Titulao, devem constar informaes visveis a olho nu, pertinentes a: (vide figura a seguir) a) Nome, logotipo ou sigla da empresa, cujos registros de escriturao mercantil esto contidos na microficha. b) Nome do registro de que trata a microficha. Exemplo: Registro de Aes Escriturais. c) Primeira referncia do ndice interno. O transporte dessa informao para a rea reservada Titulao importante, uma vez que facilita o processo de seleo e pesquisa de uma microficha. d) Nmero de ordem da microficha. Indispensvel no processo de sequenciao de um conjunto de microfichas de um mesmo registro mercantil. e) Data da emisso da microficha. Embora no exista obrigatoriedade na consignao dessa informao, a mesma, sempre que visvel na Titulao, evita recorrer-se aos Termos, para conhecimento da poca da emisso. f) ndice. g) Termo de Abertura, no primeiro fotograma e o Termo de Encerramento, no ltimo. h) Tarja.
Veja o Modelo 3.2. Escriturao contbil de filial

A entidade que tiver unidade operacional ou de negcios, quer como filial, agncia, sucursal ou assemelhada e que optar por sistema de

escriturao descentralizado, deve ter registros contbeis que permitam a identificao das transaes de cada uma dessas unidades. A escriturao de todas as unidades deve integrar um nico sistema contbil. A opo por escriturao descentralizada fica a critrio da entidade. Na escriturao descentralizada, deve ser observado o mesmo grau de detalhamento dos registros contbeis da matriz. As contas recprocas relativas s transaes entre matriz e unidades, bem como entre estas, devem ser eliminadas quando da elaborao das demonstraes contbeis da entidade. As despesas e as receitas que no possam ser atribudas s unidades devem ser registradas na matriz e distribudas para as unidades de acordo com critrios da administrao da entidade. 3.3. Documentao contbil
Documentao contbil aquela que comprova os fatos que originam lanamentos na escriturao da entidade e compreende todos os documentos, livros, papis, registros e outras peas, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escriturao. A documentao contbil hbil quando revestida das caractersticas intrnsecas ou extrnsecas essenciais, definidas na legislao, na tcnicacontbil ou aceitas pelos usos e costumes. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magntico, desde que assinados pelo responsvel pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro pblico competente. 3.4. Contas de compensao Contas de compensao constituem sistema prprio para controle e registro dos fatos relevantes que resultam em assuno de direitos e obrigaes da entidade cujos efeitos materializar-se-o e que possam se traduzir em modificaes no patrimnio da entidade. Exceto quando de uso mandatrio por ato de rgo regulador, a escriturao das contas de compensao no obrigatria. Nos casos em que no forem utilizadas, a entidade deve assegurar-se que possui outros mecanismos que permitam acumular as informaes que de outra maneira estariam controladas nas contas de compensao. Nota Cenofisco: O registro de um fato em conta de compensao utilizar uma conta devedora em compensao ativa e, em contrapartida, uma conta credora em compensao passiva. A denominao da conta deve identificar o fato que est sendo registrado. Por ocasio da baixa ou da reverso do fato registrado, efetua-se o registro inverso, pelo valor total ou parcial, de acordo com a necessidade. 3.5. Retificao de lanamento contbil Retificao de lanamento o processo tcnico de correo de registro realizado com erro na escriturao contbil da entidade e pode ser feito por meio de: a) estorno; b) transferncia; e c) complementao.

Em qualquer das formas citadas anteriormente, o histrico do lanamento deve precisar o motivo da retificao, a data e a localizao do lanamento de origem. O estorno consiste em lanamento inverso quele feito erroneamente, anulando-o totalmente. Lanamento de transferncia aquele que promove a regularizao de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposio do registro para a conta adequada. Lanamento de complementao aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado. Os lanamentos realizados fora da poca devida devem consignar, nos seus histricos, as datas efetivas das ocorrncias e a razo do registro extemporneo. FONTE: CENOFISCO.