Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff Introduo . ......................................................................................

Aula demonstrativa Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades . ... Lista de questes . ............................................................................. Bibliografia . ...................................................................................... Introduo Prezado Aluno, com muita satisfao que ministraremos para voc, a quatro mos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Tcnico Administrativo do Ministrio Pblico da Unio (MPU). Antes de darmos incio a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre ns. Meu nome Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrnica pelo Instituto Tecnolgico de Aeronutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da Unio (TCU), tendo obtido o 1 lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. Meu nome Fernando Graeff, sou gacho de Caxias do Sul. Sou formado em Administrao de Empresas e, antes de entrar no servio pblico, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada. Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste rgo. Atualmente, exero o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da Unio. No servio pblico, exerci ainda os cargos de Analista de Finanas e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - rea contbil em Braslia e de Analista de Oramento do Ministrio Pblico Federal em So Paulo. Feitas as apresentaes, vamos falar um pouco sobre nosso curso. Voc deve saber que, em um concurso to concorrido como este, cada questo decisiva. No se pode desprezar nenhuma das disciplinas cobradas, todas so importantes, em maior ou menor grau. Arquivologia faz parte do ncleo denominado Conhecimentos Especficos que conta com 90 itens. Assim, muito provvel que a disciplina em questo represente algo em torno de 15 a 20 itens da sua prova, de forma que aquele que for bem nessa matria estar um passo a frente dos outros candidatos. Por outro lado, no podemos perder tempo, temos que focar no que realmente importante.
Prof . Barreto e Fernando Graeff

01 03 11 13

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff Portanto nosso curso est formatado para ser um curso de teoria e exerccios bastante objetivo, especialmente desenvolvido para que voc na medida em que aprende a matria, concomitantemente, treine para o dia da prova. Para isso, o contedo programtico exigido pelo edital ser abordado em 4 aulas, de acordo com o cronograma abaixo: Aula
Aula 00 Aula 01

Data

Tpicos abordados
Aula demonstrativa

Conceitos fundamentais de arquivologia. 21/07/2010 O gerenciamento da informao e a gesto de Documentos (parte 1). 04/08/2010 O gerenciamento da informao e a gesto de Documentos (parte 2).

Aula 02 Aula 03

Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; 18/08/2010 automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

Nesta aula demonstrativa daremos uma pequena amostra de como ser o curso, e falaremos de um assunto que ser retomado com mais calma na aula 01: a teoria das trs idades do arquivo. Outra coisa, caso voc queira resolver as questes antes de ver os comentrios, v diretamente ao final deste arquivo, l voc encontrar a lista de todas as questes tratadas durante a aula. E, por ltimo, participem do Frum de dvidas, que um dos diferenciais do Ponto. L voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mos obra...

Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Trs Idades Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos d uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das trs idades. Nas instituies, sejam pblicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com preciso e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, no s o acesso informao, mas a agilidade com que feito, imprescindvel para o sucesso de qualquer organizao. Assim, a metodologia de gesto dos documentos a ser adotada dever atender as necessidades das instituies a que serve, como tambm a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as trs idades dos arquivos definio esta, utilizada at hoje: corrente, intermediria e permanente. Vejamos em que consiste essa definio: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. So os documentos mais utilizados, que frequentemente so consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Uma definio mais sinttica seria a de que os arquivos de primeira idade so o Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. Aguarde, veremos o que significa valor primrio mais adiante... 2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. www.pontodosconcursos.com.br 3

Prof . Barreto e Fernando Graeff

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. Ento, so aqueles documentos que no so consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbos ou purgatrios, onde os documentos ficam aguardando sua destinao final. Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade so o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao. 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequncia. Os arquivos de terceira idade, resumidamente, so o Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. Importante salientar desde j que a cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas prximas aulas. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislao arquivstica, a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados define no art. 8 que os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermedirios so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff Por sua vez, documentos permanentes, so os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importncia documental, da preservao do patrimnio histrico e cultural, o art. 9 da referida Lei determinou que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. J, o art. 10 dispe que os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Para fechar esse assunto, vamos falar um pouquinho mais sobre os valores primrio e secundrio dos documentos... O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. J, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Ateno: O valor histrico do documento enquadra-se na definio de valor secundrio. Ou seja, os documentos de 3 idade tm valor histrico, portanto, tm valor secundrio. Assim, uma definio possvel para a teoria das trs idades : Teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores: primrio e secundrio. Tudo tranquilo at aqui? Vejamos algumas questes para solidificar o conhecimento que j adquirimos. (Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do Ministrio do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o
Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. Resoluo: O enunciado das questes 1 a 3 faz uma breve contextualizao do ciclo vital dos documentos. Uma determinada organizao envia um documento a funcionrio do Ministrio do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento. No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas prximas aulas os procedimentos de protocolo) Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado (Ateno: at este momento o documento corrente), o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. (Ateno: agora o documento est no arquivo intermedirio) Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos at o momento, fica fcil responder os itens: Item 1 Certo. Conforme vimos, enquanto o documento est em curso ou consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes. Item 2 Errado. O item afirma que na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento mantido no arquivo
Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff intermedirio, onde aguarda a sua efetiva eliminao ou recolhimento para guarda permanente. No arquivo permanente os documentos so preservados em carter definitivo. Item 3 Certo. Realmente, deve haver subordinao, tanto tcnica, quanto administrativa, entre o arquivo intermedirio e o arquivo permanente. Pois, um dos problemas que a gesto documental tem que tratar o acmulo de documentos. A guarda deve ser feita de maneira lgica e racional, para isso necessrio uma poltica arquivstica uniforme na instituio, evitando a criao de depsitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos gesto documental em nossas prximas aulas. Ento, tudo bem at agora? simples, no ? 04. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. Resoluo: Voc no pode errar esse tipo de questo, portanto, cuidado! O item afirma exatamente o contrrio do conceito de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. Guarde bem: Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou consultados frequentemente. Portanto, item errado. 05. (Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. Resoluo: Este um assunto que trataremos mais a frente. No entanto, j temos condies de responder, no mesmo? A idade permanente corresponde ltima fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gesto documental no comea a, lgico. A gesto documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, comear do comeo. Portanto, o item est errado. 06. (Cespe Anvisa 2007) Arquivos intermedirios, tambm denominados limbos ou purgatrios, so constitudos de documentos em curso ou
Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff consultados freqentemente, conservados em escritrios ou em dependncias prximas de fcil acesso. Resoluo: A questo est incorreta ao dar a definio de arquivo corrente para o arquivo intermedirio. A primeira parte do enunciado est correta, ao afirmar que arquivos intermedirios, tambm so denominados limbos ou purgatrios, voc j sabe o porqu, certo? A segunda parte que est errada, pois a definio dada dos arquivos correntes. Repetindo, para voc gravar: o arquivo intermedirio constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. 07. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio. Resoluo: Exatamente. A permanncia dos documentos no arquivo intermedirio transitria, portanto, temporria. Lembre-se, por isso, o arquivo intermedirio tambm chamado de limbo ou purgatrio. Os documentos so mantidos no arquivo intermedirio, onde aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Falaremos sobre eliminao e recolhimento nas prximas aulas... 08. (Cespe SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienveis, mas so imprescritveis. Resoluo: O item est errado, pois o art. 10 da Lei n 8.159, de 1991, dispe que os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Portanto, o comando est errado ao afirmar que os documentos de valor permanente so alienveis e imprescritveis, pois, conforme nossa legislao eles so inalienveis e imprescritveis.
Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff 09. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) A legislao determina que todos os documentos produzidos e acumulados por rgos pblicos e instituies de carter pblico devem ser identificados como correntes, intermedirios ou permanentes e devem receber tratamento adequado. Resoluo: J vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislao atravs da Lei n 8.159, de 1991. Segundo o art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Ento, se os documentos so produzidos e acumulados por rgos pblicos e instituies de carter pblico, devem ser identificados, conforme a lei, em uma das trs categorias. A ltima parte da questo lgica, o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial. Portanto, correto o item. 10. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produo e a tramitao na fase corrente e a passagem para a intermediria por meio de listagens, repertrios, ndices e planos de arquivamento. Resoluo: O ciclo vital consubstancia a teoria das trs idades. Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo guarda permanente ou eliminao. Portanto, a questo est errada, o ciclo vital no um sistema de registro de documentos, muito menos, serve para controlar a produo e a tramitao dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediria. O ciclo vital engloba as trs idades por que passam os documentos: corrente, intermediria e permanente. 11. (Cespe TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos que
Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff perderam a vigncia administrativa, mas so providos de valor histricocultural. Resoluo: Gente, no d para errar uma questo como esta. Os documentos que so providos de valor histrico-cultural so mantidos no arquivo permanente e no no intermedirio. No arquivo intermedirio so mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Logo, a assertiva est errada. Prezado aluno, terminamos aqui a aula demonstrativa. Espero que tenha gostado. At a prxima.

Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

10

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff Lista de Questes (Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do Ministrio do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 04. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. 05. (Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. 06. (Cespe Anvisa 2007) Arquivos intermedirios, tambm denominados limbos ou purgatrios, so constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados em escritrios ou em dependncias prximas de fcil acesso. 07. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio.

Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

11

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff 08. (Cespe SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienveis, mas so imprescritveis. 09. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) A legislao determina que todos os documentos produzidos e acumulados por rgos pblicos e instituies de carter pblico devem ser identificados como correntes, intermedirios ou permanentes e devem receber tratamento adequado. 10. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produo e a tramitao na fase corrente e a passagem para a intermediria por meio de listagens, repertrios, ndices e planos de arquivamento. 11. (Cespe TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos que perderam a vigncia administrativa, mas so providos de valor histricocultural.

GABRITOS: 01 C 02 E 03 C 04 E 05 E 06 E 07 C 08 E 09 C 10 E 11 E

Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

12

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Barreto e Fernando Graeff

Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (e suas atualizaes). PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

Prof . Barreto e Fernando Graeff

www.pontodosconcursos.com.br

13