50 Maneiras de cortar custos

Gesto

 Um melhor uso dos recursos significa produtos ou servios mais competitivos, ganho no posicionamento de mercado e margem de lucro mais alta

Combate ao Desperdcio.

 Quando se veem em um momento de apuro, muitas empresas comeam a reduzir custos sem avaliao prvia e acabam limando recursos importantes para os resultados da companhia.

FAA UMA ANLISE DOS CUSTOS.

 O planejamento estratgico da empresa deve incluir no s as metas de aumento de vendas como tambm as de diminuio de gastos, obtidas com o estudo dos custos. Assim possvel definir os caminhos para alcanar os ndices determinados.

DEFINA METAS DE REDUO

 Os funcionrios so protagonistas da reduo de custos e a comunicao interna deve ser reforada para que os colaboradores faam parte dessa causa. Uma maneira de otimizar os cortes envolver a equipe na definio de metas e usar parte da economia para premiar o time quando elas forem atingidas. Essa estratgia pode ser aplicada na reduo de itens como material de escritrio, energia e manuteno de equipamentos.

ENVOLVA A EQUIPE

 Ao planejar quais custos devem ser diminudos, preciso manter a ateno na qualidade e na eficincia do atendimento, para que o corte no cause uma percepo negativa nos clientes. Uma padaria que reduz a iluminao no salo, por exemplo, pode causar incmodo aos fregueses e, com isso, perder vendas.

CUIDE DO ATENDIMENTO AO CLIENTE

 Quando o horrio de trabalho bem aproveitado, o funcionrio passa menos tempo na empresa. Ganham a companhia, que economiza com hora extra e energia eltrica, e o trabalhador, que tem mais qualidade de vida.

OTIMIZE A JORNADA DE TRABALHO

 Antes de demitir funcionrios, coloque no papel os custos da resciso de contrato. Devem-se somar a isso os gastos com contratao e treinamento de novo pessoal no futuro, quando as condies permitirem. Se o plano for trocar empregados antigos por mais jovens, tambm se deve considerar o tempo que estes levaro para chegar ao nvel de expertise daqueles demitidos.

CALCULE OS CUSTOS DA DEMISSO

 Uma alternativa para reduzir os gastos com horas extras registrar o tempo excedente de trabalho em um banco de horas. O empregado pode recuperar as horas trabalhadas a mais em folgas, emendas de feriados ou frias mais longas. Entretanto, a empresa deve fazer essa compensao no ano corrente. Caso contrrio, preciso remunerar o funcionrio pelas horas extras.

ADOTE O BANCO DE HORAS

 A terceirizao pode ser uma maneira de economizar com pessoal, desde que as funes no incluam a atividadefim da empresa. Se alguns servios terceirizados forem muito procurados, poder ser mais barato manter um profissional para a funo.

CONSIDERE A TERCEIRIZAO

 Diversas empresas gastam mais do que o necessrio com benefcios pouco utilizados pelos colaboradores. A soluo reavaliar o que oferecido, calibrando os itens de acordo com o perfil do quadro de funcionrios. Se so jovens, do mais importncia a subsdio para cursos, por exemplo. J os mais velhos querem plano de sade completo e previdncia privada. Antes de fazer essa mudana, verifique quais benefcios fazem parte de acordo sindical.

REVEJA A CESTA DE BENEFCIOS

 Se houver necessidade de uma reduo acentuada na produo, considere dar frias coletivas aos funcionrios. Isso pode ser feito no final do ano ou quando h sazonalidade na demanda pelos produtos ou servios. Assim, a empresa economiza com as despesas de manuteno da infraestrutura, como luz e gua. O perodo pode ou no ser descontado das frias normais dos empregados.

D FRIAS COLETIVAS

 Sempre possvel otimizar processos, ganhar qualidade e reduzir o tempo e, portanto, o custo da operao.

OTIMIZE OS PROCESSOS

 A empresa deve sempre tomar cuidado com as formas de contratao dos funcionrios para evitar despesas com multas e processos trabalhistas. Dependendo da situao, a pessoa pode trabalhar como autnoma, com contrato eventual, como celetista, como temporria e por prazo determinado. Verifique se a sua empresa faz isso de maneira correta.

ATENTE S FORMAS DE CONTRATAO

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INFRAESTRUTURA

 Alguns itens, isolados, no representam um custo muito grande, mas quando somados podem pesar bastante nas finanas da empresa.

CORTE NAS PEQUENAS COISAS

 Possuir uma frota de veculos gera custo com manuteno mecnica, seguro, IPVA e depreciao. Considere a possibilidade de trabalhar com carros alugados ou com uma frota gerenciada por uma empresa terceirizada, que se encarrega da manuteno e dos demais cuidados.

DIMINUA A FROTA DE CARROS

 Controle do uso e negociar com a empresa de telefonia um pacote mais ajustado ao perfil das ligaes da empresa.

ECONOMIZE NO TELEFONE

 Para economizar no processo produtivo, minimize as perdas. Alm de investir em mquinas mais modernas, preciso conscientizar e qualificar os profissionais da linha de produo. A alta rotatividade dos funcionrios colabora para a perda de qualidade de produtos de maior valor agregado.

REDUZA PERDAS NA PRODUO

 Quando as mquinas da empresa esto defasadas ou lentas demais, geram gastos com manuteno e com horas extras dos funcionrios. Muitas vezes, vale a pena considerar um financiamento para adquirir equipamentos novos. Os bancos oferecem linhas de crdito subsidiadas, como o Finame.

INVISTA EM MQUINAS E EQUIPAMENTOS

 O gasto com energia eltrica pode ser reduzido a partir de mudanas na estrutura da empresa, nos equipamentos e nos hbitos. Pode-se aproveitar melhor a luz natural, atravs da abertura de janelas, as luminrias velhas podem ser trocadas por modelos que usam lmpadas mais eficientes e tm espelhos para refletir a luz. A geladeira pode ser substituda por uma que gasta menos energia, etc. Alm disso, os funcionrios devem ser orientados a desligar a luz quando saem de um ambiente.

OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA

 O transporte de funcionrios e o servio de entrega de materiais podem ser administrados por uma mesma empresa terceirizada. Assim, o nmero de viagens otimizado e o gasto, reduzido.

REAVALIE A LOGSTICA

 Em empresas em que h gastos excessivos com combustvel, uma soluo contratar um servio de controle de frota.

TERCEIRIZE A GESTO DOS PAGAMENTOS

 Para reduzir o consumo de suprimentos, como papel e toner de impressora, etc. Os documentos ficam em rede, e no s em um arquivo fsico.

DIGITALIZE DOCUMENTOS

 Empresas que so proprietrias de prdios podem vendlos para, alm de economizar com manuteno e impostos, colocar dinheiro no caixa. Esse capital extra pode ser investido para atualizar a linha de produo, por exemplo, o que tem impacto positivo direto no resultado.

CONSIDERE A VENDA DE ATIVOS

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FINANAS

 possvel diminuir a quantia gasta com impostos verificando se a empresa est no enquadramento tributrio adequado. Os regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional tm alquotas diferentes, alm de crditos e dedues prprios, e vale simular, com um contador, em quais enquadramentos a empresa poderia entrar e quanto pagaria neles.

VERIFIQUE O REGIME TRIBUTRIO

 Se a empresa tem dvidas, uma maneira de honr-las economizando renegoci-las com os credores e tentar obter a menor taxa de juros possvel. preciso, no entanto, calcular a real capacidade que a empresa tem de pagar esse dbito nas condies pleiteadas, levando em considerao o prazo de pagamento e as parcelas.

RENEGOCIE DVIDAS

 Para no ter de recorrer ao endividamento, faa uma anlise do fluxo de caixa dos ltimos 12 meses e verifique em quais perodos h baixa de vendas e necessidade de capital. Com isso, negocie com os fornecedores um remanejamento dos prazos de pagamento. O segredo fazer isso com antecedncia se o remanejamento pedido em cima da hora, quando o fornecedor j aguarda o pagamento, as chances de conseguir uma prorrogao so menores.

ANALISE O FLUXO DE CAIXA

 O endividamento pode ser um trampolim para o crescimento da empresa, mas deve ser planejado. Organize-se para pagar juros menores, evitando as opes de acesso mais fcil, porm com taxas mais altas, como o cheque especial. Compare as condies de financiamento em diversos bancos.

PLANEJE O ENDIVIDAMENTO

 Os planos de negcios no servem s para dar incio empresa. Quando tiver projetos de expanso, estruture-os antes de ir ao banco. Com uma boa proposta, conseguemse condies melhores de pagamento dos emprstimos.

APRESENTE BONS PROJETOS AO BANCO

 Uma boa fatia da receita da empresa usada para pagar tarifas bancrias. Elas podem chegar a quase 1% do faturamento. No entanto, as tarifas podem ser renegociadas com o banco. Para conseguir uma reduo, necessrio ter controle do caixa e estar em dia com os pagamentos.

NEGOCIE AS TARIFAS BANCRIAS

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FORNECEDORES

 Uma proposta de reduo de custos para os franqueados da rede FastFrame/Moldura na Hora proporcionou o aumento da procura por novas unidades. O investimento inicial na franquia, que era de cerca de R$ 150 mil, caiu 30% quando a franqueadora props alugar aos franqueados os equipamentos de oficina, como serras e mquinas de corte de vidro, em vez de vend-los. Comprando com volume maior, a franqueadora consegue bons preos nas mquinas, que so alugadas por valores de mercado. Segundo Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da FastFrame/Moldura na Hora, 90% dos novos franqueados optam pelo aluguel.

COMPRE EM VOLUME E ALUGUE

 Manter um s fornecedor pode significar preos mais altos e risco de faltar produto no estoque. Faa uma busca constante de outros produtores no mercado e avalie novas mercadorias, que possam substituir as que voc j vende, a um custo menor.

DIVERSIFIQUE OS FORNECEDORES

 Renegocie o preo das matrias-primas com os fornecedores, faa sempre uma pesquisa no mercado, e reformule o layout industrial, para otimizar o fluxo de materiais. A renegociao com os fornecedores costuma trazer uma economia entre 13% e 30%.

PEA REDUO DE PREO DA MATRIA-PRIMA

 A parceria com empresas concorrentes ou complementares para compras conjuntas permite diminuir o valor unitrio do produto e dividir custos de logstica. A Rede Construalto, associao formada por 24 varejistas de material de construo com sede em Mogi das Cruzes (SP), realiza bolses de compras cada loja faz seus pedidos de um produto, e a rede negocia os melhores preos com os fornecedores.

UNA FORAS PARA TER PREOS MELHORES

 Tanto a indstria como o varejo tm perdas financeiras com estoque parado. O capital aplicado no produto que no girou no rende e, alm disso, h custos de armazenamento e possvel reduo de preo se o produto fica deteriorado ou obsoleto. Para reduzir as perdas, a quantidade no estoque deve ser calculada de acordo com a demanda de cada ponto de venda, lembrando que lojas diferentes de uma mesma rede tm giros variados e pedem quantidades proporcionais.

REDUZA O ESTOQUE QUE NO TEM GIRO

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MARKETING E VENDAS

 Como exigem baixo investimento, as redes sociais, como Orkut, Facebook, Linkedin e Twitter, podem ser suportes para a divulgao do produto e de promoes. preciso, no entanto, adaptar a comunicao para as novas mdias, levando em considerao o tamanho e o formato da mensagem e o pblico que ter acesso a ela. Quando usar essas ferramentas, monitore a receita que ela traz. Mesmo que o custo seja zero, a estratgia tem de gerar resultado.

INVISTA NAS REDES SOCIAIS

 Em vez de adquirir itens de outras empresas para premiar vendedores ou clientes, a empresa pode utilizar os produtos fabricados por ela como bonificao em campanhas internas, para estimular a equipe de vendas, ou em promoes externas, para fidelizar clientes. Alm de economizar, a iniciativa estimula a propaganda boca a boca sobre o produto.

D PRMIOS CASEIROS

 Para divulgar os produtos e aumentar a receita sem ter de investir mais em marketing, aproxime-se do revendedor e crie solues conjuntas. As promoes no ponto de venda, como os eventos de degustao ou a distribuio de amostras gratuitas, tm baixo custo. possvel tambm criar um programa de incentivo a vendas do seu produto, envolvendo a equipe do revendedor.

SEJA AMIGO DO REVENDEDOR

 Uma maneira de gastar menos com publicidade e marketing unir-se a outra marca e dividir custos. Fabricantes de hardware e software, por exemplo, podem fazer uma venda conjunta. A sugesto, nesse caso, atentar sinergia entre as marcas e investigar se no h nenhuma antipatia do consumidor em relao ao seu parceiro.

ENCONTRE UMA MARCA PARCEIRA

 Se a opo for reduzir verba de marketing, no faa cortes horizontais, com a mesma porcentagem de reduo para todos os produtos. Calcule quais itens contribuem mais para o lucro da empresa e corte no oramento dos produtos marginais, que so responsveis pela menor parte do lucro. Alguns itens podem at receber investimento em marketing, o que ir garantir as chamadas vacas leiteiras da empresa.

CONCENTRE-SE NO ESTRATGICO

 Utilize seu site para obter informaes sobre o perfil e as preferncias do consumidor de maneira econmica. Adote sistemas que monitorem os acessos e as compras e determine as linhas prediletas de cada cliente. Quando houver novidades ou promoes, use o e-mail para avisar os que podem se interessar pela compra. Mantenha abertos os canais de comunicao on-line entre empresa e consumidor e receba os feedbacks.

MONITORE PELA INTERNET

 Showrooms e mostrurios montados por indstrias em lojas-clientes pedem investimentos significativos. Como so uma vitrine importante para os produtos, no devem ser totalmente cortados. H, contudo, maneiras de economizar. A sugesto investir nas lojas que tm maior demanda pelos produtos e desenvolver catlogos eletrnicos ou em papel, para que o consumidor continue a ter acesso sua linha de produtos.

ECONOMIZE NO SHOWROOM

 Diante da necessidade de cortar custos, mantenha o foco nos grupos de clientes mais leais marca ou que tm maior potencial de efetivar a compra e reduza o investimento em nichos inexplorados ou em consumidores que no conhecem o produto.

APOSTE NOS CONSUMIDORES LEAIS

 No desenvolvimento de campanhas de marketing de baixo custo, vale usar a criatividade. Uma possibilidade dar ao consumidor a responsabilidade de criar um vdeo sobre a marca assim como envolver o cliente na criao ou na customizao do produto. preciso ter em mente, no entanto, que essas campanhas devem ter continuidade, com respostas imediatas aos participantes, e que ferramentas de internet podem tambm virar um frum de crticas empresa.

LIBERE A CRIATIVIDADE

 Recursos tecnolgicos cada vez mais variados e baratos so bons instrumentos para economizar nas vendas, sobretudo quando se tem uma equipe que passa a maior parte do tempo na rua e utiliza muito transporte e telefone. Para cortar despesas, vale recorrer comunicao por Skype, e-mail, rdio e internet via celular. A comunicao eletrnica por escrito tambm diminui o risco de erros em pedidos, pois as informaes ficam registradas nos emails.

AUTOMATIZE A FORA DE VENDAS

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TECNOLOGIA

 Um hbito comum na escolha de produtos de tecnologia da informao comprar o que h de mais desenvolvido ou o que est na moda, sem haver necessidade real para isso. preciso alinhar a compra de equipamentos estratgia da companhia. Alguns negcios tm de estar na fronteira da tecnologia, porque isso precisa ser visvel para o cliente. Outros devem usar uma tecnologia j testada.

ALINHE TECNOLOGIA E ESTRATGIA

 Quando for adquirir equipamentos, faa uma pesquisa exaustiva nos fornecedores. Alguns podem oferecer o mesmo equipamento pela metade do preo. Deve-se levar em conta tambm que o hardware no o que mais pesa. Software e servios chegam a 90% do preo.

PESQUISE OS PREOS

 Invista mais em programas que alavancam o negcio e menos nos que no so to cruciais. Softwares de gesto de estoque, por exemplo, tm preos que podem variar de R$ 50 a R$ 50 mil. O montante gasto nesse aplicativo precisa ser proporcional importncia que o estoque tem para o negcio. Se esse quesito crtico, vale investir nos mais seguros e confiveis.

GASTE NOS APLICATIVOS QUE IMPORTAM

 Softwares livres significam menos custos com licenas, mas podem exigir gastos com suporte. Por isso, preciso avaliar quanto ser preciso investir em assistncia para o seu sistema.

PONDERE O SOFTWARE LIVRE

 Para diminuir o desperdcio e as horas extras, algumas empresas desenvolveram um sistema que compila as normas e os procedimentos adotados pela empresa. A ferramenta fica na intranet e, consultada pelos funcionrios, encurta o tempo dos processos e minimiza os custos.

SISTEMATIZE OS PROCESSOS

 Em empresas que tm filiais ou unidades interligadas, como franquias, as ferramentas de voz sobre IP, como o Skype, podem aproximar os membros da rede de maneira mais barata, cortando ligaes telefnicas.

INSTALE PROGRAMAS DE COMUNICAO

 Em vez de manter diversos softwares para gerenciar estoque, finanas, recursos humanos e outras funes da empresa, considere o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que faz a gesto integrada do negcio. O ERP ajuda a reduzir perdas nos processos, otimiza o uso da mo de obra, calcula a quantidade de suprimentos e auxilia na relao com o cliente.

ADOTE UM SOFTWARE DE GESTO INTEGRADA

Prof. Jnior Medeiros juniormedeir@hotmail.com