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COD_NOTICIA=15132&COD_CADERNO=10

GESTO DA INFORMAO

Especialista aponta cinco fatores que devem ser avaliados pela empresa na aquisio de um sistema ERP

Por Alessandre Trintim
Scio-diretor da Essence, empresa de consultoria e outsourcing em TI

A importncia da Tecnologia da Informao para as empresas cada vez mais reconhecida por gestores e administradores, tornando-se fator crtico de sucesso para as operaes e, muitas vezes, de sobrevivncia. Apesar disso, algumas organizaes ainda utilizam softwares desenvolvidos internamente ou ERPs limitados que no mais atendem s necessidades da empresa. algo natural na evoluo da organizao: na medida em que seu crescimento, controles, mtodos, processos e relatrios tornam-se mais apurados, surgem novos departamentos e os sistemas deixam de suportar as demandas da empresa, sendo necessria a implementao de um novo ERP, mais adequado ao momento corporativo e sua atuao no mercado. No entanto, para adquirir um sistema de gesto completo, que atender a todos os setores da empresa, no basta apenas ter a verba disponvel. O processo de escolha e implementao deve ser olhado de perto, pois complexos e demorado, exigindo a participao de vrias reas da empresa, muitas vezes colocando os responsveis dos setores envolvidos em situaes bastante delicadas. Para auxiliar na escolha, seguem cinco dicas que no podem ser esquecidas ao escolher o sistema de gesto mais adequado empresa: 1. Do que voc precisa REALMENTE? A alta direo deve definir os direcionamentos estratgicos da empresa, como crescimento, internacionalizao, aquisies, fuses, abertura de capital. Aps isso, necessrio ter a lista de requisitos que o sistema de gesto dever comportar para que ele atenda a esses direcionamentos. essa lista que ir guiar o que deve ou no ser ativado no ERP e deve estar classificada conforme a real importncia e a prioridade de uso de cada item. Essa atividade deve envolver os responsveis pelas reas de negcio, pois eles tm detalhes importantes que podem ser fundamentais para o projeto. 2. Analise o longo prazo O sistema deve ter escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa conforme os processos ficam mais complexos. Mesmo que algumas funcionalidades no sejam utilizadas no primeiro momento, importe que o sistema as possua para no limitar os negcios no futuro. Algumas mudanas no escopo inicial ocorrem, inclusive, no perodo de implementao. importante que a verba e planejamento do projeto possuam margem para possveis mudanas.

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3. Encontre parceiros e no fornecedores A implementao de um sistema de gesto complexa: envolve todos os processos da organizao e exige muito comprometimento tanto da empresa que ir implementar quanto do cliente. Esse um processo relativamente longo e no incomum ocorrerem problemas pontuais e mudanas no planejamento. Para que o projeto continue nos trilhos e seja finalizado com o mnimo de conflitos, o integrador do sistema deve ser muito mais que um fornecedor. Ao escolher, no deixe de analisar aspectos intangveis, como postura consultiva, atitude de parceria, flexibilidade e acesso aos gestores da contratada. 4. Opte por solues que tenham flexibilidade sem usar programao (customizao) Alguns ERPs permitem que diversas alteraes em seu funcionamento sejam feitas utilizando apenas telas de configurao, sem precisar fazer mudanas na programao do sistema. Essa possibilidade reduz drasticamente o nmero de erros e de efeitos colaterais (alteraes em uma parte do sistema que refletem de maneira inesperada em outra) ao alterar alguma funo do sistema, pois as combinaes e possibilidades foram previamente testadas pelo fabricante do ERP. Alm disso, gera maior facilidade e velocidade ao realizar as alteraes. O ideal que o sistema de gesto escolhido atenda ao maior nmero possvel de necessidades da sua empresa com o mnimo de alteraes tanto no sistema quanto em seus processos. 5. Ateno na maturidade da plataforma No apenas as funcionalidades so importantes, mas a consistncia e integridade da plataforma tambm devem ser estudadas. Sistemas mesclados (ou seja, mltiplos softwares fazendo servios que poderiam ser centralizados e integrados em uma nica plataforma) aumentam a probabilidade de haver incompatibilidades e consomem mais recursos financeiros e humanos. Outras caractersticas importantes a serem analisadas so as inovaes e melhorias que a fabricante faz na plataforma. Se no h investimento em inovao, em pouco tempo o ERP deixar de apresentar novos processos e funcionalidades, atendimento requisitos legais e melhorias estruturais, necessrios ao longo do crescimento da empresa. E o pior de tudo, seu concorrente passa a utilizar ferramentas estratgicas (como Business Inteligence, por exemplo) que seu sistema no possui e nem poder ter devido s suas limitaes. Como se v, a escolha de um ERP no depende apenas de suas funcionalidades, preo e das necessidades atuais da empresa. muito importante compreender como as funcionalidades e preo do sistema, alm das necessidades da empresa, se comportaro no futuro para que o ERP no limite seu crescimento e a evoluo de seus processos. Artigo publicado em 29/06/2011