O que é o controlo?

É o processo de comparação entre o desempenho atual e os padrões previamente definidos

com vista à execução de medidas corretivas.

Os gestores monitorizam e avaliam o desempenho de uma organização, através de um

processo de comparação do desempenho real com os objetivos planeados, procedendo às
medidas corretivas.

Não é estar em cima das pessoas, nem encontrar culpados. É corrigir e evitar desvios.

Importância do controlo

Permite corrigir atempadamente os desvios, antecipar a mudança no ambiente e lidar mais

facilmente com a incerteza, e melhora o desempenho da empresa. Valida/apoia as outras
funções de gestão.

Tipos de padrões

Padrões são como orientações de desempenho. Devem ser numéricos porque são como
unidades de medida que se espera das pessoas e dos departamentos.

De tempo: quanto tempo demora a produzir, tempo gasto.

De produtividade: quantidade de produção num período.
De custo: custo unitário do produto.
De qualidade: nº de defeitos aceites no produto, 5% máximo exemplo.
De comportamento: regras que as pessoas devem seguir.

Padrões e tolerâncias

Os níveis de tolerância é a
quantidade de desvio permitida
sem que dê origem a ação
corretiva.

O processo de controlo

Tudo começa no planeamento, e depois é que se vai comparar os padrões com as realizações,
verificando os níveis de tolerância e aplicando ou não as ações corretivas.

Ações corretivas

É fundamental conhecer a causa do desvio antes de aplicar a ação corretiva.

Ações corretivas imediatas: corrigem os sintomas do problema
Ações corretivas permanentes: corrigem as causas do problema
Tipos de controlo

O controlo de alimentação preventivo, efetuado nas entradas (inputs) antecipa os problemas.

Deteta os problemas antes do início da produção, evitando custos adicionais.
O controlo simultâneo, aplicado nos processos (ao longo da produção), corrige problemas
conforme ocorrem.
O controlo de feedback/retroativo, efetuado nas saídas (outputs) corrige os problemas que
ocorreram. Medem o desempenho e tomam as medidas corretivas mais adequadas aos
desvios.

Níveis de controlo

O controlo estratégico processa-se no nível institucional, é genérico e sintético, longo prazo e

abarca a globalidade da empresa.
O controlo tático é pratico pelos gestores de nível intermédio, menos genérico e mais
pormenorizado incidindo numa área funcional/departamento da empresa (RH, produção…)
O controlo operacional é mais analítico e pormenorizado, curto prazo, executado pelos
gestores operacionais (supervisores, chefes de seleção), incide sobre as tarefas numa
determinada unidade operacional.

Pontos estratégicos de controlo

São os pontos críticos que devem ser analisados criteriosamente ao longo do processo.
Devem ser bem escolhidos para aumentarem a eficiência (mínimo de custos para o máximo de
resultados) e eficácia (máxima aproximação aos objetivos).

Devem referir-se a operações ou acontecimentos-chave no processo.

Devem permitir a identificação dos problemas antes da ocorrência de prejuízos graves o
Devem ser em nº relativamente reduzido e permitir produzir informação sintética e rápida o
Devem ser estabelecidos numa perspetiva de equilíbrio das diversas áreas controladas face aos
objetivos pretendidos.

Controlo disfuncional

Os controlos inapropriados, os padrões inatingíveis (muito ambiciosos) ou indefinidos e as

variáveis incontroláveis ou padrões contraditórios são controlos disfuncionais que provocam
reações negativas ao controlo.

O controlo ainda traz à mente de muitas pessoas uma carga muito negativa, a ideia de alguém
que tem o poder de dizer o que elas fizeram mal, o que deveriam ter feito. O controlo não
pode ser nada disso. Não deve ser uma paranoia – isso só quebra eficiência e eficácia.

Controlo funcional

Controlos justificáveis; Pessoas conscientes das expectativas; Padrões realistas; Comunicação

rápida de desvios; Informação fiável
Técnicas de controlo

Controlo orçamental

Controlo feito com base em orçamentos. Um orçamento é a expressão monetária de um

plano.

Neste esquema está a articulação dos diversos orçamentos de uma empresa. No seu conjunto
constituem o orçamento geral de uma empresa.
O primeiro orçamento a ser preparado é o das vendas, pois a produção, os investimentos,
compras, é para colocar no mercado. Os últimos são as demonstrações de resultados e o
balanço, que são o reflexo do que se passa nos outros orçamentos.

Controlo da qualidade

A qualidade é o grau de excelência de um produto ou serviço. Existem três técnicas do

controlo da qualidade:

- Amostragem: inspeção de uma porção de um output/input. Exemplo: foi definido que em

100, 15 produtos são uma amostra significativa. Se nestes 15 produtos houver mais que um
defeito, o lote (100) será rejeitado.

- Gráficos de controlo
À medida que os custos de controlo diminuem, os produtos defeituosos aumentam no
mercado.
À medida que os custos de oportunidade (para compensar a redução da qualidade)
aumentam, os produtos defeituosos aumentam no mercado.

Significa isto que, produção com menos defeitos implica maiores custos de controlo, e
produção com mais defeitos conduz à necessidade de elevar os custos de oportunidade.

O ponto Q representa a quantidade defeituosa que representa os mínimos dos custos de

qualidade (controlo + oportunidade).

Controlo de Stocks

Em muitas empresas, o volume dos seus stocks (existências em armazém) constitui a maior %
do seu património.
A falta de uma correta gestão dos stocks traduz-se em elevados encargos. Vamos estudar três
métodos de gestão de stocks.

- Método ABC: método que reparte os stocks em três grupos, seguindo o princípio de Pareto.
10% dos artigos em stock são responsáveis 75% do valor investido, pelo que requerem um
controlo mais exigente e apertado (Grupo A). Grupo B: 25%-20%; Grupo C: 65%-5%
- Método da quantidade económica: fixa numa situação definida, a quantidade ótima a
encomendar ou fabricar para que os custos de stocks sejam mínimos.

Tem em consideração todos os custos dos stocks: custos de posse (juros de capital, aluguer
dos espaços, seguros, etc); custo de passagem (despesas de manutenção dos stocks,
comunicação e deslocação dos compradores).

Verifica-se que se o número de encomendas diminui, o custo de passagem (“transporte”)

diminui, mas o custo de posse aumenta. Se o número de encomendas aumenta, implica um
aumento do custo de passagem (ordering cost), mas permite diminuir o custo de posse.

Q – Custo total mínimo (ideal) da encomenda.

A fórmula de cálculo (fórmula de Wilson) é a seguinte:

E=
√ 2 ×Q × D
C
E = número de artigos por encomenda (quantidade a encomendar)
D = custos de passagem por unidade (120)
C = custos de posse por unidade (2
Q = procura de um determinado artigo num determinado período (300 000; 1 ano)

E = 6000 artigos por encomenda. Significa que ao longo de 1 ano, se farão 50 encomendas de
6000 artigos (300 000/6000=50), ou seja, de 7 em 7 dias (365 dias/50=7,3)

- Just-in-time: método de controlo de stocks que aponta para que se produzam as quantidades
certas no tempo certo. Método que propõe a eliminação de desnecessários excessos de
stocks. Só encomendam o que precisam no dia em que precisam. Teoria muito exigente e
problemática – exige que não hajam falhas na logística e fornecedores.
- Redes PERT e CPM:
O PERT (Program Evaluation and Review Techic) representa graficamente um projeto
complexo como uma rede de acontecimentos e atividades, permitindo determinar a melhor
sequência em termos de tempo de execução e de desenvolvimento das operações.

Conclusões

• Por melhor que seja o plano, a organização, e a motivação e liderança, convém verificar os
resultados.

• O controlo deve ser abrangente (níveis, áreas, tipos).

• A tomada oportuna de ações corretivas não é um fracasso, mas sim um passo para o sucesso.