AEPCON Concursos Públicos

Sumário
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO .................................................................................................................................. 2
1. MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS.............................................................................................................. 2
2. ARQUIVO .............................................................................................................................................................. 4

Lei do Direito
Lei do Direito AutoralAutoral nºde
nº 9.610, 9.610,
19 dedeFevereiro
19 de Fevereiro deProíbe
de 1998: 1998: Proíbe a reprodução
a reprodução total outotal ou parcial
parcial desse material
desse material ou
ou divulgação
divulgação
com com
fins
fins comerciais
comerciais ouou não,
não, emem qualquer
qualquer meio
meio dede comunicação,
comunicação, inclusive
inclusive nana Internet,
Internet, sem
sem autorização
autorização dodo AlfaConConcursos
AEPCON Concursos
Públicos.
Públicos.
 AEPCON Concursos Públicos

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

1. MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS

1.2 Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

Ostensivo - A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja

divulgação não prejudica a administração.

Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Graus de sigilo

Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso à

Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que entrou em vigor há pouco; e o Decreto
Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos e
material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem
graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer
sigiloso.

Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são
quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o
menor grau de sigilo:
 ultra-secreto;
 secreto;
 confidencial;
 reservado.

A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de

segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política

governamental de alto nível e segredos de Estado.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor
ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente

Lei do Direito
Lei do Direito AutoralAutoral nºde
nº 9.610, 9.610,
19 dedeFevereiro
19 de Fevereiro deProíbe
de 1998: 1998: Proíbe a reprodução
a reprodução total outotal ou parcial
parcial desse material
desse material ou
ou divulgação
divulgação
com com
fins
fins comerciais
comerciais ouou não,
não, emem qualquer
qualquer meio
meio dede comunicação,
comunicação, inclusive
inclusive nana Internet,
Internet, sem
sem autorização
autorização dodo AlfaConConcursos
AEPCON Concursos
Públicos.
Públicos.
 AEPCON Concursos Públicos

ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento,

funcionalmente

São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas

e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem
comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão,
tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações
econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados
de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de
países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos
importantes que não tenham recebido classificação inferior.

A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau
de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um
indivíduo ou criar embaraços administrativos.

São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,

material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por
exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas
fontes; radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente
trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas
importantes para a segurança nacional.

Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral.
Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos
que indiquem instalações importantes.

Seguem as tabelas de classificação:

Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso

à Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi
modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago
alterações. Portanto, é fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o
item se refira à classificação e período de tempo do Decreto, considerem a

Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou
divulgação com
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AEPCON Concursos
Públicos.
 AEPCON Concursos Públicos

primeira tabela; caso se refira à classificação e período de tempo segundo a

Lei, considerem a segunda tabela.
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a possibilidade de
prorrogação dos prazos, como o Decreto; Prevê apenas sua redução.
Então caso a questão dê margem à dupla interpretação, ou seja
elaborado em desacordo com a legislação, será objeto de recurso de muitos
candidatos.
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode ser
assunto em provas de atualidades ou discursivas.

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos
Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos
por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas
que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que
possam danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas
informações ali depositadas.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:

a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;

b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalações e materiais adequados;

Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou
divulgação com
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AEPCON Concursos
Públicos.
 AEPCON Concursos Públicos

d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística

moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca
ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo
documental sob sua guarda”.

2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados

compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os
materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais,
econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos
destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade
de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios,
bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e,
ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir
o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele
convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais
para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados
em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos,
bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes,
uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se
encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua
rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

Órgãos de Documentação

Arquivo

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os

documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural,
geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são

Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou
divulgação com
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AEPCON Concursos
Públicos.
 AEPCON Concursos Públicos

mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento
de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que
fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou
proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal
suporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos
mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os
administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e
pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.

Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.

Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas
fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários
exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são
impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é
formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é
instruir e educar.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de

documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que
funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções
(audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente
informar.

Museu

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com

finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e
dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são
classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao

dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos
e não errar questões.

QUESTÕES DE CONCURSOS

(CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa - Adaptada) - A legislação

brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por
documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades
privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou
divulgação com
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AEPCON Concursos
Públicos.
 AEPCON Concursos Públicos

(Cespe – Policia Federal – Escrivão ) - As informações contidas nos documentos de

arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do
ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização.

(CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista) - Os documentos podem servir como objeto

de prova de transações realizadas.

(CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo) - Os arquivos são constituídos pelos

documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras
organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são
considerados arquivísticos.

(CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista) - Os documentos de arquivo podem ser

acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição.

(CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – Adaptada) - As

características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os
documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma
empresa ou uma instituição.

(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa – Adaptada) - O arquivo é

criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no
desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais.

Gabarito

1. F
2. V
3. V
4. F
5. V
6. F
7. V

Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou
divulgação com
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AEPCON Concursos
Públicos.