O Módulo SAP (PS)
O que é um Projeto?
Projeto, com definição no dicionário, substantivo masculino:
1. desejo, intenção de fazer ou realizar (algo) no futuro; plano."fazia
projetos para sua aposentadoria";
2. descrição escrita e detalhada de um empreendimento a ser realizado;
plano, delineamento, esquema."p. de pesquisa";
3. esboço provisório de um texto."p. de um artigo, de uma carta";
4. esboço ou desenho de trabalho a se realizar; plano."p. paisagístico";
5. arq plano geral para a construção de qualquer obra, com plantas,
cálculos, descrições, orçamento etc."o p. de um estádio de futebol";
Projetos no âmbito de negócios; são tarefas com características especiais:
Geralmente são complexos, únicos e envolvem um alto grau de risco.
Têm metas precisas, acordadas entre o executor e o emissor do pedido.
São limitados na duração e intensivos na absorção de custos e
capacidade.
Estão sujeitos a certas exigências de qualidade.
Em sua grande maioria, são de importância estratégica para a empresa
que os executa.
Os projetos geralmente fazem parte dos processos internos de uma empresa.
Para controlar todas as tarefas na execução de projetos, é necessário um
formulário organizacional específico para o projeto, compartilhado por todos
os departamentos envolvidos.
Para executar um projeto em sua totalidade, seus objetivos devem ser descritos
com precisão e as atividades a ser executadas devem ser estruturadas. Um
projeto estruturado de forma simples e objetiva é a base para o seu próprio
planejamento, monitorização, controle e sucesso.
Um projeto é estruturado:
De acordo com sua organização;
De acordo com os processos envolvidos.
Pronto; agora que já sabemos o que é um projeto e suas principais
características, vejamos como ele funciona dentro do SAP ECC na figura do SAP
(PS).
O módulo SAP PS
O módulo de sistema de projetos (PS) é responsável pelo planejamento e
controle de projetos.
É uma ferramenta de gerenciamento para controle de todas as fases de um
projeto. Através de uma integração de alto nível entre o módulo PS e outras
funções SAP, tais como logística, contabilidade e recursos humanos, o (PS)
assegura que as necessidades dos processos de negócios serão tratadas rápida,
eficientemente e de forma integrada.
Objetivo
Projetos de larga escala, como construção de uma fábrica, quanto projetos de
pequena escala, como a organização de uma feira ou exposição, exigem
planejamento das muitas operações detalhadas envolvidas. Para isso se faz
necessário providenciar que os recursos e fundos exigidos estejam disponíveis
quando necessário.
Os projetos geralmente fazem parte dos processos internos de uma empresa.
Para controlar todas as tarefas na execução de projetos, é necessário um
formulário organizacional específico para o projeto, compartilhado por todos
os departamentos envolvidos. Antes que um projeto seja executado em sua
totalidade, seus objetivos devem ser descritos com precisão e as tarefas a ser
executadas devem ser estruturadas. Uma estrutura de projeto simples e
objetiva é a base para o seu planejamento, monitorização e controle de forma
bem sucedida.
Organização com o plano da estrutura do projeto
Uma das primeiras etapas no planejamento de projetos é detalhar o trabalho
em tarefas e subdividir uma hierarquia.
Os critérios aplicados à classificação e divisão das tarefas variam em função do
tipo e da complexidade do projeto.
No sistema de projetos, é possível planejar a organização do trabalho e o
pessoal participante com o Plano da Estrutura do Projeto (PEP).
Um projeto pode ser estruturado da seguinte forma:
Por estruturas, com a utilização de um plano da estrutura do projeto
(PEP);
Por processo, com a utilização de operações individuais (diagrama de
rede).
Processos com o diagrama de rede
Uma das etapas no planejamento de projeto é determinar a seqüência na qual
as tarefas serão executadas. Nessa etapa, determinam-se quais tarefas são
interdependentes e quais exigem trabalho adicional ou devem ser
subdivididas.
No sistema de projetos, é possível planejar os processos e a seqüência de
tarefa, com diagramas de rede.
Interfaces
A integração de módulos SAP é fundamental para o sucesso da ferramenta. No
caso específico do módulo PS, fica ainda mais evidente essa necessidade de
integração, visto que não é possível trabalhar isoladamente com esse módulo.
É possível integrá-lo com diversos módulos, seja através de ordens de vendas
para projetos de clientes (SD), seja com imobilizados em andamento (IeA) para
liquidação dos valores realizados (FI-AA) ou com a atribuição de pessoas às
tarefas dos diagramas de rede (HR).
Com diversas ferramentas e relatórios, o SAP PS permite o monitoramento de
datas, custos, receitas, orçamentos, recursos humanos, materiais e muito mais.
Os objetos do PS (PEP, diagramas de rede) são preparados para refletir a
estrutura organizacional dos projetos realizados pelas empresas e receber
diversos dados, inclusive os provenientes dos demais módulos SAP.
Para ilustrar, podemos citar a utilização em PS de materiais cadastrados no
módulo MM ( Mestre de Materiais). Diversas validações impedem que seja
utilizado nos projetos um código de material inexistente no mestre de
materiais MM, o que garante a consistência da integração e do SAP.
Dessa maneira, percebemos o módulo PS não pode existir isoladamente.
Trabalhando como gerenciador e integrador de informações, o módulo
depende de insumos de outros módulos SAP.
Abaixo uma ilustração que nos traz algumas das interfaces entre os módulos.
O alto grau de integração entre o sistema de projetos (PS) e outros
componentes de aplicação do SAP ECC significa que é possível planejar,
executar e relatar projetos como parte dos procedimentos comerciais de
rotina. Isso significa que o sistema de projeto tem acesso constante aos dados
em todos os departamentos envolvidos no projeto.
Todas as interfaces tem seu grau de importância, porém, as com os módulos de
IM (Gestão de Investimento) e MM (Gestão de Materiais), tem particularidades
que merecem um destaque.
Interface PS (Sistema de Projetos) x IM (Gestão de Investimento)
Um programa de investimentos representa os custos planejados ou orçados
para os investimentos (ou outros projetos) de uma empresa ou grupo de
empresas na forma de uma estrutura hierárquica. A estrutura hierárquica pode
ser definida em qualquer forma adequada às exigências específicas. Ela não é
dependente de unidades organizacionais no sistema SAP R/3 (como divisões,
centros e outras).
Depois de definido o programa de investimento os projetos individuais podem
ser atribuídos aos itens mais inferiores na hierarquia (também chamados nós
finais). Esses nós contêm o orçamento destinado pela empresa para cada
conjunto de iniciativas que vão tentar levá-la ao ponto desejado.
O módulo de gerenciamento de investimentos no SAP IM está intimamente
ligado ao PS. É dele que virão os recursos necessários para suprir as
necessidades dos projetos. Após o projeto ser associado a uma posição de
investimento, uma solicitação de investimento é efetuada no SAP e depois de
aprovada os recursos são transferidos para o orçamento do projeto.
A figura mostra um projeto associado a uma posição de investimento.
A integração entre o (PS) e o (IM) é importante para melhorar a qualidade das
análises de planejamento, orçamento e valores realizados de um programa de
investimento e das solicitações de investimento dos projetos pertencentes a
ele. É nessa integração que é representada a interação do mundo real em que
decisões de investimento globais chegam aos níveis operacionais e viram ações
efetivas.
Interface PS (Sistema de Projetos) x MM (Gestão de Materiais)
A interface entre o módulo (PS) e (MM) é importante tanto durante o
planejamento, quanto durante a execução do projeto. Diversas informações de
cadastro de responsabilidade do módulo MM (por exemplo, materiais,
contratos e centros de distribuição) podem ser usadas nos projetos e serão
importantes para determinação de orçamento, plano de custos e etc.
Além da utilização dos dados cadastrais de um módulo por outro, algumas
configurações de um módulo podem interferir no funcionamento do outro,
mostrando a integração e interdependência SAP. No caso PS x MM, pode-se
tomar como exemplo a interferência da configuração dos valores de categoria
de item dos materiais. Dependendo do valor preenchido nesse campo do
cadastro do dado mestre do material, o projeto será fornecido através de uma
requisição e posterior pedido de compras para fornecedor ou através de uma
reserva de um material presente em estoque.
Planejamento PS x MM
A inclusão de materiais a um projeto adiciona ao custo planejado do projeto o
valor que será necessário para adquiri-lo. Dessa maneira, esses valores de
materiais se somarão aos demais custos do projeto (como por exemplo, mão-
de-obra) e às datas de necessidade de fornecimento, ajudando a montar o
plano de custos.
Além do ganho na parte de planejamento de custos, temos também outras
vantagens na integração entre os módulos PS e MM. A criação automática via
PS de requisições de compras e reservas de material torna o processo mais ágil,
seguro e barato. A área responsável pelo fornecimento dos materiais será
comunicada imediatamente através de um canal de comunicação seguro da
própria ferramenta, dispensando e-mails, mensagens ou qualquer outro canal
de comunicação não confiável.
Execução PS x MM
A fase de execução dos projetos traz ao mundo real mais interações entre a
área de compras e a equipe de projetos. Assim, os fatos reais ocorridos e
registrados no MM, tais como o recebimento físico e fiscal de mercadorias, as
medições de serviços e o consumo de materiais de estoque são inseridos no
SAP, ficando disponíveis para verificação da equipe de projetos, agilizando a
comunicação e eficiência da execução do projeto em questão. Dessa maneira
os responsáveis pelas tarefas de projeto tomam conhecimento instantâneo do
atendimento de suas necessidades para o andamento das atividades. Outra
vantagem da integração é evitar o retrabalho de registrar diversas vezes a
mesma informação. Uma vez registrado no MM um evento (por exemplo,
recebimento de um material do projeto), essa informação fica visível para o PS
e já reflete automaticamente nos custos reais e controle de fornecimentos do
projeto.
A figura mostra um material em diagrama de rede com diversos dados de MM.
Esse é o sistema de projetos caro leitor, o famoso SAP PS que incorpora o
também famoso, SAP ECC.
Bibliografia
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plain.htm&node_id=152&show_children=false
http://www.hbbrasil.com.br/educacao/sap/visaogeralsao
