Controle - 4

Monitoramento e Controle do Risco Administrar Aquisies Controle Integrado de Mudanas

Mauricio Lyra, PMP

Administrar Aquisies
Cada uma das partes garante que tanto ela quanto a outra parte atendem s suas obrigaes contratuais e que seus prprios direitos legais esto protegidos Garante que o desempenho do fornecedor atende aos requisitos contratuais e que o comprador atua de acordo com os termos do contrato.
Mauricio Lyra, PMP

12.3 Administrar as Aquisies

Mauricio Lyra, PMP

1 Documentao da aquisio A documentao da aquisio inclui, mas no se limita ao contrato de aquisio com todos os cronogramas de apoio, as mudanas no contrato solicitadas mas no aprovadas e as solicitaes de mudanas aprovadas. A documentao da aquisio tambm engloba toda a documentao tcnica desenvolvida pelo fornecedor e outras informaes sobre o desempenho do trabalho, tais como entregas, relatrios de desempenho do fornecedor, garantias, documentos financeiros incluindo faturas e registros de pagamentos e os resultados de inspees relacionadas ao contrato. 2 Atualizaes dos ativos de processos organizacionais Os elementos dos ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: Correspondncia. Os termos e condies do contrato em geral requerem a documentao por escrito de determinados aspectos das comunicaes comprador/fornecedor, como a necessidade de avisos de desempenho insatisfatrio e solicitaes de esclarecimentos ou mudanas no contrato. Essa documentao pode incluir os resultados reportados de auditorias e inspees do comprador que indicam as fraquezas que precisam ser corrigidas pelo fornecedor. Alm dos requisitos de documentao especficos do contrato, as partes mantm um registro completo e exato, por escrito, de todas as comunicaes orais e escritas do contrato, bem como as aes adotadas e as decises tomadas. Cronogramas e solicitaes de pagamento. Todos os pagamentos devem ser feitos de acordo com os termos e condies do contrato de aquisio. Documentao da avaliao do desempenho do fornecedor. A documentao da avaliao do desempenho do fornecedor preparada pelo comprador. Essas avaliaes de desempenho documentam a capacidade do fornecedor para continuar a realizar o trabalho no contrato atual, indicam se o fornecedor pode trabalhar em projetos futuros ou classificam o desempenho do fornecedor no projeto. Esses documentos podem formar a base para o cancelamento do contrato do fornecedor ou determinar como so administradas as penalidades, remuneraes ou incentivos. Os resultados das avaliaes de desempenho tambm podem ser includos nas listas de fornecedores qualificados correspondentes.

12.3 Administrar as Aquisies

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Administrar as aquisies o processo de gerenciar as relaes de aquisio, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanas e correes conforme necessrio. Tanto o comprador como o fornecedor administram o contrato de aquisio para objetivos semelhantes. Cada um precisa assegurar que as duas partes cumpram suas obrigaes contratuais e que seus prprios direitos legais sejam protegidos. O processo de administrao das aquisies garante que o desempenho do fornecedor cumpra os requisitos da aquisio e que o comprador cumpra os termos do contrato legal. A natureza legal da relao contratual torna imperativo que a equipe de gerenciamento do projeto esteja ciente das implicaes legais de aes adotadas na administrao de qualquer aquisio. Em projetos maiores com vrios fornecedores, um aspecto fundamental da administrao de contratos gerenciar as interfaces entre os diversos fornecedores. Devido s variadas estruturas organizacionais, muitas organizaes tratam a administrao de contratos como uma funo administrativa separada da organizao do projeto. Embora possa haver um administrador de aquisies na equipe do projeto, esse indivduo em geral se reporta a um supervisor de outro departamento. Isso ocorre principalmente se a organizao executora tambm for o fornecedor do projeto para um cliente externo. A administrao das aquisies engloba a aplicao dos processos apropriados de gerenciamento de projetos s relaes contratuais e a integrao das sadas desses processos no gerenciamento geral do projeto. Essa integrao muitas vezes ocorre em vrios nveis quando existem vrios fornecedores e quando h o envolvimento de vrios produtos, servios ou resultados. A administrao das aquisies tambm tem um componente de gerenciamento financeiro que envolve o monitoramento dos pagamentos ao fornecedor. Isso garante que os termos de pagamento definidos no contrato sejam cumpridos e que a remunerao do fornecedor fique vinculada ao seu progresso, conforme definido no contrato. Uma das principais preocupaes ao fazer o pagamento dos fornecedores que exista uma relao rigorosa entre os pagamentos feitos e o trabalho realizado. O processo de administrao das aquisies analisa e documenta como o fornecedor est se desempenhando ou se desempenhou com base no contrato e estabelece aes corretivas quando necessrio. Essa reviso do desempenho pode ser usada como uma medida da competncia do fornecedor para realizar trabalhos similares em projetos futuros. Avaliaes semelhantes tambm so realizadas quando necessrio confirmar que um fornecedor no est cumprindo as obrigaes contratuais e quando o comprador precisa considerar aes corretivas. A administrao das aquisies engloba o gerenciamento de qualquer cancelamento do trabalho contratado (por justa causa, convenincia ou inadimplemento) de acordo com a clusula de resciso do contrato. Os contratos podem ser retificados a qualquer momento antes do encerramento por consentimento mtuo, de acordo com os termos de controle de mudanas do contrato. Essas alteraes nem sempre beneficiam igualmente o fornecedor e o comprador.

Monitoramento e Controle do Risco

o processo de identificao,anlise e planejamento dos riscos recmsurgidos Acompanhamento dos riscos identificados e dos que esto na lista de observao Reanalise dos riscos existentes Monitoramento das condies de acionamento de planos de contingncia Monitoramento dos riscos residuais e reviso da execuo de respostas a riscos enquanto avalia sua eficcia.

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11.6 - Monitorar e Controlar os Risco

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Atualizaes do registro dos riscos Um registro de riscos atualizado inclui, entre outros itens: Resultados de reavaliaes de riscos, auditorias de riscos e revises peridicas dos riscos. Esses resultados podem incluir a identificao de novos eventos de riscos, atualizaes de probabilidade, impacto, prioridade, planos de respostas, propriedade e outros elementos do registro dos riscos. Tambm podem incluir o encerramento dos riscos que no so mais aplicveis e a liberao das reservas associadas. Resultados reais dos riscos do projeto e das respostas aos riscos. Essas informaes podem ajudar os gerentes de projetos a planejar os riscos na organizao inteira e tambm em projetos futuros.

11.6 - Monitorar e Controlar os Riscos

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Monitorar e controlar os riscos o processo de implementao dos planos de respostas a riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificao de novos riscos e avaliao da eficcia do processo de riscos durante todo o projeto. As respostas planejadas a riscos que so includas no plano de gerenciamento do projeto so executadas durante o ciclo de vida do projeto, mas o trabalho do projeto deve ser continuamente monitorado em busca de riscos novos, modificados e desatualizados. O processo de Monitorar e controlar os riscos utiliza tcnicas, como anlises de variaes e tendncias, que requerem o uso das informaes de desempenho geradas durante a execuo do projeto. Outras finalidades do processo de Monitorar e controlar os riscos determinam se: As premissas do projeto ainda so vlidas; A anlise mostra um risco avaliado que foi modificado ou que pode ser desativado; As polticas e os procedimentos de gerenciamento dos riscos esto sendo seguidos e As reservas para contingncias de custo ou cronograma devem ser modificadas de acordo com a avaliao atual dos riscos. O monitoramento e o controle dos riscos podem envolver a escolha de estratgias alternativas, a execuo de um plano alternativo ou de contingncia, a adoo de aes corretivas e a modificao do plano de gerenciamento do projeto. O responsvel pela resposta ao risco informa periodicamente ao gerente de projetos sobre a eficcia do plano, os efeitos imprevistos e qualquer correo necessria para tratar o risco de forma adequada. O processo de Monitorar e controlar os riscos tambm engloba a atualizao dos ativos de processos organizacionais, incluindo os bancos de dados de lies aprendidas e os modelos de gerenciamento dos riscos do projeto, para benefcio de futuros projetos.

Controle Integrado de Mudanas

O controle de mudanas necessrio porque raramente a execuo dos projetos segue com exatido o plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento do projeto, a declarao do escopo do projeto e outras entregas precisam ser mantidos atravs do gerenciamento contnuo e cuidadoso das mudanas, rejeitando ou aprovando essas mudanas, de forma que as mudanas aprovadas sejam incorporadas a uma linha de base revisada.
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4.5 Realizar o Controle Integrado de Mudanas

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Se uma solicitao de mudana for considerada exequvel, mas fora do escopo do projeto, a sua aprovao requer uma mudana de linha de base. Se uma solicitao de mudana no for considerada exequvel, a mesma ser rejeitada e possivelmente devolvida ao solicitante para o fornecimento de informaes adicionais. 1 Atualizaes do andamento de solicitao de mudana As solicitaes de mudana so processadas de acordo com o sistema de controle de mudanas,pelo gerente de projetos ou por um membro da equipe designado. As solicitaes de mudana aprovadas sero realizadas pelo processo Orientar e gerenciar a execuo do projeto. O andamento de todas as mudanas, aprovadas ou no, ser atualizado no registro de solicitao de mudanas como parte das atualizaes dos documentos do projeto. 2 Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto Elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, mas no esto limitados, a: Quaisquer planos auxiliares e Linhas de base que estejam sujeitas ao processo formal de controle de mudanas. Mudanas nas linhas de base devem mostrar somente as alteraes a partir do tempo atual para frente. Os desempenhos passados no podem ser modificados. Isso protege a integridade das linhas de base e os dados histricos de desempenhos passados. 3 Atualizaes dos documentos do projeto Os documentos do projeto que podem ser atualizados, como resultado do processo Realizar o controle integrado de mudanas, incluem o registro de solicitaes das mesmas e quaisquer documentos que estejam sujeitos ao processo formal de controle de mudanas.

4.5 Realizar o Controle Integrado de Mudanas

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Realizar o controle integrado de mudanas o processo de reviso de todas as solicitaes, aprovao e gerenciamento de mudanas em entregas, ativos de processos organizacionais, documentos de projeto e plano de gerenciamento do projeto. O processo Realizar o controle integrado de mudanas conduzido do incio ao trmino do projeto. O plano de gerenciamento do projeto, a declarao do escopo e outras entregas so mantidas atravs do gerenciamento cuidadoso e contnuo das mudanas, ou atravs da rejeio ou da aprovao das mesmas, assegurando assim que somente as mudanas aprovadas so incorporadas linha de base revisada. O processo Realizar o controle integrado de mudanas inclui as seguintes atividades de gerenciamento de mudanas em nveis diferentes de detalhes, com base no progresso do projeto de execuo: Influenciar os fatores que tentam evitar o controle integrado de mudanas para que somente as mudanas aprovadas sejam implementadas; Revisar, analisar e aprovar as solicitaes de mudana imediatamente, que essencial j que uma deciso lenta pode afetar negativamente o tempo, custo ou viabilidade de uma mudana; Gerenciar as mudanas aprovadas; Manter a integridade das linhas de base liberando somente as mudanas aprovadas para serem incorporadas ao plano de gerenciamento do projeto e aos documentos do projeto; Revisar, aprovar ou rejeitar todas as aes corretivas e preventivas recomendadas; Coordenar as mudanas atravs de todo o projeto (por exemplo, uma mudana proposta no cronograma frequentemente afetar o custo, o risco, a qualidade e a equipe) e Documentar o impacto completo das solicitaes de mudana. As mudanas podem ser solicitadas por qualquer parte interessada envolvida no projeto. Embora possam ser iniciadas verbalmente, devem ser sempre registradas de maneira escrita e introduzidas no gerenciamento de mudanas e/ou no sistema de gerenciamento de configuraes. As solicitaes de mudana esto condicionadas ao processo especificado no controle de mudana e sistemas de controle de configurao. Esses processos de solicitao podem precisar de informaes a respeito dos impactos estimados no tempo e custos. Toda solicitao documentada de mudana deve ser aprovada ou rejeitada por alguma autoridade dentro da equipe de gerenciamento do projeto ou organizao externa. Em muitos projetos, o gerente recebe autoridade para aprovar certos tipos de solicitaes de mudana como definido nas documentaes de papis e responsabilidades do projeto. Sempre que necessrio, o processo Realizar o controle integrado de mudanas inclui um comit de controle de mudana (CCM) responsvel pela aprovao ou rejeio das solicitaes. Os papis e responsabilidades desses comits so claramente definidos dentro dos procedimentos de controle de configurao e mudanas e so aceitos pelas partes interessadas apropriadas. Muitas organizaes de grande porte possuem uma estrutura de comits em vrios nveis, dividindo as responsabilidades entre os mesmos. Se o projeto estiver sendo fornecido por meio de um contrato, ento algumas mudanas propostas podem precisar ser aprovadas pelo cliente de acordo com o contrato. Solicitaes de mudana aprovadas podem requerer novas ou revisadas estimativas de custos, sequncias de atividades, datas de cronograma, requisitos de recursos e anlise de alternativas de resposta aos riscos. Essas mudanas podem requerer ajustes ao plano de gerenciamento do projeto ou a outros planos/documentos de gerenciamento do projeto. O nvel de controle de mudana aplicado depende da rea de aplicao, complexidade do projeto especfico, requisitos contratuais e o contexto e ambiente no qual o projeto executado.

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Controle Integrado de Mudanas

A aplicao em todo o projeto do sistema de gerenciamento de configurao, incluindo os processos de controle de mudanas, realiza trs objetivos principais:
Estabelece um mtodo evolutivo para identificar e solicitar mudanas nas linhas de base estabelecidas de forma consistente e para avaliar o valor e a eficcia dessas mudanas Oferece oportunidades para validar e melhorar continuamente o projeto ao considerar o impacto de cada mudana Fornece o mecanismo para a equipe de gerenciamento de projetos comunicar todas as mudanas de forma consistente s partes interessadas.

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Um sistema de gerenciamento de configurao com controle integrado de mudanas fornece uma maneira padronizada, efetiva e eficiente de gerenciar, de maneira centralizada, as mudanas e linhas de base aprovadas dentro de um projeto. O controle de configurao focado na especificao das entregas e dos processos, enquanto o controle de mudanas focado na identificao, documentao e controle de mudanas e as linhas de base do produto. A aplicao do sistema de gerenciamento em todo o projeto, incluindo processos de controle de mudanas, alcana trs objetivos principais: Estabelece um mtodo evolutivo para consistentemente identificar e solicitar mudanas nas linhas de base estabelecidas e avaliar o valor e efetividade dessas mudanas; Proporciona oportunidades de validar e aprimorar o projeto continuamente considerando o impacto de cada mudana e Fornece equipe de gerenciamento do projeto o mecanismo para que se comunique, consistentemente, todas as mudanas aprovadas e rejeitadas s partes interessadas.

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Controle Integrado de Mudanas

Algumas das atividades de gerenciamento de configurao includas no processo de controle integrado de mudanas so:
Identificao da configurao. Fornecimento da base a partir da qual a configurao de produtos definida e verificada, os produtos e documentos so denominados, as mudanas so gerenciadas e a contabilidade mantida. Contabilidade do andamento da configurao. Captura, armazenamento e acesso s informaes de configurao necessrias para gerenciar produtos e informaes sobre produtos de uma forma eficaz. Auditoria e verificao da configurao. Estabelecimento de que os requisitos funcionais e de desempenho definidos na documentao de configurao foram atendidos. Mauricio Lyra, PMP

Algumas das atividades do gerenciamento de configurao inclusas no processo integrado de controle de mudanas so as seguintes: Identificao da configurao. A seleo e identificao de um item de configurao fornece a base pela qual a configurao de um produto definida e verificada, produtos e documentos so rotulados, mudanas so gerenciadas e a responsabilidade mantida. Registro da situao da configurao. Informaes so registradas e reportadas indicando quando os dados apropriados, a respeito do item de configurao, devem ser fornecidos. Essas informaes incluem uma lista de identificao de configuraes aprovadas, andamento das propostas de mudanas na configurao e andamento da execuo das mudanas aprovadas. Verificao e auditoria da configurao. A verificao e auditorias da configurao garantem que a composio dos itens de configurao de um projeto est correta e que as mudanas correspondentes foram registradas, avaliadas, acompanhadas e corretamente efetuadas. Isso assegura que os requisitos funcionais, definidos na documentao da configurao, foram atendidos.

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