EXPLEO Em busca do melhor vo aos projetos da sua empresa

JUNHO DE 2006

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Quinze motivos para voc adotar Gerenciamento de Projetos

Descubra alguns dos principais benefcios de se aplicar as melhores prticas
Andr L. C. Silveira, PMP

O papel de gerenciamento de projetos tem cada vez mais tomado uma importncia vital em empresas de sucesso em todo o mundo. Projetos so criados de forma responder a situaes que normalmente as tarefas operacionais no conseguem atender. A razo de sua existncia est, ou deveria estar, diretamente ligada necessidade de se atingir os objetivos estratgicos da empresa.

2.

Escolher os projetos corretos contribui para o alcance dos objetivos estratgicos e evita desperdcios

Mas eu no estou envolvido em projetos! Voc tem certeza?

Talvez voc ou sua empresa no tenham o papel de gerente de projetos mas certamente ela deve ter projetos em andamento. O lanamento de um produto, a implantao de um sistema, uma campanha publicitria, so exemplos de alguns dos projetos que voc deve estar envolvido uma vez que criam um produto nico, tm datas de incio e fim definidas alm de um oramento e objetivos que precisam ser cumpridos. A no ser que voc execute tarefas exclusivamente operacionais voc de alguma forma est envolvido em projetos. A seguir listamos quinze dos principais motivos que justificam a adoo de Gerenciamento de Projetos como um importante instrumento para obteno dos resultados perseguidos por sua empresa. 1. Pessoas e capital so aplicados em atividades prioritrias para o negcio

To importante quanto executar os projetos corretamente executar os projetos corretos. Processos de seleo e priorizao de projetos que incluam critrios claros de retorno sobre investimento, alinhamento estratgia, aderncia ao negcio, anlise de risco contribuem para que a alta gerncia possa determinar o mix correto de projetos para atingir seus objetivos estratgicos, alm de evitar desperdcios de recursos financeiros e de tempo em projetos que no trazem valor para o negcio. 3. Tcnicas padro de anlise de desempenho permitem a comparao coerente entre diferentes projetos

A correta compreenso de como os recursos, sempre escassos, esto sendo utilizados permite sua melhor distribuio, desde sua escolha sua alocao e desenvolvimento. Funcionrios e recursos financeiros so orientados a projetos que reflitam as prioridades estratgicas da empresa. Disputas por recursos so direcionadas em prol do resultado da empresa e no de reas especficas.

Ao aplicar tcnicas de anlise de desempenho padro, como por exemplo a Tcnica do Valor Agregado ou Earned Value Analysis (EVA), a gerncia obtm a instrumentao necessria para identificar atrasos ou estouros de oramentos, at mesmo antecipando-os de forma a tomar tempo as aes corretivas adequadas. A partir da aplicao de padres de avaliao de desempenho possvel comparar projetos de diferentes naturezas, objetivos e tamanhos de forma consistente permitindo estabelecer referncias para uma melhoria contnua, alm de subsidiar decises mais acertadas de priorizao e cancelamento de projetos. 4. Empresas de qualquer porte e natureza podem se beneficiar da aplicao das melhores prticas em gerenciamento de projetos

No importa o tamanho de sua empresa ou os tipos de projetos que ela desenvolve, mas sim seu nvel de maturidade em gerenciamento de projetos, ou seja, a

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profundidade com que as melhores prticas so adotadas. Quanto maior a maturidade, maiores sero os benefcios. Trata-se de um processo de aprendizado e melhoria contnua. Sua empresa precisa de um nvel de maturidade compatvel com suas dinmicas aspiraes de mercado. Comece pelo incio construindo bases slidas para um crescimento sustentvel. 5. Resultados positivos da aplicao de uma metodologia podem ser obtidos em curto prazo

8.

Definio clara de papis evita ambigidades, reduz conflitos e apia a seleo e desenvolvimento das equipes

A partir de uma anlise criteriosa de seu estado atual e a definio de um estado desejado, possvel traar um plano de incremento de maturidade de gerenciamento de projetos que contemple iniciativas como capacitao e a adaptao a uma metodologia consagrada cujos indicadores de desempenho possam apontar melhorias de curto prazo. 6. Usar um plano de comunicao reduz mau entendimentos, diminui re-trabalho e auxilia na administrao de expectativas

Definir e comunicar claramente os papis e responsabilidades de cada parte interessada no projeto, desde seu patrocinador, passando pelo gerente de projetos, os componentes de sua equipe, cliente at o usurio final do produto produzido pelo projeto, permite a administrao de seus resultados e comportamentos esperados. A partir da definio dos papis identificam-se as competncias necessrias permitindo a busca e/ou desenvolvimento dos recursos humanos para sucesso do projeto. Membros de equipe compreendem seus objetivos e as responsabilidades de seus colegas, ambigidades e seus decorrentes conflitos so reduzidos apoiando o desempenho da equipe. 9. Projetos que utilizam uma metodologia tm maiores chances de serem entregues dentro do prazo, oramento e objetivos planejados

Definir o contedo, formato, perodo, destinatrio e com que freqncia as informaes sobre o projeto devem ser distribudas, contribui significativamente para o gerenciamento das expectativas de todas as partes interessadas, stakeholders, ao reduzir rudos de comunicao e expor claramente o status do projeto, seus desvios e devidas correes de rumo. Uma boa comunicao fator crtico de sucesso para qualquer projeto. 7. Mudanas so orientadas aos objetivos do projeto, sendo executadas apenas quando trazem valor ao negcio

A aplicao correta de uma metodologia de gerenciamento de projetos, com processos padro e tcnicas permitem um melhor planejamento, execuo e controle das atividades do projeto. O uso de melhores prticas e dos conhecimentos previamente adquiridos gera um ambiente mais ordenado que aumenta as chances de sucesso alm de diminuir o tempo de incio de novos projetos e facilitar a transferncia de conhecimento. 10. Documentar facilita a comunicao, apia a tomada de deciso e contribui para o aproveitamento de lies aprendidas em prol de novos projetos O processo sistemtico e detalhado de armazenar e recuperar as informaes de forma rpida e eficaz alm de auxiliar a comunicao entre todas as partes interessadas fornece as bases para a tomada de deciso adequada e evitar a repetio de erros, e suas conseqncias, nos prximos projetos. O uso de documentos padro acelera o incio de novos projetos semelhantes ao aproveitar parte do trabalho executado anteriormente alm de facilitar

Ao acordar previamente metas e objetivos do projeto, tanto o solicitante como o executor das mudanas, compreendem a necessidade do uso de uma avaliao de impacto e um processo de aprovao de mudanas. Custos, prazos, riscos e objetivos do projeto so usados como instrumento para tomada de deciso, executando-se tarefas que tragam valor ao projeto e atendam as necessidades do cliente.

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transferncia de conhecimento para outras equipes. Uma abordagem sistemtica no gerenciamento do conhecimento um dos fatores mais importantes na construo de vantagens competitivas duradouras para sua empresa. 11. A correta definio de escopo contribui no acerto de prazos e oramentos aumentando a satisfao do cliente A aplicao de processos e tcnicas de definio e gerenciamento de escopo estabelece um contrato entre as partes interessadas, nivelando o conhecimento do que faz e do que no faz parte do projeto, alm de estabelecer regras de mudanas que privilegiem seus objetivos. O equilbrio destas expectativas reduz atritos propiciando um andamento do projeto mais fluido ao colocar o cliente e a entidade executora na busca dos mesmos objetivos. Quanto mais detalhado o escopo, maiores so as chances de sucesso. 12. Tcnicas permitem a correo de atrasos e estouro de oramentos O uso de horas extras, troca ou re-alocao de recursos, anlise do caminho crtico entre outras tcnicas, permitem ao gerente de projetos colocar o projeto de volta aos trilhos e at mesmo entregar seu projeto com um custo planejado menor e antes do tempo. 13. A identificao e tratamento adequado aos riscos evita surpresas desagradveis A identificao dos riscos inerentes ao projeto, sua qualificao e quantificao permitem o planejamento de aes de contingncia que devem ser priorizadas, executadas e monitoradas durante todo o ciclo de vida do projeto de forma a eliminar ou reduzir os impactos negativos detectados. 14. A aplicao de processos de planejamento, garantia e controle de qualidade em atividades do projeto aumenta a lealdade do cliente e reduz custos A criao de um plano de qualidade com aes, papis e responsveis definidos contribui para a identificao de causas-raiz dos problemas identificados, sua priorizao

e tratamentos adequados de forma a obter entregas do projeto com o nvel de qualidade acordado. Alm de atender s necessidades de qualidade do cliente, os processos de qualidade reduzem custos ao minimizar o retrabalho e apoiar a melhoria contnua de todos os processos de gerenciamento de projetos. Empresas com qualidade podem praticar preos especiais, tm custos mais baixos, conseguem entregar projetos mais rapidamente, aumentando suas vendas e atingindo seus objetivos em um menor espao de tempo. 15. Gerenciamento de projetos pode contribuir com o sucesso de seu processo de desenvolvimento1 de produtos Gerenciamento de Projetos pode contribuir para as fases de Desenvolvimento, Teste/ Validao e Lanamento de seus produtos, tornado-as mais eficientes de forma a lanar produtos mais rapidamente sem deixar de levar em considerao seus custos e qualidades almejados. Certamente os benefcios da aplicao de gerenciamento de projetos no se restringem aos quinze motivos aqui apontados. O objetivo deste artigo foi de despertar-lhe o interesse na adoo de gerenciamento de projetos no s como uma ferramenta exclusivamente ttica, mas principalmente como um instrumento til na obteno dos objetivos estratgicos de sua empresa.

Andr Silveira, PMP, MBA Especialista em planejamento, gesto e controle de projetos, certificado PMP, Project Management Professional, pelo Project Management Institute, que representa a instituio de maior prestgio internacional em Gerenciamento de Projetos. Engenheiro, Administrador possui MBA em Marketing, com vasta experincia e vivncia internacional em gesto de projetos. Scio-diretor da Expleo.

Para mais informaes leia o artigo Stage-Gate, aumente as chances de sucesso de seus produtos www.expleo.com.br/pdf/stage-gate.pdf

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