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1. PASSO: Ter um documento base, com uma estrutura de texto fixa, Por exemplo:
2. PASSO: Criar uma base de dados para as actas Devemos analisar os campos que podero ser alterados futuramente, para construirmos a nossa base de dados, com os campos que necessitamos. Para facilitar a visibilidade, foram colocados a vermelho:
N. Acta Dia Ms Ano Hora N. pontos Descrio dos Pontos da ordem de trabalhos Deliberao
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Sugesto administrativa: J que vai criar uma base de dados de actas, aproveite para fazer um controlo interno das actas, e acrescente um campo para saber qual a sua situao, por exemplo: Aguardar assinatura dos Scios, ou Falta a assinatura do Scio X, Assinada e arquivada no livro de actas, Entregue ao advogado para tratar do processo XPTO, etc..
3. PASSO: Fazer o Mail Merge (Impresso em Srie) Como que o Mail Merge funciona? Faz uma juno entre o documento base e a nossa base de dados, e por cada registo na base de dados (cada linha), ir imprimir um documento personalizado, com as informaes que constam no registo. A essa juno entre o documento base e a nossa base de dados chama-se intercalao. Agora na prtica: Na aplicao Microsoft Office Word 2007, com o documento base, que elaboramos no passo 1, aberto, vamos Ribbon Bar, ao separador Mallings, seleccionar o boto Start Mail Merge (iniciar impresso em Srie) e optar pelo Step by Step Mail Merge Wizard (Assistente de impresso em Srie Passo a Passo). Uma vez que estamos a usar pela primeira vez este recurso esta a opo, no me ver mais fcil.
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Onde na janela alterior estava All Data Souces, ter que alterar para All Filles (1), de forma a que possa ver todos os ficheiros. Depois procura e selecciona o seu ficheiro para a Base de Dados (2), e d um clique no Open (Abrir) (3).
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O quarto passo ter que ser repetido para cada campo da tabela de dados que queremos colocar no nosso documento base, e ficar com um aspecto semelhante ao da figura abaixo:
e) O quinto passo pr-visualizar como ficar o nosso documento. Neste passo aparece apenas o primeiro registo como exemplo, e se quisermos incluir ou excluir registos, ainda poderemos alterar a seleco que fizemos no 3. passo.
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f) O sexto, e ltimo passo, complete Mail Merge (concluir a intercalao), editar um outro documento com o resultado da intercalao ou imprimir. O meu conselho no imprimir logo, editar sempre primeiro, gerando assim a criao de outro documento, e possibilitando fazer uma ltima validao de todas as cartas individuais a imprimir, e s depois, se tudo estiver conforme, imprimir (no nosso caso prtico, s um registo, logo uma s carta uma acta mas se fossem vrios registos apareceriam vrias actas nesse mesmo documento). Para editar individualmente num novo documento deve seleccionar a opo Edit individual letters (editar cartas individuais).
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Aps seleccionar Edit individual letters , aparece uma nova janela, onde poderemos escolher se queremos todos os registos que seleccionamos na tabela de dados, se queremos s o registo corrente, ou se queremos seleccionar algum intervalo. Assim que escolhermos bastar dar OK. O nosso novo documento aparecer com o nome Letters1 (ou Cartas1 se a sua verso for em Portugus), e no final de cada registo aparece uma Seccion Break (Quebra de seco) para individualizar cada registo numa carta (no nosso caso, uma acta). Recordo que, como s temos um registo, s haver uma acta.
Nota: mantive a cor vermelha nas intercalaes entre os registos da base de dados e o documento base, para melhor visualizao, mas se fosse para imprimir teria que colocar no documento base tudo na cor preta (ou noutra cor que quisesse imprimir as formataes que se fizerem no documento base sero aplicadas, aps a intercalao, em todas as cartas individuais).
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O documento base Onde est a estrutura do documento; A base de dados Onde ficaram os dados a intercalar com o documento base; O documento de intercalao Onde teremos num documento, vrias cartas individualizadas.
Na primeira vez que fizer este Mail Merge, ter que fazer um investimento do seu tempo, mas criar um automatismo, e nas vezes seguintes, ir poupar tempo, pois bastar preencher a base de dados e seleccionar no documento base qual o registo a imprimir. Ainda mais importante do que poupar tempo, ajuda a evitar erros. Se tiver vrios registos, como o caso quando vai enviar uma carta para todos clientes, ou funcionrios, ou fornecedores, ou alunos, etc., a convidar para um evento, ou a anunciar algo, nesse caso, a rapidez e eficincia deste recurso notria. E se j tiver a sua base de dados actualizada e sem registos duplicados, s precisar de fazer o documento base e o de intercalao! Uma base de dados de clientes que tenha os campos que ir necessitar, por exemplo, com um campo especfico para o segmento de mercado, possibilita enviar um mailling para os seus clientes da indstria XPTO, apenas com um simples filtro (como vimos ser possvel na alnea C 3. passo). Se ainda no usa este recurso, experimente e ver que rapidamente passar a us-lo no seu dia-adia.
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