A IMPORTNCIA DO DOMNIO DA COMUNICAO ORAL PARA O SECRETRIO EXECUTIVO

Neusa Kreuz1 RESUMO: indiscutvel a grande importncia da linguagem oral no processo interacional humano. Trata-se da primeira modalidade lingstica a ser adquirida pelo indivduo e condio essencial da existncia de um idioma. Sendo assim, pretende-se demonstrar a importncia do domnio da comunicao oral para o profissional Secretrio Executivo. Palavras Chaves: Secretrio Executivo, comunicao oral, linguagem.

1 INTRODUO

Tendo em vista que a necessidade de eficincia na comunicao acompanha o processo de desenvolvimento da empresa, o presente trabalho tem como objetivo demonstrar o quanto importante que o Secretrio Executivo tenha o domnio da comunicao oral. Num primeiro momento ser apresentado um relato sobre comunicao humana e a linguagem como sendo um processo fundamental para os homens. Aps, estar presente a comunicao oral e os nveis da linguagem, bem como os tipos de comunicao oral. Em seguida, ser demonstrado o perfil do Secretrio Executivo com suas funes, e a importncia do domnio da comunicao oral para esse profissional.

2 A COMUNICAO HUMANA E A LINGUAGEM

Atravs da comunicao estabelece-se a interao entre os homens, tornando possvel que formulem opinies e transmitam suas idias, sentimentos, estabelecendo contato uns com os outros. Esse contato se processa com sons, imagens, gestos, cores, formas, e palavras, formando mensagens que tornam o elemento essencial para a compreenso entre os seres humanos, aperfeioando assim, suas capacidades de compreender a realidade do mundo em que vivem. A comunicao fundamental para os homens e atravs dela que ocorre a transmisso de uma mensagem, com a participao de alguns elementos como as pessoas ou o grupo que emite a mensagem, um receptor (destinatrio) correspondendo ao indivduo ou ao grupo que recebe a mensagem, e, ainda, como via de circulao de mensagens temos o canal de comunicao que

Secretria Executiva, Docente do Curso de Secretariado Executivo Bilnge da Unioeste Campus de Toledo.

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VANOYE (1987: 16) define como os meios tcnicos que o destinador tem acesso a fim de assegurar o encaminhamento de suas mensagens, como a voz e o ouvido. Para que ocorra a comunicao entre os homens necessrio que a mensagem seja decodificada pelo destinatrio, tornando possvel, desta forma, a compreenso do cdigo de linguagem e tomar esse comum aos participantes. Para que o processo de comunicao se complete necessrio que ocorra a troca de mensagens e a compreenso do contedo. PENTEADO (1969: 06) diz que toda mensagem deve ser significativa, deve dizer alguma coisa em comum entre o transmissor e o receptor. Com a utilizao desse cdigo em comum, isto , sistema de signos e regras que combinam, transmite-se uma mensagem denominada de linguagem. VANOYE (1987: 197) considera a linguagem como o modo privilegiado de comunicao da sociedade, sendo o fundamento das relaes sociais. A linguagem est na origem das sociedades e os indivduos que fazem parte de determinados grupos sociais faro uso dela. Como se pode verificar, a linguagem serve para a comunicao humana e atravs dela busca-se a transmisso de idias e o entendimento entre as pessoas.

3 COMUNICAO ORAL

Sabe-se que atravs da lngua se expressa e comunica-se o pensamento humano, ou seja, as pessoas fazem uso da lngua para expressar o que sentem e o que pensam, e a maneira mais expressiva e mais usual de faz-lo atravs da oralidade, exprimindo assim suas intenes de comunicao e suas idias acerca de determinado assunto. Mesmo com o aparecimento da escrita, a fala ainda mantm seu prestgio como forma dominante de comunicao e expresso e sabe-se que atravs dela alcanam-se as formas de organizao social, sendo tambm o vnculo de compreenso entre os seres humanos. Na linguagem oral possvel facilitar a comunicao, pois ocorre o contato direto entre o emissor e o receptor e a mensagem a ser transmitida recebe influncia do ambiente. Alm da palavra, para comunicar-se bem preciso formar uma estrutura que d mais poder comunicao, o tom de voz e a fisionomia, bem como, a postura corporal dos interlocutores, o uso dos gestos e a expresso facial colaboram muito para uma boa comunicao oral, e eles fazem parte da inteligncia interpessoal dos indivduos, basta utiliz-los de forma coerente. No meio social em que se vive, a cultura e o ambiente influenciam na linguagem das pessoas. VANOYE (1987: 31) afirma que no interior da lngua falada existe uma lngua comum, com expresses e construes mais usuais. Dessa forma, ele aponta tipos de linguagens distintas que so usadas na comunicao oral, apontadas a seguir.

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3.1 NVEIS DA LINGUAGEM ORAL

VANOYE (1987: 31) aponta inicialmente a existncia da linguagem oratria que so os discursos e sermes, e utilizada dependendo da situao. Aps, faz referncia linguagem cuidada, que utilizada pelas pessoas ao realizar um curso, e em comunicaes orais, sendo empregado um vocabulrio mais preciso e elaborado. Em terceiro plano est a linguagem comum que realizada atravs da conversao, ou pelo rdio e televiso. Em ltimo plano temos ainda a linguagem familiar na qual se conserva a conversao informal, no elaborada, e podendo recorrer expresses pitorescas, gria, sem formalidade. O importante saber variar e adaptar a linguagem prpria a do interlocutor, e ter conscincia desses nveis de linguagem de acordo com o momento e com o contexto no qual est envolvido, com o propsito de determinar o bom funcionamento da comunicao oral.

3.2 TIPOS DE COMUNICAO ORAL

Ainda de acordo com VANOYE (1987:33), podem ocorrer dois tipos de comunicao oral, inicialmente se far aluso comunicao oral com intercmbio. Nessa situao, os interlocutores conversam e os papis de receptor e emissor se invertem, podendo, dessa forma, um assumir a posio do outro, efetivamente. O dilogo, a entrevista e a reunio so exemplos claros de comunicao oral com intercmbio, pois no desenrolar dos acontecimentos os participantes alm de receber tambm podem transmitir mensagens. Por outro lado, existe a comunicao oral sem intercmbio, atravs dela a mensagem transmitida aos ouvintes que estariam ausentes e distantes, podendo estar recebendo a mensagem pelo rdio e televiso. Ou ainda, presentes e prximos, sendo platia de um teatro, de uma aula expositiva, uma conferncia, ou um discurso, no entanto, com uma diferena bsica em relao comunicao oral com intercmbio, no ocorre a troca de papis, ou seja, o emissor somente transmite e o receptor recebe. At o momento apresentou-se um histrico da comunicao, dando nfase Linguagem oral. No entanto, necessrio enfatizar a importncia do emissor e do receptor, visto que so os sujeitos da comunicao. Sendo o objetivo deste texto destacar a importncia da comunicao oral nas atividades profissionais, enfocar-se-, como emissor, o profissional Secretrio Executivo.

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4 PERFIL DO SECRETRIO EXECUTIVO2

O curso de Secretariado Executivo oferecido pela Universidade Estadual do Oeste do Paran, reconhecido pela Lei 7377 de 30/09/87. O mesmo conta atualmente com a durao mnima de 4 anos e funciona no perodo noturno. Com o desenvolvimento urbano e industrial surgiu a necessidade de um profissional competente, apto a atuar em um mercado de trabalho competitivo e em constantes transformaes. O sucesso profissional do Bacharel em Secretariado Executivo est na formao acadmica e cientfica, desenvolvendo uma percepo da realidade com o intuito de obter condies de empregabilidade no mercado, juntamente com a competncia de estar apto a mudanas estruturais, afim de que possa manter o equilbrio e garantir o crescimento da profisso no meio profissional e acadmico. Tendo em vista que as relaes entre o conhecimento terico e as exigncias da prtica diria da profisso estejam sendo consideradas, o Secretrio Executivo exercer seu papel dentro das organizaes, estando preparado para gerenciar setores e pessoas, utilizar novas tecnologias e trabalhar com competncia e descrio. Segundo o novo perfil, elaborado pelo curso de Secretariado Executivo em 1999, a profisso englobar multiplicidade e diversidade de tarefas, exigindo do profissional criatividade, iniciativa e sensibilidade. Em seu papel atual de extenso do executivo, lhe so atribudas as funes de atuar como assessor executivo, sendo a pessoa que executa e participa dos processos de deciso; Gestor, exercendo as funes gerenciais com a capacidade de planejar, organizar, implantar programas de desenvolvimento; como Empreendedor, sendo inovador e implantando alternativas inovadoras, possuindo capacidade crtica, reflexiva e criativa; Consultor, entender a empresa, seus objetivos e polticas, saber trabalhar com a cultura da organizao, levantar estratgias e buscar vantagens competitivas para desta forma promover transformaes. Considerando que o Secretrio Executivo dever ser preparado para que tenha a capacidade de desempenhar com alto padro de competncia, as tarefas cabveis profisso, contribuindo assim, para a melhoria da qualidade e buscando uma maior produtividade nas organizaes, o mesmo dever ser competente e hbil para: administrar o tempo; dar nfase no relacionamento com clientes, tanto internos como externos; valorizar os princpios de um bom sistema de comunicao;

Texto extrado do Plano Poltico Pedaggico do curso de Secretariado Executivo Bilnge da Universidade Estadual do Oeste do Paran Campus de Toledo.

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ser hbil nas relaes pessoais, se relacionar bem com as pessoas e respeitar suas diferenas pessoais; gerenciar a transmisso e difuso da informao; ter capacidade de organizao, e poder atuar em todas as reas ligadas profisso, tanto na organizao, no planejamento, na administrao, no assessoramento e nos vrios nveis das empresas pblicas ou privadas em que possa atuar. Com a inteno de contribuir para uma boa formao deste profissional, o currculo elaborado pelo Departamento do curso de Secretariado Executivo apresenta disciplinas ligadas s Cincias Sociais, Jurdicas, Cincias Exatas, Lnguas Estrangeiras e Disciplinas Instrumentais, bem como as disciplinas de formao especfica como Tcnicas Secretariais, Gesto Secretarial, Lngua Portuguesa, Desenvolvimento Econmico, Relaes Pblicas, Marketing, Administrao, Estgio e principalmente comunicao que considerado como um dos alvos a ser atingido pelo Secretrio Executivo. Partindo desse pressuposto, abordar-se- a importncia do domnio da comunicao oral para o Secretrio Executivo.

5 A IMPORTNCIA DO DOMNIO DA COMUNICAO ORAL PARA O SECRETRIO EXECUTIVO

Administrar realizar coisas atravs de pessoas, transformar idias em aes. O Secretrio Executivo a ponte entre o diretor da empresa e os demais, sejam funcionrios ou clientes e, diariamente faz uso de termos tcnicos. No entanto, faz-se necessrio que ele tenha um grande conhecimento, e saiba decodificar esses termos para que as pessoas envolvidas o compreendam. Visto que um bom comunicador precisa estar apto a adequar a linguagem utilizada conforme o nvel de linguagem do receptor para que, desta forma, possa ocorrer a troca de mensagens e efetivar-se a comunicao. Sabe-se que o Secretrio Executivo lida com pessoas e trabalha diretamente com o atendimento pessoal, sendo assim, sua comunicao precisa ser clara e facilmente compreendida pelo ouvinte. No que se refere linguagem oral, fatores como a utilizao de termos inadequados ou dificuldades de expresso, podem dificultar a compreenso de uma mensagem durante o processo de comunicao, por isso, fundamental que o secretrio executivo selecione as palavras e faa uso de um vocabulrio comum para tornar mais acessvel o que deseja transmitir, caso contrrio, a qualidade da fala pode ser distorcida a ponto de no ser compreendida claramente.

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A vida humana est ligada ao processo de comunicao, grande parte de nossas atitudes so tomadas devido a estmulos que recebemos e com a pretenso de produzi-los com a capacidade de influenciar algum. At o que se pensa de determinada pessoa o resultado do que ela nos transmite e na sociedade atual a capacidade individual de comunicao oral decisiva e importante, pois com ela que a empresa pretende facilitar a venda do seu produto, ou servio. Um bom Secretrio Executivo dever ser hbil na comunicao oral e fazer uso de gestos e aes, transmitindo dessa forma atitudes e estimulando o ouvinte com a inteno de influenci-lo. Para FARIA et al. (1982: 11) atravsa da boa comunicao oral aumenta-se a coordenao administrativa e social, ou seja, torna-se possvel o entendimento e a superao de dificuldades, ocasionando assim, a certeza de boas relaes. O aperfeioamento do Secretrio Executivo nas organizaes modernas cada vez mais inclui a comunicao oral como um elemento novo e de real importncia. Em funo do contnuo crescimento da capacidade empresarial e da competitividade de mercado, a comunicao oral tornase um instrumento de apoio do Secretrio Executivo, facilitando o crescimento das empresas nas quais esse profissional atua.

6 CONSIDERAES FINAIS

Esse trabalho teve como tema o domnio da comunicao oral, com o objetivo de apontar a sua importncia para o Secretrio Executivo. Constatou-se portanto, que fundamental que o profissional tenha a habilidade de desenvolver um discurso prprio, atravs do qual poder expressar suas idias de forma compreensvel e argumentativa. Considerando que essa habilidade exigida a todo momento do Secretrio Executivo, o domnio da comunicao oral , antes de tudo, um instrumento de trabalho, e permite que ele faa uso das funes da comunicao nas organizaes de forma coerente.THAYER (1972:36) classifica as funes em: funo de informao: tem como objetivo levar ao conhecimento do receptor o que ele necessita compreender e conhecer para poder exercer de forma eficiente sua funo na organizao. funo instrutiva e de mando: utilizada pelo superior para com o seu subordinado, para que ele possa atender as ordens. funo de influncia e persuaso: a comunicao atinge o receptor e faz com que o mesmo mude seus padres para os requeridos pela organizao. Faz-se uso de argumentos e justificativas para convencer.

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funo de integrao: tornar possvel que os grupos formais ou informais da organizao se integrem socialmente com o intuito de fazer com que os mesmos mantenham relaes. Estas quatro funes so muito importantes para as organizaes, uma vez que por meio delas que a comunicao procura atingir sua meta final, que aumentar a eficincia e a produtividade, e corrigir distores e variabilidades das aes humanas, fazendo com que mudem para os padres e necessidades requeridas pela organizao.

REFERNCIAS FARIA, A. Nogueira; SUASSUNA, Ney Robinson. A comunicao na administrao. Rio de Janeiro, LTC: Sesat, 1982. PENTEADO, J. R. Whitaker. A tcnica da comunicao humana. So Paulo: Pioneira, 1969. THAYER, Lee. Princpios da comunicao administrativa. So Paulo: Editora Atlas, 1972. VANOYE, Francis. Usos da linguagem: problemas e tcnicas na produo oral e escrita. So Paulo, Martins Fontes Ltda, 1987.