PRESIDNCIA DA REPBLICA CASA CIVIL ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ

SUBSDIOS PARA INSERO DO SEGMENTO DOS ARQUIVOS NO PROGRAMA SOCIEDADE DA INFORMAO NO BRASIL
[Esta proposio foi encaminhada ao Ministrio da Cincia e Tecnologia em julho de 2001]

Documento aprovado pelo Plenrio do CONARQ na sua 22 Reunio Ordinria, em 12 de junho de 2001

Presidente da Repblica Fernando Henrique Cardoso

Ministro-Chefe da Casa Civil Pedro Pullen Parente

Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Jaime Antunes da Silva

Membros da Comisso Especial

Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional Carmen Teresa Coelho Moreno Fundao Biblioteca Nacional Danielle Ardailon Presidncia da Repblica Jos Maria Jardim Universidade Federal Fluminense Katia Isabelli de Bethnia Melo de Souza (ad hoc) Cmara dos Deputados Marilena Leite Paes Conselho Nacional de Arquivos Priscila Fraiz Fundao Oswaldo Cruz

SUMRIO

INTRODUO

PROPOSIES DO CONARQ PARA O LIVRO BRANCO DA SOCIEDADE DA INFORMAO NO BRASIL

Anexo I Anexo II

O ARQUIVO NACIONAL O SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS E O CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CENSO DE ARQUIVOS BRASILEIROS PBLICOS E PRIVADOS

Anexo III

Anexo IV LEGISLAO BRASILEIRA DE ARQUIVOS (no est includa nesta verso. Consultar pelo website do Conselho Nacional de Arquivos em htp://www.arquivonacional.gov.br/conarq

INTRODUO

O Estado brasileiro possui uma ampla e complexa rede de arquivos, produzidos no exerccio das funes executiva, legislativa e judiciria nos nveis federal, estadual, municipal e do Distrito Federal. Iniciada com o processo de colonizao do pas, essa rede abrange os dias atuais e torna-se ainda mais complexa, uma vez que nela devem ser includos os arquivos privados de interesse pblico e social, tanto de pessoas fsicas quanto jurdicas. Assim, a informao contida nos arquivos pblicos e privados permeia todos os setores da sociedade e os acompanha pela linha do tempo, retratando as decises e atividades governamentais, parlamentares e judicirias, bem como as prticas culturais e polticas dos grupos sociais. As condies atuais que caraterizam os servios arquivsticos governamentais exigem uma nova postura que se contraponha ao modelo tradicional de arquivo pblico. Alcanar este objetivo supe o rompimento com a imagem de instituio arquivstica passiva que, por dcadas, manteve um perfil monoltico e centralizador de guarda da documentao gerada pela mquina do Estado. Hoje, a implementao da poltica arquivstica em nvel nacional pauta-se por uma estratgia que combine a descentralizao da guarda de acervos com a ampla disseminao de informaes. Os dados disponveis sobre a realidade arquivstica brasileira atual, porm, no permitem identificar e quantificar, com fidelidade, os acervos arquivsticos existentes no pas, uma vez que, alm daqueles custodiados pelos arquivos pblicos, existem outros acervos documentais em inmeras instituies, tais como centros culturais e de pesquisa, casas de memria e universidades. Alm do Arquivo Nacional, rgo do Poder Executivo Federal (Anexo I), a maioria dos estados da federao conta com um arquivo pblico estadual formalmente constitudo. Quanto aos arquivos municipais, so praticamente inexistentes. Por exemplo, dos 3.163 municpios que integram os estados da Bahia, Santa Catarina, Rio de Janeiro, So Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais e Paran, apenas 91 dispem de arquivos pblicos 1. Outro ponto preocupante refere-se s possibilidades de utilizao da Internet. Dos 5.561 municpios brasileiros, menos de trezentos (6%) contam com a infraestrutura necessria para a instalao de servios de acesso Internet 2. A maioria dos programas da Sociedade da Informao em diversos pases privilegia quatro formas de insero dos arquivos no conjunto de suas aes:

OLIVEIRA, Dase Apparecida et alli. Cooperao e integrao dos arquivos municipais da Ibero-Amrica e do Caribe: o caso de Londrina - Paran - Brasil. Londrina: Universidade Estadual de Londrina [2000]. 2 JARDIM, Jos Maria. A arquivologia, os arquivistas e a sociedade da informao no Brasil. XIII Congresso Brasileiro de Arquivologia, 2000. Salvador: Associao dos Arquivistas Brasileiros, 2000.

democratizao da informao arquivstica como estratgia para ampliao da transparncia do Estado e seu controle pela sociedade; democratizao do acesso Internet atravs dos arquivos pblicos (em especial no caso dos pases em desenvolvimento); digitalizao dos acervos arquivsticos de forma a ampliar seu uso social atravs de redes de informao; preservao de documentos eletrnicos, considerando a memria coletiva na sociedade da informao.

Os arquivos tm uma singularidade na rea de documentao e informao, pois se articulam em mbito nacional de forma sistmica e com instrumentos legais e normativos prprios (Anexo IV). No contexto do Programa Sociedade da Informao no Brasil, a comunicao de contedos j objeto da ao do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ (Anexo II), que vem desenvolvendo iniciativas no sentido de criar mecanismos padronizadores para garantir a troca de informaes, alm de promover o estudo e discusses atravs de cmaras tcnicas, comisses especiais e grupos de trabalho. Destacam-se, por exemplo, as Diretrizes Gerais para a Construo de Websites de Instituies Arquivsticas, bem como a adequao da Norma Geral de Descrio Arquivstica ISAD (G) (International Standards for Archival Description ISAD (G)) realidade nacional (http://www.arquivonacional.gov.br). No plano internacional, a comunidade arquivstica brasileira vem tambm desenvolvendo atividades e aes, dentre as quais merecem referncia especial: A criao, em 1995, da Comisso Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgao do Patrimnio Documental; o Plano Luso-Brasileiro de Microfilmagem, 1996 (http://www.arquivonacional.gov.br/conarq); o Projeto Resgate / Projeto Reencontro, 1995 (http://www.comciencia.br). Seminrio Internacional de Arquivos (http://www.arquivonacional.gov.br). Projeto ADAI Programa (http://www.mcu.es) de Apoio de aos Tradio Arquivos Ibrica, 2000

Ibero-Americanos

PROPOSIES DO CONARQ PARA O LIVRO BRANCO DA SOCIEDADE DA INFORMAO NO BRASIL

Ao analisar o captulo 5 do Livro Verde Contedos e Identidade Cultural, notamos que os arquivos, bibliotecas, museus etc. tm necessidades similares. Entretanto, julgamos ainda necessrias algumas aes estruturadoras adicionais s que j se encontram relacionadas, a saber: implementar o censo de arquivos pblicos e privados brasileiros, com o objetivo de mapear seus acervos documentais, para disponibiliz-los em rede (Anexo III);
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 consolidar o Sistema Nacional de Arquivos SINAR, criado pela lei n 8.159, de 1991 (Anexo II), conectando, em rede, os arquivos detentores de acervos documentais de interesse pblico e social; patrocinar um programa de digitalizao de acervos documentais (textuais, iconogrficos e em outros suportes) de valor histrico, para preservar e disponibilizar os testemunhos da memria nacional. Incluem-se aqui os arquivos e colees particulares de interesse pblico e social; criar linhas de financiamento para a infra-estrutura das instituies arquivsticas e programas de capacitao de pessoal tcnico especializado.

Quanto ao captulo 6 do Livro Verde Governo ao Alcance de Todos, entendemos que os arquivos constituem instrumentos fundamentais para uma linha de ao que objetiva informatizar as operaes e servios do Governo, alm de torn-lo mais prximo do cidado. Do ponto de vista dos contedos informacionais, a informao governamental de carter arquivstico, seja qual for o seu suporte ou formato. A informao arquivstica resulta das atividades da administrao pblica em todos os nveis. Portanto, parte inerente aos "Relacionamentos entre Atores Institucionais em Uso de Tecnologias de Informao e Comunicao no Governo". Sua presena fica evidenciada nos cinco tipos de relaes entre os atores citados no Livro Verde, item 6.1. A preocupao com a "necessidade de se planejar, implementar e operar grandes aplicaes de tecnologias de informao e comunicao" deve ser acompanhada de postura semelhante na gesto da informao arquivstica produzida e requisitada pelo processo decisrio governamental, condio para a transparncia e "accountability". As aes integrando gesto da informao e gesto das tecnologias da informao como mostra a experincia internacional so indissociveis, sob pena de se construir uma sofisticada arquitetura tecnolgica com escassos nveis de contedo informacional. Assim, apresentamos as seguintes proposies: Quadro jurdico Compatibilizar a legislao arquivstica brasileira com outros instrumentos jurdicos, visando a certificao e autenticao nas transaes governamentais, bem como a garantia da segurana e proteo de dados. Aes estruturadoras Definir as formas de insero dos servios arquivsticos quando da criao de um diretrio eletrnico nacional para todas as informaes e recursos do governo, bem como em outras aes relacionadas organizao e disseminao de informaes e servios governamentais para o cidado.

ANEXO I

O ARQUIVO NACIONAL O Arquivo Nacional AN, criado em 1838 e sediado no Rio de Janeiro, no um rgo federal comum. Ele tem por misso constitucional e legal a implementao de programas de gesto de documentos para os rgos e entidades do Poder Executivo Federal conforme determina a lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e tambm a guarda, preservao, acesso e divulgao do patrimnio documental do Poder Pblico, tanto para uso da mquina administrativa do Estado quanto para os cidados. A instituio tem sob sua guarda mais de 50 km de documentos textuais, 1.150.000 fotografias, 55.000 mapas e plantas, 13.000 discos e fitas audiomagnticas, 12.000 filmes e fitas de vdeo, provenientes de rgos e entidades do Poder Pblico do Pas, bem como de instituies privadas e de particulares. Possui tambm uma biblioteca especializada nas reas de histria, arquivologia, cincia da informao, direito administrativo e administrao pblica, estimada em 28.000 volumes, entre livros e peridicos, alm de um importante acervo com cerca de 5.000 obras raras. A informao contida neste acervo disponibilizada, ao pblico interessado, por meio de bases de dados e de centenas de instrumentos de pesquisa, como o Guia de Fundos do Arquivo Nacional, disponvel em http://www.arquivonacional.gov.br. O AN possui um dos mais bem aparelhados laboratrios da Amrica Latina em conservao e restauro, e tambm uma rea de pesquisa tcnico-cientfica em qumica e biologia, alm de desenvolver tecnologias e metodologias voltadas produo de papis especiais e confeco de materiais adequados ao acondicionamento e preservao dos documentos. O AN sedia o programa cooperativo interinstitucional Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, desenvolvido em parceria com a Commission on Preservation & Access, dos Estados Unidos, com o objetivo de capacitar profissionais, difundir literatura especializada e diagnosticar a situao dos acervos sob a guarda de arquivos e bibliotecas, pblicos e privados, em nosso pas. No site http://www.cpba.net esto disponibilizados os resultados deste programa. Os laboratrios do AN, como centro de referncia em conservao de documentos, oferecem anualmente programas de estgio para profissionais vinculados a instituies pblicas do Brasil e da Amrica Latina. O AN ocupar, brevemente, o prdio tombado da antiga Casa da Moeda, o qual est sendo objeto de restaurao.

A oportunidade da restaurao propiciou uma ampla reavaliao da rea de tecnologia da informao, focando a modernizao dos servios prestados ao seu pblico alvo, com o emprego de solues mais eficientes. O projeto de informatizao contempla algumas questes de alta prioridade: a criao de uma plataforma de hardware atualizada; o estabelecimento de infra-estrutura de rede local com recursos de segurana; o desenvolvimento de um sistema integrado de banco de dados que suporte as suas principais aplicaes organizacionais; a criao de um portal, numa configurao inicial, que disponibilize ao pblico vrios servios de consulta e informao; um sistema multimdia composto de dois quiosques informativos; um sistema de informaes para as futuras exposies realizadas pelo AN; a digitalizao de imagens de documentos cartogrficos; a microfilmagem e posterior digitalizao de documentos textuais de maior relevncia. Para administrar os recursos da tecnologia da informao a serem adquiridos e instalados, prev-se um programa de treinamento de pessoal e a terceirizao dos servios de administrao da rede, de help desk e de manuteno dos sistemas e dos equipamentos. O projeto, iniciado em maro de 2001, dever estar concludo em dezembro do mesmo ano, aps a migrao das atuais bases de dados para a nova base integrada.

ANEXO II

O SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS E O CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS A lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Lei de Arquivos, estabelece, em seu artigo primeiro, que dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Por esta lei foram criados o Sistema Nacional de Arquivos SINAR e o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo central do Sistema, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, conforme os decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Integram o SINAR todos os arquivos pblicos do pas, isto , os arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, em nvel federal, estadual e municipal, bem como os de pessoas fsicas e jurdicas de direito privado que a ele se filiem mediante convnio. O CONARQ, por intermdio de suas cmaras tcnicas, comisses especiais e grupos de trabalho, constitudos por renomados profissionais da rea, responsvel pela elaborao de decretos regulamentadores da Lei de Arquivos, com destaque para os relativos classificao de documentos sigilosos, transferncia e recolhimento de acervos pblicos, destinao de arquivos permanentes de empresas pblicas em processo de desestatizao e declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, bem como do decreto regulamentador da lei no 5.433, de 8 de maio de 1968 Lei de Microfilmagem (Anexo IV). So, ainda, elaborados pelo CONARQ instrumentos normativos que complementam os temas acima referidos e disciplinam outras matrias, tais como: classificao, temporalidade e destinao de documentos, capacitao de recursos humanos e terceirizao de servios arquivsticos (Anexo IV). Para atender a questes especficas, o Conselho tambm aprova textos tcnicos de carter normativo como, por exemplo, Subsdios para a implantao de uma poltica municipal de arquivos; Recomendaes para a construo de arquivos, e Diretrizes gerais para a construo de websites de instituies arquivsticas.

ANEXO III

CENSO DE ARQUIVOS BRASILEIROS PBLICOS E PRIVADOS

O Censo de Arquivos Brasileiros um antigo projeto do Arquivo Nacional, que previa originalmente a identificao e a descrio dos fundos e colees pertencentes a instituies pblicas e privadas em todo o territrio nacional. Seu principal objetivo era a produo e a publicao de guias com os dados coletados, referentes sobretudo aos conjuntos documentais de valor permanente e dirigidos fundamentalmente para o pblico pesquisador. Ao longo da ltima dcada, a idia de se elaborar o chamado Guia de Arquivos Brasileiros evoluiu, no sentido de servir, principalmente, como um instrumento da Poltica Nacional de Arquivos. Isto porque o Brasil continua carecendo de estatsticas confiveis referentes aos arquivos, sejam eles correntes, intermedirios ou permanentes, que forneam dados gerenciais aos administradores e s instituies arquivsticas para implantao de polticas pblicas especficas. A necessidade de garantir a preservao do patrimnio arquivstico brasileiro e melhorar as condies de funcionamento das instituies legalmente responsveis por isso mantm atual a proposta de se elaborar o Censo-Guia de Arquivos Brasileiros: Pblicos e Privados. Os objetivos gerais do Censo-Guia so os seguintes: Conhecer a realidade documental do pas, em suas esferas pblica e privada, em termos de sua caracterizao, demandas e potencialidades; Orientar os organismos responsveis pelas diretrizes de preservao do patrimnio arquivstico nacional na definio de polticas pblicas na rea de documentao, que visem a um efetivo controle da informao e sua conseqente preservao e democratizao; Disponibilizar, para os profissionais da rea de informao e para o pblico em geral, o conhecimento acerca do universo arquivstico do pas, promovendo e favorecendo o acesso aos documentos e a sua conseqente utilizao social; Promover o intercmbio tcnico entre os agentes detentores de arquivos, com a finalidade de assegurar a preservao contnua dos documentos. O Censo-Guia se constituir como um levantamento de dados quantitativos e qualitativos, de carter extensivo e atualizvel, sobre o perfil institucional e o universo documental dos produtores/acumuladores de acervos arquivsticos, atuantes em todo o territrio nacional.

Sero recenseados, obrigatoriamente: as instituies arquivsticas pblicas e privadas ; os arquivos da administrao direta e indireta do Poder Executivo e os arquivos dos poderes Legislativo e Judicirio, nas esferas federal, estadual, do Distrito Federal e municipal; e os arquivos da Igreja Catlica em nvel de diocese. Esses ltimos sero privilegiados em razo de sua antigidade e de seu histrico de vinculao ao Estado.
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O recenseamento dos arquivos privados das empresas, instituies culturais, entidades de classe, cartrios, instituies religiosas ou arquivos pessoais desejvel, desde que seja possvel o acesso por pesquisadores a esses acervos. Os produtos resultantes desse trabalho sero basicamente dois: uma base de dados, informatizada e disponibilizada via Internet, contendo informaes sobre o perfil institucional e o universo documental dos produtores/acumuladores de documentos pblicos e privados, atuantes no territrio nacional, e uma publicao contendo o extrato da base de dados e formulaes terico-metodolgicas acerca do material levantado. O Censo-Guia pode ser apresentado como um sistema de informao arquivstica cujos dados, disponveis a todos, serviro tanto Administrao, para agilizao de sua rotina e otimizao dos recursos, como ao pblico em geral, ao garantir o acesso documentao probatria e a realizao de pesquisas de carter cientfico. Outro efeito esperado da iniciativa a consolidao do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, com a integrao e partilha de responsabilidades, o que resultar em vantagens tcnicas e polticas para todos os envolvidos.

Considera-se instituio arquivstica toda aquela que tem como finalidade a guarda, a preservao, o acesso e a divulgao de documentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e centros de documentao.