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1.

Poltica Interna de Uso da Tecnologia da Informao

OBJETIVO

As informaes da Empresa consistem em um patrimnio importante e de valor imensurvel, que, somadas informatizao, diminuem o tempo dos processos de trabalho, reduzindo custos e melhorando a qualidade total. Esta Poltica foi criada com o objetivo de orientar e estabelecer alguns procedimentos que serviro de auxlio aos usurios, respeitando os direitos da Magal Indstria e Comercio Ltda, enquanto pessoa jurdica, na utilizao de suas informaes e manuseio de seus equipamentos. Deve ser de claro entendimento que os recursos pertencem nica e exclusivamente Magal Indstria e Comercio Ltda e que ora so cedidos aos funcionrios apenas para fins de trabalho.
2.

RECURSOS

Os recursos de hardware/software, bem como de informaes, so propriedade da empresa e devem ser usados apenas para as atividades fins da mesma. 2.1. HARDWARE: PERIFERICOS (Impressoras / Fax / Scanners / Copiadoras )

2.1.1. Conservao e limpeza: a) Os funcionrios devem ter cuidado no trato e limpeza dos perifricos, cabendo aos mesmos a responsabilidade em casos de negligncia. 2.1.2. Utilizao: a) Para impresses, recomenda-se a utilizao do Recurso Visualizar Impresso antes de imprimir. b) Utilize os recursos disponveis como, Duplex (frente-verso) e/ou UP (vrias pginas em uma folha). c) Avisar a rea de TI quando ocorrer qualquer tipo de problema nos equipamentos.

rea Emissora: B-MO-DG-IT Elaborao: HB, B-MO-DG-IT Data: 20/01/2011

rea(s) de Aplicao: Geral Verificao / Anlise Crtica: Aprovao; YS, B-MO-DG-IT Data: 20/01/2011 ED, B-MO-DG-QM Data: 21/01/2011

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2.1.3. Informaes adicionais: a) proibida a troca de impressoras e mudana dos locais fixados, sem a prvia autorizao da rea de TI, pois tal ato compromete o contrato que a Magal possui com o fornecedor desses equipamentos, dos quais este o proprietrio. 2.2. HARDWARE: COMPUTADORES 2.2.1. Conservao e limpeza: a) O asseio e conservao do equipamento so de responsabilidade do usurio. b) Notificar a rea de TI, atravs do sistema de Ticket, a ocorrncia de qualquer problema ou dificuldade com o equipamento. 2.2.2. Utilizao: a) No permitido mudar nenhum equipamento de local sem a prvia autorizao da rea de TI. b) No permitido aos usurios abrir, desconectar fios, trocar ou instalar qualquer tipo de pea nos equipamentos, sem a anuncia da rea de TI. (Ex: Memrias).

2.2.3. Informaes adicionais: a) Os equipamentos so para uso interno, sendo proibidas as movimentaes dos mesmos, sem prvia autorizao da rea de TI e preenchimento do Relatrio de Movimentao de Ativo Fixo / Material em poder de Terceiros (controlado pela rea Administrativa / Ativo fixo) os quais, quando ocorrerem, devero estar acompanhados das devidas notas fiscais. b) Toda aquisio de computadores s poder ser feita mediante o conhecimento da rea de TI. Somente sero aprovados equipamentos que atendam s necessidades dos usurios e os padres da Empresa. c) terminantemente proibida a desinstalao de softwares previamente instalados pela rea de TI, ou a instalao de novos softwares sem autorizao da rea de TI. 2.3. HARDWARE: NOTEBOOKS 2.3.1. Conservao e limpeza: a) Guardar os Notebooks de forma segura, quando estiverem em uso externo. No deixar o equipamento no veculo. Levar para um local seguro.

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2.3.2. Utilizao: a) Toda solicitao de Notebooks dever ser autorizada pelo gerente da rea requisitante rea de TI, aps aprovao da diretoria por escrito, com antecedncia mnima de 3 dias teis, para que os mesmos possam ser entregues nas melhores condies possveis aos usurios. b) terminantemente proibida a desinstalao de softwares previamente instalados pela rea de TI. c) Por se tratar de uma ferramenta que utilizada fora das dependncias da empresa, o usurio, ao transferir o equipamento para outro usurio, dever, obrigatoriamente, comunicar a rea de TI. d) Em caso de sinistro de qualquer natureza com o equipamento, o usurio dever informar imediatamente o gerente da rea, e este dever informar a rea de TI sobre quais providncias devero ser tomadas. e) No devem ser levadas informaes sigilosas dentro dos notebooks ou, caso seja imprescindvel, as informaes devem estar sob a proteo por senhas. f) As regras aplicveis aos notebooks, aplicam-se a qualquer dispositivo de armazenamento externo, disco, memory key, CDs, DVDs, pen drives, disquetes ou similares. 2.3.3 Informaes Adicionais: a) No ser permitido a utilizao de notebooks particulares dentro da empresa sem a autorizao por escrito da Diretoria, essa autorizao dever ser feita portaria para permitir a entrada e a rea de T.I para cincia. b) Os notebooks particulares no podem ser conectados na rede de computadores da empresa.

2.4. SOFTWARE: ARQUIVOS a) Eliminar arquivos que no so mais utilizados, principalmente da pasta temporria da rede. Trimestralmente, o servidor apagar os arquivos da pasta temporria (COMUM), fora do horrio de expediente. A administrao se reserva o direito de efetuar limpeza em outros horrios, sem prvio aviso. b) Evitar a duplicao de arquivos na rede, pois este procedimento vem ocupando grande rea de armazenamento. Informar a rea de TI ao notar duplicidade de arquivos armazenados na rede, para que esta possa avaliar possibilidade de remoo. c) terminantemente proibido o armazenamento de arquivos pessoais na rede, bem como arquivos de vdeos, msicas e assuntos que no dizem respeito s atividades da empresa.

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d) Nomear arquivos usando o bom senso; associando o nome com o assunto a que se refere. No criar nomes nem muito curtos, nem muito longos. Jamais acentuar nome de arquivos. e) Evitar nomes como: Cai2000c.xls, Infnfe00.xls, Prnovo09.xls, Parcimp.xls. Optar por nomes como Demonstr_ Financ2001, Desp_Bank_Boston2005, NF_Entrada2005, Parcela_Impostos, etc. f) Os Backups de todos os arquivos da rede so feitos diariamente pela rea de TI. g) Os dados dos discos locais das mquinas so de responsabilidade dos usurios. Esses discos tambm devem seguir as regras de tica da empresa e no conterem arquivos imprprios. h) terminantemente proibido o armazenamento, em qualquer lugar, de arquivos que ferem direitos autorais de qualquer natureza ou que tenham implicaes legais, ou cujo contedo estimule racismo, pedofilia ou qualquer outro que possa ser interpretado como crime culposo ou doloso.

2.5 SOFTWARE: REDE INTERNA a) Todos os micros da Empresa trabalham em rede. Ao ligarmos qualquer computador, este automaticamente pede sua senha de acesso. b) terminantemente proibido mudar as configuraes de rede dos micros, instalar placas de redes ou qualquer outra ao para a qual o usurio no foi autorizado. Todos os trabalhos executados na rede, tais como: instalao/configurao de softwares, configuraes de acessos de usurios, instalao de placas nos micros, mapeamento dos diretrios, etc.; so de responsabilidade da rea de TI. c) Todo e qualquer equipamento que entrar na empresa e necessite de acesso rede, dever obrigatoriamente ser conduzido rea de TI, com a devida autorizao por Email da Gerncia da rea ou da Diretoria. d) proibido o uso da Rede para qualquer fim que no seja trocas de informaes de interesse da empresa. terminantemente proibido o uso da rede, em qualquer horrio, para jogos eletrnicos ou atividades recreativas em geral. e) A mera tentativa de violar as diretrizes de segurana da empresa, invadindo mquinas internas sem autorizao, alterando configuraes ou danificando qualquer hardware ou software ser punida com sanes disciplinares. Conforme definidas na Lei. 3. CONTAMINAES DOS COMPUTADORES a) Todo computador provido de um antivrus ativo para checar a possibilidade de existncia de vrus. Toda atualizao de antivrus de responsabilidade da rea de TI. b) de responsabilidade do usurio, informar a rea de TI quando houver suspeita de contaminao por qualquer tipo de ameaa virtual, incluindo, ente outras, malwares, adware, spyware, worms, vrus, entre outros. Contaminaes resultantes de quebra de norma (como por exemplo, infeco por acesso a sites proibidos) so consideradas

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como de responsabilidade do usurio e ser encarado como contaminao proposital, a qual caber tambm as penalidades disciplinares Legais. c) Todos os softwares ou informaes que estiverem em qualquer meio magntico tais como: CD, DVD, carto de memria, pen-driver e outros, que entrarem na Empresa, devem ser checados contra vrus antes de sua utilizao. d) Outros meios de contaminao so: internet e e-mail. - Internet: se houver dvida quanto procedncia do site, no use. - E-mail: no conhecendo o remetente, ou se inexistente, apague a mensagem. 4. SEGURANA DAS INFORMAES INTERNAS a) Todas as informaes e processos so de propriedade intelectual da Empresa. b) proibido o uso no autorizado de informaes da Empresa. O uso inapropriado ser considerado falta grave, sujeita as penalidades legais civis ou sanes disciplinares, inclusive demisso por justa causa. c) obrigatrio efetuar um logoff na rede ou bloquear a estao, sempre, que for se retirar do computador por longo perodo, para no permitir que outros usurios utilizem sua senha e para facilitar o gerenciamento da rede pela rea de TI. A responsabilidade sobre qualquer irregularidade do usurio inscrito na rede e no de possvel usurio substituto. Qualquer ato indevido na mquina de um usurio que deixou sua senha e sua conta aberta de completa responsabilidade do usurio dono da conta, cabendo a ele encarar as conseqncias de qualquer ato danoso resultante. Essa regra aplica-se tambm ao ERP Logix que dever ser fechado pelos usurios, principalmente no horrio das refeies, evitando-se assim acessos indevidos e questionamentos da auditoria externa de sistemas. 5. SENHAS DOS USURIOS a) Cada usurio possui uma conta com senha pessoal que d acesso rede, Logix, BI, GDM, Intranet, Workflow, e-procurement, E-mail, etc. A criao e manuteno de contas de usurios e seus devidos acessos devem ser solicitadas e autorizadas pelo gerente da rea, por escrito, via e-mail, rea de T.I. b) As senhas so de carter pessoal e intransfervel. c) Cada senha d acesso a determinadas pastas na rede ou sistemas, de acordo com a necessidade de cada usurio. d) Cada usurio tem a responsabilidade do uso de sua senha de acesso. A rea de TI mantm um cadastro on-line de acesso por usurio, podendo assim identificar aqueles que estiverem logados na rede e est autorizada monitorar todos os arquivos acessados por cada usurio. e) A senha deve ser difcil de ser copiada, sendo que, senhas fceis que conseguirem furar os bloqueios de segurana da empresa, atribuir ao usurio toda e qualquer responsabilidade, caso a senha venha a ser utilizada indevidamente por outrem. (Verificar possibilidade de padro de senhas, ex: 8 dgitos, letras e nmeros).

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SUPORTE TCNICO/ATENDIMENTO

a) Toda solicitao a rea de TI deve ser efetuada via sistema TICKET ou, caso no seja possvel acessar o sistema de Helpdesk, enviar a mesma por e-mail systemcare@akadnyx.com.br , para um melhor atendimento e controle quanto s prioridades e pendncias, b) A rea de TI executar manuteno preventiva, verificando: Limpeza de arquivos desnecessrios; Verificao dos softwares instalados, Otimizao da mquina e Verificao de problemas tanto em software como em hardware. 7. 7.1 USO DA INTERNET, INTRANET E E-MAIL A Poltica de Informtica da Magal Industria e Comercio Ltda PROBE:

a) O uso de E-mail corporativo para fins pessoais; b) O uso e instalao de programas de mensagens instantneas tipo ICQ, MSN, Skype, Chats, etc., para fins pessoais ou que no sejam de interesse da empresa. Toda ferramenta de comunicao da empresa deve ser utilizado somente com objetivos profissionais relacionados com as atividades da Magal Indstria e Comercio Ltda e, portanto passveis de monitorao pela administrao; c) Transferir informaes falsas ou que possam prejudicar a imagem da Empresa, de funcionrios ou de terceiros, atravs da Internet, via e-mail ou mensagens instantneas; d) Enviar mensagens racistas ou discriminatrias quer seja com relao idade, sexo, raa, cor, crena, deficincia ou posio poltica; e) Enviar arquivo com contedo ertico via e-mail; f) Enviar mensagens de piadas, correntes, boatos, fofocas, etc e outros assuntos que no tenham relao com o trabalho desenvolvido pelo colaborador na empresa; g) Fazer download de arquivos ou de programas via Internet, sem prvia notificao da rea de TI e aprovao da sua gerncia. h) O uso da Internet para visitar sites considerados abusivos, pornogrficos, incentivando atividades ilegais, ou qualquer outro que seja desagradvel aos empregados, trazendo algum tipo de infmia; i) Acessar a Internet por qualquer tipo de Proxy, roteamento externo ou mtodo alternativo, sem autorizao prvia da rea de TI; j) Acessar sites de relacionamentos (exemplo, Orkut, MSN Live, Multiply, Blogs em geral), entretenimentos, vdeos, msicas, jogos, material ilegal, pornografia, pirataria ou qualquer sites no relacionado com a atividade fim da empresa sem prvia autorizao da Diretoria rea de TI; k) Hospedar em qualquer equipamento da empresa, sem prvia autorizao da rea de T.I, qualquer software servidor ou servio de qualquer natureza, seja de compartilhamento de arquivos, P2P, servidor WEB, Chat ou vdeo;

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l) Acessar a Internet por qualquer meio, sem ser o fornecido pela empresa, sendo proibido o acesso discado (dial-up), GPRS, EDGE ou qualquer outra tecnologia, sem a anuncia da rea de TI, m) Downloads de arquivos grandes (acima de 50 Mbytes) devem ser agendados e solicitados rea de TI via Helpdesk e n) terminantemente proibido realizar atividades ilegais em outros sites a partir da rede da Magal industria e Comercio Ltda ou utilizando qualquer equipamento que seja da Magal Indstria e Comercio Ltda. Atividades ilegais incluem, mas no se limitam a: Criao de vrus, invaso de sites, comercializao de artigos, criao de pishing scam e pirataria. 7.2. Informaes adicionais:

a) O uso da Internet no poder interferir no desempenho dirio do funcionrio, na qualidade do seu trabalho ou na quantidade de tarefas empreendidas. b) A rea de T.I mantm um registro on-line, monitorando todos os acessos dos usurios, para efeito de auditoria, podendo fazer uso desta informao, quando julgar necessrio. c) Informes de carter coletivo devem ser encaminhados ao Depto de RH, T.I ou MKT para divulgao. terminantemente proibido o uso de e-mails de grupo (como o alias funcionarios, por exemplo) sem autorizao da administrao. O uso de alias de grupo deve ser usado com cautela, em especial quando for dirigido a mais de um grupo. 7.3. Dicas para uma melhor utilizao dos e-mails:

a) O uso de e-mail corporativo apenas para fins de trabalho; b) Seja conciso e s envie mensagens que tenham utilidade. No ajude o colega a perder tempo com futilidades; c) No mande arquivo extensos sem antes pedir permisso rea de T.I: muitos computadores acabam travando na hora de receber o mesmo. Utilize-se de compactadores de arquivos, o prprio Windows XP tem um compactador de arquivos; d) Nunca espalhe piadas, correntes ou boatos: alm de entulhar a sua caixa postal e a de outros usurios com lixo, voc pode congestionar o sistema; e) S use o comando Responder a todos (Reply to all) se sua rplica for realmente de interesse geral, pois, muitas vezes isso poder gerar trplicas; f) Confira o destinatrio da mensagem: isso evita enviar correspondncia a pessoas erradas/indesejadas; g) S armazene mensagens realmente importantes para seu trabalho; h) O caminho mais curto da comunicao nem sempre um e-mail. Muitas vezes um telefonema resolve, mais rpido e no fica ocupando espaos de hardware; i) Fuja de grosserias; j) S imprima mensagens que realmente so importantes. Para que desperdiar papel se voc tem tudo eletrnico?

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k) Apesar de ser mais informal do que uma carta ou fax, nada substitui a educao e a cortesia. Mantenha certa formalidade no trato profissional; l) Responda as mensagens relevantes em no mximo 24 horas. Se no puder, acuse o recebimento e prometa novo contato, mas cumpra-o; m) No envie e-mails estando nervoso; a agresso escrita muito mais forte, duradoura e difcil de consertar; n) Conduta tica: Pense sempre no contedo do e-mail que est enviando. Faa a voc mesmo a seguinte pergunta: E se uma cpia fosse parar no quadro de avisos? Em caso de dvida, no mande!; o) No acesse sites ou links cujo endereo desconhea. Por exemplo, o endereo https:\\10.34.232.131\ no do Banco do Brasil! Desconfie sempre de qualquer endereo que lhe parea estranho; na dvida, procure a rea de TI; p) Pondere bem quem ir receber a sua mensagem; no mande a destinatrios desnecessrios, nem a contas de grupo, se isso no for mandatrio. Sempre deixe claro a quem o e-mail se destina e quem deve respond-lo, e; q) Se for mandar somente texto, no tem porque mandar um documento do Word; ao invs disso, escreva no corpo do e-mail ou mande um TXT. 8. ABRANGNCIA GERAL DESTA POLTICA a) A rea de TI se reserva no direito de autorizar excees regra, desde que seja com a anuncia da diretoria e a exceo seja plausvel e reconhecida como vlida pela rea de TI; b) A rea de TI se reserva no direito de fiscalizar, atravs de logs de registro, inspees surpresa, apreenso de equipamentos, entrevistas ou qualquer meio legal para identificar quebras de conduta desse cdigo de tica no uso da Tecnologia da Informao da empresa Magal Indstria e Comrcio Ltda; c) A rea de TI se reserva no direito de ler todas as informaes armazenadas nos equipamentos da empresa a fim de avaliar a correta utilizao. Assim a rea de TI pode acessar documentos em qualquer pasta incluindo discos locais, e-mails armazenados em qualquer caixa postal da empresa ou capturar falas de mensagens; d) As punies para casos identificados sero discutidas com a diretoria e podem variar de acordo com a gravidade do ato analisado, variando desde advertncias orais, escritas, suspenso temporria, at afastamento permanente do colaborador conforme previsto em lei, e; e) A diretoria se reserva no direito de aprovar excees s regras supracitadas e manter o sigilo das suas comunicaes.

Observao: A prxima pgina contm o Termo de Conhecimento e Responsabilidade, que dever ser assinado por todos os colaboradores que venham a ter acesso ao uso de Tecnologia da Informao da empresa Magal Indstria e Comrcio Ltda, os quais sero devidamente arquivados no Departamento de Recursos Humanos da Empresa, no pronturio de cada colaborador.

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TERMO DE CONHECIMENTO E RESPONSABILIDADE

Declaro ter pleno conhecimento das normas e procedimentos estabelecidos pela Magal Indstria e Comrcio Ltda, quanto ao uso de equipamentos e sistemas informatizados, regidos pela Poltica Interna de uso da Tecnologia da Informao - Cdigo de tica, a qual me foi entregue uma cpia nesta data e aceito plenamente seu teor. Declaro estar ciente do que permitido, podendo ser advertido por qualquer infrao essa Poltica/Cdigo.

Por ser verdade, assino o presente termo.

Monte Mor ____ de _______________ de _____

__________________________________________ Nome do Colaborador / RE

__________________________________________ Assinatura do Colaborador