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Aluna de graduao
Salvador, 2010.1
A atribuio de gerenciar documentos e arquivos no mbito das Secretarias estaduais encontra-se pulverizada em unidades que no detm as competncias e a estruturao necessrias para o desenvolvimento de atividades desse porte. A desorganizao estrutural dos servios de arquivo e documentao na Administrao Pblica Estadual desponta como um dos principais obstculos s propostas de modernizao do aparelho do Estado, visto que toda ao da mquina pblica nas suas relaes com a sociedade implica na gerao de documentos que, em grande parte, respondem pelo registro das decises e pelo grau de eficcia na consecuo dos seus objetivos.
Melhorar a mecnica de funcionamento de uma instituio no suficiente para que ela produza bons resultados. Antes, preciso pensar que resultados se quer, como fruto do funcionamento dessa instituio maior que o Estado. Outra questo que dificulta o pleno cumprimento da legislao traduz-se pela fragilidade das estruturas organizacionais responsveis pela sua aplicao e fiscalizao, favorecendo a reproduo da opacidade informacional, em contraposio ao discurso de transparncia que as administraes reiteram ao longo dos ltimos governos.
Concluses
No contexto do Programa Sociedade da Informao no Brasil, iniciativa do CONARQ, o tratamento da informao compreende duas partes: a anlise documental e a manuteno documental. A anlise documental desdobra-se em registrar e classificar. A manuteno documental compe-se de ordenar, conservar, recuperar e difundir. Est hoje mais do que comprovado que se os arquivistas fossem chamados a participar do processo de criao formal do documento, podendo opinar na elaborao de formulrios, na racionalizao de terminologia e na economia de etapas de tramitao, o fluxo documental seria mais lgico, racional e eficiente, servindo mais plenamente aos interesses da administrao.
Referncias
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Da administrao histria: ciclo vital dos documentos e funo arquivstica In: Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. p.24-30. FREIXO, Aurora Leonor. Gesto na administrao pblica do estado da Bahia:da prtica burocrtica ao discurso gerencialista. BDTD IBICT, Salvador, 2007. FREIXO, Aurora Leonor. Gesto documental e acesso a contedos informacionais: A (des)organizao estrutural dos servios de arquivo na administrao estadual da Bahia. V ENLEPICC- Encontro Latino de Economia Poltica da Informao, Comunicao e Cultura Encontro Latino de Economia Poltica da Informao, Comunicao e Cultura. Salvador, novembro, 2005. Disponvel em http://www.gepicc.ufba.br/enlepicc/pdf/AuroraFreixo.pdf acesso em 15/06/2010.
FREIXO, Aurora. Gesto da informao no estado brasileiro: aplicao da legislao sob a tica das estruturas organizacionais e dos sistemas. In Proceedings CINFORM - Encontro Nacional de Cincia da Informao V, Salvador, 2004. Lei 8.159 art. 8 de 08 de janeiro de 1991.