Trabalho de Grupo de economia

Curso: Engenharia civil 2 ano

Tema: Gesto da informao empresaria

Elementos do Grupo:
Adilson Semedo Adilson Tavares e Micael Semedo

Introduo
A informao considerada como o ingrediente bsico do qual dependem os processos de deciso, mas se, por um lado, uma empresa no funciona sem informao, por outro, importante saber usar a informao e aprender novos modos de ver o recurso informao para que a empresa funcione melhor, isto , para que se torne mais eficiente. Assim, quanto mais importante for determinada informao para as necessidades da empresa, e quanto mais rpido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poder atingir os seus objectivos. Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informao e os dados donde ela provm, so, para a organizao, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constitu o objectivo da Gesto da Informao.

Desenvolvimento
A gesto da informao tem como objectivo apoiar a poltica global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulao entre os vrios subsistemas que a constituem; apoia os gestores na tomada de decises; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de forma interactiva a evoluo da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequao s exigncias concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organizao, do seu projecto e dos seus produtos, atravs da implantao duma estratgia de comunicao interna e externa. Gerir a informao , assim, decidir o que fazer com base em informao e decidir o que fazer sobre informao. ter a capacidade de seleccionar dum repositrio de informao disponvel aquela que relevante para uma determinada deciso e, tambm, construir a estrutura e o design desse repositrio. Para que esta gesto de informao seja eficaz, necessrio que se estabeleam um conjunto de polticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informao relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correcto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados. Na gesto de uma unidade econmica, que tem por base a obteno e utilizao de recursos de forma eficiente, para se atingir os objectivos organizacionais, necessrio informao a trs nveis: estratgico, operacional e tctico. Neste sentido, medida que descemos na pirmide hierrquica organizacional a especificidade aumenta, pois necessrio resolver problemas mais especficos de determinada tarefa, enquanto que ao nvel de topo as preocupaes so mais gerais, afectando a generalidade das funes da organizao.

Nvel Estratgico ou nvel de topo - So tomadas decises estratgicas; so complexas e exigem informao bastante variada e ao nvel das relaes da organizao, meio envolvente, no se exige muita especificidade. Esto includas nela a definio dos objectivos e a elaborao de polticas gerais da organizao. A informao provm de fontes externas organizao e tambm dos outros nveis hierrquicos. Nvel Tctico ou nvel intermdio - Onde tm lugar as decises tcticas e que exigem informao pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretao da informao, que provm de fontes internas e sendo obtida com alguma frequncia. Nvel Operacional ou nvel de base - Aqui so tomadas as pequenas decises ou as decises operacionais. Decises para problemas bem definidos cuja resoluo , muitas vezes, baseada em dados factuais programveis e atravs da aplicao de rotinas informticas. So necessrias informaes pormenorizadas e bem definidas, provenientes essencialmente do sistema interno, com vista a aces imediatas. A gesto da informao deve assentar num Sistema de Informao desenvolvido medida das necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulao dos vrios subsistemas que a constituem e os sistemas envolventes, na medida em que efectua o processamento de dados provenientes de mltiplas fontes, gerando informao til e em tempo real gesto e tomada de deciso na empresa por forma a criar vantagens competitivas do mercado. A gesto da informao, sendo uma disciplina relativamente nova que tenta fazer a ponte entre a gesto estratgica e a aplicao das Tecnologias de Informao nas empresas, procura, em primeiro lugar, tentar perceber qual a informao que interessa empresa, para de seguida, definir processos, identificar fontes, modelar sistemas. E as novas Tecnologias de Informao so os instrumentos que vieram permitir gerir a informao em novos moldes, agilizando o fluxo das informaes e tornando a sua transmisso mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a tomada de deciso. Em suma, a gesto da informao entendida como a gesto eficaz de todos os recursos de informao relevantes para a organizao, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessrio, tecnologia de informao. Controlo de Gesto de informao O controlo de gesto um conjunto de instrumentos que motivem os responsveis descentralizados a atingirem os objectivos estratgicos da empresa, privilegiando a aco e a tomada de deciso em tempo til e favorecendo a delegao de autoridade e responsabilidade.

Os princpios do controlo de gesto 1 Princpio: Os objectivos da empresa so de natureza diversa, pelo que os instrumentos de controlo de gesto no se referem apenas dimenso financeira.

2 Princpio: As descentralizaes das decises e a delegao da autoridade so condies de exerccio do controlo de gesto. 3 Princpio: O controlo de gesto organiza a convergncia de interesses entre cada diviso ou sector, e a empresa no seu todo. 4 Princpio: Os instrumentos de controlo de gesto so concebidos com vista aco e no apenas documentao ou burocracia. 5 Princpio: O horizonte de controlo de gesto fundamentalmente o futuro e no apenas o passado. 6 Princpio: O controlo de gesto actua muito mais sobre os homens da que sobre os nmeros (tem natureza fundamentalmente comportamental). 7 Princpio: O sistema de sanes e recompensa parte inteligente do controlo de gesto (controlo de gesto conduz a um sistema de incentivos) . 8 Princpio: Os actores da primeira linha no controlo de gesto so muito mais os responsveis operacionais do que os controladores de gesto. Ao considerar que o mbito do controlo de gesto a realizao dos objectivos estratgicos da empresa compreende-se o 1 princpio. muito provvel que se fixe um objectivo termos de rentabilidade, mas tambm sero fixados objectivos de qualidade, produtividade, inovao, imagem e cota de mercado.

A definio de controlo de gesto continua com objectivos realizados pelos responsveis descentralizados, relativamente ao 2 e 3 princpio. A hiptese de trabalho que os resultados globais da empresa so obtidos no conjunto de resultados individuais por rea de responsabilidade. O 4 e 5 princpio ilustram o segmento de definio, privilegiando a aco e a tomada de deciso em tempo til. Significa o 4 princpio que, num sistema de controlo de gesto, deve ser dada a prioridade a aco. Um conjunto de instrumentos bem concebidos, permite: -Ter rapidamente o conhecimento do que passou; -Analisar com objectividade e selectividade as causas e consequncias dos acontecimentos; -Estudar as possibilidades da aco para atingir os objectivos; -Situar essas aces em termos de prazo de realizao; -Apresentar-se numa simples, concreta e orientados para a aco; -Ser regulares e frequentemente publicados com curto prazo de entrega, ou seja se possvel em tempo real. Por outro lado, diz-nos o 5 princpio que o horizonte do controlo de gesto principalmente, o futuro. De facto, num determinado momento podem surgir dois tipos de questes: -Qual a nossa situao e quais os resultados do trimestre anterior? -Quais sero os resultados e a nossa situao no fim de um ano? Em resumo os instrumentos de controlo de gesto apresentam um grau de simplicidade condicionado pelas exigncias da aco e da tomada de deciso e a sua perspectiva fundamentalmente a quantificao dos resultados futuros. Para terminar esta serie de comentrios, vejamos o ltimo segmento da definio favorecendo a responsabilizao, relacionado com os 6, 7, e 8 princpio. O controlo de gesto actua muito mais sobre os homens do que sobre os nmeros porque, claramente, os resultados bons e maus so obtidos pelos gestores descentralizados. Por isso, o controlo de gesto tem de estimular os gestores, enriquecer as sua decises, darlhes apoio na anlise dos resultados e na preparao dos planos. Os papis dos gestores/controladores Controlar a gesto das suas actividades e uma atribuio de cada gestor descentralizado. Ningum pode fazer isso por ele. O gestor descentralizado o responsvel pelos resultados obtidos e no o seu assessor ou o seu controlador. Se os

resultados obtidos forem insuficientes, o gestor quem suporta as consequncias, analisa a situao e toma as medidas prprias para os melhorar. da responsabilidade do gestor fazer um esforo permanente para atingir os seus objectivos. Ningum pode faze-lo melhor do que ele: suposto que o gestor tenha um excelente conhecimento do seu sector. Por isso ele muito capaz de avaliar os efeitos das decises tomadas e definir novas decises de progresso, do que um controlador de gesto que apenas recebe a actividade do sector distancia atravs de relatrios e sem competncia particular sobre a essncia problemas tratados. SISTEMAS DE INFORMAO/TECNOLOGIAS DE INFORMAO (SI/TI) A necessidade de racionalizar a informao advm de que "as organizaes tm de confrontar a incerteza e os eventos desordenados provenientes tanto do interior como do exterior e contudo providenciar um esquema conceptual claro, operacional e bem definido para os participantes. As TI so um recurso valioso e provocam repercusses em todos os nveis da estrutura organizacional: ao nvel estratgico, quando uma aco susceptvel de aumentar a coerncia entre a organizao e o meio envolvente, que por sua vez se traduz num aumento de eficcia em termos de cumprimento da misso organizacional; aos nveis operacional e administrativo, quando existem efeitos endgenos, traduzidos em aumento da eficincia organizacional em termos de opes estratgicas. No entanto, ao ser feita esta distino, no significa que ela seja estanque, independente, pois existem impactos simultneos aos vrios nveis: estratgico, operacional e tctico. A introduo de SI/TI numa organizao ir provocar um conjunto de alteraes, nomeadamente ao nvel das relaes da organizao com o meio envolvente (analisado em termos de eficcia) e ao nvel de impactos internos na organizao (analisados atravs da eficincia). As TI impulsionam o progresso, conduzem a inovaes, aumentam a riqueza e atraem novos investimentos. Em simultneo, permitem um aumento da eficincia e a reduo dos preos bem como melhorar os servios ao cliente, a qualidade e a variedade dos produtos, so ferramentas essenciais na criao de sistemas de informao integrados e coordenados. A gesto da informao uma funo que conjuga a gesto do sistema de informao e do sistema informtico de suporte com a concepo dinmica da organizao num determinado contexto envolvente. E hoje, mais do que nunca, os gestores tm que estar sensibilizados para o facto de o planeamento estratgico dos SI ser um factor chave da criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro lado, ajudam a defend-la de ameaas provenientes da concorrncia. neste mbito que o binmio SI/TI deve ser considerado no processo de formulao estratgica do negcio e sempre na perspectiva de poder dar um contributo positivo para uma melhor estratgia. Ao nvel dos SI, so definidas as necessidades de informao e sua aplicao no negcio, baseadas numa anlise da organizao e do seu meio envolvente, bem como na anlise da estratgia global da organizao. Ao nvel das TI, estabelecido qual o seu

contributo para o processamento de informao e para a satisfao das necessidades informacionais e aplicacionais, bem como o desenvolvimento de sistemas e criao de vantagens competitivas para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas na estratgia dos SI. Estas estratgias (dos SI e TI) devem estar fortemente inter relacionados e em permanente consonncia com a estratgia global da organizao, com o desenvolvimento do SI/TI a ser liderado pela gesto de topo e baseado nas necessidades de informao da empresa que mais contribuam para o seu beneficio no longo prazo. A utilizao de SI pode provocar, tambm, alteraes nas condies competitivas de determinado mercado, em termos de alterao do equilbrio dentro do sector de actividade, dissuaso e criao de barreiras entrada de novos concorrentes. Os SI/TI permitem, ainda, desenvolver novos produtos e servios aos clientes ou diferenciar os j existentes dos da concorrncia e que atraem o cliente de forma preferencial em relao concorrncia. A utilizao de alta tecnologia vai permitir uma relao mais estreita e permanente entre empresa e fornecedores, na medida em que qualquer pedido, sugesto da parte da empresa possvel ser atendido, testado pelos fornecedores. A tecnologia permitiu uma modificao na maneira de pensar e de agir dos produtores e consumidores.

Concluso
A Informao assume, hoje em dia, uma importncia crescente. Ela torna-se fundamental a nvel da empresa na descoberta e introduo de novas tecnologias, explorao das oportunidades de investimento e ainda na planificao de toda a actividade industrial. A gesto de Sistemas de Informao e a sua insero na estratgia empresarial so um factor chave na criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro, ajudam a defend-la de ameaas provenientes da concorrncia. Referncias bibliogrficas - Oliveira, A. (1994) O Valor da Informao. In Dossier Informao. Revista Pequena e Mdia Empresa, n12-3 Srie. - Correia, A.M. R. - Gesto da Informao-Um instrumenta para a modernizao da indstria Portuguesa, revista Competir Informao para a Indstria. Ano III N02. MaioAgosto 1992. - Drucker, P. (1993 a)- Gerindo para o Futuro. Difuso Cultural. Lisboa -O controlo de Gesto 7 edio.