MANUAL de PROCEDIMENTOS

S ERVIOS
DE

A DMINISTRAO E SCOLAR

ESCOLA SECUNDRIA DE EMDIO NAVARRO VISEU Rua Mestre Teotnio Albuquerque Apartado 2095 3500-213 Viseu Telefone 232 480 190 Fax 232 480 199 esenviseu@esenviseu.net Fevereiro de 2010

1. DESCRIO DE FUNES
1. SERVIOS ADMINISTRATIVOS REGULAMENTO 1 Os servios administrativos esto instalados no rs-do-cho do Edifcio Principal e esto organizados com atendimento personalizado, sendo o perodo de abertura s 9,00 horas e o seu encerramento s 17,30 horas; s 16 horas e trinta minutos encerra para o pblico, sendo o restante tempo utilizado na execuo das tarefas administrativas inerentes ao seu servio. tera-feira e quinta-feira tem atendimento nocturno das 20,00 horas ss 22,00 horas. 2 Os servios administrativos devem estar dotados de pessoal, instalaes e equipamentos necessrios ao seu bom funcionamento. 3 Compete aos servios administrativos: a) Atender e informar correctamente todos quantos se lhe dirijam; b) As importncias cobradas devem ser entregues ao tesoureiro; c) Adquirir nos termos da lei, e depois de autorizados pelo conselho administrativo, os materiais, equipamentos e servios requisitados pelos diversos sectores da escola; d) Expor em local pblico normas para preenchimento de documentos; e) Executar e fornecer aos diversos sectores os impressos de requisio a que se refere o presente regulamento; f) Receber e encaminhar os justificativos de faltas; g) Enviar a correspondncia; h) Encaminhar a correspondncia recebida para os respectivos destinatrios; i) Prestar apoio de teor informativo associao de pais e encarregados de educao, sempre que solicitado; j) Manter dossis com a legislao e normas aplicadas ao processo educativo e aos seus agentes, de forma a serem consultados fcil e rapidamente; k) Manter actualizado o inventrio dos equipamentos sob sua responsabilidade; l) Cumprir todas as disposies previstas na lei para o funcionamento dos servios. 2. SERVIOS DE ADMINISTRAO ESCOLAR Os servios de administrao escolar destinam-se a apoiar o funcionamento da escola, nomeadamente no campo contabilstico e administrativo com vista perfeita integrao no Projecto Educativo da mesma. 2.1. Os servios de administrao escolar so compostos por: - Uma chefe de servios, responsvel pelos servios; - Uma assistente tcnica que desempenha as funes de tesoureira; - Assistentes tcnicos que desempenham as funes nas reas de gesto de: - Alunos - Pessoal - ASE - Contabilidade - Patrimnio e aprovisionamento - Vencimentos - Faltas - Expediente geral, arquivo e secretaria. 2.2. O cargo de tesoureiro designado pelo conselho administrativo sob proposta da chefe dos servios; 2.3. A distribuio de servio feita pelo Director e pela Chefe dos Servios de Administrao Escolar, tendo em conta as funes de natureza executiva, enquadradas com instrues gerais e procedimentos definidos, relativas s reas de actividade administrativa, designadamente as referidas nas funes no ponto 2.1..

2.4. Os servios de administrao escolar so tutelados por uma chefe, a qual depende hierrquica e funcionalmente do Director. Os restantes funcionrios dependem hierarquicamente do Chefe dos Servios; 2.5. A Chefe de Servios de Administrao Escolar, por inerncia de funes, faz parte do Conselho Administrativo; 2.5.1. Chefe de Servios de Administrao Escolar compete: - Coordenar, na dependncia da direco da escola, toda a actividade administrativa nas reas: * Gesto de recursos humanos; * Gesto financeira; * Gesto patrimonial; * Aquisies; * Expediente; * Arquivo; * Atendimento e informao aos alunos, encarregados de educao, pessoal docente e no docente e utentes dos servios. - Dirigir e orientar o pessoal afecto ao sector administrativo; - Exercer todas as competncias delegadas pelo Director; - Propor medidas tendentes modernizao e eficincia dos servios; - Preparar e submeter a despacho do Director da Escola todos os assuntos respeitantes ao funcionamento da Escola; - Assegurar a elaborao do projecto de oramento da escola de acordo com as linhas orientadoras do Conselho Geral; - Coordenar, de acordo com o conselho administrativo, a elaborao das contas de gerncia. 2.5.2. Os funcionrios de administrao escolar devem colaborar e participar activamente com toda a Comunidade Educativa nas vrias actividades culturais e outras, empenhar-se na criao de um ambiente de trabalho digno e saudvel para assim contribuir para uma melhoria de qualidade, produtividade e incentivo ao respeito pelas regras de convivncia, motivao e satisfao profissional; As funes de todo o pessoal, estabelecida atravs de: Uma escala de servio afixado em painel prprio nos Servios Administrativos, sendo sempre que necessrio a referncia para cada ms do responsvel pelo sector e respectivo coordenador. 2.6. A ASE desenvolve as actividades estipuladas na lei, nomeadamente: * acidentes escolares; * papelaria; * bufete; * refeitrio; * transportes; * subsdios, bolsas de mrito e outros de ndole socioeconmica. 2.7. escola compete dar formao aos seus funcionrios, programando aces a efectivar na prpria escola ou a ter lugar em instituies exteriores, sempre que se julgue til e oportuno.

2. POLTICAS E PROCEDIMENTOS CONTABILSTICOS

PRINCPIOS CONTABILSTICOS A contabilidade rege-se por princpios. A aplicao destes princpios deve conduzir obteno de uma imagem verdadeira e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo oramental da entidade. Os princpios contabilsticos so os seguintes: 1. Da Entidade Contabilstica: Constitui entidade contabilstica todo o ente pblico ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POC-Educao. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gesto e informao o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilsticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenao com o sistema central. 2. Da Consistncia: Considera-se que a entidade no altera as suas polticas contabilsticas de um exerccio para o outro. 3. Do Custo Histrico: Os registos contabilsticos devem basear-se em custos de aquisio ou de contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa. 4. Da Materialidade: As demonstraes financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliaes ou decises pelos utentes interessados. 1 Escriturao Escriturao e Conta de Gerncia. A Escola efectua o registo contabilstico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de contabilidade pblica. As dotaes para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribudas nas rubricas Outras despesas correntes - diversas e Outras despesas de capital diversas (Decreto-Lei n. 43/89, Regime Jurdico de Autonomia). Suportes de informao documentos Todas as operaes realizadas aquisio de mercadorias, vendas do bufete, da papelaria ou do refeitrio, pagamento de subsdios de estudo, etc. originam obrigatoriamente a emisso de um documento que as descreve e as classifica e que constitui o suporte de todos os registos a efectuar nos livros de escriturao. Suportes de informao Informticos Livro de Caixa: aquele que permite conhecer, a todo o momento, o movimento em cada sector (bufete, papelaria, reprografia, etc.). Impresso do Livro de Caixa Todas as folhas so numeradas e rubricadas pela Chefe dos Servios de Administrao Escolar, e presentes em reunio do Conselho Administrativo, sendo assinadas pelos seus membros; So obrigatoriamente lanadas todas as receitas e despesas; Todos os documentos de despesa recebidos no ano econmico so numeradas sequencialmente, registando-as no Registo Dirio de Facturas; O Livro de Caixa no pode apresentar dfice; So lanadas a dbito as receitas dos respectivos sectores e os movimentos da CGD; So lanadas a crdito as despesas dos diferentes programas de apoio socioeducativo e o movimento da CGD. Natureza da rubrica receitas Saldo da gerncia anterior: saldo apresentado pelo Caixa, quer em cofre, quer em depsitos bancrios, no encerramento das actividades do ano anterior. Deve condizer com o saldo da gerncia anterior apresentado na conta de gerncia; Transferncias de saldos: no incio de cada gerncia, o primeiro lanamento a efectuar o saldo final em numerrio, que transitou da responsabilidade anterior, tanto em coluna como no TOTAL; de seguida dever proceder-se ao lanamento dos saldos apurados na gerncia anterior dos sectores do bufete e da papelaria (devendo, em contrapartida, ser escriturados os mesmos valores no lado da

despesa dos respectivos sectores); Subsdios: verbas concedidas pela DREC e/ou por outras entidades pblicas ou privadas; Prmio do seguro escolar: verbas recebidas dos alunos fora da escolaridade obrigatria; Receitas de explorao: vendas em numerrio e/ou carto magntico realizadas diria e directamente pelos sectores aos utentes; Auxlios econmicos directos: montante a suportar pelo ASE respeitantes aos alunos carecidos de meios financeiros; Natureza da rubrica despesas Bens duradouros: bens destinados ao apetrechamento das instalaes escolares sujeitas ao cadastro e inventrio dos bens do estado (CIBE); Bens no duradouros: produtos ou mercadorias relacionadas com gneros alimentares, material escolar destinado a ser vendido ou fornecido na papelaria; produtos e mercadorias a transaccionar pelo bufete, entre outros; Comparticipaes: encargos a suportar sob a forma de subsdios em alimentao, material escolar duradouro ou de uso corrente; Perdas e danos: montante dos prejuzos em numerrio causados por falhas ou roubos. Livro Registo Dirio de Facturas: aquele em que so registados todos os documentos relativos a encargos com a aquisio de bens ou servios. Folha de Cofre: a Folha de Cofre do ASE diz respeito, a todos os movimentos do mesmo. A Folha de Cofre um documento fundamental de escriturao em contabilidade, e, conjuntamente com o Livro de Caixa, de controlo o Livro de Caixa est para a Contabilidade assim como a Folha de Cofre est para a Tesouraria. 2 Classificao das receitas e das despesas A partir de 2003, aplicam-se elaborao dos oramentos, os cdigos de classificao econmica das receitas e das despesas pblicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei n 26/2002, de 14 de Fevereiro.

3. MEDIDAS DE CONTROLO INTERNO

1 CONCEITOS Um sistema de controlo interno significa todas as polticas e procedimentos (controlos internos) estabelecidos pela tutela e pelo rgo de gesto do estabelecimento de ensino que contribuem para garantir, tanto quanto for praticvel, a execuo das polticas estabelecidas, a salvaguarda de bens e patrimnio, a preveno e deteco de fraudes e erros, a preciso e plenitude dos registos contabilsticos e a preparao atempada de informao financeira fivel. O controlo interno caracteriza-se, em sentido lato, por controlo interno administrativo que inclui o plano de organizao e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de deciso e o controlo interno contabilstico que compreende o plano da organizao e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiana que inspiram os registos contabilsticos. Os Objectivos do Controlo Interno visam assegurar: - A confiana e integridade da informao; - A conformidade com as polticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos; - A salvaguarda dos activos; - A utilizao econmica e eficiente dos recursos; - A legalidade e a regularidade das operaes; - A integralidade e exactido dos registos contabilsticos; - A execuo dos planos e polticas superiormente definidos; - Eficcia da gesto e a qualidade da informao. Elementos fundamentais a ter em ateno no sistema de controlo interno: um sistema de controlo interno alicera-se num conjunto de princpios bsicos que lhe do consistncia e que so: 1. A segregao de funes A segregao, separao ou diviso de funes tem como finalidade evitar que sejam atribudas mesma pessoa duas ou mais funes concomitantes com o objectivo de impedir ou pelo menos dificultar a prtica de erros ou irregularidades ou a sua dissimulao. Este controlo baseia-se fundamentalmente na separao de funes incompatveis entre si. No ciclo de uma operao que abrange o conjunto dos actos compreendidos entre o incio e o seu termo, de toda a convenincia que seja atribuda a uma pessoa uma tarefa especfica da qual a nica responsvel. A observncia deste princpio justifica que a funo contabilstica deve estar separada da funo operativa tendente a evitar que uma pessoa tenha simultaneamente a responsabilidade pelo controlo fsico dos activos e pelo seu registo contabilstico, situao que lhe permitiria facilmente cometer irregularidades. 2. Controlo das operaes O controlo das operaes consiste na sua verificao ou conferncia que, em obedincia ao princpio da segregao de funes, deve ser feita por pessoa ou pessoas diferentes das que intervieram na sua realizao ou registo. Podem citar-se, a ttulo exemplificativo, os seguintes controlos: - As contagens fsicas peridicas de bens do activo e a sua comparao com os registos contabilsticos; - As reconciliaes bancrias; - A realizao de inventrios mensais das existncias. 3. Definio de autoridade e de responsabilidade A definio de autoridade e de responsabilidade assenta num plano organizativo onde se definem com rigor os nveis de autoridade e de responsabilidade em relao a qualquer operao. Este Manual deve conter uma distribuio funcional da autoridade e da responsabilidade tendente a fixar e a delimitar, dentro do possvel, as funes de todo o pessoal. 4.Pessoal qualificado, competente e responsvel A aplicao deste princpio determina que o pessoal deve ter as habilitaes literrias e tcnicas necessrias e a experincia profissional adequada ao exerccio das funes que lhe so atribudas. A observncia destes requisitos determina que o pessoal seja devidamente seleccionado. A verificao

deve ser sistematizada atravs da avaliao do pessoal no docente, conduzindo assim, ao processo de averiguao do cumprimento da suas funes e das suas necessidades formativas. 5. Registo metdico dos factos A aplicao deste princpio relaciona-se com a forma como as operaes so relevadas na contabilidade que deve ter em conta a observncia das regras contabilsticas aplicveis e os comprovantes ou documentos justificativos. Estes devem ser numerados de forma sequencial, devendo ser possvel efectuar um controlo dos comprovantes ou documentos que se inutilizem ou anulem. Tambm se destina a assegurar uma conveniente verificao da ligao entre os diferentes servios, a acelerar o processo de registo das operaes e a fornecer com rapidez, preciso e clareza aos responsveis os elementos informativos de que carecem no exerccio da sua actividade gestora. Para que o sistema de controlo interno funcione com regularidade, deve-se atender aos seguintes itens: - Todas as operaes devem ser autorizadas para que se possa obter a prova de que os factos subjacentes aos registos contabilsticos foram efectuados em conformidade com o respectivo acto de autorizao; - O pessoal de cada departamento deve estar sujeito a rotaes peridicas entre si; - Todos os resultados devero ser adequadamente avaliados; - Dever ser facultada formao permanente ao pessoal.

4. NORMAS DE UTILIZAO DAS INSTALAES DA ASE

ACO SOCIAL ESCOLAR REGULAMENTO Os Servios de Aco Social Escolar abrangem os seguintes sectores: 1. Auxlios Econmicos 2. Transportes Escolares 3. Seguro Escolar 4. Bar/Bufete 5. Refeitrio 6. Papelaria Compete ao(s) Assistente(s) Administrativo(s)/gestor(es) de processo, ou a quem as suas vezes fizer: a) executar o programa informtico do ASE; b) organizar os servios de refeitrio, bufete e papelaria e orientar o pessoal que neles trabalha, por forma a melhorar a qualidade dos servios; c) elaborar mapas mensais e trimestrais para a DREC relativos ao funcionamento do refeitrio, papelaria, bufete, entre outros. d) organizar os processos individuais dos alunos que se candidatem a subsdios ou bolsas de estudo; e) identificar os alunos do Ensino Bsico que beneficiaro do emprstimo domicilirio, de longa durao, de manuais escolares; f) encomendar livros e software para a Biblioteca e prmios com os lucros da papelaria; g) recolher as quantias referentes s alneas anteriores; h) assegurar uma adequada informao aos alunos e encarregados de educao dos apoios a que tm direito. i) organizar os processos referentes aos acidentes escolares. j) organizar e planear os transportes escolares, em colaborao com a Autarquia. AUXLIOS ECONMICOS REGULAMENTO Os Auxlios Econmicos visam reforar as bonificaes da prestao de servios aos alunos com menos recursos de modo a permitir o cumprimento da escolaridade obrigatria. CONDIES DE ATRIBUIO DE BONIFICAES. 1. Todos os alunos se podero candidatar devendo para isso: * Preencher o boletim que ser facultado pelos Servios Administrativos. * Entregar o boletim devidamente preenchido nos Servios Administrativos acompanhado de Declarao da Segurana Social respeitante ao escalo de Abono de Famlia. TRANSPORTES ESCOLARES REGULAMENTO O conjunto dos meios de transporte utilizados pelos alunos na sua deslocao diria casa /escola e escola/ casa e que visa o cumprimento da escolaridade obrigatria, bem como a continuao de estudo designa-se por transporte escolar. Para os alunos que no cumpriram ainda a escolaridade obrigatria o transporte escolar gratuito. CONDIES DE ACESSO AOS TRANSPORTES ESCOLARES Os alunos devem residir no Municpio de Viseu Estar matriculado no estabelecimento de ensino situado na rea de influncia Pedaggica. . Residir a mais de 3 Kms do estabelecimento de ensino, podendo a Cmara Municipal ultrapassar estes limites desde que a segurana do aluno esteja em causa. Os alunos devero levantar os passes junto dos Servios Administrativos. Durante a deslocao casa /escola e escola /casa os alunos devero cumprir as instrues dadas pelo motorista. Os alunos que sejam autores de algum dano no meio de transporte sero responsabilizados por tal acto.

SEGURO ESCOLAR REGULAMENTO Todos os alunos que se encontrem matriculados e a frequentar esta Escola, esto abrangidos pelo seguro de actividade escolar. Definio de acidente escolar Tudo o que provoque ao aluno doena, leso corporal ou morte e que resulte de uma causa externa sbita, fortuita ou violenta e que ocorra no local ou no tempo de actividade escolar considerado acidente da actividade escolar. Como acidente escolar considera-se a actividade desenvolvida com a autorizao e responsabilizao das autoridades escolares, com a orientao e acompanhamento de um docente, nomeadamente: O trabalho escolar realizado pelos alunos dentro ou fora da sala de aula. Actividades desenvolvidas no pavilho gimnodesportivo. Actividades recreativas ou culturais realizadas dentro da escola ou em espaos cedidos a esta. Em prticas desportivas organizadas pelos servios do Ministrio de Educao. Visitas de estudo e excurses dentro do Pas e que se realizem nas condies legais. Actividades de tempos livres, incluindo as organizadas em interaco Escola/Comunidade. Intoxicao por ingesto de alimentos fornecidos pela cantina ou bufete. Todo o acidente que ocorra na deslocao residncia/escola considerado acidente escolar desde que: Ocorra no percurso habitual feito pelo aluno. Ocorra no perodo de tempo considerado necessrio para percorrer a distncia da escola/residncia ao local do acidente. O aluno utilize transportes escolares ou pblicos no percurso normal de ida e regresso da escola, salvo quando houver responsabilidade da entidade transportadora. Aos alunos com idade superior a 12 anos e que utilizem bicicletas, titulares da respectiva licena de conduo e sendo este o meio de transporte mais utilizado nas deslocaes escola/casa e vice-versa. Em caso de atropelamento a Aco Social Escolar s actuar quando a culpa do acidente for, toda ou em parte, do aluno e se verificarem as condies: Ter ocorrido no percurso habitual casa /escola e dentro do perodo de tempo necessrio a percorrer a distncia a p. . Ser participado imediatamente s autoridades policiais e judiciais competentes. . Ser participado Aco Social Escolar em impresso prprio. . A Aco Social Escolar s actuar aps deciso judicial. BAR/BUFETE REGULAMENTO 1 O horrio de funcionamento do bufete deve estar exposto em local visvel junto s suas instalaes. O horrio de funcionamento do bufete o seguinte: 08,15 s 12,00 14,15 s 17,30; noite das 19,00 s 22,00. Na sala dos professores : no perodo da manh das 09,00 s 12,00 e no perodo da tarde das 13,30 s 17,00. 2 O preo dos produtos deve ser afixado em local visvel. 3 Tm acesso ao bufete os professores, alunos, funcionrios e outros utilizadores devidamente autorizados pelo Director. 4 A aquisio dos produtos faz-se mediante a entrega ao funcionrio do respectivo carto magntico. Em casos excepcionais, em que o sistema SIGE no esteja a funcionar correctamente possvel adquirir a senha na Papelaria. 5 O preo dos produtos praticados no bufete no deve ter como objectivo o lucro, mas apenas garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parmetros de razoabilidade definidos superiormente. 6 Aos assistentes operacionais responsveis pelo bufete compete: a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de conservao; b) Devolver ou inutilizar, informando o Director e o Assistente Tcnico responsvel pelo sector, os produtos que no se apresentem em condies de serem consumidos; c) Requisitar os produtos necessrios ao funcionamento do seu sector elaborando a relao de necessidades; d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que no esgote em condies normais; e) Inventariar as necessidades em termos de aquisio, reparao ou conservao dos equipamentos;

f) Manter inventrios actualizados mensalmente, tanto dos produtos consumveis em armazm como dos equipamentos. g) Verificar, sempre que possvel em conjunto com o Assistente Tcnico, a recepo da mercadoria, de acordo com a requisio oficial. REFEITRIO REGULAMENTO 1 O horrio de funcionamento do refeitrio deve estar exposto em local visvel, junto s suas instalaes. O horrio de funcionamento do refeitrio o seguinte: - 12H15 s 14H00. 2 O acesso s refeies faz-se mediante a apresentao de senha cujo preo fixado por lei. No permitida a entrega de qualquer importncia em dinheiro. 3 A aquisio da senha tem de ser feita no dia til anterior, ou no prprio dia da refeio, at s 10H30, mas com um agravamento do preo de 0,30. 4 - Podem utilizar o refeitrio os professores, funcionrios e alunos da escola e ainda professores, funcionrios e alunos de estabelecimentos de ensino que, no dispondo de refeitrio, se situem na rea de influncia da escola. 6 - Todos os alunos e demais utentes devero esperar ordeiramente a sua vez de entrar na cantina escolar, seguindo na fila de "self-service", com ordem e respeito absoluto pelas instrues dadas pelo funcionrio de servio. 7 - Durante a refeio os utentes devem: - Cumprir as regras de bom comportamento mesa; - Procurar no sujar o cho, as mesas e as cadeiras; - Aproveitar bem a comida, procurando no deixar restos de alimentos para que a refeio seja proveitosa; - No estragar os alimentos com brincadeiras de mau gosto; - Entregar, no fim da refeio, o tabuleiro, no local indicado, abandonando de imediato o refeitrio, pela porta; - Enquanto permanecerem no refeitrio devem acatar as ordens dos funcionrios e professores. 8 No ltimo dia til de cada semana deve ser exposta, para a semana seguinte, nas instalaes do refeitrio e no local de aquisio de senhas, a ementa para essa semana. 9 As ementas so elaboradas em conjunto pelos Assistentes Tcnicos do ASE e pelo Director. Da ementa devem constar refeies equilibradas, completas e no repetidas nessa semana. 10 Por razes de sade e a pedido do interessado antecipadamente, pode ser confeccionado uma refeio de dieta que, no entanto, no deve ultrapassar o custo da refeio normal. 11 Ao responsvel pelo refeitrio compete: a) Garantir que os produtos em armazm e utilizados na confeco das refeies estejam em bom estado de conservao; b) Devolver ou inutilizar, informando o Director e o Assistente Tcnico responsvel pelo sector, os produtos que no se apresentem em condies de serem consumidos; c) Inventariar necessidades em termos de aquisio, reparao ou conservao dos equipamentos; f) Entregar diariamente nos servios administrativos um documento que discrimine o nmero de refeies servidas para que seja alvo de anlise comparativa no SIGE. g) Manter o inventrio actualizado, tanto dos produtos consumveis como dos equipamentos a seu cargo. PAPELARIA REGULAMENTO 1 - O horrio de funcionamento da papelaria deve estar exposto em local visvel junto s suas instalaes. O horrio de funcionamento da papelaria o seguinte: perodo da manh 08,45 s 12,00; perodo da tarde 14,00 s 17,00; perodo da noite - 19,00 s 21,30. 2 - O preo dos produtos deve ser afixado em local visvel 3 - Tm acesso ao Papelaria os professores, alunos, funcionrios e outros utilizadores devidamente autorizados pela Direco. 4 - A Papelaria destina-se a servir os alunos, professores e funcionrios, em material necessrio aos trabalhos escolares. 5 - A Papelaria o local onde se pode tambm proceder ao carregamento monetrio do carto magntico de identificao. 6 - O preo dos produtos praticados na Papelaria no deve ter como objectivo o lucro, mas apenas

garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parmetros de razoabilidade definidos superiormente. 7 - Aos assistentes operacionais responsveis pela papelaria compete: a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de conservao. b) Devolver ou inutilizar, informando o Director e o Assistente Tcnico responsvel pelo sector, os produtos que no se apresentem em boas condies. c) Requisitar os produtos necessrios ao funcionamento do seu sector, elaborando a respectiva relao de necessidades. d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que no esgote em condies normais. e) Inventariar as necessidades em termos de aquisio, reparao ou conservao dos equipamentos. f) Manter inventrios actualizados, tanto dos produtos consumveis em armazm como dos equipamentos. REPROGRAFIA REGULAMENTO 1 O horrio de funcionamento das reprografias deve estar exposto em local visvel junto s suas instalaes. Os servios de reprografia dos alunos tem o seguinte horrio: perodo da manh 08,45 s 12,00; perodo da tarde 14,00 s 17,00; perodo da noite 19,00 s 21,30. 2 O preo da reproduo de originais deve ser afixado em local visvel no interior da reprografia. 3 Os originais devem ser entregues com 24 horas de antecedncia, acompanhados da requisio contendo: a) Nmero de exemplares reproduzidos; b) Identificao do requisitante; 4 So oficiais e gratuitas: a) As reprodues destinadas a avaliar os alunos; b) Outras reprodues reconhecidamente importantes para o processo educativo, desde que no ultrapasse 5 reprodues por aluno e por perodo. c) As reprodues destinadas ao funcionamento dos servios e algumas da associao de pais e encarregados de educao; d) As reprodues destinadas comunicao escola/comunidade local. 5 - Os pagamentos dos servios prestados pela Reprografia so feitos na Papelaria, no acto de entrega com o carto magntico. 6 O preo das reprodues particulares no deve ter como objectivo a obteno de lucro, mas apenas pagar o material, energia e desgaste do equipamento. 7 Compete ao conselho administrativo estabelecer o preo das reprodues. 8 Tm acesso reprografia: a) Docentes, alunos e funcionrios; b) Associao de pais e encarregados de educao; c) Outras entidades autorizadas pelo conselho administrativo. 9 De todas as importncias recebidas o responsvel pela reprografia registar no SIGE, onde sai o dirio de caixa que a tesoureira regista e assina em conjunto com CSAE, arquivando em pasta prpria. 10 Diariamente, sero entregues os valores apurados, nos servios administrativos da escola. O Documento dever ser rubricado pelo assistente operacional e a tesoureira e ser arquivado pelo funcionrio responsvel dos servios, em dossier prprio. 11 da competncia do responsvel pela reprografia: a) A requisio dos materiais necessrios ao funcionamento do seu sector, elaborando a respectiva relao de necessidades; b) A inventariao de necessidades em termos de aquisio, reparao ou conservao dos equipamentos; c) Manter o inventrio do seu sector actualizado; d) Manter sempre actualizado o nmero de cpias executadas em cada equipamento.

5. DEFINIO DO CIRCUITO DE ARRECADAO DAS RECEITAS E DA AUTORIZAO DA DESPESA

Procedimentos para aquisio de bens e despesas na Escola Secundria de Emdio Navarro: a) O Director efectuar consultas aos fornecedores, sempre que o montante se justifique. Tendo como referncia os valores do ano lectivo de 2008/2009, verificou-se a necessidade de implementar o Decreto-Lei n 197/99 de 8 de Junho e o Decreto-Lei n 18/2008 (Cdigo dos Contratos Pblicos) aos seguintes sectores: Bar/Bufete, Papelaria e Refeitrio. Nos outros sectores os valores atingidos no carecem do disposto no Decreto-Lei referenciado. b) Depois de seleccionado o fornecedor, os assistentes operacionais responsveis pelo bufete e papelaria elaboram a relao de necessidades em impresso prprio. c) A Chefe de Servios procede ao respectivo cabimento. d) O Presidente do Conselho Administrativo autoriza a compra. e) A Assistente Tcnica responsvel pelo sector, nesse ms, faz a requisio oficial que assinada pelo Presidente do Conselho Administrativo. Na ausncia deste, assinada por outro elemento do mesmo rgo. f) Posteriormente, entregue ao fornecedor, presencialmente ou via fax, ficando-se com o comprovativo. g) O Assistente Tcnico responsvel pelos sectores bufete / papelaria / refeitrio efectua a recepo e conferncia da encomenda validando a guia de remessa ou factura. h) O Assistente Tcnico efectua o registo da factura e o nmero da requisio oficial no Registo Dirio de Facturas. Seguidamente, faz o registo no programa SASE e havendo cabimento, remete-a tesoureira. i) O Conselho Administrativo autoriza o pagamento; a tesoureira emite o meio de pagamento por cheque ou transferncia bancria, escritura a folha cofre e remete o documento (factura) responsvel pelo sector, que faz o pagamento no programa. j) O Assistente Tcnico do ASE anota o pagamento no registo dirio de facturas e arquiva o documento em pasta prpria. No primeiro dia til de cada ms, confirma todos os movimentos efectuados ao longo do ms e imprime a folha cofre, o livro caixa, o mapa de anlise financeira e fecha as contas do ms. k) Todos os documentos mencionados anteriormente so assinados pelos respectivos responsveis. As despesas da Escola tm os seguintes procedimentos: a) A Relao de Necessidades elaborada pelos Coordenadores de Departamento, Coordenadores de Projectos, Responsveis pelos Clubes, Coordenadores das Estruturas Pedaggicas, Directores de Turma e Directores de Instalaes; nos Servios Administrativos, pela Assistente Tcnica responsvel pelo servio; nas Reprografias, pelos Assistentes Operacionais dos servios; material de expediente e limpeza pela Encarregada de Coordenao dos Assistentes Operacionais e Servios de Manuteno, pelos Assistentes Operacionais responsveis. b) Em seguida, a Chefe de Servios procede ao respectivo cabimento. c) O Presidente do Conselho Administrativo autoriza a compra. d) A Assistente Tcnica responsvel faz a requisio oficial que assinada pela Chefe dos Servios Administrativos e na sua ausncia, por outro elemento nomeado pelo Director para sua substituio. e) Posteriormente, entregue ao fornecedor, presencialmente ou via fax, ficando-se com o comprovativo. f) O responsvel pela relao de necessidades em conjunto com o responsvel pela requisio oficial efectua a recepo e conferncia das encomendas, validando as guias de remessa ou facturas. Na ausncia de uma das responsveis, confere a chefe dos servios administrativos.