UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA Encontro Nacional de Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Gesto, e Cincia da Informao

Os desafios do profissional da informao frente s tecnologias e suportes informacionais do sculo XXI: lugares de memria para a biblioteconomia 18 a 24 de julho de 2010

A IMPORTANCIA DO PLANO DIRETOR DE INFORMTICA NAS UNIDADES DE INFORMAAO: biblioteca escolar1

Cleudiane Pavo* Lydiane do L. Silva Barros**

RESUMO: Este trabalho tem como finalidade discorrer sobre a importncia e necessidade do Plano Diretor de Informtica (PDI) nas Unidades de Informao (UI), principalmente nas bibliotecas escolares onde a demanda por servio automatizado se torna cada vez mais indispensvel. O artigo resulta de pesquisa bibliogrfica e documental fundamentada em literatura especfica. O objeto do plano diretor realizar um levantamento de hardware, software e pessoal treinado; Gerar um relatrio analtico sobre o desempenho atual dos recursos tecnolgicos j encontrados dentro das instituies; Apontar problemas relacionados com a estrutura j implementada e propor melhorias; Atentando para isto, aos assuntos relacionados com o desenvolvimento das atividades futuras e tendncias de inovao tecnolgica. Devido importncia da integridade das informaes, a necessidade de prover documentao sobre as atividades desenvolvidas crucial para o sucesso de todas as aes desenvolvidas pelo plano diretor. Sendo assim, trata-se de um documento de fundamental importncia, para que as escolas como um todo possam realizar seus projetos futuros norteados pela constituio normativa de um regimento interno do uso de recursos de tecnologia da informao.

Palavras-Chave: Plano diretor de informtica. Importncia do PDI. PDI nas bibliotecas escolares.

1 INTRODUO Um Plano Diretor de Informtica necessrio nas diferentes Unidades de Informao. Tendo como relevante implantar um Plano Diretor nas instituies de Ensino Escolares como espao privilegiado do pblico infantil e juvenil. No qual:
Fascnio que a rede desperta nas crianas e adolescentes precisa ser entendida pela escola e seu potencial como fonte de informao no pode ser desprezado pelos educadores. preciso planejar urgente mente aes pedaggicas adequadas para o uso da rede, assumindo os bibliotecrios o seu papel de mediadores entre o aluno e a informao. (CARVALHO, 2003)

Como primeiro espao e tendo a escola funo de educar, o mesmo se aplicada de maneira adequada na Biblioteca e tendo acompanhamento contnuo atender de maneira efici1
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Comunicao Pster/ GT1/ Biblioteconomia, Tecnologia e Redes Sociais Universidade Federal do Maranho / discente (cleudi.pavao@gmail.com) / telef. (98)8133-4477. Universidade Federal do Maranho / discente (lydiane_barros@hotmail.com).

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ente as necessidades deste pblico e ter eficcia no alcance de seus objetivos institucionais. O Plano Diretor de Informtica composto de levantamento das necessidades, anlise de custo, benefcio da soluo apresentada (hardware, software e pessoal), priorizao dos projetos (planejamento de sistemas) e acompanhamento dos resultados. Dentre os objetivos a serem atingidos podemos elencar: planejamento do sistema desenvolvido e possveis alteraes, custos e benefcios, situaes de risco, tendncias e expectativas dos usurios, levantamento das necessidades da unidade da informao, analise das atividades, dimensionamento dos recursos necessrios e cronograma de despesas e lucro. O Planejamento uma etapa fundamental para verificar a viabilidade adoo da informtica para automao dos servios dentro de uma empresa e seus setores, no nosso caso, dentro da Escola e seus setores (secretria, diretoria, laboratrio de informtica, biblioteca, dentre outros). O Plano Diretor de extrema importncia, pois planeja o crescimento da automao nas diferentes instituies de ensino, permite a produtividade e qualidade nos servios oferecidos aos usurios e pela instituio de maneira satisfatria. Segundo Kuhlthau (2002), tecnologia de informao, representada pelos computadores e redes eletrnicos, teve profundo impactos na disponibilizao e no uso das informaes, e tem se tornado cada vez mais presente na vida das pessoas. Sua ausncia gera problemas tais como: sistemas sem integrao, mudanas nas prioridades constantes, dimensionamento errneo dos recursos (humanos, materiais e financeiros), implantao de sistemas mal-sucedidos, dificuldade no controle das atividades desenvolvidas. As diferentes instituies necessitam de dados gerenciais para melhor administrar seus negcios. O Sistema de Informao deve ser capaz de fornecer seus produtos e/ ou servios em tempo hbil e com maior preciso e clareza possvel. O modelo adotado parte do levantamento das funes e anlise de dados da organizao ou unidade de informao tendo como prioridade a satisfao de seus usurios e primazia em atender suas necessidades informacionais.

PLANO DIRETOR DE INFORMTICA O Plano Diretor de Informtica tem por objetivos: Definir as diretrizes para o software operacional, gerenciadores de banco de dados, processos de segurana, utilitrios de apoio, hardware, redes de computadores locais e redes de abrangncia.

Buscando a melhoria dos sistemas a nvel operacional, a reduo dos custos de manuteno de sistemas e principalmente a priorizao do fornecimento de informaes gerenciais de confiana e dinmicas da diversidade automatizada de sistemas existentes nas diferentes instituies de ensino o modelo de dados para instituies de ensino criado com base em levantamento das funes e anlise de dados da organizao. Esse trabalho compe-se de: levantamento de necessidades, anlise de custo-benefcio da soluo apresentada (hardware, software e pessoal) priorizao dos projetos (planejamento dos sistemas) e acompanhamento dos resultados dentro da instituio. Para tanto, faz-se necessrio o acompanhamento dos processos que envolvem a automatizao dos produtos e servios desde o momento do planejamento inicial at a execuo do mesmo e o acompanhamento constante a fim de garantir a execuo precisa e satisfatria do sistema adotado e a utilizao pro parte de seu pblico alvo.

Existe um grande nmero de instituies de ensino que atuam sem planejamento. Verificando para as reas de Informtica, observamos a seguinte situao: usurios insatisfeitos com os servios oferecidos; analistas desmotivados com as instituies; pouca participao da alta Administrao na forma de apoio Informtica dentro das Unidades de Informao; Acervo com catalogao e indexao falha; Planos Diretores de Informtica desenvolvidas sem a viso do Plano de Metas das escolas. O planejamento estratgico da organizao em termos de automao o que chamamos de Plano Diretor de Informtica. Ele deve conter: A filosofia e os objetivos a serem atingidos pelos sistemas da instituio (existentes ou no); planejamento de quando cada sistema ser desenvolvido/alterado com um cronograma de durao e ordem (prioridade de implementao para a organizao); Custos e benefcios de cada projeto, onde deve-se contemplar investimentos de hardware, software, recursos humanos, bem como a previso em termos de quantidade para cada um desses itens, e Itens de risco dos projetos, mencionados estratgias de mercado, tendncias e expectativas do usurio e da empresa.

 Se cumprido este roteiro, o Plano Diretor de Informtica ter grandes chances de apresentar o sucesso esperado.

O Plano Diretor de Informtica deve definir polticas e diretrizes. Alm disso, devem apresentar quais os princpios que sero adotados pela informtica para atender aos negcios e atividades-fim da empresa ou instituio; qual ser a prioridade de atendimento de reas e usurios especficos; qual ser a necessidade e a prioridade de atendimento das atividademeio; qual a prioridade de investimentos; qual a orientao para disponibilizar informaes; qual a orientao para compatibilizar informaes, para compatibilizao de sistemas, compartilhamento do ambiente computacional; orientao para centralizao ou descentralizao; qual procedimento para controles e para integridade das informaes; utilizao de recursos prprios e/ou terceiros compondo parcerias; etc.

A metodologia para o desenvolvimento deve ser: Definio das etapas de cada projeto; Definio das atividades de cada etapa; Determinao dos produtos e dos pontos de controle dos projetos; Definio das responsabilidades de cada produto (usurio); Documentao das etapas, estudando um software para implementar uma metodologia estruturada de desenvolvimento de sistemas na empresa; Obteno de produtos intermedirios para justificar benefcios, produzindo muitas vezes sistemas funcionais antes da concluso do projeto com um todo. As etapas do seu desenvolvimento so: Levantamento das necessidades da empresa, problemas atuais e descrio das reas afetadas com os procedimentos atuais; Anlise das atividades, apresentando a soluo e priorizando seu desenvolvimento; Dimensionamento dos recursos necessrios para desenvolver os projetos (custo de hardware, software, linhas de comunicao, treinamento, etc.), e Cronograma financeiro com as etapas de desembolso ms a ms, durante a fase de desenvolvimento do projeto.

O PDI, Plano Diretor de Informtica deve estabelecer o planejamento da informatizao na instituio a ser adotado, estabelecendo diretrizes bsicas que nortearo as atividades

desenvolvidas e relacionadas com a informtica na empresa, a fim de garantir a otimizao de seus produtos e servios. Para tanto, necessrio observar fatores, tais como:

A existncia de usurios insatisfeitos; Pequena participao da alta administrao no apoio Informtica; Documentao falha e desatualizada; Desenvolvimento de Planos Diretores de Informtica sem a viso do plano de metas das instituies.

Alguns erros comuns podem ser evitados se forem seguidos os procedimentos corretos. Alguns desses aspectos so citados a seguir:

Perfeito conhecimento do Plano de Metas; Conhecimento e avaliao dos sistemas existentes. Os projetos no devem ser considerados isoladamente, e sim como um todo;

Devem ser estabelecidas prioridades; Anlise criteriosa da necessidade de evoluo da estrutura tcnica com relao ao perodo coberto pelo plano;

Custos e benefcios; Recursos Humanos envolvidos; Os prazos precisam ser baseados em anteprojetos para que no sejam estipulados prazos, muitas vezes, irreais;

Os equipamentos no so avaliados tecnicamente para se adaptarem ao ramo de negcio da empresa. Ento, o plano precisa ter estratgias definidas quanto tecnologia e modalidade de processamento;

Ausncia de critrios de seleo, treinamento, avaliao e promoes, gerando quadro de pessoal heterogneo;

O plano de carreiras deve ter estreita relao com o treinamento; O desenvolvimento de projetos sem estimativas nem oramentos aprovados.

2 IMPORTNCIA DO P.D.I. NA U.I. Segundo Romani e Borszcz (2006), Com a expanso de empresas de tecnologia da informao voltadas ao desenvolvimento de produtos, principalmente Sotwares, o mercado vem oferecendo diversos aplicativos para unidades de informao.

A elaborao de um Plano Diretor de Informtica possibilita que empresas dos mais variados perfis possam tomar decises informadas com a maior propriedade possvel sobre sua estrutura de TI. Portanto:

A gesto da informao considera uma das atividades essenciais na era do conhecimento, tendo em vista as transformaes tecnolgicas em curso que atingem todas as atividades humanas e praticamente todos os pases, investindo ou no em novas tecnologias. As inovaes vo de produtos a processos industriais, de novas maquinas a sistemas computadorizados; portanto, a informao, armazenada, distribuda e integrada em redes por processos microeletrnicos sofisticados, alcana todos os cantos do mundo em frao de segundos. (ROMANI; BORSZCZ, 2006)

O estudo final a ser apresentado possui aspectos estratgicos e tticos, nas reas de hardware, software, suprimentos, servios e mo de obra. A implantao de um Plano diretor de Informtica favorece: Aumento da velocidade de localizao e disponibilizao de documentos; Categorizao e indexao dos documentos; Segurana: evita extravio ou falsificao de documentos; Mais agilidade nas transaes, velocidade nos processos; Reduo de nus por no localizao de documentos; Reduo no tempo de localizao e recuperao de documentos; O processo utiliza ferramentas de segurana para o controle de acessos; Segundo Barreto (2007), o uso das ferramentas tecnolgicas nas instituies possibilita ainda: Maior agilidade na recuperao da informao; Acesso a uma quantidade de dados devido s facilidades de armazenamento e disseminao; Rapidez e segurana na transferncia de informaes; Melhor apresentao dos produtos; Utilizao do potencial humano para as atividades mais especializadas; Racionalizao de recursos financeiros e humanos. O sistema desenvolvido nas unidades de informao vai proporcionar: Mltiplos usurios podem acessar simultaneamente; Dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminao das informaes entre os funcionrios e colaboradores, mediante a visualizao instantnea e o multiusurio de arquivos eletrnicos e imagens de documentos nas prprias estaes de trabalho;

 Concentra em um nico sistema, a gesto, o armazenamento e o acesso das informaes da empresa, independente da forma como estas se encontram: papel, imagens digitalizadas ou arquivos digitais (word, excel etc); Categorias de permisso conforme o usurio; Restries de acesso a arquivos e imagens de documentos predeterminados; Delimitaes para visualizao, alterao, excluso e criao de arquivos; Criao de um novo e eficiente canal de comunicao com clientes, fornecedores e pblico em geral, aos quais podem ser concedidas senhas de acesso com delimitaes de uso dos recursos do software a critrio do administrador do sistema.

Planejamento fundamental para no viabilizar o PED (Processamento Eletrnico de Dados). O PDI extrema importncia porque planeja o crescimento da automao dentro da empresa, permite que ela se desenvolva dentro do mercado e exera suas atividades de forma satisfatria, ganhando sempre em produtividade e qualidade de servio.

A falta de planejamento ao nvel de automao geral leva a: Desenvolvimento de sistemas sem integrao, onde so constantes os problemas de manuteno e a restrio quanto ao atendimento das necessidades do usurio final; Mudanas nas prioridades da instituio sem reavaliao dos projetos que estavam organizados; Dimensionamento errado dos recursos humanos; Implantaes de sistemas malsucedidas, devido falta de planejamento e ordem de implementao das funes; Desmotivao da rea de desenvolvimento de sistemas devido ao grande volume de manutenes e princpio de caos na rea de administrao de dados da instituio, e Dificuldade de controle quanto a custos e tambm produo das equipes de desenvolvimento / manuteno de sistemas.

Facilitar seu planejamento de T.I., inclusive com estimativas de oramentos a serem investidos em projetos prioritrios. Disponibilizar mais tempo das pessoas em sua organizao para realizao de atividades chaves e foco no crescimento do seu negcio, ao invs de alocar tempo na soluo de problemas de T.I.

O PDI extrema importncia porque planeja o crescimento da automao dentro da empresa, permite que ela se desenvolva dentro do mercado e exera suas atividades de forma satisfatria, ganhando sempre em produtividade e qualidade de servio.

3 PLANO DIRETOR NA BIBLIOTECA ESCOLAR A biblioteca uma instituio das mais antigas e tradicionais da humanidade, Segundo Ribeiro e Cury (2007) As bibliotecas transformaram- se de organizaes centradas em colees para organizaes centradas no acesso a informao. Atualmente tem a tarefa de disponibilizar a informao em diversos formatos, o que implica em sistema informacional eficiente, que garanta o armazenamento e a disseminao da informao. No qual afirma Targino (1984) As bibliotecas so instituies criadas h sculos e que evoluram e continuam a evoluir, para atender melhor as necessidades e desenvolvimento da sociedade, incluindo matrias e aspectos que antes eram alheios. Nesse contexto a biblioteca escolar tem o papel importante na utilizao e incorporao de um sistema que viabilize e facilite a articulao do saber de crianas e adolescentes ao permite o acesso informao. O objetivo da elaborao de um plano diretor de informtica fornecer ao cliente uma viso completa do seu ambiente atual de Tecnologia de Informao e ao mesmo tempo compar-lo a cenrios alternativos que possam aperfeioar o retorno dos investimentos j feitos e dos ainda a serem realizados.
Com isso novas posturas no fazer profissional e nova demanda de modos de pensar tiveram que ser adotado para acompanhar as tendncias do pblico e do mercado de consumidores em crescente grau de autonomia operando cada vez mais atravs de redes de comunicaes. (RIBEIRO; CURY, 2007).

Atualmente observamos que em muitas empresas as decises de Tecnologia da Informao so tomadas de forma isolada, por diferentes motivos e pessoas dentro de sua estrutura. O planejamento estratgico e ttico integrado do ambiente de TI normalmente colocado em segundo plano, ou nem mesmo realizado. No diferente dentro das instituies de ensino a relevncia da implantao do Plano Diretor de Informtica, visto que o mesmo viabiliza o acesso remoto informao e insere seus elementos (professores, funcionrios e alunos) no mundo avanado da tecnologia e da informao imediata. Se o PDI possibilita.

Por um lado evoluo tecnolgica parece ter alargado o abismo social, por outro ela tem funcionado como instrumento vital no combate a essa excluso, ampliando o acesso a informaes, fomentando novas metodologias e a qualidade do ensino, alm do aperfeioamento profissional. Aes dessa natureza so cada vez mais freqentes com maior ou menor intensidade em setores do governo, na iniciativa privada e em organizaes do terceiro setor (BORGES, 2004).

O PDI da Escola deve ser objeto de uma avaliao constante e sistemtica, abrangendo todas as dimenses e aspectos da vida acadmica, buscando oferecer comunidade interna subsdios para a reflexo e transformao dos objetivos e metas propostos. Segundo Kuhlthau, necessrio, portanto preparar as crianas e jovens para conviver com a tecnologia, capacitando-as a lidar a quantidade crescente de informao em meio eletrnicos. Dever ter carter participativo e intrinsecamente articulado com a Comisso Prpria de Avaliao j instituda. Tambm dever possuir uma interface contextualizada com o Projeto Poltico Pedaggico da Instituio, considerando que contenha as diretrizes poltico-pedaggicas por ela desejadas. fundamental que sejam criadas condies para que a avaliao esteja permanentemente integrada na dinmica institucional.
Na medida em que universidades e faculdades do pas vo se informatizando, a tendncia que a TI tambm passe a freqentar mais de perto as salas de aula de instituies de ensinos fundamental e mdia. Se na rede pblica a discusso bsica o acesso internet, em tradicionais escolas do setor privado de So Paulo a tecnologia envolve de ferramentas de apoio ao ensino automatizao de processos administrativos (BORGES, 2004).

A avaliao do PDI na biblioteca escolar no dever perder de vista os Eixos Temticos pelos quais foi construdo e observar atentamente os seguintes aspectos, entre outros: Coerncia da expanso projetada no PDI; Cumprimento do cronograma de implementao do PDI, em relao ao ensino, pesquisa, etc.; Participao dos rgos colegiados da Instituio na construo, implementao e reviso do PDI. Grau de conhecimento e apropriao do PDI pela comunidade acadmica da Escola. A Escola para atender as suas necessidades dispe atualmente de uma estrutura de informtica constituda de um nmero de computadores (Estaes Clientes e Mquinas Servidoras), impressoras, equipamentos de interconexo. Os equipamentos encontram-se distribudos e interconectados via rede local de comunicao de dados, estando em uso nos Departamentos, na Unidade de Processamento de Dados e na rea corporativa em geral.

A interconexo dos diversos equipamentos e recursos de informtica feita atravs de Rede Local de Comunicao de Dados da Instituio, com arquitetura que consiste basicamente nos computadores interligados por estrutura de cabeamento UTP no prdio central, e nos setores distante feito pela estrutura Wireless. O acesso rede mundial de computadores, internet, atravs de um Link Telemar ADSL de 512 Kbps e est disponvel para toda comunidade acadmica e administrativa da Instituio. Acrescido infra-estrutura de comunicao de dados descrita, e procurando tirar o maior proveito da mesma, dentro da filosofia Cliente/Servidor, a Instituio passa atualmente por um processo de padronizao das ferramentas do ambiente corporativo, o Sistema Operacional Linux, o Banco de Dados e o ambiente de desenvolvimento PHP. Atualmente, esto implantados nos computadores administrativos, softwares desenvolvidos pelo Setor de Processamento de Dados da Instituio para controle de almoxarifado, exame de seleo, controle de dirias e cadastro de egressos. Segundo Kuhlthau (2002), O crescente domnio desta importante fonte de informaao vai permitir ao auluno explorar os recursos da rede e, paralelamente, entender a necessidade de ter uma viso da informao ali veiculada. Existem ainda em funcionamento os softwares de terceiros para a administrao escolar, controle de patrimnio, gerenciamento de biblioteca e controle da fazenda.

4 CONCLUSO Visando a melhoria do ensino de crianas, jovens e adultos nas diversas instituies de ensino, em especial a escola cabe o papel social de viabilizar o acesso s diferentes mdias, o acesso a Internet, a pesquisa virtual, a otimizao dos servios prestados pelas instituies de ensino sejam elas pblicas ou particulares ao maior nmero de usurios. A fim de garantir o processo de comunicao e disseminao da informao, em especial atribuda ao bibliotecrio, sendo o profissional da informao que conjuntamente com o analista de sistema, corpo tcnico e administrativo das instituies delegar atribuies e assumir o papel de gestor e interventor neste processo de busca pela informao de maneira rpida e precisa a fim de permitir a propagao das tecnologias na vida de um maior nmero de pessoas. Os bibliotecrios junto com a direo pedaggica da escola estaro preocupados em manter a biblioteca escolar aberta, um espao livre e interativo propiciando a assimilao de

novos conhecimentos de crianas e jovens, a realizao de pesquisas diante as transformaes constantes e a dinamizao das tecnologias existentes.

REFERNCIAS

BARRETO, Auta Rojas; CARVALHO, Elizabet Ramos de. Gesto de unidades de informao: manual. Curitiba: TECPAR; Braslia: IBICT, 1997. BORGES, Andr. Especial: A tecnologia no setor educacional. In: Computerworld. 401 ed. 2004. Disponvel em: <http://www.eduweb.com.br/portugues/img_edupress/revista_12_03.htm> Acessado em: 05 dez. 2009. CARVALHO, Maria da Conceio. Internet e pesquisa escolar. In: CAMPELLO, Bernadete Santos et al. A biblioteca escolar: temas para uma prtica pedaggica. 2 ed. Belo Horizonte: Autentica, 2002. Cap. 7. CONSTRUTIVA: internet software. Disponvel em: <http://www.construtiva.com.br/portal/artigosnoticias/user_exibir.asp?ID=905503> Acessado em: 05 dez. 2009. KUHLTHAU, Carol. Como usar a biblioteca na escola: um programa de atividades para a pr-escola e ensino fundamental. Trad. Bernadete santos Campello et al. Belo Horizonte: Autentica, 2002. 303p. RIBEIRO, Maria Solange Pereira; CURY, Maria Catarina. Articulao do ensino, pesquisa e extenso em biblioteconomia na era das relaes. In: CASTRO, Csar Augusto. (org.). Conhecimento, pesquisa e praticas sociais em cincia da informao. So Luis: EDUFMA, 2007. Cap. 10. ROMANI, Claudia; BORSZCZ, Iraci. (Orgs.). Unidades de informao: conceitos e competncias. Florianpolis: editora da UFSC, 2006. 133p. TARGINO, Maria das Graas. Conceito de biblioteca. Braslia: ABDF, 1984. 117p.