Planeamento e Calendarizao de Eventos

Aspectos introdutrios

A organizao pessoal e a gesto do tempo

Aspectos a considerar Gesto de tempo

Importante planear mas pouca gente o faz.

PORQU?
Porque muitas vezes no h tempo. H tanta coisa a fazer que planear acaba por ficar para segundo plano. Portanto e fundamental fazer uma boa gesto do tempo.

Aspectos a considerar Gesto de tempo

importante que o negociador saiba gerir bem o seu tempo Planear a melhor forma de gerir o tempo

Usos de agenda (electrnica ou manual)

Fazer diariamente uma lista das coisas a fazer

Aspectos a considerar Gesto de tempo

No fazer duas ou trs coisas ao mesmo tempo Manter o local de trabalho arrumado

Voltar a colocar no local tudo o que retirou!

O Evento
Normalmente quando falamos em eventos aparecem inmeras classificaes e nomes, mas basicamente quando uma empresa organiza, patrocina ou participa um evento

Estes so classificados de acordo com vrios critrios que ajudam a perceber as vantagens de cada um e a deciso de participao, ou no em determinado evento.

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados consoante a sua finalidade: Eventos Pblicos e Institucionais, Promocionais. Os eventos podem ser classificados em termos de periodicidade: Espordicos; Peridicos; De Oportunidade

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados em termos de rea de abrangncia:
Locais; Regionais; Nacionais Internacionais.

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados em termos de mbito:
Interno; Externo.

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados em termos de pblico - alvo desejado:
Corporativo; Consumidor; Pode tambm ser ao mesmo tempo Corporativo e virado para o Consumidor (cultural e comercial).

Tipos de Eventos
Como exemplos de tipos de eventos temos: Feiras;
Convenes de Vendas;

Congressos;
Roadshows; Workshops; Eventos sociais; Eventos de Relaes Pblicas; Eventos culturais; Eventos Desportivos, tursticos, culturais, sociais ecolgicos, de lazer, etc.

Tipos de Eventos
Estes eventos so muito usados para:
Lanamentos; Apresentaes; Comemoraes; Demonstraes; Divulgao de produtos e resultados; Assinalar aniversrios, compras, fuses, negcios, entre outros; Aproximao do pblico externo e confraternizao com pblico interno reforo espirito equipa.

Actualidade
No momento actual os eventos assemelham-se muito, a diferenciao factor de sucesso e valorizao num mercado saturado de informao. So as pessoas que desenvolvem este tipo de aco que devemos considerar como elementos cruciais pois ditam o sucesso ou insucesso de um evento.

Actualidade
Alm das pessoas, o que est por trs de um evento toda a reputao e credibilidade de uma empresa enquanto organizadora. A palavra reputao posta em causa quando surge uma crise e a gesto de crise em eventos inevitavelmente uma constante realidade para quem os organiza.

Actualidade
A soluo passa por estarmos preparados e estar preparado envolve a previso, definio e cumprimento de todas as etapas e procedimentos essenciais que um evento necessita.

Gesto de Crise
A gesto de crise em eventos comea desde a altura de deciso de avanar ou no para a organizao ou participao num evento, onde priri se deve reflectir e analisar:

Gesto de Crise
A integrao da aco com o plano e objectivos de comunicao da empresa Institucionais ou Promocionais ou ainda ambos; Disponibilidade financeira; Disponibilidade tcnica e de capital humano; Disponibilidade de infra-estrutura; Disponibilidade de prazos de implantao da aco.

Gesto de Crise
Tendo em conta que para se realizar um evento, que, pela sua natureza, envolve o contacto directo com o pblico, existem algumas preocupaes que o gestor do evento deve ter, nomeadamente:
Ao nvel da comunicao; Ao nvel da liderana; Organizao: briefing, check list, documentao; Cultura geral; Flexibilidade, diplomacia, improviso e criatividade; Responsabilidade;

Formao, conhecimento dos fornecedores e das novidades.

Perfil do Gestor/Produtor
Assim, na execuo do projecto, o perfil desejado do responsvel pela gesto do evento algum que rena os seguintes critrios:
Organizado;

Elevado sentido de responsabilidade;

Dinmico; Capacidade de comunicao; Gosto pela rea de organizao de eventos; Capacidade comercial e operacional; Know-how em diversas reas; Obsesso pelo pormenor; Muito, muito, muito bom senso.

Perfil do Gestor/Produtor
A importncia do pormenor essencial, talvez devido ao facto de inmeras vezes se associar o evento a ambientes mais descontrados, descurase os pequenos pormenores, estamos perante um exerccio extremamente exigente de gesto de agentes, interligao de fornecedores, preveno de imprevistos e organizao absoluta necessria.

Perfil do Gestor/Produtor
A promoo e organizao de um evento, um negcio do fascnio mas igualmente de rigor, de procura constante de novas ferramentas artsticas e tecnolgicas, mas sem esquecer as regras acadmicas obedecendo a uma estratgia pura de comunicao e marketing para conseguir obter grandes resultados.

Perfil do Gestor/Produtor
No final, um evento onde tudo pareceu espontneo, significa que todos os aspectos de pormenor no foram descurados, detalhes que escapam maioria dos convidados, mas dos quais dependem o sucesso do evento.

Carcter da Crise
O carcter de uma crise determinado pela fora do impacto que esta gera, ter reflexo na percepo dos pblicos prioritrios em relao ao evento e empresa organizadora, o que consequentemente afectar a sua reputao e credibilidade.

Carcter da Crise
Um local incomum, colaboradores inexperientes, movimentao de equipamentos e o clima de agitao geral formam os ingredientes para ameaas em potencial.

A avaliao sensata das potenciais ameaas e a avaliao preventiva so a base da gesto de risco.

Escolha do Evento
Em primeiro lugar, deve-se fazer um prprojeto, enfatizando seis tpicos:

Processos
Objetivo Conceito do Produto
Definio clara do que deve ser o evento Estruturao O qu Qum Onde Quando Porqu Como Custos

Processos
Pblico-Alvo Anlise do Mercado
Demanda do produto Concorrncia

Estratgia
Que ferramentas usar Possibilidade de patrocnio

Processos
Anlise de Viabilidade Tcnica/Econmica
Necessidade de recursos financeiros e humanos

Simulao pessimista e otimista

Sistema dos 3 Pontos

Para que um evento tenha um final feliz, necessrio organiz-lo considerando 3 pontos:
Produo

Promoo
Custos

Sistema dos 3 Pontos

Podemos detalhar algumas actividades cruciais a serem observadas para a realizao de um evento.
Produo Promoo Custos

Produo
Local Perodo Pblico-Alvo Quantidade de Pblico Estacionamento Segurana Limpeza Atendimento Mdico Equipamentos

Produo
Equipas de Manuteno Aspectos Legais Licenas Seguro Hospedagem Alimentao

Produo
Catering Recepo Secretaria Contratao de Pessoal Administrao de Pessoal Venda de ingressos Inscries Credenciao

Promoo
Criao de nome Programao visual Cenografia promocional Merchandising Media Comunicao Promoo Distribuio de Brindes

Promoo
Sorteios Divulgao Assessoria de Imprensa Relaes Pblicas Procura de Patrocnios Relatrios de Retorno Clipping (seleco de artigos dos media)

Custos
Oramento Global Oramento Setorizado Fluxo de Caixa Balancete Prestao de Contas Relatrio com Relao Custo/Benefcio

Expectativas dos clientes

As expectativas dos clientes devem ser clara e rigorosamente identificadas, para que seja possvel gerir a organizao do evento de acordo com as suas necessidades.

Por vezes, o objectivo principal atrair o maior nmero de participantes ou utilizar o melhor local disponvel e no necessariamente fazer lucro.

Expectativas dos clientes

Outras vezes, o objectivo principal do evento , de facto, o lucro. Seja qual for o objectivo do evento, o cliente espera sempre um determinado nvel de qualidade e pode ter expectativas quanto realizao dos seus objectivos dentro de um determinado perodo de tempo.

Expectativas dos clientes

Genericamente o cliente espera sempre tirar o mximo partido do evento pelo preo mnimo (sendo a expectativa dos fornecedores exactamente a oposta).

por isso necessrio encontrar um compromisso adequado.

Expectativas dos clientes

A maior parte dos organizadores afirma que a satisfao dos clientes o principal objectivo da organizao do evento, visto que clientes satisfeitos so a base de um evento bem sucedido.

Imagem organizacional
Todas as organizaes no sector dos eventos devem ter uma boa reputao. Os servios dos eventos podem ser muito exigentes.

Imagem organizacional
Depois de se criar uma boa imagem empresarial, esta deve ser preservada com o maior cuidado pois pode ser facilmente posta em causa com um simples erro, que muitas vez rapidamente transmitido a outros potenciais clientes.

Imagem organizacional
A manuteno de elevados padres de qualidade essencial para a viabilidade a longo prazo da organizao, permitindo conquistar uma vantagem sobre a concorrncia.

As consequncias das restries

H restries que podem afectar a organizao de um evento, exigindo por exemplo que o organizador altere as prticas de trabalho normais. As restries podem envolver limite oramentais impostos pelo cliente e pelo tempo ou restries de pessoal impostas pela organizao ou por requisitos de autoridades exteriores organizao, nomeadamente os servios de emergncia ou as autoridades de licenciamento.

As consequncias das restries

Qualquer que seja a natureza da restrio, da responsabilidade do organizador negociar, com a sua prpria organizao e com o cliente, para encontrar uma soluo adequada que no afecte o sucesso do evento. aqui que so postas prova as aptides do organizador para encontrar solues criativas sem afectar a qualidade.

Os Indivduos

Clientes
O cliente deve ser o centro de todas as atenes.

A chave do sucesso no sector dos eventos compreender as necessidades do cliente, satisfazer essas necessidades e orientar o cliente rumo ao sucesso do evento, o que pode, por vezes, implicar recusar de forma delicada uma sugesto irrealista do cliente.

Clientes
Eles no so especialistas do sector dos eventos (e por vezes no gostam de reconhecer esse facto), mas o seu contributo para a forma como o evento deve ser organizado para atingir os seus objectivos crucial.

Especialistas
Os especialistas tm uma funo crucial na realizao do evento. Uma das funes mais importantes desempenhada pelos fornecedores de catering (comida e bebidas).

Especialistas
Estes podem apoiar o sucesso do evento dando sugestes acerca do tipo de comida que se pode oferecer (especialmente no caso de servios de catering com produtos dietticos) bem como da forma de fornecer a comida, em funo dos requisitos do evento (buffet ou refeio servida mesa).

Especialistas
Os fornecedores de audiovisual (fornecedores do apoio tcnico) podem apoiar os organizadores, dando sugestes quanto ao equipamento mais adequado para o evento e oferecendo apoio tcnico durante o evento para garantir que o evento corre sem incidentes.

Especialistas
As empresas de transportes fornecem veculos para a transferncia de participantes do aeroporto para o hotel, do hotel para o evento, para onde se realizem acontecimentos sociais ou para outros locais de interesse.

Especialistas
importante que a empresa de transportes esteja familiarizada com a rea para evitar atrasos e que fornea veculos seguros e de confiana, bem como condutores seguros e educados. A qualidade do transporte pode afectar o sucesso do evento.

Especialistas
Um fornecedor de catering bem escolhido pode inclusive salvar um evento! Os fornecedores de audiovisuais que ofeream equipamento de qualidade e confiana so tambm essenciais para um evento bem organizado.

Especialistas
Nos eventos internacionais os fornecedores de audiovisuais devem tambm ter bons conhecimentos de Ingls tcnico, bem como de outras lnguas mais faladas internacionalmente, para facilitar as comunicaes entre os oradores e os funcionrios do evento e de apoio.

Outros Colaboradores
H muitos outros colaboradores envolvidos no evento, nomeadamente funcionrios de apoio, assistentes, mensageiros, pessoal da segurana, da informao, etc..

Estas pessoas contribuem para o evento prestando servios de apoio.

Outros Colaboradores
Todos eles devem estar cientes da importncia dos clientes. Devem falar ingls e ser educados e correctos. Qualquer funcionrio que no esteja ciente da importncia dos clientes pode prejudicar o evento, ou por no prestar os servios com a devida qualidade ou por prestar os servios de forma grosseira, deixando os participantes insatisfeitos.

Autoridades

Companhias de Seguros

Companhias de Seguros
Os seguros representam um requisito muito importante para a organizao de eventos, e necessrio identificar quais as reas de risco e que aspectos especficos devero ser cobertos por seguros.

Companhias de Seguros
Algumas instalaes podem exigir a realizao de um seguro como parte integrante das suas condies para albergar o evento e a maior parte dos organizadores deve garantir que todos os riscos principais esto cobertos, tal como o cancelamento do evento e a perda da receita no caso de aces terroristas, guerras, etc., e tambm naturalmente a cobertura de responsabilidades civis.

Companhias de Seguros
As companhias de seguro tm geralmente pessoal especializado com conhecimentos necessrios para aconselhar os organizadores em questes de seguros.

O nvel de especializao que estes oferecem determina se o seu evento est ou no devidamente coberto.

Servios de Emergncia
No caso de surgir uma emergncia, deve ser seguido um plano de emergncia. No entanto, chama-se a ateno que essencial para os organizadores saberem como reagir em situaes de emergncia para garantir a segurana dos participantes do evento.

Servios de Emergncia
Os organizadores devem estar especialmente cientes de:
A localizao das sadas de emergncia; Os meios de anunciar as emergncias; Os ponto de encontro em caso de evacuao de um edifcio devido a um incndio; As responsabilidades delegadas e procedimentos de reporte; Como ter acesso aos servios de assistncia mdica; A lista de nmeros de telefone para aceder rapidamente aos servios relevantes.

Autoridades Locais
O sector de eventos necessita muitas vezes do apoio das autoridades locais para a organizao dos eventos. A importncia de garantir o cumprimento dos requisitos das autoridades locais no deve nunca ser subestimada.

Se isto no for devidamente acautelado pode resultar no encerramento do seu evento.

Autoridades Locais
O apoio das autoridades locais concentra-se, por vezes, em aspectos relacionados com a promoo da cidade (ou da regio) destino do evento.

As autoridades locais podem dispor de uma equipa especializada para prestar assistncia na resoluo dos aspectos da organizao do evento que podem ter um impacto negativo na vida dos residentes locais.

Autoridades Locais
Por exemplo, a gesto do trnsito, de engarrafamentos e do estacionamento automvel dentro da cidade, ou mesmo o encerramento de algumas artrias para a realizao de um festival ou de uma parada. As autoridades locais podem tambm oferecer apoio financeiro para um evento, de forma a atrair pessoas para a sua cidade.

As Autoridades de Licenciamento
necessrio trabalhar em conformidade com a legislao local, regional e nacional relativamente a licenas necessrias para um evento.

Por exemplo os organizadores devem respeitar as leis locais relativas a eventos ao ar livre, espectculos de entretenimento, venda de lcool ou ao acesso e utilizao de edifcios histricos.

Organizaes

Fornecedores
A escolha de bons fornecedores, que ofeream produtos e servios de qualidade a um bom preo, um factor decisivo para o sucesso de um evento.

Antes de assinar qualquer contrato de fornecimento, dever fazer-se uma escolha criteriosa dos fornecedores, estudando nomeadamente as suas referncias e padres de qualidade.

Fornecedores
Por vezes um fornecedor poder estar a sobrestimar os seus preos e este facto pode ter um grande impacto em eventos em que os nmeros sejam variveis.

Isto mostra que imprescindvel obter cotaes de preos firmes para cada um dos eventos que organize.

Desmontagem do Evento
A Desmontagem do evento tm que ser criteriosamente prevista em contrato. Ao adjudicar os servios a empresas exteriores temos que ter em conta esse facto, salvaguardado em contrato. O atraso nas desmontagens poder implicar um acrscimo de custos desnecessrio