Gesto de Comunicao

do Projeto
Cludio Oliveira
Fernando Leopoldino
Jssica Carvalho
Rafael Caetano
A comunicao mais
importante para o
sucesso de um projeto
do que se pode imaginar
A comunicao e o projeto
Comunicao no brincadeira de criana.
A comunicao e o projeto
Como gerir comunicaes em projetos
Como preparar um plano de comunicaes do
projeto
Como identificar e orientar informaes aos
stakeholders
As informaes relevantes para realizao de
reunies
Elaborao de relatrio de desempenho
Elementos fundamentais para a anlise de
informao de projeto
A comunicao e o projeto
A comunicao precisa ser clara para que haja compreenso.
Caso contrrio, o projeto pode ir por gua abaixo.
Informao clara,
coerente e
completa
Emissor
Informao
recebida de forma
integra e entendia
corretamente
Receptor
Processo de gerenciamento
Identificar as partes interessadas (stakeholders)
Planejar as comunicaes
Distribuir as comunicaes
Gerenciar as expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho

O gerenciamento das comunicaes do projeto inclui
processos para assegurar gerao, coleta, divulgao,
armazenamento e distribuio das informaes.
Processo de gerenciamento
No h receita para a
comunicao. Por mais que haja
manuais e guias, comunicar-se
parte do indivduo, e no do
projeto. Portanto, as lacunas
existentes na comunicao do projeto podem ser
atribudas s barreiras que vo alm do nvel
organizacional.
Processo de gerenciamento
A natureza complexa da comunicao decorre
de vrios fatores, como a semntica, o poder
poltico, no mbito individual, ou questes
tecnolgicas de cunho organizacional. Portanto,
tornar o mais facilmente compreensvel o
processo de comunicao, melhor para a equipe
e para o projeto.
A natureza complexa da comunicao decorre
de vrios fatores, como a semntica, o poder
poltico, no mbito individual, ou questes
tecnolgicas de cunho organizacional. Portanto,
tornar o mais facilmente compreensvel o
processo de comunicao, melhor para a equipe
e para o projeto.
Processo de gerenciamento
Transferir informao exatamente como concebida algo difcil
e quanto mais stakeholders, mais complexa se torna a tarefa.
Processo de gerenciamento
Um ambiente de
confiana
essencial para a
comunicao. Sem
confiana, h temor,
suposies e rudos na
comunicao.
Processo de gerenciamento
A confiana, porm, traz conforto:
as pessoas pedem ajuda, falam
aberta e honestamente,
assumem riscos, aceitam
desafios novos e realizao
suas atividades com menos
estresse e ansiedade.
Processo de gerenciamento
Para um ambiente de confiana, preciso adotar
cinco atividades:
Pensamentos e sentimentos de partilha
Assuno de compromissos que se pode cumprir
Admitir erros
Requer e aceitar feedback
Reconhecer e testar suposies
Necessidade de informao
Gerir expectativas das partes interessadas, no
s requisitos tangveis, mas tambm em nvel
abstrato, no tarefa fcil.
Necessidade de informao
A qualidade da informao um elo importante
na comunicao entre os membros da equipe,
que so as principais fontes de informaes do
andamento do projeto. A forma de distribuio
da informao deve ser definida a partir das
diferenas sociais, do padro tecnolgico, nas
normais organizacionais. A escolha do meio tem
grande importncia na qualidade da
comunicao.
Necessidade de informao
Muitas empresas desembolsam fortunas em
ferramentas tecnolgicas de informao. Mas
nada adianta sem que sejam desenvolvidas
competncias de comunicao de seus gestores.
Necessidade de informao
Porm, barreiras comunicao podem ser
detectadas nos ambientes organizacionais.
Problemas de centralizao de informaes,
interpretaes equivocadas e falta de clareza
(alm da fofoca) podem afetar a comunicao no
ambiente de projeto.
Necessidade de informao
preciso vencer barreiras.
Necessidade de informao
H estudos que apontam
quatro categorias para
as barreiras comunicao
no ambiente organizacional:
reaes do ambiente
verbal
interpessoal
emocional
Necessidade de informao
A comunicao de projetos vai alm da
capacidade de codificar, transmitir e decodificar
informaes e estruturar os processos de gesto.
preciso adotar um modelo integrado de
comunicao em projetos. Neste, o alicerce so
os processos organizacionais, na superfcie esto
as barreiras comunicao e que devem ser
tratadas no mbito individual.
Necessidade de informao
Barreiras
comunicao
Confiana
Semnticas
Ambiente
Compromisso
com a GP
Processos de comunicao
Planejamento
Relatrios de
desempenho
Distribuio da
informao
Gesto dos
stakeholders
I
n
d
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l

O
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g
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Necessidade de informao
Barreiras
comunicao
Confiana
Semnticas
Ambiente
Compromisso
com a GP
Necessidade de informao
Reunio inicial
Discusso do
Project Charter
Elaborao
Plano Projeto
Ajuste
cronograma
reunies
Recebe
informaes
Distribui
informaes
Processa
informaes
Produz
relatrios de
desempenho
Analisa
mudanas
Prepara
Mudana
Prepara rotina
de andamento
Relatrio final
Cronograma
de reunies
Contingncias
Gerenciamento
Para uma comunicao eficaz, o gerente de
projeto deve ser capaz de chegar mente
coletiva, ou seja, conseguir com que a equipe
fale a mesma lngua. Caso contrrio, passar boa
parte do tempo lidando com soluo de
conflitos.
Gerenciamento
Um gerente de projetos precisa:
conhecer as formas de comunicao (planos,
relatrios, polticas, procedimentos, reunies,
cartas etc.)
entender e exercer as diversas formas de
expresso da comunicao (no verbal,
expresses faciais, movimentos corporais etc.)
saber sintetizar ou expandir informaes
(considerando os interessados)
Gerenciamento
senso de justia (em sua atuao como
mediador de conflitos, por exemplo)
elaborar planejamento da comunicao
(cronogramas de reunies, plano de distribuio,
relato de desempenho etc.)
conhecer as expectativas dos
emissores/receptores
conhecer os canais disponveis, entre outras
Gerenciamento
Canais de comunicao
O nmero de canais de depende da quantidade
de emissores e receptores pertencentes a um
sistema. A frmula utilizada para calcular o
nmero de canais de comunicao pode ser
expressa da seguinte forma:
Canais = n (n-1)/2
Canais = 8 (8-1)/2 = 32
Gerenciamento
Para que uma mensagem possa ser transmitida
e entendida preciso estar atendo e eliminar
muitas barreiras ou fatores que tornam a
comunicao inadequada. As barreiras de
comunicao podem ocorrer devido a:
falta de clareza na mensagem
mensagem mal formulada
conflitos existentes entre emissor e receptor
irrelevncia na informao
Gerenciamento
canais adequados
excesso de informao
presena excessiva de rudos
ambiente cultural distinto entre emissor e
receptor
falta de tempo adequada
Ausncia de feedback
Censura na informao transmitida
Gerenciamento
O gerente dever sempre
estar atento s
comunicaes no
mbito do projeto. Seu
objetivo realizar a
comunicao
efetiva. Seu esforo em
eliminar as barreiras tem
de ser voltado para o sucesso do projeto.
Gesto de stakeholders
Identificao e gesto dos stakeholders
A definio de sucesso pode ser bem pessoal.
Assim, atribuir sucesso a um projeto tambm
depende da viso de cada um dos envolvidos.
fundamental identificar os principais grupos de
stakeholders do projeto, mapear sua influncia e
gerenciar a expectativa ao longo do projeto.
Gesto de stakeholders
A definio clssica para stakeholder qualquer
grupo ou indivduo que possa afetar ou ser
afetado pelo cumprimento dos objetivos do
projeto.
Nesta perspectiva, as dimenses de poder e
interesse podem refletir diferentes estratgias de
gesto dos stakeholders, da seguinte forma:
Gesto de stakeholders
ESTRATGIAS PARA AS PARTES INTERESSADAS
B
A
I
X
O

P
O
D
E
R

A
L
T
O

MTO (+) INTERESSE CONFLITUOSO
Gesto de stakeholders
Para cada um dos quadrantes resultantes, so
necessrias estratgias de gesto distintas.
O grupo com alto poder e alto interesse no
projeto deve ser mantido prximo e satisfeito,
pois pode afetar decisivamente o projeto.
Gesto de stakeholders
possvel analisar os stakeholders por seus
atributos de pode, legitimidade e urgncia:
Gesto de stakeholders
Dormente
Discricionrio Exigente
URGNCIA
PODER
LEGITIMIDADE
Perigoso Dominante
Dependente
Definitivo
Gesto de stakeholders
Stakeholder latente: possui s um dos atributos
(poder, legitimidade e urgncia) e tem pouca
evidncia. Ele pode ser classificado tambm:
Dormente: seu nico atributo poder
Discricionrio: seu nico atributo legitimidade
Exigente: seu nico atributo urgncia
Gesto de stakeholders
Stakeholder espectador: possui dois atributos e
tem importncia moderada. O stakeholder
expectador pode ser classificado por outros dois
atributo:
Poder e legitimidade: o dominante
Legitimidade e urgncia: o dependente
Poder e urgncia: o perigoso
Gesto de stakeholders
Stakeholder definitivo: possui os trs atributos.
Ele deve ter suas expectativas identificadas e
negociadas caso tenha objetivos conflitantes com
os demais.
Os stakeholders dominantes, dependentes e
perigosos devem ser ouvidos, mantidos
informados, enquanto os outros, apenas
mapeados.
Gesto de stakeholders
Exemplo de stakeholder analisado e identificado. Como
CEO, deve ser mantido satisfeito, prximo do gerente do
projeto, pois tem grande interesse em seu sucesso.
Planejamento x barreiras
A primeira abordagem do gerenciamento das
comunicaes em projetos se inicia pela
identificao das informaes que os
interessados precisam ao longo do projeto.
Para elaborar o planejamento, o gerente precisa
conhecer os requisitos e as tecnologias
disponveis. Assim, possvel enviar a
informao certa para a pessoa certa, na hora
certa, segundo as consideraes de
custo/benefcio possveis.

Planejamento x barreiras
O planejamento das
comunicaes pode
ser visualizado por
uma trade de
necessidades em
projetos: interessados,
tecnologia e informao.
Tecnologia
Informao
Interessados
Planejamento x barreiras
Os interessados so uma das principais fontes de
preocupao dos gerentes de projeto. A
identificao e avaliao dos interessados no
projeto, bem como a elaborao de um plano de
aes visando suprir suas necessidades, devem
estar entre as principais aes iniciais de um
projeto.
Planejamento x barreiras
H dois grupos de interessados:
Primrios: diretamente ligados ao projeto, tm
interesse positivo. So os gerentes e equipe de
projeto, patrocinadores, clientes e fornecedores.
Secundrios: sem ligao formal com o projeto,
so o governo, sindicatos, associaes de classe,
famlia dos envolvidos e a comunidade a que ir
utilizar-se do projeto.
Planejamento x barreiras
Uma vez identificados os interessados no
projeto, preciso avali-los a partir de suas
necessidades de informao. preciso conhecer
o tipo de informao requerida e a mdia a ser
utilizada.
A identificao da tecnologia leva em conta as
mdias existentes no projeto, como internet,
terminais de computadores, intranet etc.
Intranet
Intranet
A comunicao interna das empresas um
assunto frequente, mesmo em tempos de
globalizao, onde a informao percorre
rapidamente o mundo todo. Pequenas, mdias e
principalmente grandes empresas, encontram
dificuldade em se comunicar de forma rpida e
eficiente com seus colaboradores, e quando
falamos em se comunicar, entende-se que esta
via de mo dupla.
Intranet
Intranet o termo usado para definir um sistema
de rede interna, criado a partir de tecnologias de
ferramentas da internet, utilizado para a
circulao de informaes entre os
colaboradores de uma determinada organizao.
Intranet refere-se s pginas acessveis apenas
dentro de uma organizao.
Intranet
Muitas empresas grandes usam intranets. A
distribuio de informaes uma tarefa
complicada quando a empresa tem 10.000
funcionrios ou mais. As intranets podem ajudar
a curar essa dor de cabea.
A seguir, trs razes para a empresa investir em
uma intranet:

Intranet
1. A comunicao fica prejudicada quando h
mais de uma pessoa envolvida
At mesmo uma empresa muito pequena
enfrenta problemas de comunicao. Muitas
pessoas descobrem o que est acontecendo com
fofocas de corredor. As histrias vo mudando
enquanto vo sendo transmitidas, o que acaba
resultando em uma equipe mal informada e
insatisfeita.
Intranet
Uma intranet o lugar perfeito para a publicao
de relatrios semanais, memorandos e objetivos.
Assim, fica tudo em uma s pgina.
Ainda que a empresa no tenha funcionrios
trabalhando remotamente, sua equipe de vendas
ou consultores no esto o tempo todo no
escritrio.
Intranet
2. Tempo dinheiro
A intranet permite a divulgao de informaes
crticas de forma que todos os funcionrios possam
ver, assim como as de recursos humanos, por
exemplo.
A divulgao de calendrios, polticas e benefcios da
empresa um bom comeo. Ela reduzir o tempo
perdido. Mas uma intranet no precisa ser usada s
para divulgar informaes bsicas. Sua beleza a
interatividade.

Intranet
3. melhor do que e-mail
Com a intranet, as pessoas podem trabalhar em
arquivos compartilhados e ter um local central
onde armazenam o arquivo mais recente.
Isso tambm ajudar a economizar espao no
servidor. Pode parecer que no seja muito, mas
guardar as verses de diferentes arquivos no
computador de todas as pessoas envolvidas
pode ocupar um espao precioso.

Intranet
Grupo Viceri lana Intranet Social com Microsoft
Sharepoint e Yammer
Publicado em www.convergecom.com.br em 13/05/2014
Intranet
A Viceri Specialist, empresa de Jundia-SP
especialista em desenvolver sistemas para
diversos mercados, lanou o Modern Intranet,
pacote pronto que une funcionalidades do
Sharepoint e da rede social corporativa Yammer,
ambas da Microsoft, em um modelo inovador e
com design responsivo.

Intranet
No formato tradicional, o funcionrio ou
colaborador precisa acessar a Intranet para
buscar as informaes. Na Modern Intranet, o
contedo organizacional chega ao colaborador
de forma proativa, utilizando a rede social
Yammer, e-mails ou por meio de notificaes no
tablet, celular ou qualquer outro dispositivo
mvel.

Intranet
Entre as principais funcionalidades esto a
gesto do conhecimento, gesto de contedo,
workflow, colaborao social conectando pessoas
e sistemas, e mobilidade. Tambm possvel
postar notcias, documentos estratgicos e
confidenciais com restrio de uso, vdeos,
avisos, comunicados, vagas, novos
colaboradores, entre outros.
Planejamento x barreiras
Referncias
CARVALHO, M. M.; RABECHINI JR, R. Fundamentos em gesto de projetos. 2011. Atlas: So Paulo.
INTRANET: soluo prtica e rpida para a comunicao interna. R3C Labs. Disponvel em
http://www.r3c.com.br/labs/intranet-solucao-pratica-e-rapida-para-a-comunicacao-interna/.
Acesso em 23/05/2014, s 3h
KOMANDO, K. Por que sua empresa precisa de uma intranet. 4 fev. 2011. Disponvel em
http://www.microsoft.com/business/pt-br/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=43. Acesso em
23/05/2014, s 2h40
STORANI, L. Comunicao em projetos: identificando as partes interessadas. Disponvel em
blog.acaogp.com.br/2011/05/08/comunicacao-em-projetos--identificando-as-partes-
interessadas/. Acesso em 22/05/2014, s 16h.
Gesto de Comunicao
do Projeto
Cludio Roberto de Oliveira
Jssica Duarte Carvalho
Fernando Alves Leopoldino
Rafael Caetano Rissi

Faculdade de Orlndia FAO/Uniesp

Gesto de Projetos
Professor: Ren Santos

Apresentao: 23/05/2014
Gesto de Comunicao
do Projeto
Consequncia da m comunicao?