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Gerenciamento das

comunicaes do projeto

SEGUNDO PMBOK
GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAES DO PROJETO
Disseminao de informaes atravs de
processos especficos;
Contato direto com membros e partes
interessadas (internas e externas)
organizao;
Importante elo de ligao entre os interessados
no projeto e os meios em que eles atuam.
I - Identificar as
partes
interessadas
II - Planejar as
comunicaes
III - Distribuir
informaes
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAES DO PROJETO
IV - Gerenciar as
expectativas das
partes
interessadas
V - Reportar o
desempenho
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAES DO PROJETO
Interao;
Cada processo ocorre pelo menos uma vez em
todos os projetos;
Na prtica a interao dos processos pode aparecer
de forma menos detalhada.
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAES DO PROJETO
Dimenses em potencial:
Interna e Externa;
Formal;
Vertical;
Oficial;
Escrita e oral;
Verbal e no-verbal.



Habilidades de comunicao:
Saber ouvir;
Perguntar sempre;
Educar;
Levantamento de dados;
Lidar com expectativas;
Convencer pessoas e empresas;
Negociaes em acordos;
Soluo de problemas;
Antecipar os passos.
IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS
Identificar pessoas ou organizaes possveis afetadas pelo projeto,
construindo documentos com informaes relacionadas aos seus interesses,
envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
As partes interessadas, pessoas ou organizaes, podem estar em diversos
nveis de organizao com diferentes nveis de autoridade, ou ser externas
organizao executora do projeto.
possvel traar estratgias para abordar cada parte interessada e
determinar o nvel e a oportunidade para o envolvimento das mesmas no
projeto, visando maximizar pontos positivos e minimizar possveis pontos
negativos. As estratgias esto sujeitas as ajustes no decorrer do projeto.
Deve-se classificar as partes interessadas de acordo com o interesse,
influencia e envolvimento, afim de utilizar o tempo de forma mais eficiente e
concentrar-se apenas nos relacionamentos necessrios.

IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: ENTRADAS




1- TERMO DE ABERTURA DO PROJETO:
Oferece informaes sobre as partes internas e externas envolvidas e afetadas
pelo projeto.

2- DOCUMENTOS DE AQUISIO:
Sendo o projeto o resultado de uma atividade de aquisio ou estando baseado
em um contrato, as partes desse contrato so as principais partes interessadas.

IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: ENTRADAS


3- FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA:
Fatores que influenciam no processo de identificao das partes interessadas:
Cultura e estrutura organizacional;
Padres governamentais ou do setor.

4- ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS:
Fatores que influenciam no processo de identificao das partes interessadas:
Modelos para registros das partes interessadas;
Lies aprendidas do projetos anteriores;
Registros das partes interessadas de projetos anteriores.
IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS:
FERRAMENTAS E TCNICAS


1. ANLISE DAS PARTES INTERESSADAS: Consiste num processo de coleta e anlise
sistemtica de informaes quantitativas e qualitativas para determinar quais
interesses devem ser considerados durante o projeto. Levando em conta
interesses, expectativas e influencias das partes interessadas, afim de alavancar
parcerias futuras.

ETAPA 1: Identificar todas as partes interessadas potenciais do projeto e suas
informaes relevantes (papis, departamentos, interesses, conhecimento,
expectativas e influencias).
As principais partes interessadas incluem todas as pessoas com papel gerencial ou
de tomada de decises. Atravs das partes principais podemos identificar as
outras partes interessadas, acrescendo a lista at que todos estejam includos.



IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS:
FERRAMENTAS E TCNICAS


ETAPA 2: Identificar o impacto ou apoio que cada parte interessada pode gerar e
classific-los com o intuito de definir uma estratgia de abordagem, priorizando as
principais partes a fim de garantir o uso eficiente de esforos para comunicar e
gerenciar as expectativas.

Modelos de classificao:
Grau de poder/interesse: Autoridade e preocupao com resultados;
Grau de poder/influncia: Autoridade e desenvolvimento ativo;
Grau de influncia/impacto: Envolvimento ativo e habilidade para efetuar
mudanas no planejamento ou na execuo do projeto;
Modelo de importncia relativa: Poder, urgncia e legitimidade.


IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS:
FERRAMENTAS E TCNICAS













Exemplo de grade de poder/interesse com as partes interessadas

















IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS:
FERRAMENTAS E TCNICAS


ETAPA 3: Avaliar a provvel reao ou resposta das principais partes interessadas
para diversas situaes, com o intuito de planejar como influenci-las para
aumentar seu apoio e minimizar os impactos negativos.


IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS:
FERRAMENTAS E TCNICAS


2. OPINIO ESPECIALIZADA: Consiste em solicitar opinies e conhecimentos de
grupos ou pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na
rea ou disciplina em questo a fim de garantir uma ampla identificao e
listagem das partes interessadas. Para isso recorremos a consultas individuais,
reunies ou entrevistas, ou formato de painel, discusses em grupo, pesquisas de
opino.

Alta administrao;
Demais unidades de organizao;
Principais partes interessadas j identificadas;
Gerentes de projetos da mesma rea;
Especialistas no assunto da rea de negcio ou do projeto;
Grupos e consultores do setor;
Associaes tcnicas e profissionais.


IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: SADAS


1. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS: Principal sada do processo de
identificao. Contm todos os detalhes relativos s partes identificadas, incluindo,
entre outros:

Informaes de identificao: nome, posio na organizao, local, papel,
contato;
Informaes de avaliao: requisitos essenciais, principais expectativas,
influncia potencial, fase de maior interesse no ciclo da vida;
Classificao das partes interessadas: interna/externa,
apoiadora/neutra/resistente/etc.


IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: SADAS


2. ESTRATGIA PARA GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS: Abordagem
definida no intuito de aumentar o apoio e minimizar os impactos negativos das
partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto. Inclui elementos como:

Principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo significativo;
Nvel de participao no projeto desejado para cada parte interessada e
identificada;
Grupos de partes interessadas e sua administrao.







IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: SADAS


Uma matriz de anlises das partes interessadas uma forma comum de
representar a estratgia de gerenciamento.




Algumas informaes podem ser confidenciais e no devem ser includas em
documentos compartilhados. O gerente deve analisar o tipo de informao e o
nvel de detalhes a serem includos na estratgia de gerenciamento das partes
interessadas.




PLANEJAR AS COMUNICAES


Consiste em determinar as necessidades de informao das partes
interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicao. Est
vinculado aos fatores ambientais da empresa, j que a estrutura da organizao
ter um efeito importante nos requisitos de comunicaes do projeto.
O mal planejamento ou a falta dele poder acarretar em srios problemas
para o andamento do projeto, assim como:

Atraso na entrega de mensagens;
Comunicao de informaes confidenciais para o pblico incorreto;
Falta de comunicao.

O plano de comunicao permite que o gerente documente tudo, visando
uma comunicao mais eficiente e eficaz.



PLANEJAR AS COMUNICAES



O que vem a ser comunicao eficaz?
Informaes fornecidas no formato correto, no tempo adequado e
com o impacto necessrio.

O que vem a ser comunicao eficiente?
Fornecer somente as informaes que so necessrias.

Na maioria dos projetos o planejamento das comunicaes feito no
incio, durante o desenvolvimento do plano de gerenciamento do
projeto, permitindo que os recursos adequados (tempo e oramento)
sejam devidamente providenciados. Os resultados desse processo so
revisados ao longo do andamento do projeto e quando necessrio
alterados para garantir uma aplicabilidade contnua.






PLANEJAR AS COMUNICAES: ENTRADAS


1. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS;

2. ESTRATGIA PARA GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS;

3. FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA: A comunicao precisa ser adaptada ao
ambiente do projeto.

4. ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIOANAIS: Lies aprendidas e informaes
histricas devem ser tomadas como base para planejar as atividades de
comunicao do projeto atual.




PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


1. ANLISE DOS REQUISITOS DA COMUNICAO: Determina os requisitos de
informaes das partes interessadas do projeto, definidos com a combinao do
tipo e do formato das informaes necessrias com uma anlise do valor dessas
informaes. Os recursos do projeto so gastos apenas na comunicao de
informaes que contribuam para o xito ou quando a falta de comunicao
pode ocasionar falhas.

O gerente de projetos deve fazer o clculo do nmero de canais de
comunicao potencial. O clculo realizado atravs da expresso: n(n-1)/2 ,
onde n representa o nmero de partes interessadas. Ex: 10(10-1)/2=45.
Neste exemplo temos 45 canais de comunicao em potencial.



PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


Informaes utilizadas para determinar os requisitos de comunicao:

Organogramas;
Organizao do projeto e relacionamentos das partes interessadas;
Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas;
Logstica do quantitativo de pessoas envolvidas e seus respectivos locais;
Necessidade de informaes internas;
Necessidade de informaes externas;
Informaes do registro das partes interessadas e da estratgia de
gerenciamento das partes interessadas.


PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


2. TECNOLOGIA DAS COMUNICAES: Existem vrias formas para transferir
informaes entre as partes interessadas. So utilizadas tcnicas como mtodos
de comunicao; desde conversas rpidas at longas reunies, ou desde
documentos por escrito at materiais com acesso online.

Fatores que afetam o projeto:

Urgncia da necessidade de informaes: Informaes em tempo real ou
peridicas?

Disponibilidade de tecnologia: Uso de sistemas adequados acessvel a todos;


PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


Equipe do projeto esperada: Necessidade de treinamento para os
participantes.

Durao do projeto: Mudana na tecnologia ao longo do projeto;

Ambiente do projeto: Presencial ou virtual.


PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


3. MODELOS DE COMUNICAES: Composto basicamente por duas partes
definidas por emissor e receptor.









PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


Principais componentes do modelo de comunicao bsico:

Codificao: Traduzir pensamentos ou ideias em uma linguagem que seja
compreendida por todos;

Mensagem e feedback: Sada da codificao;

Meio: Mtodo utilizado para transmitir a mensagem;

Rudo: Interferncia na transmisso/compreenso;

Decodificao: Reconverter a mensagem em pensamentos ou ideias
significativas.

PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


Emissor: Responsvel por tornar as informaes claras e completas para que o
receptor possa receb-las corretamente e confirmar se elas foram
compreendidas adequadamente.

Receptor: Garante que as informaes sejam recebidas integralmente,
compreendidas corretamente e confirmadas.

Ao longo do processo vo surgindo desafios no uso desses componentes para
estabelecer uma comunicao eficaz entre as partes interessadas. Ex: Em uma
equipe de projeto multinacional, um membro ao comunicar-se com outro membro
de outro pas pode precisar codificar a mensagem no idioma apropriado, envi-la
com o auxlio de tecnologias diversas e o receptor precisa decodificar a
mensagem corretamente, respondendo ou dando um feedback. Qualquer rudo
ao longo do caminho pode comprometer o significado da mensagem original.

PLANEJAR AS COMUNICAES:
FERRAMENTAS E TCNICAS


4. MTODOS DE COMUNICAO: Existem vrios mtodos usados para compartilhar
informaes entre as partes interessadas. Esses mtodos se classificam de modo
geral em:

Comunicao interativa: Entre duas ou mais partes, garantindo o entendimento
de todos de um modo mais eficaz (reunies, telefonemas, videoconferncias);

Comunicao ativa (push): Encaminhar arquivos por diversos meios para
membros interessados sem verificao de chegada ou compreenso pelo
publico-alvo;

Comunicao passiva (pull): Utilizada para grandes volumes de informaes ou
para atingir um maior pblico.

PLANEJAR AS COMUNICAES: SADAS


1. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES: Faz parte do plano de
gerenciamento e projeto, auxiliando. Formal ou informal, altamente detalhado ou
amplamente estruturado, de acordo com cada necessidade do projeto. Fornece:

Requisitos de comunicaes das partes interessadas;
Informaes a serem comunicadas (idioma, formato, contedo e nvel de
detalhes);
Motivo da distribuio da informao;
Intervalo de tempo e frequncia para a distribuio das informaes
necessrias;
Pessoa responsvel por comunicar a informao;
Pessoa responsvel por autorizar a liberao de informaes confidenciais;
PLANEJAR AS COMUNICAES: SADAS


Pessoa ou grupos que recebero as informaes;
Mtodos ou tecnologias usadas para transmitir as informaes (memorandos, email
e/ou imprensa);
Recursos alocados para as atividades de comunicao, incluindo tempo e
oramento;
Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia gerencial
(nomes) para o encaminhamento de questes que no podem ser solucionadas
nos nveis mais baixos;
Mtodos para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicaes com
o progresso e o desenvolvimento do projeto;
Glossrio de terminologia comum;
Fluxogramas do fluxo de informaes, fluxo de trabalho (com sequencia de
autorizao possvel, lista de relatrios, planos de reunies, etc);
Restries de comunicao, derivadas de leis ou normas especficas, tecnologias,
polticas organizacionais, etc.


PLANEJAR AS COMUNICAES: SADAS


2. ATUALIZAES NOS DOCUMENTOS DO PROJETO: Documentos que podem ser
atualizados incluem, entre outros:

Cronograma do projeto;
Registros das partes interessadas;
Estratgia para gerenciamento das partes interessadas.
DISTRIBUIR INFORMAES


o processo de colocar as informaes necessrias disposio das partes
interessadas no projeto conforme planejado. Este processo exercitado durante
todo o ciclo de vida do projeto e inclui diversas tcnicas, tais como:

Modelos de emissor-receptor: Realimentao de feedback e barreiras
comunicao;

Escolhas do meio de comunicao: Como escolher o meio de comunicao
de acordo com a ocasio;

Estilo de Redao: Voz ativa ou passiva;

DISTRIBUIR INFORMAES


Tcnicas de gerenciamento de reunies: Agendamento;

Tcnicas de apresentao: Linguagem corporal, slides.

Tcnicas de facilitao: Concenso e superao de obstaculos.
DISTRIBUIR INFORMAES: ENTRADAS


1. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES: Faz parte do plano de
gerenciamento do projeto j mencionado;

2. RELATRIOS DE DESEMPENHO: Usados para distribuir informaes sobre o
andamento e o desempenho do projeto;
Antes das reunies;
Precisos e atualizados.

3. ATIVOS DE PROCESSOS: Incluem qualquer um ou todos os ativos relacionados a
processos de qualquer ou todas as organizaes envolvidas no projeto. Incluem:
Polticas relativas distribuio;
Modelos;
Histrico e lies.
DISTRIBUIR INFORMAES: FERRAMENTAS E
TCNICAS


1. MTODOS: Reunies, videoconferncias, etc;

2. FERRAMENTAS DE DISTRIBUIO DE INFORMAES: Atravs de documentos
impressos, ferramentas eletrnicas e comunicado de imprensa;

DISTRIBUIR INFORMAES: SADAS


1. NOTIFICAO DAS PARTES INTERESSADAS: Notificao de soluo, mudanas e
situao geral.

2. RELATRIOS DE PROJETO: Os relatrios formais e informais descrevem o andamento
do projeto.

3. APRESENTAES: Fornece informaes as partes interessadas do projeto.

4. REGISTROS DO PROJETO: Memorando, atas de reunies, etc.

5. FEEDBACK DAS PARTES INTERESSADAS: As informaes podem ser usadas para
melhorar o desempenho futuro.

6. DOCUMENTAO DAS LIES APRENDIDAS: Incluem as causas dos problemas; as
lies so guardadas num banco de dados para consultas futuras.

GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES
INTERESSADAS


Processo de comunicao e interao com as partes para atender
solicitaes e resolver questes.

Gerenciar as expectativas das partes, a fim de influenciar seus desejos e manter
as metas do projeto;

Analisar riscos;

Esclarecer e solucionar as questes identificadas.

O gerenciamento das expectativas ajuda a aumentar a probabilidade de
sucesso. Ajuda as partes a entender os benefcios e riscos do projeto.
GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES
INTERESSADAS: ENTRADAS


1. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS: Lista das partes para ser includa nas
comunicaes;

2. ESTRATGIA PARA GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS: Entender as
metas e os objetivos;

3. PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO: O plano de gerenciamento do
projeto, j citado.

4. REGISTRO DAS QUESTES: Usar um registro das questes para monitorar a soluo
das mesmas.

GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES
INTERESSADAS: ENTRADAS


5. REGISTRO DAS MUDANAS: Documentar as modificaes, cujas quais devem ser
informadas as partes;

6. ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: Que podem influenciar o processo
de gerenciar as expectativas das partes interessadas, incluem entre outros:
Requisitos de comunicao das organizaes;
Informaes histricas sobre projetos anteriores.



GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES
INTERESSADAS: FERRAMENTAS E TCNICAS


1. MTODOS DE COMUNICAES: Utilizados durante o gerenciamento das partes
interessadas.

2. HABILIDADES INTERPESSOAIS: O gerente de projeto aplica as habilidades
interpessoais adequadas para gerenciar as expectativas das partes.

3. HABILIDADES DE GERENCIAMENTO: Incluem entre outros:
Habilidades de apresentao;
Negociao.





GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES
INTERESSADAS: SADAS


1. ATUALIZAES EM ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: Incluem entre
outros:
As causas das questes;
Os motivos por trs das aes corretivas escolhidas;
Lies aprendidas;

2. SOLICITAES DE MUDANAS: O gerenciamento pode resultar em uma
solicitao de mudana do projeto ou do produto.

3. ATUALIZAES NO PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO: Os elementos desse
plano que podem ser atualizados incluem, entre outros, um plano de
gerenciamento das comunicaes.




GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES
INTERESSADAS: SADAS


4. ATUALIZAES NOS DOCUMENTOS DO PROJETO: Incluem entre outros:
Estratgia para gerenciamento das partes interessadas: Atualizada como
resultado da abordagem das preocupaes e da resoluo das questes.
Registro das partes interessadas: Atualizado quando h mudanas nas
informaes sobre as partes;
Registro das questes: Atualizado quando so identificadas novas questes e as
questes atuais so resolvidas.





REPORTAR O DESEMPENHO


o processo de coleta e distribuio de informaes sobre o desempenho.
Incluem relatrios de andamento, medies do progresso e previses.
Os relatrios de desempenho precisam fornecer informaes num nvel
adequado para cada pblico. Incluem entre outros:

Anlise do desempenho anterior;

Trabalho concludo durante o perodo;

Resumo das mudanas aprovadas no perodo.




REPORTAR O DESEMPENHO: ENTRADAS


1. PLANOS DE GERENCIAMENTO DO PROJETO: Fornece informaes sobre as linhas
de base do projeto. A linha de base de medio do desempenho em geral
integra os parmetros de escopo, cronograma e custos do projeto. Mas tambm
podem incluir parmetros tcnicos e de qualidade.

2. INFORMAES SOBRE O DESEMPENHO DO PROJETO: So coletados informaes
das atividades do projeto com os resultados do desempenho.

3. MEDIES DE DESEMPENHO DO TRABALHO: Utilizadas para produzir mtricas das
atividades do projeto a fim de avaliar o progresso real em comparao com o
progresso planejado.





REPORTAR O DESEMPENHO: ENTRADAS


4. PREVISES DE ORAMENTO: As informaes presentes no controle de custo do
suporte para saber o que pode ser requerido para o trabalho restante.

5. ATIVOS DE PROCESSOS: Que podem influenciar o processor Reportar o
desempenho:
Modelos de relatrios;
Polticas que definem os procedimentos a serem utilizados;
Limites de variao.





REPORTAR O DESEMPENHO: FERRAMENTAS E
TCNICAS


1. ANLISE DA VARIAO: Pode variar dependendo da rea de aplicao do
padro e do setor. Etapas comuns:
Verificar a qualidade das informaes coletadas para garantir que sejam
completas;
Determinar a variao, comparando o real com o ideal;
Determinar o impacto das variaes nos custos e no cronograma.

2. MTODOS DE PREVISO: Prev o desempenho futuro com base no desempenho
real.
Mtodos de sries temporais: Usam os dados histricos como base para estimar
resultados futuros;
Mtodos causais/economtricos: Identifica fatores que podem influenciar a
varivel que est sendo prevista. Ex: Venda de guarda-chuva e condies
climticas;





REPORTAR O DESEMPENHO: FERRAMENTAS E
TCNICAS


Mtodos subjetivos: Incorporam intuies, opinies e estimatvas;
Outros: Simulao e probabilidade.

3. MTODOS DE COMUNICAO: Reunio para troca e anlise de informaes
sobre o andamento e desempenho do projeto.

4. SISTEMAS DE DISTRIBUIO DE INFORMAES: Ferramenta padro utilizada pelo
gerente de projetos para coletar, armazenar e distribuir informaes para as partes
interessadas sobre custos, cronograma e desempenho.




REPORTAR O DESEMPENHO: SADAS


1. RELATRIOS DE DESEMPENHO: Organiza as informaes das anlises e compara
com a linha de base. Os relatrios mais elaborados podem incluir:
Anlise do desempenho anterior;
Simulao atual dos riscos;
Resumo das mudanas aprovadas;
Resultado da anlise de variao;
Trmino previsto.



REPORTAR O DESEMPENHO: SADAS


2. ATUALIZAES EM ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS:
Formato dos relatrios e as lies aprendidas;
Motivo por trs da ao corretiva;
Toda informao documentada seguindo para o banco de dados.

3. SOLICITAES DE MUDANAS: Com o decorrer do projeto pode-se gerar
solicitaes de mudanas do seguinte modo:
Aes corretivas incluem mudanas para que tudo corra bem no futuro;
Aes preventivas reduz a chance de algo dar errado.