Curso de Assistente Administrativo/a e de Apoio ao Armazém

Arquivo - organização e manutenção

Ana de Carvalho
Tipos e sistemas de classificação de arquivos
Os principais sistemas ou tipos de classificação utilizados em arquivos são:
• Alfabético
• Numérico
• Cronológico
• Ideológico ou Temático
• Cromático
• Alfanumérico
• Geográfico
• Plano de arquivo
Alfabético
O material é organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo documento é registado e
depois ordenado em sequência alfabética.
Alfabético - Vantagens
• Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma das mais tradicionais;

• Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem subclasses e o único elemento
necessário para classificar o material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;

• Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto);

• Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;

• Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples).

Alfabético - Desvantagens
• Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil surgirem dúvidas, serem
cometidos erros, e que aqueles que classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os
mesmos critérios);

• Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste tipo de trabalho;

• Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia (repetição dos mesmos
nomes).
Alfabético
Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único sistema para a
ordenação do material quando:

– Não temos muitos documentos;

– As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.

Alfabético - regras de classificação
Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir certas regras:

1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome,
depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a
ordem do pronome.

Exemplo:
Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo
Alfabético - regras de classificação
2. As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com
inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.

Exemplo:

Oliveira, Carlos Santos de

Von Johnson, Erick

Von Blun, Eduardo

Alfabético - regras de classificação
3. Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo, ligados ou não por hífen, não são
separados.

Exemplo:

Castelo Branco, Sérgio

Vilas Boas, Heitor

Alfabético - regras de classificação
4. Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro
seguindo a ordem normal.

Exemplo:

• Santa Rita, Luís

• Santo António, Joaquim

Alfabético - regras de classificação
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na
ordenação alfabética.

Exemplo:

• FreitasJúnior, Ary

• Ribeiro Neto, Henriques

Alfabético - regras de classificação
6. Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de
distinção.

Exemplo:

• Abreu Filho, Jorge

• Abreu Neto, Jorge

• Abreu Sobrinho, Jorge

Alfabético - regras de classificação
8. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.

Exemplo:

• Sant’Ana, Armindo

• Lê-se e arquiva-se Santana

9. Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam.

Exemplo:

• Álvaro Costa & Cª

• Barbosa Sousa, Ldª

Alfabético - regras de classificação
10. As expressões usadas no comércio , como Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser consideradas
na alfabetização.

Exemplo:

• Companhia Brasileira de Alimentos

• Editora Abril, Ldª

Alfabético - regras de classificação
11. Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados
como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.

Exemplo:

• ANJE

• CDU
Alfabético - regras de classificação
12. Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por extenso, também por
uma sigla, o arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que melhor entende.

Exemplo:

• C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

Alfabético - regras de classificação
13. A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma empresa deve ser
arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.

Exemplo:

• ANJE – Divisão de Pessoal

Alfabético - regras de classificação
14. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regiões em
que se encontram.

Exemplo:

• ANA Faro

• ANA Lisboa
Alfabético - regras de classificação
15. Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se apresentam.

Exemplo:

• Banco de Portugal

• Universidade do Algarve
Alfabético - regras de classificação
17.Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do
país.

Exemplo:

• Estados Unidos – The Liberty Congress

• Inglaterra – Red Cross

Alfabético - regras de classificação
18.Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.

Exemplo:

• Ferragem dois irmãos

• Insecticida mata Sete

Numérico
Na classificação por nome em ordem numérica o principal elemento a considerar para a classificação é
um número e a sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou decrescente. Nesta
modalidade, a consulta é indirecta, pois há a necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético
que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.
Numérico - Vantagens
• Permite a classificação de um modo indefinido;

• Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção imediata da falta de um processo;

• Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se mais fácil ler números do que letras;

• As operações de arquivo são mais rápidas.

Numérico - Desvantagens
• Torna-se quase impossível detectar um documento quando por lapso se lançar um número errado de
processo.
Cronológico
O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo para
cima.

Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi colocado ou então
percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adoptado quando:
• O material a classificar é limitado;
• Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação.

A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar documentos de carácter
financeiro.
Cronológico - Vantagens
• Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;

• Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de material novo.
Cronológico
Exemplo: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitirá inserir a cópia na data
de pagamento da factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado ou não.

Exemplo:
a. os meses do ano
b. quinzenal
c. séries de 10 dias
d. semanas
Dentro de cada secção o material é ordenado: alfabeticamente ou numericamente.
Ideológico ou Temático
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento prévio além de
requisitos como:

• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as actividade
da mesma;

• Análise minuciosa e interpretação da documentação.

Cromático
O sistema cromático baseia-se na atribuição de uma ou mais cores a determinados assuntos,
documentos, livros, entre outros suportes de arquivo.
Cromático
Alfanumérico
A classificaçãoo alfa-numérica resulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e
numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada classe
alfabética para posterior arquivamento e localização.

Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no arquivamento dos documentos
e processos, já que estes são localizados pelo número atribuído a classe, procurando-se a seguir, na
sequência alfabética. A probabilidade de erro fica assim restringida ao espaço compreendido pela
classe.
Alfanumérico
Exemplo:
• O n.º 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa - Al
• O n.º 2 corresponde à classe compreendida entre: Am - Az

• O n.º 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba - Bl

• O n.º 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm - Bz

• O n.º 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca - Cl

• O n.º 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm - Cz

• E assim sucessivamente...

• Se quiser-mos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves, temos de o procurar no n.º 6 (Cm -
Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado por ordem alfabética.
Geográfico
Na classificação por nome em ordem geográfica o material é organizado em função do local ou
proveniência da informação. Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que
mantêm correspondência com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para empresas de
transporte de cargas e mercadorias.

Exemplo:

Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos
procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo após a
capital.
Plano de arquivo
O principal objetivo de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste na criação de condições para a
recuperação da informação de forma rápida, segura e eficaz. Por esta razão, se deve estabelecer no
início de funcionamento de um arquivo, o plano de classificação ou plano do arquivo.

O conceito de classificação e o respetivo sistema classificativo a ser adotado, são de uma importância
decisiva na elaboração de um plano de classificação que permita um bom funcionamento do arquivo. É
uma tarefa muito importante, primordial, difícil e morosa e deve ser elaborada com o máximo cuidado
de forma a não se cometerem erros que se repercutirão na estrutura e bom funcionamento do arquivo.
Plano de arquivo
Um bom plano de classificação deve possuir as seguintes características:

• Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando critérios que potenciem a resolução dos
problemas. Quanto mais simples forem as regras de classificação adotadas, tanto melhor se efetuará a
ordenação da documentação;

• A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo (divisão de competências) ou em
última análise, focando a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;

• Deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço deixando espaço livre para novas
inclusões;

• Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efetuadas, e promover a sua
atualização sempre que se entender conveniente.