COMO FAZER UMA BOA

AUDITORIA
 Auditoria

 Definições

Processo sistemático, documentado e independente

para obter evidências de auditoria e avaliá-las
objetivamente para determinar a extensão na qual os
critérios de auditoria são atendidos.
Qualidade e Meio Ambiente
ISO 19011
 Auditoria

 Definições
BS 8800
Exame sistemático e independente, sempre que possível, para
determinar se as atividades e os resultados correlatos estão de
acordo com as disposições planejadas e se estas estão
efetivamente implementadas e são adequadas para atingir a política
e os objetivos da organização.

OHSAS 18001
Exame sistemático para determinar se as atividades e os resultados
correlatos estão de acordo com as disposições planejadas e se
estas estão efetivamente implementadas e são adequadas para
atingir a política e os objetivos da organização
 Auditorias em Sistemas
de Gestão
Atividades Sistemáticas Atividades Independentes

• Detectar vícios • Não pertencer à área auditada

• Avaliar degradação • Ter mente aberta
Critérios de auditorias adotados

• Eficácia (“O que fazer”)

• Eficiência (“Como fazer”)

As Auditorias . . .

• Verificam Conformidade
• Avaliam controles (diferentes de inspeção)
• Não possuem caráter punitivo
• Constituem processo amostral
 IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA
AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
E BS 8800

Auditor - Pessoa com competência para realizar uma auditoria.

Cliente da Auditoria - Organização ou pessoa que solicita uma auditoria.

Auditado - Organização que está sendo auditada.

Constatação de Auditoria - Resultados da avaliação de evidências de

auditoria coletada e comparada com os critérios de auditoria.

Evidência de Auditoria - Registros, apresentação de fatos ou outras

informações pertinentes aos critérios de auditoria, e verificáveis.

Critério de auditoria - Conjunto de políticas, procedimentos ou

requisitos.
 ATRIBUIÇÕES DAS PARTES
ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA
 ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO
 DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO
 PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA
 CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO
 RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS”
 FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO
 ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR

AUDITOR
 ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO
 PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES
 SER IMPARCIAL E OBJETIVO
 ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS
 MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA
 ATRIBUIÇÕES DAS PARTES
ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

AUDITADO
 COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA
 COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR
 DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO
 FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES
 PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS

CLIENTE DA AUDITORIA

 DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA

 DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA

 DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)

 RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS

 Tipos de Auditoria

 Finalidade
Auditoria de adequação ou conformidade

 Interação entre as partes

Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes

 Objeto de auditoria
Processo, produto ou sistema
 Etapas das Auditorias

PLANEJAMENTO PREPARAÇÃO CONDUÇÃO RELATO

* ESCOPO * ESTUDO DOS DADOS * REUNIÃO DE ABERTURA * VERBAL

* OBJETO * LISTAS DE VERIFICAÇÃO * EXECUÇÃO * DOCUMENTADO
* OCASIÃO * NOTIFICAÇÃO * REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
* CRITÉRIOS DE
AUDITORIA

AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS

* ÁREA AUDITADA * NOVA AUDITORIA * GRUPO AUDITOR

* CONSENSO * ENVIO DE DOCUMENTOS / * AUDITADO
REGISTROS

SISTEMÁTICO
 PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

ESCOPO

 Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e

consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e
recursos

OBJETIVO

 Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação)

e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade)

CRITÉRIOS DE AUDITORIA

 Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

 PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

GRUPO AUDITOR

 Designado considerando-se
Critérios de auditoria
Tipo de organização e processos
Capacidade de comunicação
Requisitos legais aplicáveis

OCASIÃO

 Definida considerando-se
Alterações no sistema de gestão
Requisitos legais
Ações corretivas e preventivas
 Preparação para a Auditoria
CONTATOS COM O AUDITADO
* SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS
(CONFIDENCIALIDADE) VISITAS ÀS INSTALAÇÕES
* CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME- * SE NECESSÁRIO E VIÁVEL
TROS PLANEJADOS

ATIVIDADES A
REALIZAR

GRUPO AUDITOR
* DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE
DA AUDITORIA
* CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA
* PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO
 EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

Lista de Verificação
Área: Produção (PD) Responsável: Paulo Roberto Entrevistado: Pedro

Data: 20/09/05 Auditor: João Marcos Pág.: 01/06

Referência Objeto de Auditoria Observações

ISO 9001 / 6.3 e PRQ- Verificar a definição dos equipamentos A definição não considera as
09, rev. 01, item 5.3. críticos de processo para a qualidade e utilidades (vapor e ar). O plano RQ-03
aprovação do plano de manutenção. de 10/06/05 não está aprovado.
ISO 14001 / 4.4.6 e Verificar a coerência entre os impactos
PRA-06, rev. 03, item ambientais significativos e os equi-
3.2. pamentos que recebem manutenção OK
preventiva e a aprovação e distribuição do
plano de manutenção.
OHSAS 18001 / 4.4.6 e Verificar como está estabelecida a interface Plano em modificação, não estando
PRS-10, rev. 00, itens entre a análise de risco e os controles disponível a versão antiga (R-08 de
3.5 e 3.6. (medidas pró-ativas e rea-tivas) para a 05/07/05).
manutenção.
 CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS

 ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS

Reunião de abertura
Visita às instalações
Condução da auditoria
Reuniões parciais com o auditado
Reunião de encerramento
 REUNIÃO DE ABERTURA

 Apresentação dos auditores

Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável

 Confirmação do panejamento
Escopo, objetivo e critérios de auditoria

 Confirmação da agenda
Alterações devem ser feitas, se necessário

 Confirmação dos arranjos administrativos

Transporte, almoço, sala de reunião e etc.
 REUNIÃO DE ABERTURA

 Confirmação dos contatos

Auditados e demais envolvidos
Guia de auditoria
Interferir, se necessário
Conhecer objeto e critérios de auditoria
Não é auditado (a princípio)

 Características principais
Coordenada pelo auditor líder
Rápida e objetiva
Confirmação de parâmetros
Esclarecimento de dúvidas
 CONDUÇÃO DA AUDITORIA

 Visitar as instalações
Se necessário, antes da condução da auditoria
Apenas observar. Interferir em situações de risco
 Coletar evidências por meio de
Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades
 Realizar amostragem
Aleatória e em quantidade “suficiente”

 Utilizar documentos de trabalho

Listas de verificação (diretriz)
Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não
conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)
 CONDUÇÃO DA AUDITORIA

 Utilizar técnicas de rastreamento

Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório
(“trace random)

 Interferir o mínimo possível

Solicitar permissão

 Gerenciar o tempo da auditoria

Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o
auditado
 Reuniões parciais com
o auditado
 Objetivo: consolidar os resultados da auditoria
Envolver os auditados do dia (no mínimo)
Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte
Reportar eventuais não conformidades ou observações

> Facilita a reunião de encerramento

> Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores
 REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

 Reapresentação dos auditores

Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não
estavam na reunião de abertura
 Agradecimentos ao auditado
Cooperação e tempo dedicado, por exemplo
 Reconfirmação do planejamento
Escopo, objetivo e critérios de auditoria
 Reconfirmação da agenda
Destacar eventuais alterações
 Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos”
Resumidamente
 REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

 Entrega dos relatórios individuais de não conformidade

Se previsto no procedimento de auditoria ou outro
procedimento. Caso contrário, acordar prazo.

 Esclarecimento de dúvidas,
Se existirem

 Características principais
Coordenada pelo auditor líder
Rápida e objetiva
Confirmação de parâmetros
Esclarecimento de dúvidas
 RELATO DE AUDITORIA

* RELATO VERBAL
AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO
DA AUDITORIA
AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO
AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

* RELATO DOCUMENTADO
NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS
CONCLUSÃO FINAL
RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO
INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS
GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL

* CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS
CONFIDENCIALIDADE
PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL
 Relatório Individual de NC
Data: / / Padrão: Item / Procedimento: Nº:
Auditor/Emitente: Auditado:
1 Constatação:

Dimensão: Qualidade Meio Ambiente SSO

2 Pertinente? Sim Comentários:
Não

3
Análise Severidade
Menor Maior
F Esporádica Negligível Marginal
r
e Sistemática Importante Catastrófica
q
Disposição:
4 Causa Raiz: Responsável: Data: / /

6 Ação Corretiva: Responsável: Data: / /

7 Acompanhamento: Responsável: Data: / /

8 Ação Corretiva Eficaz? Sim Não Evidências:

Responsável: Data: / /
9 Procedimento modificado? Sim Não Procedimento Alterado:
Modificações:
 Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias

NÃO CONFORMIDADES

REAIS POTENCIAIS

AÇÃO CORRETIVA AÇÃO PREVENTIVA

> Identificar a causa

> Propor solução AUDITADO
> Implementar solução

AUDITOR > Avaliar efetividade

 Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva

* RESPONSÁVEL
LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO

* FORMA DE AVALIAÇÃO
NOVA AUDITORIA
ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER
ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER
PRÓXIMA AUDITORIA

* FORMA DE DOCUMENTAÇÃO
RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE
RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES)
 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
REQUISITOS BÁSICOS
 Formação acadêmica, superior ou técnica, apropriada à atividade, produto ou serviço associado ao sistema de
gestão.

 Registros profissionais e/ou outros requisitos exigidos pela organização ou entidade auditora (por exemplo,
CREA, CRA etc).

 Formação específica em técnicas e mecanismos de auditoria e/ou certificação como auditor por entidade
específica ou conforme a necessidade.

 Conhecimento de estilos, tipos e fundamentos de gerenciamento utilizados.

 Conhecimento e aplicação de um código de ética ou outras diretrizes específicas.

 Conhecimento de disciplinas contábeis e sistemas de custeio

 Conhecimento de técnicas de planejamento e investigação e resolução de problemas.

 Experiência em todas as etapas do processo de auditoria.

 Conhecimento de técnicas estatísticas de uma maneira geral, particularizada para cada sistema de gestão.

 Conhecimento da cultura da organização, o que abrange as suas estratégias de negócios, seus hábitos,
comportamentos, atitudes e crenças, particularmente o tratamento dado ao conflito entre o compromisso com a
melhoria contínua o real interesse, necessidade e/ou a exequibilidade de melhoria.

 Conhecimento da teoria da crise gerencial e de sua inter-relação com o intercruzamento de fatores como custos,
comprometimento, estrutura e disciplina organizacional, contingências, paradigmas, poder, status, comunicação,
tempo e recursos.

 Conhecimento e capacidade de discernimento para verificar a consistência entre a política, os objetivos, as

metas e o conteúdo do programa documental que constitui os sistema.
 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
- ISO 19011 e outras referências -

 Conhecimento das normas aplicáveis ao sistema de gestão da qualidade (ISO 9001, por exemplo),
bem como outras normas pertinentes (ASTM, SAE, JIS, DIN, ABNT e etc).

 Conhecimento de técnicas específicas de custeio da qualidade.

 Conhecimento de técnicas estatísticas aplicáveis a inspeções por amostragem, projetos de

experimentos, confiabilidade, controle estatístico de processo e outros tópicos aplicáveis da
estatística descritiva e inferencial.

 Certificações de engenheiro da qualidade, auditor da qualidade, engenheiro da confiabilidade,

gestor da qualidade e outras que possam ser necessárias, dependendo da organização ou
entidade auditora.

 Conhecimento de técnicas de gerenciamento de projetos (PERT e CPM, por exemplo) e

ferramentas preventivas de projeto (FMEA e FMECA, por exemplo).

 Conhecimento de legislação associada a requisitos específicos da qualidade e aplicáveis à

atividade, produto ou serviço submetido à auditoria.

 Conhecimento de técnicas modernas destinadas à melhoria da produtividade, tais como Kan Ban,
JIST e TPM dentre outras.
 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL
- ISO 19011 e outras referências -
 Conhecimento da ciência e tecnologia ambiental para compreender o levantamento de aspectos e
impactos ambientais e a respectiva consolidação dos mesmos em objetivos e metas;

 Conhecimento de legislações e regulamentos, o que inclui, dentre outros, condições de licenças,

limites estatutários, resultados de visitas de autoridades reguladoras, mudanças potenciais na
legislação, compensações, reclamações e processos judiciais.

 Conhecimento de sistemas de gestão ambientais e de normas contra as quais as auditorias podem

ser realizadas, tais como ISO 14001; e

 Conhecimento de como avaliar resultados de balanços de massa, de energia e de momento, o que

implica coerência do modelo adotado e justeza e fidelidade desses resultados em relação ao
mundo real.

 Visão de partes interessadas, o que abrange, dentre outros, os registros de reclamações,

pesquisas de mercado e de satisfação, meios de comunicação para reporte e auditorias
extrínsecas destas partes na organização.

 Análises de riscos inferenciais e dedutivas que correlacionem causas aos efeitos conectados e
avaliem a criticidade ou significância destes efeitos em relação à magnitude ou seriedade das
consequências de ocorrência e à probabilidade de ocorrência, ou de outro modo que classifiquem
tais efeitos em relação à sua torelabilidade em relação a limites pré-estabelecidos.

 Conhecimento de fatores tecnológicos, o que significa, dentre outros, níveis de pico, toxidade,
sensibilidade de receptores, taxa de degradação, solubilidade, volatilidade, poder de absorção,
hidrólise e fotólise, reações secundárias, bioacumulação e microbiologia.
 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001

 Conhecimento da ciência da ergonomia e da engenharia de fatores humanos,

particularmente da avaliação da habilidade de vigilância humana em condições de
"stress" variável, de cansaço face a situações de tarefas simplórias e repetitivas, bem
como dos efeitos das condições ambientais de ruído, vibração, odor, poeira,
temperatura e outras.

 Conhecimento e capacitação para interpretar análises de risco e/ou de situações de

perigo no campo da segurança e da saúde ocupacional, com ou sem a inclusão de
avaliação probabilística e de criticidade formais

 Conhecimento e capacitação para interpretar a legislação, os regulamentos, as normas

e/ou os acordos formais aos quais a organização auditada se subscreve ou deve se
submeter no campo da segurança e da saúde ocupacional.

 Conhecimento para avaliar fatores econômicos que impactam recursos, ganhos e

perdas realizadas pelo sistema.

 Conhecimento e capacitação para verificar os meios tecnológicos e os resultados de

medição da saúde e de proteção da integridade ser humano, do meio ambiente
próximo e das instalações, bem como para avaliar os efeitos ambientais e de níveis
operacionais, inclusive de tempo de trabalho e de exposição, sobre a saúde e sobre a
integridade física do ser humano e das instalações.

 Conhecimento e capacidade de conduta para limitar o reporte da auditoria no nível da

organização caso detecte-se desobediência à legislação, regulamentos, normas ou
acordos, mantendo ou cancelando a auditoria de acordo com as prescrições de
normas que regem o desempenho da auditoria em curso.
 PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

 Boas maneiras para se dirigir às pessoas e expor suas idéias, afinal o auditor está conduzindo a
auditoria na "casa do auditado".

 Integridade, tratando as informações com a devida confidencialidade e respeitando o auditado e

habilidade para comunicação verbal, escrita e física, bem como para perceber e entender o contexto
dentro do qual a auditoria está sendo conduzida.

 Habilidade para saber ouvir, com paciência e real interesse, e para se expressar demostrando confiança,
segurança e conhecimento e humildade, para aprender junto com o auditado conhecimentos técnicos e
experiência no trato das pessoas.

 Independência de idéias e de espírito, isento de paradigmas e pré-julgamentos que possam

comprometer a imparcialidade do auditor, sendo capaz de distinguir entre asserção e avaliação.

 Organização na forma de questionar, utilizar os documentos de trabalho e se comunicar com o auditado

e liderança, se auditor líder, e capacidade de trabalhar em grupo, respeitando cada membro da equipe.

 Persistente, curioso e determinado na investigação e julgamento justo, habilidades analíticas e

tenacidade, para (i) perceber situações de forma realista; (ii) entender operações complexas a partir de
uma perspectiva ampla; e (iii) compreender o papel de unidades individuais dentro de uma organização

 Capacidade de obter e avaliar evidência objetiva com justiça; de permanecer fiel ao propósito da
auditoria; de avaliar os efeitos das conclusões da auditoria e das interações pessoais

 Dedicação e suporte ao processo de auditoria; reação efetiva em situações de pressão; conclusões

geralmente aceitáveis; e fidelidade a uma conclusão
 Desafios do Auditor
 Primeiro desafio
 Lidar com pessoas
Estabelecer confiança
Acrescida de respeito: harmonia, transparência
e ganhos mútuos
Acrescida de credibilidade: reconhecimento da
 Segundo desafio competência (treinamento e experiência)

 Distinguir entre avaliação e asserção

Exige do auditor

Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo

Capacidade de distinguir julgamentos de fatos

“O tempo está ruim” “O tempo está nublado”
 A comunicação na auditoria ....
 Qualificação inicial do auditado:
 Chame-o pelo nome
 Quebre o “gelo” inicial

Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e

busque a empatia

Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois

de apresentado, faz o seguinte questionamento:
- Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o
sistema da qualidade para a auditoria de certificação?”
- Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de
conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras.
- E vocês já conseguiram muitas melhorias?
- Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da
qualidade...”
 A comunicação na auditoria ....
 Ouça o auditado:
 Conduza o diálogo
 Não demonstre sinais de impaciência ou distração
 Faça perguntas do tipo “aberta”
“O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia)
“Mostre-me”
 Faça perguntas do tipo “fechadas”
Obter respostas “Sim” ou “Não”

 Faça perguntas do tipo “alternativas”

Fornecer alternativas no questionamento
 Considere a ansiedade do auditado
Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado
Comunicação
 Situações típicas de auditoria ....

 O auditado ....
 Fala demais, desviando o assunto
 É resistente
 Discorda das eventuais não conformidades
 Prepara “balão fixo”
 Chega atrasado
 Solicita sugestões

 E durante a auditoria ....

 O tempo planejado é insuficiente
 O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade
 A independência do auditor é “ameaçada”
 Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado