REGISTOS DE MERCADORIAS

PARA SE FAZER UMA COMPRA É NECESSÁRIO CONTACTAR OS

FORNECEDORES, LOGO É IMPORTANTE TER EM ATENÇÃO OS

SEGUINTES ASPETOS:
• A QUEM COMPRAR

• EM QUE CONDIÇÕES COMPRAR

• O MOMENTO A COMPRAR

• O PREÇO
Serviço de Compras
O COMPRADOR

QUANDO FALAMOS DE COMPRAS É NECESSÁRIO TER EM CONTA O

COMPRADOR,
A PESSOA QUE SE PROPÕE COMPRAR UM DETERMINADO BEM OU SERVIÇO.
EM LINHAS GERAIS O COMPRADOR DEVERÁ:
 O comprador

Não podemos afirmar que se nasce

comprador, mas é possível formar um

comprador; no fundo, é uma questão de

formação profissional!
DIFERENTES FORMAS DE COMPRA
OS MÉTODOS E MEIOS PARA COMPRAR VARIAM CONSOANTE OS PRODUTOS OU ARTIGOS
COMPRADOS SE DESTINAM A SER TRANSFORMADOS (NO CASO DAS MATÉRIAS-PRIMAS), REVENDIDOS
(MERCADORIAS) OU CONSUMIDOS
(CONSUMÍVEIS).
Natureza das compras

Matérias-primas

Bens que se destinam a ser transformados num produto final.

Fábrica de confeções: compra TECIDOS para

fabricar calças
Exemplos
Fábrica de esferográficas: compra PLÁSTICO

para produzir esferográficas

Mercadorias

Bens que se destinam a ser vendidos exatamente como se

compraram.

Exemplos
Hipermercado: compra CALÇAS e

ESFEROGRÁFICAS para as vender

Consumíveis

Bens que se destinam a ser utilizados pela própria empresa.

Exemplos Compra de esferográficas para uso no

escritório
 ASSIM, AS COMPRAS PODEM SER:

• INDIVIDUAIS, RETALHISTAS INDEPENDENTES, FEIRANTES, ETC.

• GROSSISTAS
• GRANDES ARMAZÉNS INDEPENDENTES E FÁBRICAS
• AS CENTRAIS DE COMPRAS
INDIVIDUAIS, RETALHISTAS INDEPENDENTES E
FEIRANTES
A CARACTERÍSTICA DESTAS FORMAS DE COMPRAR É A SUA FORMA INDIVIDUAL:
O PARTICULAR COMPRA PARA SE ALIMENTAR, VESTIR, DISTRAIR;

O PEQUENO COMERCIANTE (RETALHISTA INDEPENDENTE) E O FEIRANTE COMPRAM PARA MANTER O

SEU NEGÓCIO; É O COMERCIANTE QUE COMPRA E O MÉTODO PRATICADO É O INTUITIVO.
 GROSSISTA

A CARACTERÍSTICA DESTA FORMA DE COMPRAS É COMPRAR EM QUANTIDADE AO PRODUTOR PAR

VENDER AO COMERCIANTE/FEIRANTE. NESTE CASO JÁ É NECESSÁRIO O APOIO DE UMA
ORGANIZAÇÃO DEVIDO AO NUMERO DE ARTIGOS E AO VOLUME DE COMPRAS.
 GRANDES ARMAZÉNS INDEPENDENTES E
FÁBRICAS

REENCONTRAMOS AQUI O TIPO ANTERIOR, MAS EM MAIOR ESCALA, DADO:

• HAVER MAIOR DIVERSIDADE DE ARTIGOS;

• HAVER MAIOR VOLUME;

• SER NECESSÁRIO COMPRAR MAIS VEZES PORQUE SE ESCOAM MAIS DEPRESSA.
NESTE CASO A FUNÇÃO BASEIA-SE EM MÉTODOS MAIS
EVOLUÍDOS E EMPREGA MEIOS MAIS APERFEIÇOADOS E
DISPENDIOSOS. APLICA-SE A GRANDES EMPRESAS E AO ESTADO.
AS CENTRAIS DE COMPRAS

Esta forma de compra aplica-se a agrupamentos:

•pontos de venda - armazéns com muitas sucursais

.ou utilizadores - indústrias semelhantes

• e ainda ao Estado.
A FUNÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS

AS EMPRESAS PARA FUNCIONAREM NECESSITAM DE COMPRAR BENS E SERVIÇOS.

ASSIM

A EMPRESA COMERCIAL
COMPRA AS MERCADORIAS ATENDENDO ÀS NECESSIDADES E PREFERÊNCIA DOS SEUS CLIENTES
(ATUAIS OU FUTUROS) VISTO QUE SÓ ASSIM REALIZARÁ VENDAS.
A EMPRESA INDUSTRIAL
ADQUIRE AS MATÉRIAS-PRIMAS E SUBSIDIÁRIAS EM
FORNECEDORES QUE LHE MERECEM CRÉDITO NO QUE RESPEITA A
PREÇOS, À QUANTIDADE, À QUALIDADE E A PRAZOS.
Função das Compras

Matérias-subsidiárias :

Bens que contribuem para o produto final, mas que não sofrem

qualquer transformação.

Exemplos :

Cola, nas marcenarias

Linhas, nas confecções

 QUAL É A FUNÇÃO EXATA DO SERVIÇO DE
COMPRAS?

1.COMPRAR O QUÊ?
O QUE A EMPRESA PRECISA EM QUALIDADE E QUANTIDADE:
PRODUTOS, ARTIGOS, SERVIÇOS ....
É NECESSÁRIO CONHECER BEM OS PROGRAMAS DE VENDA E AS
CARACTERÍSTICAS DOS PRODUTOS.
2. PORQUÊ COMPRAR?
PARA SATISFAZER AS ATIVIDADES COMERCIAIS DA EMPRESA.
3.QUANDO?
ESTE É UM DOS PONTOS MAIS DELICADOS, EXIGE UMA
VERDADEIRA CIÊNCIA DAS COMPRAS. A SOLUÇÃO É SABER
CALCULAR O PONTO DE APROVISIONAMENTO, PARA PODER
SATISFAZER SEMPRE A PROCURA, MAS NÃO FICAR COM
ARTIGOS PARADOS MUITO TEMPO.
EXEMPLO: PRODUTOS ALIMENTARES PODEM PERDER VALIDADE
Ponto de Aprovisionamento

Ponto de Aprovisionamento
:

Data ideal para reabastecimento

4. QUANTO?
DEPENDE DE TIPO:
de empresa - se é industrial ou comercial
da produção dos fornecedores
da capacidade de armazenagem da empresa.

5. A QUEM?

É PRECISO CONHECER O MERCADO, OS FORNECEDORES, ESTAR ATENTO AOS DESCONTOS, BÓNUS,

PROMOÇÕES...
6. ONDE?
TEM DE TER EM ATENÇÃO:
a posição geográfica dos diferentes fornecedores
os seus meios e condições de transporte
preços e condições de pagamento
prazos de entrega
7. COMO?

ESTA É A ARTE DO COMPRADOR. PARA COMPRAR BEM É NECESSÁRIO SABER O QUE SE QUER E AGIR
DE FORMA A CONSEGUI-LO.
NESTE SENTIDO, A SUA FUNÇÃO É:
• Fazer uma análise de mercado em função das necessidades, relativamente a:
• escolha de fornecedores;
• preço;
• prazos de entrega;
• qualidade do produto ou serviço;
• Comprar os bens e/ou serviços para satisfazer as necessidades dos serviços requisitantes:
• com a melhor relação qualidade/preço;
• com os melhores prazos de entrega.
• Manter relações estreitas com os fornecedores, de forma a:
• conseguir condições vantajosas para a empresa. (descontos, bónus, promoções,...)
• criar uma boa imagem da empresa perante as outras empresas.
• Estar sempre atento à entrada de novos produtos no mercado pelos quais os consumidores
se sentem atraídos
 RELAÇÕES INTERNAS E EXTERNAS DO SERVIÇO DE
COMPRAS
PARA CUMPRIR A SUA MISSÃO, O COMPRADOR TEM NECESSIDADE DE ESTABELECER RELAÇÕES
EXTERNAS E INTERNAS, COM PESSOAS E AMBIENTES MUITO DIFERENTES:
• VENDEDORES
• CHEFES DE EMPRESA
• AGENTES COMERCIAIS
• TÉCNICOS, FUNCIONÁRIOS

• TRANSPORTADORAS
...
RELAÇÕES EXTERNAS
CONSTITUEM UM DOS ASPETOS MAIS IMPORTANTES DO SERVIÇO
DE COMPRAS.
RELAÇÕES EXTERNAS SÃO AQUELAS QUE SE ESTABELECEM COM
PESSOAS E/OU OUTRAS EMPRESAS, COM VISTA À COMPRA. É A
PROCURA OU CONFIRMAÇÃO DO NÚCLEO DE FORNECEDORES. A
PROCURA DO MERCADO COMEÇA MUITAS VEZES COM O
CONTACTO DO FORNECEDOR, SEGUIDO DA VISITA DUM SEU
VENDEDOR, E É NESTA FASE QUE O COMPRADOR COMEÇA A
ORGANIZAR A SUA DOCUMENTAÇÃO SOBRE A POSSÍVEL
COMPRA.
 RELAÇÕES INTERNAS
SÃO AS QUE SE ESTABELECEM DENTRO DA PRÓPRIA EMPRESA E
QUE, QUANDO BEM ORGANIZADAS, PERMITEM UM BOM
PLANEAMENTO DAS COMPRAS.
EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS, OS SERVIÇOS INTERNOS
SÃO AQUELES QUE MANTÊM RELAÇÕES FREQUENTES COM OS
FORNECEDORES DE MERCADORIAS.
DEPENDENDO DA DIMENSÃO E ATIVIDADE DA EMPRESA, ASSIM SE
ORGANIZAM DIVERSOS DEPARTAMENTOS; NO ENTANTO, MAIS
OU MENOS DIVIDIDO, TEM QUE HAVER:
• SERVIÇO DE VENDAS
• SERVIÇO DE ARMAZÉM
• SERVIÇO DE COMPRAS
• SERVIÇO DE CONTABILIDADE
ESTES DEPARTAMENTOS TÊM QUE ARTICULAR
MUITO BEM, DADO QUE:
O SERVIÇO DE VENDAS QUER E DEVE VENDER MUITO
O SERVIÇO DE ARMAZÉM TEM QUE GARANTIR A EXISTÊNCIA DE PRODUTOS PARA VENDA E A SUA
MANUTENÇÃO EM BOM ESTADO DE CONSERVAÇÃO

O SERVIÇO DE COMPRAS TEM QUE COMPRAR NO MOMENTO OPORTUNO TODOS OS PRODUTOS

QUE GARANTAM A SATISFAÇÃO DAS NECESSIDADES DAS VENDAS, SEM, CONTUDO, DEIXAR
ACUMULAR QUANTIDADES DESNECESSÁRIAS
O SERVIÇO DE CONTABILIDADE TEM QUE GARANTIR O REGISTO ATUALIZADO DE COMPRAS E VENDAS,
DE FORMA A QUE OS RESPETIVOS PAGAMENTOS SEJAM SEMPRE CUMPRIDOS, EVITANDO CONFLITOS
LEGAIS QUER COM CLIENTES, QUER COM FORNECEDORES.
A ORGANIZAÇÃO DAS COMPRAS

PARA VENDER, A EMPRESA NECESSITA DE EFETUAR:

FIGURA 6: ORGANIZAÇÃO DAS COMPRAS

Máquinas e
Equipamentos
C
O
Utensílios
M
P
R Material de
Expediente
A
S

Mercadorias
AS MÉDIAS E GRANDES EMPRESAS TÊM UM SERVIÇO DE
COMPRAS INDEPENDENTE, ONDE ESTÃO CENTRALIZADAS TODAS
AS COMPRAS, RESPONSABILIZANDO-SE PELA SUA REALIZAÇÃO
NAS MELHORES CONDIÇÕES E AO MELHOR PREÇO.
NAS PEQUENAS EMPRESAS É AO COMERCIANTE QUE CABE A
ORGANIZAÇÃO DAS TAREFAS RELACIONADAS COM AS
COMPRAS. ESTA ORGANIZAÇÃO DEVE TER EM ATENÇÃO AS
DIVERSAS FASES DA COMPRA, POIS QUE CADA FASE EXIGE
PROCEDIMENTOS ADEQUADOS.
 É importante que o comerciante não esqueça:

• a necessidade do serviço de compras

• as fases que envolvem uma compra

• a necessidade de apoio às fases da compra

RELATIVAMENTE ÀS TAREFAS, DESTACAMOS:
• PROCURA DO FORNECEDOR:
Pesquisa de empresas que reúnam condições para fornecerem os produtos/serviços pretendidos
• ESCOLHA DO FORNECEDOR
Dos possíveis fornecedores identificados na fase anterior, optar por aquele que melhor satisfaça as
exigências determinadas
• EFETIVAÇÃO DO PEDIDO
Encomenda dos produtos/serviços ao fornecedor selecionado
• RECEÇÃO E CONTROLO DAS MERCADORIAS
Dar entrada dos produtos, verificando se estão conforme a encomenda
 FASES DA COMPRA

1ª FASE: CONSTATAÇÃO DA NECESSIDADE

DOS SERVIÇOS/PESSOAS QUE A SENTEM.
2ª FASE: PROCURA DE FORNECEDORES

Verificar se há contactos anteriores com fornecedores dos

produtos em falta
Estabelecer contactos com outros possíveis fornecedores e
analisar as respetivas propostas, a fim de escolher as
mais vantajosas para a empresa.
3ª FASE: NEGOCIAÇÃO E COMUNICAÇÃO

Negociar com o fornecedor todas as condições.

 4ª FASE: REALIZAÇÃO DA COMPRA
Fazer a compra com base num contrato que poderá ser:
•pontual
Exemplos:
•compra de um equipamento

• compra de um produto especial, em determinada época do ano

(amêndoas na Páscoa, p.e.)
• periódico compra diária de bolos, num salão de chá
compra semanal de refrigerantes, num café
5ª fase: Procedimentos administrativos
Informar o serviço de receção sobre os produtos e quantidades
pedidas
Informar a contabilidade sobre preços e condições negociadas
Quando se trata de uma pequena
empresa, é o comerciante que, por
intuição, desencadeia todas estas fases
REGISTO DE NECESSIDADES DE COMPRA

O TRABALHO DA COMPRA COMEÇA COM O PEDIDO AO

SERVIÇO DE COMPRAS DE UM DETERMINADO BEM.
ESTE PEDIDO É FORMALIZADO POR UM DOCUMENTO INTERNO. É
O DOCUMENTO O REGISTO DE NECESSIDADES.
É POIS, MUITO IMPORTANTE, A CRIAÇÃO DE UM REGISTO DE
INFORMAÇÃO ESPECÍFICA E PERMANENTEMENTE ATUALIZADO
SOBRE OS FORNECEDORES, RECORRENDO PARA O EFEITO AOS
TRADICIONAIS FICHEIROS, COM SUPORTE INFORMÁTICO OU
NÃO.
 ESCOLHA DO FORNECEDOR

PEDIR PROPOSTAS DE FORNECIMENTO AOS FORNECEDORES

ESCOLHIDOS.
COMPARAR AS RESPOSTAS, TENDO EM ATENÇÃO: QUALIDADE,
DESCONTOS, PRAZOS DE ENTREGA, ASSISTÊNCIA PÓS-VENDA...
REALIZAÇÃO DO PEDIDO

ESCOLHIDO O FORNECEDOR, O SERVIÇO DE COMPRAS EMITE UM

DOCUMENTO (NOTA DE ENCOMENDA, REQUISIÇÃO, ...) EM
VÁRIAS VIAS:
 A ENCOMENDA

Triplicado

Serviço de
Duplicado controlo

Original
g
Serviço de
receção

Fornecedor
RECEÇÃO E CONTROLO DAS MERCADORIAS
A MERCADORIA CHEGA À EMPRESA ACOMPANHADA POR UM
DOCUMENTO EMITIDO PELO VENDEDOR – A GUIA DE
REMESSA/GUIA DE TRANSPORTE.
NESTA FASE É IMPORTANTE:
1. VERIFICAR O ESTADO DA MERCADORIA (SE NÃO ESTIVER EM
BOAS CONDIÇÕES, DEVOLVE-SE)
2. VERIFICAR SE A GUIA DE REMESSA COINCIDE COM A NOTA DE
ENCOMENDA (VERIFICAR SE AS QUANTIDADES E QUALIDADES
SÃO AS MENCIONADAS NA GUIA DE REMESSA)
3. ARMAZENAR A MERCADORIA
4. ENVIAR A GUIA DE REMESSA PARA O SERVIÇO DE CONTROLO.
APOIO ÀS FASES DE COMPRA

A COMPRA PRESSUPÕE SEMPRE UM SUPORTE DOCUMENTAL, ISTO

É, UM CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE FORNECEM AS
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS À SUA REALIZAÇÃO.
 A COMPRA PRESSUPÕE SEMPRE UM SUPORTE
DOCUMENTAL, ISTO É, UM CONJUNTO DE
DOCUMENTOS QUE FORNECEM AS INFORMAÇÕES
NECESSÁRIAS À SUA REALIZAÇÃO.

• DOCUMENTO BASE
• OS QUE SERVEM PARA SE REGISTAREM OS DADOS DA COMPRA
• DOCUMENTO DE APOIO
• OS QUE FORNECEM DADOS PARA A COMPRA
• DOCUMENTO DE MOVIMENTAÇÃO
• OS QUE ACOMPANHAM A MOVIMENTAÇÃO DOS PRODUTOS
•
NO QUADRO SEGUINTE FAZ-SE A IDENTIFICAÇÃO ENTRE FASE DA COMPRA E RESPETIVOS
DOCUMENTOS
Documentos Base Documentos de Apoio

1ª Fase Mapa de Registo de

Necessidades Lista de Produtos

2ª Fase Lista de Fornecedores

Contactos anteriores
Propostas
Ficheiros de
Orçamentos Fornecedores

Tabelas de Preços
3ª Fase Mapas comparativos Propostas recebidas

4ª Fase
Nota de Encomenda Proposta do Fornecedor
escolhido
5ª Fase
Cópias da Nota de Nota de Encomenda
Encomenda
Confirmada a encomenda, o fornecedor
procede à entrega dos produtos, que dão
entrada na empresa acompanhados do
respectivo documento (que pode ser uma Guia
de Remessa ou Guia de Transporte) e que
deve ser conferida sempre com a Nota de
Encomenda.
É com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor
procede à liquidação dos produtos vendidos, enviando a
respetiva Factura.

Ao recebê-la, os serviços de contabilidade conferem com

a Guia, procedem aos registos necessários e emitem o
pagamento.

Sempre que se paga, é preciso exigir o respetivo Recibo.

 A GESTÃO DE STOCKS

OS STOCKS
NÃO É POSSÍVEL TRAÇAR UM BOM PLANO DE COMPRAS SEM
UMA EFICAZ GESTÃO DE STOCKS. COM EFEITO, A EMPRESA
DEVE SER CAPAZ DE SATISFAZER
ATEMPADAMENTE AS NECESSIDADES DOS CLIENTES, SEM CORRER
O RISCO DE SE AFUNDAR EM "MONOS".
CONCEITO DE STOCK
STOCKS SÃO TODOS OS ARTIGOS QUE SE ENCONTRAM EM ARMAZÉM PARA SEREM UTILIZADOS
NUMA FASE POSTERIOR.
PARA SE PODER ABASTECER A EMPRESA DE TUDO O QUE PRECISA PARA A SUA ATIVIDADE É
NECESSÁRIA A CONSTITUIÇÃO DE STOCKS.

AS QUANTIDADES EM STOCK DEVEM SER ADEQUADAS ÀS NECESSIDADES E À MEDIDA QUE SE VAI

GASTANDO DEVE REPOR-SE.
O SEU ESCOAMENTO TEM QUE SER COMPENSADO POR APROVISIONAMENTOS QUE VÃO REPOR OS
STOCKS NOS NÍVEIS DESEJADOS.
 A IMPORTÂNCIA DOS STOCKS
OS STOCKS SÃO NECESSÁRIOS, POIS SEM STOCKS NÃO SERIA
POSSÍVEL:
• UTILIZAR RACIONALMENTE A CAPACIDADE PRODUTIVA
• PRODUZIR DE FORMA ECONÓMICA OS ARTIGOS VENDIDOS
• SATISFAZER AS ENCOMENDAS NOS PRAZOS CONSIDERADOS
ACEITÁVEIS PARA OS CLIENTES
MAS POR OUTRO LADO, NÃO PODEM SER EM EXCESSO, POIS
PRODUTOS EM ARMAZÉM:
• CUSTAM DINHEIRO
• PODEM-SE ESTRAGAR OU PERDER VALIDADE
• PODEM PASSAR DE MODA
VANTAGENS E INCONVENIENTES DOS STOCKS

A CONSTITUIÇÃO DE STOCKS É VANTAJOSA POIS PERMITE:

• EVITAR A RUTURA (QUANDO NÃO HÁ PRODUTO PARA
SATISFAZER AS ENCOMENDAS)
• ASSEGURAR O CONSUMO REGULAR DE UM PRODUTO, APESAR
DA SUA PRODUÇÃO SER IRREGULAR
• APROVEITAR OPORTUNIDADES
• FAZER FACE A IMPREVISTOS DE CONSUMO E DE ENTREGA
MAS APESAR DA SUA UTILIDADE, TODO O STOCK QUE EXCEDA AS
NECESSIDADES, TORNA-SE INÚTIL OCASIONANDO CUSTOS
DESNECESSÁRIOS.
ASSIM, A EXISTÊNCIA DE STOCKS PODE ACARRETAR ALGUMAS
DESVANTAGENS, TAIS COMO:
• FRAGILIDADE E VALIDADE DE CERTOS PRODUTOS
• IMPRODUTIVIDADE DO MATERIAL NÃO VENDIDO
• CAPITAL IMOBILIZADO
• CUSTOS COM A ARMAZENAGEM
 TIPOS DE STOCKS
DE UMA MANEIRA GERAL, NOS ARMAZÉNS EXISTE UMA
VARIEDADE DE ARTIGOS, QUE PELA SUA NATUREZA, ROTAÇÃO
OU IMPORTÂNCIA PARA OS UTILIZADORES, SE CARACTERIZAM DA
SEGUINTE FORMA:
1. Stock permanente/ativo - é constituído pelos artigos que têm um consumo
regular e aprovisionamentos periódicos.

2. Stock afetado - é constituído pelos artigos que estão destinados a

determinados trabalhos.

3. Stock de excedentes ou monos - é constituído por artigos desatualizados,

que já não têm qualquer saída.

4. Stock em transito - é constituído pelos artigos que se encontram em

armazém por períodos de tempo muito curtos.

5.Stock de segurança - é constituído pelos ativos que farão face a imprevistos de

consumo e/ou de entrega
 Rotação de Stocks :

Número de vezes que, num determinado período, é

necessário renovar o stock de um produto

Rotação de Stocks
A GESTÃO MATERIAL DE STOCKS
OBJETIVOS
A GESTÃO MATERIAL DE STOCKS É CONSTITUÍDA POR UM CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE VISAM:

POSSIBILITAR UMA FÁCIL RECEÇÃO, CONFERÊNCIA, ARRUMAÇÃO E ENTREGA DOS BENS EM ARMAZÉM
PROTEGER OS BENS EVITANDO ROUBOS E ESTRAGOS
ARMAZENAR OS BENS NO MENOR ESPAÇO POSSÍVEL, FACILITANDO O SEU ACESSO E
MOVIMENTAÇÃO

PLANEAR OS ARMAZÉNS DE ACORDO COM AS NECESSIDADES DE CADA TIPO DE BENS E AO MESMO

TEMPO PREVENIR OS ACIDENTES.
IMPLANTAÇÃO DO ARMAZÉM

Os armazéns são recintos

onde os bens se encontram
guardados até serem
utilizados.

Noção de armazém
Assim, o local do armazém deve obedecer às seguintes
condições:

• estar situado próximo dos utilizadores

• possuir fáceis acessos

• estar situado fora dos centros urbanos

• ser servido por uma rede de estradas que permita a
passagem de camiões de diversos tamanhos
• possuir boas áreas para estacionamento
INSTALAÇÕES

As instalações devem:

• ser amplas de forma a facilitar a circulação

• possuir portões de entrada suficientemente largos de modo a

facilitar todas as manobras dos diferentes veículos ou cargas

• ser concebidas de acordo com as regras de higiene e

segurança, evitando piso escorregadio, pilares, traves, tubos,
afunilamentos, degraus
• possuir sinalizações de forma visível de todos os
obstáculos à circulação

• ter detetores e extintores de incêndio

ARRUMAÇÃO DO ARMAZÉM

Como os armazém são locais onde os artigos se

encontram guardados até serem utilizados, é
aconselhável que estes se encontrem devidamente
arrumados, pois tal permitirá:
• um melhor aproveitamento de espaços

• maior facilidade de contagem/verificação

• diminuição de perdas e estragos

• maior rapidez na preparação dos pedidos

Assim, é vantajoso adotar em plano de arrumação
que se baseie num dos métodos seguintes:

1. os artigos são arrumados sempre no mesmo local

Segundo este método, os artigos são arrumados

sempre no mesmo local, ou seja a cada artigo
corresponde sempre um local certo.
Vantagem:

• permite uma maior rapidez na preparação dos pedidos

Inconveniente:

• existe uma grande superfície normalmente pouco utilizada,

devido às grandes variações de artigos em armazém, pois
atingem o máximo nos dias de reaprovisionamento,
diminuindo constantemente nos dias seguintes
1. Os artigos são arrumados onde existe local

Os artigos são colocados onde existe espaço disponível,

tornando-se então necessário a existência de um ficheiro
que facilite o acesso aos artigos.

Vantagem:

• aproveita os melhores espaços Inconveniente:

• não há local fixo para cada artigo
 A MOVIMENTAÇÃO
Nos armazéns de grande dimensão a movimentação dos artigos torna-se
por vezes difícil, sobretudo quando os artigos a movimentar são muito
variáveis em volume, peso e dimensão.

De forma a facilitar todas estas movimentações, existe no

mercado uma grande variedade de máquinas adaptadas a cada
situação.

Conforme a natureza dos artigos e a atividade dos armazéns,

utilizam-se:
Movimentação no armazém

Grandes armazéns

• gruas sobre carris

• gruas automotrizes

• pontes

• guindastes

• empilhadores
Armazéns Médios e Pequenos

• empilhadores

• tubagens

• porta paletes

• carrinhos de mão
DOCUMENTAÇÃO

A gestão material dos stocks pode estar

informatizada; neste caso, quase não precisa de
documentação, a informação está sempre
disponível.
No entanto, quando este serviço não está informatizado, além dos
documentos de entrada
e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se
poderem registar as entradas e saídas de produtos.

Desde que se atualize sistematicamente este ficheiro é possível

saber, a qualquer momento o que existe em armazém e em que
quantidades.

O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente

duas funções, às quais correspondem documentos específicos:
RECEÇÃO

o armazém é informado da encomenda e chegada das

mercadorias através da Nota de Encomenda e da Guia
de Remessa. (Capítulo 2 – Realização do pedido)
CONSERVAÇÃO E ENTREGA

os documentos a utilizar são fundamentalmente a

nota de saída (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de

Armazém.
Quer a Nota de Encomenda, quer a Guia de Remessa foram objeto
de estudo no capítulo “Compras”, pelo que agora debruçamo-nos
sobre:
FICHA DE ARMAZÉM

Documento que serve para registar a

entrada e saída de um produto, bem
como permite conhecer, a qualquer
momento, as quantidades e o preço desse
produto.
Critério:

Data Desc Entradas Saídas Existências

rição
Mês Dia Q V Q P V Q P V
u P a u . a u . a
a . l a U l a U l
n U o n n o n n o
t n r t . r t . r
. . . .
 Guia de Entrada

Guia de entrada n.º ___ Encomenda n.º ____

Data: __/__/__
Quantidade Existência
Refª Descrição
Recebida Entrada

Receção Armazém Stocks Compras Contabilidade Receção

__/__/__ __/__/__ __/__/__ __/__/__ __/__/__ __/__/__

 Guia de Saída

Guia de entrada n.º ___ Encomenda n.º ____

Data: __/__/__
Quantidade Existência
Refª Descrição
Recebida Saída

Armazém Stocks Compras Contabilidade Receção

__/__/__ __/__/__ __/__/__ __/__/__ __/__/__ __/__/__

A GESTÃO ECONÓMICA DE STOCKS
Objetivos

A gestão económica dos stocks visa:

• minimizar o custo dos artigos à saída do armazém;

• assegurar a continuidade do fornecimento aos

utilizadores;
permitir o investimento em atividades mais rentáveis, evitando o
excesso de investimentos em stocks.
 CUSTO DOS STOCKS

Possuir artigos em armazém ocasiona custos e o custo

desses artigos à saída do armazém é composto por:

1. Custo de aquisição

• é o preço pago ao fornecedor pelos artigos

recebidos
2. Custo de posse de stock

• são todos os custos necessários à existência de artigos

em armazém e compreende as despesas relativas a: •
rendas ou amortizações do armazém

• iluminação aquecimento, seguros e conservação

• ordenados e encargos com o pessoal de armazém

• juros do capital imobilizado em stock

• desvalorização, estragos e quebra de stocks

3. Custo de realização de encomenda

• Compreende os custos necessários a ter que se efetuar

uma encomenda e é composto por:

• gestão administrativa dos stock

• funcionamento do departamento de compras

• receção e controlo dos artigos

• deslocações dos compradores

STOCK DE SEGURANÇA
O espaço de tempo que decorre desde o momento em que se realiza
uma encomenda e o momento em que essa encomenda se encontra
disponível na empresa para poder
ser utilizada, chama-se prazo de entrega. A sua maior ou menor
variação depende essencialmente do cumprimento dos prazos de
entrega por parte dos fornecedores e da procura final da clientela.
Assim a empresa tem que se prevenir de forma a evitar rutura de
stock e prejuízos daí resultantes para o funcionamento normal da
empresa.
RUTURA STOCKS / STOCK SEGURANÇA
Rutura de Stocks
:

Quando não há produto para satisfazer as

necessidades

Stock de Segurança
:

Quantidade necessária à satisfação das necessidades,

durante o prazo de entrega
A função dos stocks de segurança é de prevenção
contra variações dos prazos de entrega e imprevisões
de consumos; mas de maneira a que a empresa não
suporte custos superiores àqueles que se verificariam
se houvesse a referida rutura de stocks.
GRÁFICO EM DENTES DE SERRA

O nível de stock de um artigo em armazém atinge o máximo com

o reaprovisionamento, diminuindo gradualmente com os
consumos. A representação gráfica da evolução do stock entre
duas entregas denomina-se "curva em dentes de serra" tal como
representado
 GRÁFICO EM DENTES DE SERRA
GRÁFICO EM DENTES DE SERRA

6
6 0
0 0
0
5
5 0
0 0
0
4
4 0
0 0
0
3
3 0
0 0
0
2
2 0
0 0 Consumo Anual previsto 2000
0
1
1 0 Tempo de realização da encomenda 30
0 0
0
0
0
12345678910111213141516
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Me
Meses/ano
Pe ses
/an
o
Curva em dentes de serra
Pe = Ponto de Encomenda

Data em que se deve efectuar a encomenda, para evitar

rupturas
Para a elaboração deste gráfico é necessário recolher os
seguintes dados:

• Quantidade de artigos por encomenda

• Consumo anual previsto

• Tempo de realização da encomenda (prazos de

entrega)
A partir destes dados obtem-se o

Consumo anual previsto

Número de Encomendas por ano =

Quantidade de artigos por encomenda

QUANTIDADE ECONÓMICA DE ENCOMENDA

Como os custos totais anuais relativos à realização de

encomenda e aos custos de posse de stocks variam em

sentido inverso, existe uma quantidade para a qual

será mínimo o custo total dos artigos para a empresa.
Esta quantidade denomina-se quantidade económica
ou lote económico.
OBJETIVOS

Os stocks são elementos pertencentes ao activo das empresas e em

muitos casos têm um valor bastante elevado, necessitando dum
suporte informativo do movimento dos stocks, que permita
conhecer em qualquer momento:
• as quantidades dos artigos entrados e saídos dos
armazém da empresa

• as quantidades existentes de cada artigo nos armazéns

 NOMENCLATURA DOS ARTIGOS EM STOCK

Uma empresa necessita possuir em cada momento informações sobre

a quantidade e valor dos artigos em armazém, estando essa
informação registada em documentos específicos.
Para que esta informação seja eficiente a adaptada à empresa, é
fundamental a existência de uma linguagem
comum entre os utilizadores dos artigos e os responsáveis da
gestão e do aprovisionamento. A essa linguagem chama-se
"nomenclatura".
NOMENCLATURA:

é um conjunto de termos ou símbolos

que definem com
precisão os artigos utilizados pela empresa,
convenientemente registados e ordenados
segundo critérios adequados
Uma nomenclatura tem por base um trabalho de classificação,
que consiste na determinação de categorias ou grupos, pelos
quais devem ser distribuídos os artigos, ou seja, aproximar os
artigos parecidos e separar os diferentes.
A classificação pode ser:

• Alfabética

• Numérica

• Alfanumérica
Após a classificação, deve-se designar cada artigo por um
símbolo de forma a facilitar a sua utilização podendo ser usadas
letras ou algarismos.
Com o desenvolvimento de meios informáticos de apoio à gestão
de stocks, apareceram os “Códigos de Barras”, que hoje em dia
são utilizados por quase todas as empresas, em quase todos os
produtos.
O código de barras só se pode usar em empresas que
tenham terminais informatizados nos pontos de
venda, e que estejam ligados a equipamentos óticos
que fazem a leitura do código
Código de Barras
é um conjunto de barras
negras que se encontra no
produto, para o
identificar.
COLABORAÇÃO DA INFORMÁTICA

Terão as empresas de se informatizar?

Esta pergunta tê-la-ão feito os empresários há 10 ou 15

anos atrás. Hoje em dia essa questão não se coloca dada
a evidente necessidade da informática na gestão das
empresas.
A informática, através das suas várias aplicações, é
utilizada como ferramenta indispensável na gestão
propriamente dita dos stocks:
• calculando

• custos de stocks

• lotes económicos

• pontos de encomenda

• permitindo

• evitar trabalho manual e suscetível de erro

• o processamento de requisições, notas de encomenda,
etc.