GESTÃO DE CONTRATOS

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GESTÃO DE CONTRATOS
DESENVOLVIMENTO DA PRÁTICA
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Sandro Carmo
OAB/RS: 51327
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Contract Management

Tem por objetivo garantir o ‘’compliance’’ dos contratos, prover visibilidade

e gerenciar riscos e oportunidades, entregando benefícios comerciais e
financeiros e melhoria contínua
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Qual sua maior dificuldade com relação aos contratos?

Termos e nomenclaturas jurídicas (Minuta x Contrato)

Tipos de documentos/Instrumentos
Contratos
Aditivos
Distratos
Notificações (cuidado com o seu uso)
SLA´s
NDA´s
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QUESTÕES PARA RESPONDER

 Existe um Plano de Contingência para contratos de risco/estratégicos?

Existem contratos com cláusula de penalidade/custos se o mesmo for

cancelado, antecipadamente?

Sabemos, com antecedência, que tipo de contrato e quando devemos

utilizar?

Quem determina os termos de condições gerais dos contratos?

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EXPECTATIVAS DE UM CONTRATO DE FORNECIMENTO

•Garantia de Fornecimento
•Investimentos por parte do fornecedor/comprador
•Riscos de: -segurança
-financeiro
-saúde
-meio ambiente
•Fidelizar atendimento do fornecedor
•Minimizar Riscos
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Serve para minha Empresa?

É FUNDAMENTAL:
 Avaliarmos quais contratos são estratégicos

 Quais são os facilmente dispensáveis ou substituíveis

 Evitarmos incidentes de relacionamento com parceiros de

negócios: -acarretam prejuízos financeiros
-processos trabalhistas
-declínio de imagem corporativa
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ITENS BÁSICOS NUM CONTRATO

1
• Identificação e qualificação das partes envolvidas

2
• Objeto do Contrato

3
• Obrigações e Responsabilidades das Partes

4
• Preço e Condições de Pagamento

5
• Bonificações / Penalidades
• Definições dos locais da Prestação
6

7
• SLA’s

8
• Disposições Gerais/Finais

9
• Foro para resolução de conflitos

A Proposta Técnica e a Comercial são de importância fundamental para a

elaboração, entendimento e sucesso na execução do Contrato
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QUESTÕES PARA RESPONDER

 Quantos e quais são os Contratos existentes?

 Quanto tempo sua empresa leva para formalizar um contrato?

 Contratos similares (ex. limpeza, refeição, vigilância etc.) em mais de uma

unidade, tem vencimentos e fornecedores iguais?

 Todos os contratos estão assinados?

 Há cópia de todos eles em seus arquivos?

Quantos serão reajustados ou renovados nos próximos meses?

 Quantos estão vencidos? Existe Controle?

 Em quais contratos a empresa emprega mão de obra terceirizada?

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QUESTÕES PARA RESPONDER

Existe um planejamento para que os contratos tenham seus vencimentos

ao longo do ano?

Sua empresa tem contratos com prazo indeterminado?

Qual o prazo de vencimento máximo de contrato dentro da sua empresa?

Há alguma restrição?

Temos uma política de gestão de contratos?

 Quando encerramos um processo de compras que requer contrato, este é

assinado antes do início da vigência do mesmo?

A documentação da empresa está em dia? Existe evidência?

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EXERCÍCIO

PARA QUAIS TIPOS DE COMPRAS DEVEMOS TER CONTRATOS?

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Quando é aconselhado ter um contrato de fornecimento

 Garantia de entrega do produto (equipamento, obra) ou serviço

 Prestação de serviços dentro da empresa

 Investimentos por parte do fornecedor

 Riscos de segurança, saúde e meio ambiente

 Fidelizar atendimento do fornecedor

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EXEMPLOS DE TEMAS

MAIS COMUNS OUTROS TEMAS

• SEGURANÇA • FORNECIMENTO DE
INSUMOS DE RISCO
• REFEIÇÕES
• LICENÇA DE USO DE
• ALUGUEL DE IMÓVEIS SOFTWARE

• AUDITORIA • SERVIÇOS DE LIMPEZA E

CONSERVAÇÃO
• CONSULTORIA EMPRESARIAL
• TRANSPORTES DE
• JURIDICO / ADVOGADOS COLABORADORES

• TEMAS TERCEIRIZADOS
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TERCEIRIZAÇÃO

• Processo de gestão que transfere para terceiros a execução de atividades

secundárias e especializadas, possibilitando que a empresa se concentre no
core business.
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MOB
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O QUE TERCEIRIZAR?

TOMADA DE
DECISÃO Temas que
Core NÃO
Business agregam
valor

Custos Riscos &

Internos x Oportuni
Terceiros dades
Avaliação
ROI
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O QUE TERCEIRIZAR?

ATENÇÃO NA TOMADA DE DECISÃO:

Analisar estrategicamente qual é o seu core business

Cuidar para não terceirizar atividades que possam criar valor no futuro ou que
têm sinergia com outras atividades ou atividade fim (estacionamento)

Comparar os custos internos e os custos da terceirização

Avaliar o retorno sobre os investimentos

Analisar os riscos e oportunidades das duas alternativas

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PARA IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO DE TERCEIRIZAÇÃO É NECESSÁRIO:

• Submeter os departamentos a um questionamento profundo quanto à razão

da sua necessidade

• Avaliar os custos

• Procurar fornecedores confiáveis ou desenvolvê-los

• Precaução na administração tributária

• Atentar aos aspectos trabalhistas, etc.

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ARGUMENTOS DA VISÃO EMPRESARIAL DA TERCEIRIZAÇÃO

• Diminuição de riscos com a redução dos custos fixos

• Redução de tempo na escala produtiva até o produto acabado – Agilidade

resultante de estruturas mais leves

• Redução de empregos diretos e, em consequência,

?? os custos trabalhistas e
rá?
previdenciários Se
• Concentração todos os esforços na especialidade da empresa

• A concorrência entre as empresas terceirizadas permite reduzir os custos

globais, uma vez que os salários não podem ser reduzidos, mas os contratos
com outras empresas podem ser firmados em bases mais vantajosas
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QUEM DEVE PARTICIPAR DA NEGOCIAÇÃO?

A área de suprimentos é a responsável pelas negociações, isto não impede

que a mesma convide a área solicitante a participar porém, sempre com a
ressalva de auxiliar apenas na parte técnica e não se envolver na negociação
comercial, salvo se solicitado.
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DEFINIÇÃO DO ESCOPO

 Compete aos requisitantes discriminar corretamente a especificação dos

bens e serviços e determinar a necessidade de aquisição com prazos realistas
de negociação e entrega.
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OBRIGAÇÃO DAS PARTES

Negocie os termos contratuais à exaustão

Desenvolva um contrato simples e objetivo

Evite multas, só as aceite quando estritamente necessárias, e devem ser bem

analisadas e questionadas

Seja objetivo
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ADIANTAMENTOS

Apenas quando for imprescindível e acordado com a organização.

RESCISÕES/MULTAS

Estabeleça critérios objetivos, com cláusulas claras e indicando quando será

passível da aplicação de MULTAS ou até mesmo RESCISÕES
GESTOR DO CONTRATO

MAIORES DESAFIOS DOS GESTORES

Manter a relação contratual atualizada e eficaz

Aprimorar a qualidade

Reduzir custos

Realizar avaliações periódicas com evidências objetivas (registros)

GESTOR DO CONTRATO

QUEM DEVE SER O GESTOR DO CONTRATO?

PODE HAVER MAIS DE UM GESTOR DO CONTRATO?

 Preferencialmente o solicitante do Serviço/ Produto

 Ser Multidisciplinar:
 Técnico (diversas áreas)
 Econômico
 Financeiro
GESTÃO DE CONTRATOS – RELACIONAMENTO DE PARCERIA

RELACIONAMENTO TRADICIONAL RELACIONAMENTO DE PARCERIA

Muitos fornecedores Poucos fornecedores

Guarda de informações Informação compartilhada

Correção de problemas de Resolução de problemas de
responsabilidade dos responsabilidade conjuntamente
Fornecedores

Contratos de curto prazo Contratos mais longos

Foco no preço Foco no preço

Poucas melhorias Continuas melhorias

Parceria requer alto nível de comprometimento entre as partes e

necessidade de confiança mútua máxima
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GERENCIAMENTO DE RISCOS

A partir de boas parcerias com fornecedores, é possível a minimização

ou até uma certa divisão dos riscos entre os parceiros
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Fases e Etapas na Gestão de Assinatura

Contratos do Contrato

PRÉ
CONTRATAÇÃO PRÉ EXECUÇÃO EXECUÇÃO ENCERRAMENTO
CONTRATAÇÃO

Recebimento do
Planejamento Cadastro e Encerramento
Requisição Produto ou
Demanda Documentação das Atividades
Serviço

Seleção de
Planejamento Planejamento Validação da Cadastro e
Fornecedor
Aquisição do Controle Documentação Documentação
RFI/RFQ

Registro de
Negociação e
Budget ocorrências e
escolha
penalidades

Definição de Formalização
Controle
requisitos e nova relação ou
Mudança
especificações mudança
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INFORMAÇÕES BÁSICAS NUMA PROPOSTA DE CONTRATO

INTRODUÇÃO

Características, formação, análise prévia, pessoas, sigilo

TIPO DE CONTRATO

Prestação de serviços, compra e venda, locação, comodato, terceirização,

licenças, alvarás, seguros específicos
Cláusulas relevantes

Auditoria e Controle
Regras de Conduta / Compliance
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INFORMAÇÕES BÁSICAS NUMA PROPOSTA DE CONTRATO

INTRODUÇÃO

Características, formação, análise prévia, pessoas, sigilo

TIPO DE CONTRATO

Prestação de serviços, compra e venda, locação, comodato, terceirização,

licenças, alvarás, seguros específicos
Cláusulas relevantes

Auditoria e Controle
Regras de Conduta / Compliance
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EXEMPLOS DE INFORMAÇÕES BÁSICAS NUMA PROPOSTA DE

CONTRATO

Cláusulas Comerciais ( alguns exemplos)

- Consumo mínimo
- Consumo estimado
- Reajuste por fórmulas
- Cláusula de confidencialidade
- Cláusula de cliente preferencial (menor preço de
mercado praticado pelo fornecedor)
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PRECAUÇÕES NA GESTÃO DO CONTRATO

Quanto maior o escopo, maior o cuidado nos registros e arquivamento.

Bons relacionamentos entre cliente e fornecedor não substitui a manutenção
dos registros.

Utilize relatórios, gráficos e registros de forma simples e objetiva.

Registre todas as renegociações (atas, e-mails, correspondências).

Comunicação Formal – profissional.

Sempre poder rescindir o contrato, evitando penalidades.

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Controles Internos, de Vencimentos, Avisos Prévios

 Nome do Fornecedor
 Gerência/área/setor

Gestor Técnico
 Descrição do Objeto
 Valor
 Reajuste (indicador/dissídio/etc)
 Data do Início do Contrato
 Data do Término do Contrato
Aviso Prévio Necessário – prazo em dias
Multas por Rescisão Antecipada
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COMO SUPRIMENTOS PODE AGILIZAR A CONTRATAÇÃO

Aprove, previamente, com o Jurídico seus contratos mais utilizados, padronize.

Após validação, Inicie a coleta das assinaturas pela outra parte.
Tenha como uma das testemunhas o usuário, requisitante do contrato
Comunicação Formal – profissional.
Analise a possibilidade de assinaturas eletrônicas
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COMO SUPRIMENTOS PODE AGILIZAR A RENOVAÇÃO CONTRATUAL

Manter controle dos vencimentos dos contratos, aditivos, anexos, adendos,

distratos.
Manter controle dos prazos de aviso prévio para denunciar um contrato.
Informar antecipadamente aos usuários sobre o vencimento dos seus contratos
e se há necessidade de aviso prévio.
Não espere que os usuários enviem solicitações de renovação a tempo de
negociações, avisos prévios e etc.
Manter os usuários informados sobre o tempo necessário para uma negociação
saudável
O envio da requisição/ escopo do produto/serviço deve levar em consideração
o tempo da negociação, aviso prévio e inicio dos trabalhos
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ALGUNS FATORES CRÍTICOS

Uso de contratos não padronizados.

Demora na aprovação dos contratos pelo Departamento Legal/Jurídico.
Demora na obtenção das assinaturas nos contratos.
Inúmeras cláusulas de penalidades, multas e exigências administrativas e legais.
Urgências em renovar e/ou mudar de fornecedor pela demora em iniciar o
processo de negociação (problemas com aviso prévio, tempo para negociação etc.).
Iniciar os serviços sem as devidas aprovações ou assinaturas.
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DICAS PARA SUPERAR UM IMPASSE CONTRATUAL

Negociar em bloco é mais fácil. Sempre tenha gordura para queimar.

Identifique o que é importante para o outro e use como moeda de troca.
Estude a outra parte – a empresa e o advogado. Busque contratos comuns
Se houver tensão, quebre o gelo. Se houver afinidade, vá ao ponto.
Não brigue pelo que não pratica: multa de 10% se sua empresa nunca usa?
Avalie qual parte você é: o forte ou o fraco.
Acredite, você sempre será um dos dois.
Se você derrotar a outra parte, seja razoável. Melhor um aliado para o futuro, do
que um inimigo para sempre. O meio jurídico é bem pequeno e o mundo gira.
Se você identificar discordância entre a outra parte (comercial X jurídico), use como
último recurso