Metodologia de levantamento,

análise, desenvolvimento e
implementação de métodos
administrativos

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 Análise administrativa
 Processo de trabalho, dinâmico e
permanente, que tem por objetivo efetuar
diagnósticos situacionais das causas e
estudar soluções integradas para os
problemas administrativos.

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 A análise administrativa envolve:
 Fase I- Diagnóstico situacional das causas:

- levantamento (Clima e estrutura da organização;

Métodos e processos de trabalho);

- Crítica ao levantamento.

 Fase II – Estudo da solução dos problemas :

- Planejamento da solução
- Crítica ao planejamento

 Fase III – Implementação das mudanças:

- Implantação
- Controle dos resultados.
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 Aplicações da análise
administrativa:
 Aprovar uma estrutura organizacional;
 Identificar e planejar soluções para os
problemas de conflitos organizacionais;
 Levantar necessidades de treinamento;
 Elaborar e rever treinamentos diversos
como manuais, normas, instruções,
rotinas etc.

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Aspectos que conduzem os sistemas
à eficiência e à eficácia:
 Simplicidade
 Economicidade
 Flexibilidade
 Produtividade
 Aceitabilidade
 Racionalidade

Um sistema mostra-se eficaz e eficiente à medida que ele

alcança seus objetivos e desempenha suas funções
dentro dos padrões estabelecidos:
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 Técnicas de Investigação ou
levantamento
 As técnicas conhecidas de investigação ou de
levantamento de dados visam fornecer à equipe
de análise todas as informações necessárias
para que o sistema possa ser desenvolvido com
base em dados reais e verdadeiros.

 As técnicas de levantamento além de serem

utilizadas para uma sistema também podem ser
aplicadas para uma estrutura organizacional ou
método administrativo.

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 Técnicas de Investigação
 Fontes e consulta:
- Primárias- dados colhidos e registrados
pelo próprio analista em primeira mão.
- Ex: entrevista, questionário, observação
direta, etc.
- Secundárias –muitos dados, índices,
relatórios, fontes bibliográficas, manuais,
etc.

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 Coleta de informações: objetivos
 Definir claramente e caracterizar em detalhes o
problema em estudo;
 Fornecer dados e informações que permitam
uma definição clara do problema em estudo;
 Identificar todos os fatos e atos organizacionais,
estruturais, funcionais, administrativos,
operacionais independente de desejos e juízos
de valor.
 Definir a estrutura organizacional que sustenta o
sistema.
 Detectar os recursos existentes no sistema.

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 Técnicas de levantamento

 Revisão de literatura- identificação, coleta e análise de

todos os documentos escritos – internos ou externos à organização.
Ex: normas, rotinas, organogramas, e outros documentos análogos
além da bibliografia especializada.
 Questionário
 Entrevista
 Observação pessoal

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 Técnica de Levantamento:
Documentação
 Def. pesquisar em fontes documentadas a história, ou a origem e
evolução de um determinado aspecto que se pretende conhecer ou
ampliar seu conhecimento.

 Objetivos: * Obter um histórico documentado do problema alvo

da investigação, da área, do sistema da empresa.
* Investigar alternativas anteriores ou históricas para a
situação que se quer pesquisar.
* Demonstrar a experiência retrospectiva e histórica
de outros profissionais na mesma área.

 Fontes documentais: livros técnicos; jornais e periódicos especiali-

zados; atas de reuniões; manuais de procedi-
mentos; leis, pareceres; ,relatórios , balanços;
etc.

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 Técnica de Levantamento:
Documentação

* Verifique a época de origem da

documentação;
 Cuidados especiais: * Verifique se ainda continua válido
* Verifique se a fonte é fidedigna.
* Verifique se os parâmetros, as
bases e os princípios empregados
anteriormente em sua construção
continuam válidos.
* Verifique se ela é correta ou
precisa; se as medidas estão
padronizadas; se são passíveis de
de comparação e relevantes.
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 Técnicas de Levantamento:
questionário.
 Def. Instrumento autoexplicativo que, dispensando a presença do
analista,visa colher dados para a investigação e pesquisa do
sistema.
 Estrutura das questões:
* Abertas – permitem ao respondente liberdade de
emitir sua opinião.
Ex: associação livre; completar frases, figuras ou
histórias.
* Fechadas- fixam as respostas possíveis.
ex: dicotômica; múltipla escolha: escala
de Likert, escala de importância, de classificação,
de intenção; associativa.

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 Técnicas de Levantamento:
questionário.
 Ao elaborar um questionário observe:
- finalidade e objetivo
- público-alvo
- destino e uso da informação.

•Clareza e objetividade;
 Alguns
•Usar frases únicas por questão.
Cuidados •Linguagem adequada ao público-alvo.
especiais: •Padronizar respostas.
•Preferir respostas quantificáveis.
•Estabelecer o objetivo do questionário.
•Agrupar questões de forma lógica
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 Técnicas de Levantamento:
questionário.
 Construção
•A pergunta é necessária?
do
•Este ponto já foi abordado em
Questionário outra pergunta?
( pontos básicos) •A pergunta pode ser
subdividida?
• Há necessidade de ser
minuciosa e específica?
•É preconceituosa? Deve ser
eliminada?
•As pessoas têm as
informações necessárias para
as respostas?
•É tendenciosa?
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 Técnicas de levantamento:
Entrevista

 Def. Processo de comunicação fundamental entre as pessoas que

se caracteriza pela relação direta, face a face, que se estabelece
entre o profissional de OSM e o usuário.

 Possui roteiro preestabelecido, objetivo claro e finalidade

específica.

 Objetivos: Obter dados e informações tanto qualitativos quanto

quantitativos.
- Obter respostas francas, completas, verdadeiras do
entrevistado com relação ao problema.
- Perceber, sentir e conhecer in loco o ambiente de
trabalho. 15
 Técnicas de levantamento:
Entrevista
Tipos: Estruturada- segue um roteiro fixo e previamente estabelecido.
O analista que faz a entrevista não pode mudar o
ou alterar a ordem.
Não estruturada – o entrevistador tem liberdade para condu-
zí-la como se fosse uma conversa informal
apesar de trabalhar com um roteiro básico
de questões.

Importante! •A linguagem que será empregada.

• Coerência.
• Reunião de apresentação.
•Programação de entrevista.
• Horário da entrevista.
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Técnicas de Levantamento:
Vantagens da Entrevista
* contato direto, face a face, com a área,
com os subordinados, com os superiores,
com o ambiente em si.
* Possibilita o detalhamento completo de uma
rotina.
* Contato direto com a cultura individual de
cada entrevistado.
*Possibilita usar procedimentos diferentes
com cada entrevistado respeitando as
diferenças individuais.

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 Técnicas de Levantamento:
Entrevista
 Desvantagens: * Pressupõe a presença física do
profissional de OSM.
* Consome muito tempo de todos
( analista e entrevistado).
* Restringe o nº de pessoas que podem
ser pesquisadas.
* Risco de perda de imparcialidade .
*Tabulação de dados difícil.
* Risco de perda de impessoalidade.

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 Técnicas de Levantamento:
Observação
 Def. Coleta de dados, in loco, praticada de forma sistemática ou
assistemática por observador participante ou não, do grupo em
estudo ou não, dentro de um determinado ambiente.

 Objetivos: - conhecer o ambiente efetivo em que se desenvolve o

trabalho que é analisado.
- Conhecer formas de liderança, grupos, relações inter-
pessoais e associações formais.
- Detectar as forças atuantes no ambiente.
- Definir níveis de cooperação e competição.
- Verificar e validar as informações colhidas em outros
instrumentos de investigação.

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 Técnicas de Levantamento:
Observação
 Aplicação:

-O
-Oque
quedeve
deveser
serobservado?
observado?
--Como
Comoregistrar
registraras
asobservações?
observações?
-Quais
-Quaisprocessos
processosusarusarpara
paragarantir
garantiraaexatidão
exatidão
da
daobservação?
observação?
--Qual
Qualootipo
tipode
derelação
relaçãoserá
seráestabelecida
estabelecidaentre
entre
observador
observadoreeobservado
observadoeecomo
comoserá
serápossível?
possível?

As técnicas de observação possuem a característica de fornecerem dados

que se referem a situações comportamentais.
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 Técnicas de Levantamento:
Observação
Quanto à estrutura: sistemática – uso de formulários
assistemática – não existe plano específico.

Quanto ao observador Participante – faz parte do grupo

Não participante – não faz parte do grupo

Quanto ao objeto Individual – conhecer ações e comportamentos de uma pessoa

Equipe - conhecer ações e comportamentos de um grupo.

Quanto ao lugar Campo – desenvolve-se no ambiente de trabalho

Laboratório – feita de forma proposital e controlada
ocorre em ambiente controlado
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 Técnicas de Levantamento:
Observação
Vantagens
Vantagens
•Permite registro do comportamento tal
como ele ocorre.
• Não depende da capacidade de
verbalização do sujeito pesquisado.
• Não depende da disposição do sujeito
para fazê-lo.
• Permite estudar uma gama muito
variada de fatores.
• Identificação clara das inter-relações
entre as pessoas.
•Localização fácil e exata de pontos
críticos.
Desvantagens
* Impossível predizer a
ocorrência espontânea de um
acontecimento.
•Prática limitada pela duração do
acontecimento.
• fatores imprevisíveis que
interferem na observação.
• Alguns acontecimentos que as
pessoas podem descrever, e
estão dispostas a fazê-lo,
raramente são acessíveis à
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observação direta.
 Referência
 BALLESTERO-ALVAREZ, Maria Esmeralda.
Manual de organização sistemas e
métodos.Abordagem teórica e prática da
engenharia da informação. 4ª ed. Atlas, 2010.

 OLIVEIRA, Djalma de P. R de. Sistemas,

Organização & Métodos. Uma Abordagem
gerencial. 19ed. S. Paulo: Atlas.

 CURY, Antônio. Organização e Métodos Uma

visão holística. 8ª ed. S Paulo: Atlas.

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