10 Impl 13 CustomTools ApprovalProcesses BR

Ferramentas de customização:
Processos de autorização
SAP Business One
Versão 10.0
PÚBLICO
Objetivos
Objetivo:
 Descrever o fluxo do processo empresarial quando é utilizado
um processo de autorização
 Configurar um processo de autorização no SAP Business One
 Explicar o status de um documento durante um processo de
autorização e como são gerenciadas as atualizações de
documentos com autorização pendente
 Discutir as necessidades especiais da criação de uma consulta
para um procedimento de autorização
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Cenário empresarial
 Para controlar os custos, a empresa agora requer que todas as compras e

despesas internas acima de determinado limite sejam autorizadas por um gerente
antes de serem processadas.
 Solução: Defina um procedimento de autorização. Se o valor do documento
exceder o limite, o procedimento de autorização bloqueará automaticamente o
documento até que este seja autorizado ou modificado.
Pedido de Recebimento de Nota fiscal Contas

compra mercadorias de entrada a pagar
Fluxo de trabalho básico de autorização
Autor
Sim
autorização
necessária? oço
b
Es
Processo de autorização
Não
Adicionar
nar
i cio nto
e Não
A d um Aprovado?
c
do
Acessar e
Sim modificar esboço
Sim
Novo
autorização
necessária?
processo de
autorização
Não
nar t o ar
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n
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[Aprovado] d
A c u va i c e
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Configuração de processo de autorização
Ativação
Configurações gerais
 A função do processo de autorização é habilitada nas configurações gerais
 Uma vez habilitada, você não poderá desabilitar a função se houver modelos de autorização ativos
 Campo de seleção para habilitar o processo de autorização para a API DI
 Campos de seleção adicionais permitem a atualização de documentos gerados e/ou documentos
ainda aguardando autorização
 Um usuário definido como um autor, não pode desativar o processo de procedimento de autorização
Modelos de autorização e níveis
Níveis de autorização Modelo de autorização
Para configurar um processo de autorização, você define
níveis e modelos de autorização:
 Nível de autorização é uma lista de nomes de autorizadores

que podem aprovar um documento no mesmo nível Autorizadores
de primeiro nível Autores
 Modelo de autorização combina os autores,
os documentos, os critérios para autorização, e um ou mais
níveis de autorização
Documentos
Níveis de
 Os níveis são separados do modelo de autorização, e você autorização
pode reutilizar níveis de autorização em outros modelos
Autorizadores
 Você pode definir vários modelos de autorização para de segundo Critérios
diferentes conjuntos de usuários e/ou documentos, e com nível (condições)
diferentes critérios.
Aprovações do processo de autorização
A permissão para definir níveis e

modelos do processo de autorização
é definida por autorizações gerais
Configuração – Níveis de autorização
Administração > Inicialização do sistema > Processo de autorização >
Níveis de autorização
 Todos os autorizadores devem primeiro ser definidos como usuários

no SAP Business One.
 Inclua mais de um usuário em um nível para permitir ausências de pessoal.
Especifique um número mínimo de autorizações para o nível
 Os níveis podem ser combinados em qualquer ordem para criar um
procedimento de autorização multinível. Ao combinar os níveis,
certifique-se de que o mesmo usuário não esteja em vários níveis
Se você definir mais de um autorizador

para o mesmo nível, você pode
determinar o número mínimo de
autorizações ou rejeições necessárias
para que o processo de autorização
avance para o nível seguinte
Configuração — Modelos de autorização
dministração > Inicialização do sistema >Processo de autorização > Modelos de autorização
Aba Autores
 Especifique os usuários sujeitos à autorização
ao criarem determinados documentos
 Apenas os usuários especificados aqui estão

sujeitos ao processo de autorização
 O usuário não poderá modificar o modelo de

autorização se estiver selecionado como
um autor nesse modelo
 O processo de autorização também se aplica a

um autor que executa o assistente de criação
de documentos
Aba Documentos
 Selecione os documentos que precisam de autorização
depois de criados pelos autores.
 A autorização será aplicada a cada instância do documento

se ele atender às condições de autorização:
 Os tipos de documento de compras e vendas podem
ser selecionados no mesmo modelo; no entanto,
você precisará criar modelos de autorização separados
se as condições ou os autorizadores forem diferentes
 Não é possível combinar documentos de marketing
com tipos de documento de transação de estoque,
pagamento, requisição interna, contrato guarda-chuva
ou contagem de estoque no mesmo modelo
Aba Níveis
 Inclui os níveis de autorização predefinidos
 A sequência de etapas no modelo é a ordem

de um processo de autorização multinível
 Você pode reorganizar a sequência clicando

na linha e utilizando as setas
Modelos de autorização – Aba Condições
Critérios de autorização:
 Sempre (nenhuma condição)
 Condições predefinidas (variam de acordo com os

tipos de documento selecionados)
 Consultas do usuário
Observação: Condições predefinidas operam

somente no nível de cabeçalho de um documento,
não no nível de linha. Por exemplo: desconto e total
são exibidos em cada linha, bem como no
cabeçalho do documento, mas o modelo de
autorização só considera os campos de cabeçalho
Utilização de condições predefinidas
 Selecione um operador (Maior que, Menor que, Igual a etc.) e insira o valor
 Selecione um intervalo (No intervalo, Fora do intervalo) e insira um intervalo, do valor menor para o maior,
separados por hífen
Condição Relação Valor

predefinida
 Várias condições predefinidas
Total 500 avaliadas usando a lógica “ou”
Maior que
Menor que  O processo de autorização
Quantidade Igual a 5-200 será aplicado se apenas uma
Não
Maior que é igual das condições predefinidas
No que
Menor intervalo for atendida.
IgualFora
a do intervalo
Não. é. .igual
No intervalo
Fora do intervalo
...
Ativação de um modelo de autorização
 O campo de seleção Ativo é marcado por padrão:

- Desmarque-o se quiser configurar o modelo
agora e ativá-lo posteriormente
- Você também pode desmarcá-lo para
desativar um processo de autorização
existente. Certifique-se de que todos
documentos foram autorizados.
 O campo de seleção Ativar ao atualizar documentos não
gerados por processo de autorização também é marcado
por padrão:
- Ele se refere à condição na qual um autor atualiza
um documento que não passou originalmente por
um processo de autorização
- Se a caixa de seleção for selecionada, um novo
rascunho é criado e um processo de autorização será
acionado se a atualização fizer com que o documento
atenda agora aos critérios de autorização
Gerenciamento do processo de autorização
Status do documento durante o processo de autorização
Solicitação de autorização
Status [Esboço pendente] para geração de
documentos
Status [Esboço aprovado]

Status [Aprovado]
O autor adiciona o Geração de

documento de esboço documentos
ao sistema aprovada
Monitoramento de processo de autorização
Visão do autor
Visão do autorizador
Cancelamento de processo de autorização
Um processo de autorização pode

ser cancelado usando o Relatório
de status de autorização.
Se necessário, ele pode ser

restaurado usando a opção
de clique com o botão direito
ou pelo menu Dados
Resumo de status do documento
Status do documento Observações
Esboço [Pendente]  O documento está em processo de autorização
Esboço [Aprovado]  O documento foi aprovado, mas ainda não foi gravado
pelo autor
Esboço [Rejeitado]  O documento foi rejeitado por autorizadores. Ele pode ser
atualizado pelo autor. Se ele ainda atender aos critérios de
autorização, outro processo de autorização será lançado.
Esboço [Cancelado]  O documento no processo de autorização foi cancelado
pelo autor ou por um autorizador. O esboço não pode ser
adicionado nem atualizado.
[Aprovado]  O documento foi autorizado e gravado pelo autor. Ele não
pode ser atualizado pelo autor, a menos que um campo de
seleção esteja marcado nas configurações gerais
Esboço de atualização do documento [pendente]  O autor atualiza um documento não aprovado
anteriormente e que agora atende aos critérios de um
processo de autorização
Esboço para atualização do documento [Aprovado]  O esboço para atualização do documento foi aprovado e
pode ser adicionado.
Esboço de atualização do documento [Cancelado] • Esboço para atualização de documento cancelado
Numeração do documento e chaves do esboço
 Um número de documento
de esboço é atribuído a
um documento quando ele Número do esboço 727
é gravado como esboço
com autorização pendente
 Uma vez que o autor pode
continuar trabalhando em
outros documentos, o
número do documento real
pode mudar quando ele é
finalmente adicionado
ao sistema após
a autorização
Número real 728
Atualizações do documento durante processo de autorização
Um documento no processo de autorização pode ser avaliado no relatório de esboços de documento

 São aplicadas medidas de segurança para prevenir que um autor atualize um documento com os status
[Esboço pendente], [Esboço aprovado] ou [Aprovado]
 Os campos de seleção nas configurações gerais controlam atualizações em documentos com esses status.
 Atualizar um documento só será possível se o campo de seleção Permitir atualização do documento gerado/atualizado
por processo de autorização estiver marcado
 A atualização de um documento [Rascunho Pendente] ou [Rascunho Aprovado] pelo autor só é possível se a caixa de
seleção Habilitar o Autor para atualizar o rascunho do documento em estado pendente/aprovado estiver marcado
 A atualização de um documento [Esboço pendente] pelo autorizador só é possível se o campo de seleção Permitir que
o autorizador atualize esboço de documento com status Pendente
Configurações gerais
Múltiplos autorizadores em um nível
Tempo
Exemplo: o número mínimo de
aprovadores é 1
Jane Aprova 
John Recusa 
Resultado: Como somente uma autorização é requerida

para o nível, a rejeição é ignorada; o documento é
autorizado e pode ser adicionado ao sistema
Vários aprovadores em um nível (continuação)
Exemplo: o número mínimo de Tempo

aprovadores é 1
Jane Recusa 
John Aprova 
Resultado: o documento continua pendente até

que outro autorizador responda
Preferências de impressão
 As preferências de impressão podem ser configuradas para cada documento que esteja
em um processo de autorização
 Podem prevenir que um documento seja exportado, impresso ou enviado por fax
Utilização de consultas em processos de autorização
Utilização de consultas como condições
Aba Condições:
 Consultas de usuário gravadas podem ser
adicionadas a modelos de autorização
 Consultas podem ser usadas no lugar de ou
em conjunto com condições predefinidas
 Isso permite que você desenvolva cenários de
autorização personalizados
Exemplo:
Queremos um processo de autorização para pedidos de
compra do tipo item acima de 500 e pedidos de compra
do tipo serviço acima de 250.
Combinação de condições predefinidas e consultas
Aba Condições
 Quando condições predefinidas forem
combinadas com uma consulta, o processo
de autorização será iniciado apenas se uma
das condições for atendida, sob avaliação
da lógica OR
No exemplo, um processo de autorização será iniciado se

 O documento coloca o orçamento acima de 500
OR
 Se o documento atender às condições da consulta
Sintaxe da consulta para procedimentos
de autorização
Uma consulta usada em um procedimento de autorização tem Janela Ativa
necessidades especiais:
 Ela faz referência ao documento atual na janela ativa
 Para fazer referência a um campo na janela ativa, você
deve incluir um sinal $ na frente do campo com colchetes
 A consulta deve utilizar SELECT DISTINCT ‘True’
 A consulta não pode fazer referência a campos de nível de linha
SELECT distinct 'true' from OPOR T0 where

Exemplo: autorização de pedidos ($[OPOR."DocType"] = 'S' and CAST($[OPOR."DocTotal"] as
de compra com: DECIMAL) > 250)
 Tipo de serviço e total > 250 ou OU
 Tipo de item e total > 500 ($[OPOR."DocType"] = 'I' and CAST($[OPOR."DocTotal"] as
DECIMAL) > 500)
Consultas para vários tipos de documento
Se vários tipos de documento estiverem selecionados

no modelo de autorização, a consulta deverá funcionar
com os vários tipos de documento similares
Use a sintaxe de número de item e coluna em vez da

sintaxe de nome da tabela e do campo:
$[$Item.Column.0]
$[$Item.Column.Number]
$[$Item.Column.Currency]
$[$Item.Column.Date]
Nessa sintaxe, um segundo símbolo $ é adicionado

antes do número do item. O número da coluna é sempre
0, uma vez que a consulta só pode fazer referência
a campos de cabeçalho
Exemplos de consulta de janela ativa
Visão > Informação do sistema

Número do Item Nome da tabela
Ctrl +Shift+I
e da Coluna e do campo
[... Item = ## Coluna = ## …. Nome da tabela, Nome do campo] Linha=1 Barra de Status
Sintaxe de tabela e campo Sintaxe de número do item e coluna
$[Nome da tabela. Nome do campo] $[$ Número do Item. Número da coluna.0]

.Número]
SELECT distinct ‘true’ FROM OPOR T0 SELECT distinct ‘true’ FROM DUMMY .Moeda]
WHERE WHERE .Data]
$[OPOR."DocType"] = ‘S’ and $[$3.0.0] = ‘S’ and
CAST($[OPOR."DocTotal"] as DECIMAL) > $[$29.0.number] > 250
250
Teste de uma consulta para procedimentos de autorização
Janela ativa
Ferramentas > Consultas > Consultas do usuário >
Nome da categoria > Consulta
Para testar a consulta, mantenha o

documento na janela ativa e execute
a consulta no menu Ferramentas
Principais pontos
Principais pontos deste tópico:
 Os processos de autorização podem ser estabelecidos para documentos de venda, compra,
estoque e pagamento.
 Para configurar um processo de autorização, ative a função e, em seguida, defina níveis de autorização
e modelos de autorização. Todos os autores e autorizadores devem ser usuários no SAP Business One.
 Para criar um procedimento de autorização multinível, combine vários níveis predefinidos no modelo
de autorização.
 No modelo de autorização, você pode selecionar uma ou mais condições predefinidas e/ou selecionar
uma consulta de usuário gravada.
 São aplicadas medidas de segurança para prevenir que documentos sejam atualizados após autorização
ou durante autorização pendente. Há campos de seleção disponíveis que permitem essas ações. Você
também pode acionar processos de autorização quando um autor atualiza um documento adicionado
que não precisa de autorização.
 Um processo de autorização pode ser cancelado pelo autor ou por um autorizador.
 Consultas usadas em procedimentos de autorização fazem referência ao documento atual na janela ativa
e devem selecionar uma resposta verdadeira. Para usar a mesma consulta com vários tipos de
documento com a mesma estrutura, use a sintaxe de índice e coluna.

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Ferramentas de customização:

 Para controlar os custos, a empresa agora requer que todas as compras e

Pedido de Recebimento de Nota fiscal Contas

 Nível de autorização é uma lista de nomes de autorizadores

A permissão para definir níveis e

 Todos os autorizadores devem primeiro ser definidos como usuários

Se você definir mais de um autorizador

 Apenas os usuários especificados aqui estão

 O usuário não poderá modificar o modelo de

 O processo de autorização também se aplica a

 A autorização será aplicada a cada instância do documento

 Inclui os níveis de autorização predefinidos

 A sequência de etapas no modelo é a ordem

 Você pode reorganizar a sequência clicando

 Sempre (nenhuma condição)

 Condições predefinidas (variam de acordo com os

Observação: Condições predefinidas operam

Condição Relação Valor

 O campo de seleção Ativo é marcado por padrão:

Status [Esboço aprovado]

O autor adiciona o Geração de

Um processo de autorização pode

Se necessário, ele pode ser

Número real 728

Um documento no processo de autorização pode ser avaliado no relatório de esboços de documento

Resultado: Como somente uma autorização é requerida

Exemplo: o número mínimo de Tempo

Resultado: o documento continua pendente até

No exemplo, um processo de autorização será iniciado se

SELECT distinct 'true' from OPOR T0 where

Se vários tipos de documento estiverem selecionados

Use a sintaxe de número de item e coluna em vez da

Nessa sintaxe, um segundo símbolo $ é adicionado

Visão > Informação do sistema

Sintaxe de tabela e campo Sintaxe de número do item e coluna

$[Nome da tabela. Nome do campo] $[$ Número do Item. Número da coluna.0]

Para testar a consulta, mantenha o

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