Arquivologia Aula 02

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
Aula 02

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1
I nt roduo . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 01
Conceit os Fundament ais de Arquivologia ( part e 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02
O gerenciament o da informao e a gest o de document os ( 1) . . . . . . . . . . . . . . . . 16
List a de quest es . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . 26
Bibliografia . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

I nt r oduo

Prezado Aluno,

Bem vindo nossa segunda aula, hoj e iremos t rat ar de mais alguns conceit os
fundament ais de arquivologia e iremos iniciar a gest o de document os.

No esquea, caso voc queira resolver as quest es ant es de ver os
coment rios, v diret ament e ao final dest e arquivo, l voc encont rar a list a
de t odas as quest es t rat adas durant e a aula.

E, por lt imo, part icipem do Frum de dvidas, que um dos diferenciais do
Pont o. L, voc poder t irar suas dvidas, auxiliar out ras pessoas e nos aj udar
no aprimorament o dos nossos cursos.

Dit o ist o, mos obra. . .

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Concei t os Fundament ai s de Ar qui vol ogi a ( par t e 2) .

01. ( CESPE TRE/ GO - Tcni co Judi ci r i o / Admi ni st r at i v a 2009 -
Adapt ada) - O cidado brasileiro t em o direit o de receber dos rgos pblicos
informaes relat ivas a seus direit os e deveres, exclusivament e part iculares,
cont idas em document os de arquivo, quando aut orizado pelo j udicirio. Out ras
informaes so originariament e consideradas sigilosas, a fim de garant ir a
segurana do Est ado e a inviolabilidade da int imidade, da honra e da imagem
de out ras pessoas.

Resol uo:

Cont inuando a aula ant erior, vamos t rat ar de out ros assunt os ligados aos
conceit os bsicos de arquivologia.

Essa quest o versa sobre o acesso aos arquivos pblicos.

Para responder a est a quest o, vamos primeiro dar uma passada pela
Const it uio da Repblica Federat iva do Brasil de 1988 CF/ 88 ( no se
preocupe, cai direit o const it ucional na prova t ambm) :

O Art . 5 da CF/ 88 t rat a dos direit os e das garant ias fundament ais, dent re
esses direit os est o acesso informao.

Primeiro t emos que conhecer o t eor do inciso X, do referido art igo: so
i nvi ol vei s a i nt i mi dade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas,
assegurado o direit o a indenizao pelo dano mat erial ou moral decorrent e de
sua violao .

Por sua vez, o inciso XI V dispe que assegur ado a t odos o acesso
i nf or mao e resguardado o sigilo da font e, quando necessrio ao exerccio
profissional .

Por lt imo, o inciso XXXI I I reza que t odos t em direit o a r eceber dos r gos
pbl i cos i nf or maes de seu i nt er esse par t i cul ar , ou de i nt er esse
col et i vo ou ger al , que sero prest adas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, r essal vadas aquelas cuj o si gi l o sej a i mpr esci ndvel
segur ana da sociedade e do est ado .

Dica: Voc j deve saber que nenhum direit o ou garant ia absolut o. Na
aplicao ao caso concret o, eles so relat ivizados. Por exemplo, o seu direit o
informao pode esbarrar no direit o inviolabilidade da int imidade de out ra
pessoa, e por a vai. Nem o direit o vida absolut o, lembre- se da exceo
( guerra) .

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Volt ando ao assunt o. Esses disposit ivos const it ucionais do fundament o
legislao infraconst it ucional que t rat a do acesso informao.

Assim, a nossa conhecida Lei n 8. 159, de 1991, dispe no art . 4 que Todos
t m direit o a r eceber dos r gos pbl i cos i nf or maes de seu i nt er esse
par t i cul ar ou de i nt er esse col et i v o ou ger al , cont idas em document os de
arquivos, que sero prest adas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
r essal vadas aquel as cuj o si gi l o sej a i mpr esci ndvel segurana da
sociedade e do Est ado, bem como inviolabilidade da int imidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas .

Por sua vez, o capt ulo V t rat a do acesso e do sigilo aos document os pblicos.

Dent ro do capt ulo V, o art . 22 assegura a t odos o direit o de acesso pl eno aos
document os pblicos.

Porm, o art . 23, delega ao Poder Execut ivo, por meio de Decret o, fixar as
cat egorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos document os por eles produzidos. ( j vimos essa classificao
na aula passada)

Por sua vez, o art . 24 facult a ao Poder Judi ci r i o, em qualquer inst ncia,
det er mi nar a ex i bi o r eser v ada de qual quer document o si gi l oso,
sempre que indispensvel def esa de di r ei t o pr pr i o ou escl ar eci ment o
de si t uao pessoal da par t e.

O Poder Execut ivo Federal, regulament ando o art . 23, da Lei n 8. 159 de
1991, edit ou o Decret o n 4. 553, de 27 de dezembro de 2002, que dispe
sobre a salvaguarda de dados, informaes, document os e mat eriais sigilosos
de int eresse da segurana da sociedade e do Est ado, no mbit o da
Administ rao Pblica Federal.

O art . 5 do referido Decret o dispe que Os dados ou informaes sigilosos
sero classificados em ult ra- secret os, secret os, confidenciais e reservados, em
razo do seu t eor ou dos seus element os int rnsecos .

Por sua vez, o art . 37 delimit a em seus incisos, o acesso a dados ou
informaes sigilosas em rgos e ent idades pblicos e inst it uies de cart er
pblico.

Assim, segundo esse art igo admit ido o acesso a dados ou informaes
sigilosas:

I - ao agent e pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou
at ividade pblica, que t enham necessidade de conhec- los; e

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I I - ao ci dado, naquilo que diga respeit o sua pessoa, ao seu
i nt er esse par t i cul ar ou do i nt er esse col et i vo ou ger al , mediant e
requeriment o ao rgo ou ent idade compet ent e .

Agora que t emos uma boa noo sobre o acesso informao cont ida nos
arquivos pblicos, vamos responder a quest o.

Para isso vamos dividir a quest o em duas part es:

1) O cidado brasileiro t em o direit o de receber dos rgos pblicos
informaes relat ivas aos seus direit os e deveres, exclusivament e
part iculares, cont idas em document os de arquivo, quando aut orizado
pelo j udicirio.

2) Out ras informaes so originariament e consideradas sigilosas, a fim de
garant ir a segurana do Est ado e a inviolabilidade da int imidade, da
honra e da imagem de out ras pessoas.

A primeira part e da quest o t rat a das informaes no si gi l osas

J, a segunda da quest o t rat a das informaes si gi l osas.

O erro da quest o se encont ra na primeira part e.

Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidado brasileiro soment e t em o direit o
de receber dos rgos pblicos informaes relat ivas a seus direit os e deveres
ex cl usi vament e par t i cul ar es.

Na verdade, se a informao no sigilosa, que o caso da primeira part e, o
cidado t em o direit o de acesso a document os referent e sua pessoa, ao seu
i nt er esse par t i cul ar ou do i nt er esse col et i v o ou ger al .

Em segundo lugar, ao dizer que para t er acesso a informao no sigilosa
necessria aut orizao j udicial.

Ora, ao ci dado, naquilo que diga respeit o sua pessoa, ao seu i nt er esse
par t i cul ar ou do i nt er esse col et i vo ou ger al , pode t er acesso a informao
sigilosa mediant e requeriment o administ rat ivo.

A aut orizao j udicial de que t rat a o art . 24, da Lei n 8. 159 de 1991, s
necessria para o acesso a document o si gi l oso que no diga respeit o
prpria pessoa, ao seu int eresse part icular ou ao int eresse colet ivo ou geral,
mas que sej a, i ndi spensvel defesa de seu direit o prprio ou
esclareciment o de sit uao pessoal.

Port ant o, a quest o est errada.

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02. ( CESPE TRE/ MA - Tcni co Judi ci r i o/ Admi ni st r at i v a - 2009
Adapt ada) - Os document os de arquivo exist em em vrios exemplares, no
t endo limit ao quant o ao nmero de cpias.

Resol uo:

A quest o t rat a dos document os de arquivo.

J vimos que os ar qui vos so formados por conj unt os de document os de
ar qui vo.

Port ant o um document o de ar qui vo aquele que, pr oduzi do e/ ou
r ecebi do por uma i nst i t ui o pbl i ca ou pr i vada, no exerccio de suas
at ividades, const it ua el ement o de pr ova ou de i nf or mao. Ainda, aquele
pr oduzi do e/ ou r ecebi do por pessoa f si ca do decurso de sua exist ncia,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeit os fut uros de
pesquisa e/ ou prova.

As caract erst icas dos document os de arquivo se confundem, na sua maioria,
com as caract erst icas do prprio arquivo.

Assim, so aqueles:

Produzidos e recebidos por uma ent idade no decurso das at ividades;
Tem um fim administ rat ivo, j urdico ou legal;
Const it uem prova das t ransaes passadas;
Possuem um cart er orgnico; e
nico exemplar ou limit ado nmero de cpias.

Quant o a est a lt ima caract erst ica cabe uma explicao.

Ao cont rrio dos livros, onde a informao reproduzida em ilimit ado nmero
de cpias, podendo- se adquirir out ro exemplar se o primeiro for danificado, os
document os so produzidos em um nico exemplar ou em limit ado nmero de
cpias.

Exigem, dest a forma, cuidados especiais, pois, alm da informao, h que se
preservar o suport e.

Conforme suas caract erst icas, forma e cont edo, os document os podem ser
classificados segundo o gnero e a nat ureza do assunt o.

Quant o ao gner o, os document os podem ser:

Escr i t os ou t ex t uai s: document os manuscrit os, dat ilografados ou
impressos;

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Car t ogr f i cos: document os em format o e dimenses variveis,
cont endo represent aes geogrficas, arquit et nicas ou de engenharia
( mapas, plant as, perfis) ;

I conogr f i cos: document os em suport es sint t icos, em papel
emulsionado ou no, cont endo imagens est t icas ( fot ografias, desenhos,
gravuras) ;

Fi l mogr f i cos: document os em pelcula cinemat ogrfica e fit as
magnt icas de imagens ( t apes) , conj ugados ou no a t rilhas sonoras,
com bit olas e dimenses variveis, cont endo regist ros fonogrficos
( discos e fit as audiomagnt icas) ;

Mi cr ogr f i cos: document os em suport e flmico result ant es de
microrreproduo de imagens, mediant e ut ilizao de t cnicas
especficas ( rolo, microficha, j aquet a, cart o- j anela) ; e

I nf or mt i cos: document os produzidos, t rat ados e armazenados em
comput ador ( disquet es, disco rgido, disco pt ico) .

A classificao quant o nat ureza j foi vist a, est lembrado?

Mas, para refrescar a memria, resumidament e, quant o nat ureza, os
document os de arquivo se dividem em ost ensivo e sigiloso, est e lt imo, por
sua vez, se subdivide em: reservado, confidencial, secret o e ult ra- secret o.

Volt ando quest o.
Conforme est udamos, os document os de arquivo so produzidos em um nico

exemplar ou em um limit ado nmero de cpias.

Port ant o, o enunciado est errado ao afirmar que os document os de arquivo
no t m limit ao quant o ao nmero de cpias.

Adapt ada) - Os document os t ext uais, audiovisuais e cart ogrficos so
gneros document ais encont rados nos arquivos.

Resol uo:

Perfeit o, de acordo com a classificao quant o ao gnero, os document os de
arquivo podem ser de vrios t ipos, inclusive, t ext uais, cart ogrficos e
audiovisuais ( ou, filmogrficos) .

Adapt ada) - Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capit al
informacional import ant e para as organizaes pblicas e privadas. Eles est o

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sit uados em um cont ext o administ rat ivo e organizacional em que a informao
deve ser considerada, organizada e t rat ada como um recurso t o import ant e
quant o os recursos humanos, mat eriais ou financeiros.
Jean- Yves Rousseau e Carol Cout ure. Os fundament os da disciplina arquivst ica. Lisboa: Dom
Quixot e, 1998 ( com adapt aes) .

Tendo o t ext o acima como referncia inicial, j ulgue o it em a seguir, relat ivo
aos arquivos.

A significao do acervo document al arquivst ico independe da relao que os
document os est abelecem ent re si.

Resol uo:

Ora, esse t ipo de quest o j est bem bat ido . A banca adora t est ar o
candidat o quant o ao conheciment o da organicidade dos document os de
arquivo. Port ant o, fique at ent o.

Lembre- se que o document o isolado do conj unt o a que pert ence, perde part e
de seu significado, de seu valor. O conj unt o de document os deve formar um
t odo or gni co.

Port ant o, ao cont rrio do que diz o enunciado, a significao do acervo
document al arquivst ico depende da relao que os document os est abelecem
ent re si. Pois, sem essa relao, isoladament e, o document o perde o
significado.

O it em est errado.

Adapt ada) - Os document os de arquivo so provas de t ransaes realizadas
nas organizaes.

Resol uo:

Os document os de arquivo surgem por mot ivos funcionais, administ rat ivos,
j urdicos e legais. Trat am, sobret udo, de pr ovar , de t est emunhar os fat os
que os originaram.

A quest o est corret a.

Adapt ada) - Um document o de arquivo, mesmo dest acado do t odo ao qual
pert ence, t em o mesmo significado do conj unt o no qual est inserido.

Resol uo:

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De novo, o Cespe cobrando conheciment o sobre o cart er orgnico dos
document os. Voc t em que guardar bem esse conceit o. Apost o que vai cair
uma quest o desse assunt o na sua prova! ! !

Lembre- se: o cart er orgnico represent a a ligao do document o aos out ros
do mesmo conj unt o. Um document o, dest acado de seu conj unt o, do t odo
que pert ence, significa muit o menos do que quando em conj unt o.

Port ant o, o it em est errado.

07. ( CESPE ME - Ar qui vi st a 2008) - Document os de arquivo devem ser
primeirament e organizados, mant idos e usados at ivament e por seus criadores,
depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no- freqent e
e, finalment e, quando seu uso operacional t ermina complet ament e, devem ser
recolhidos como document os de valor ou dest rudos como document os sem
valor.

Resol uo:

Essa para voc recordar.

Ao abordarmos o assunt o document os de arquivo, essa quest o t ambm
ret oma um assunt o j vist o, ou sej a, a t eoria das t rs idades, ou ainda, o ciclo
vit al dos document os.

O enunciado espelha exat ament e o ciclo de vida dos document os de arquivo.

Lembrando:

Document os de arquivo devem ser primeirament e organizados, mant idos e
usados at ivament e por seus criadores ( ar qui vo cor r ent e) , depois devem ser
armazenados por um perodo adicional de uso no- frequent e ( ar qui v o
i nt er medi r i o) e, finalment e, quando seu uso operacional t ermina
complet ament e, devem ser recolhidos como document os de valor ( ar qui vo
per manent e) ou dest rudos como document os sem valor.

Port ant o, o it em est corret o.

08. ( CESPE ME - Ar qui vi st a 2008) - O document o de arquivo font e de
prova e esse pot encial probat rio advm das seguint es caract erst icas desse
t ipo de document o: aut ent icidade, nat uralidade, imparcialidade,
int errelacionament o e unicidade.

Resol uo:

J vimos que o document o de arquivo font e de prova, no t emos dvida
dist o.

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Quant o s caract erst icas apont adas, elas decorrem do cart er orgnico ( int er-
relacionament o) , do fat o do document o ser produzido em um nico exemplar
ou limit ado nmero de cpias ( unicidade e aut ent icidade) e no decorrer das
at ividades da ent idade, de onde os document os so colhidos nat uralment e e
represent am prova aut nt icas dessas at ividades ( nat uralidade e
imparcialidade) .

Port ant o, a quest o est corret a.

09. ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - Anal i st a de Tr anspor t es
Ur banos/ Ar qui vi st a - 2008) - Os document os so meios nat urais,
imparciais, int erdependent es, nicos resduos e prova das at ividades do seu
criador/ acumulador.

Resol uo:

Ora, essa quest o t em o mesmo sent ido da ant erior, os document os de
arquivo so meios nat urais, imparciais, so resduos e prova das at ividades,
pois, decorrem das at ividades da ent idade e so int erdependent es, em virt ude
do cart er orgnico que possuem.


10. ( Cespe Pol i ci a Feder al Escr i vo 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma inst it uio pblica com vist as a at ender, racionalizar e
implement ar uma de suas funes deve ser considerada como part e dos
arquivos dessa inst it uio.

Resol uo:

Os arquivos so const it udos por um conj unt o de document os produzidos e/ ou
recebidos por uma inst it uio, em decorrncia do exerccio de at ividades
especficas, qualquer que sej a o suport e da informao ou a nat ureza dos
document os. Port ant o, o it em est corret o.

11. ( CESPE ME - Ar qui vi st a 2008) - O meio, o suport e e a funo
limit am o conceit o de document o de arquivo.

Resol uo:

A quest o t rat a do conceit o de document o de arquivo.

O mei o realment e limit a o conceit o de document o, pois no se compreende o
document o de arquivo fora do meio gent ico que o produziu. ( organicidade)

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A f uno t ambm limit a o conceit o de document o de arquivo, pois, ele serve
para servir de element o de prova ou de informao.

No ent ant o, o supor t e no limit ador do conceit o. Pois o mat erial sobre o
qual as informaes so regist radas, como papel, filme, disco t ico, disco
magnt ico et c. , no servem para det erminar se um document o de arquivo ou
no.


Adapt ada) - O mt odo de classificao dos arquivos exige conheciment o a
respeit o da relao ent re as unidades, a organizao e o funcionament o dos
rgos.

Resol uo:

Os mt odos de classificao de arquivos sero vist os na prxima aula.

No ent ant o, essa quest o envolve out ro conceit o j conhecido, o da
organicidade ( de novo) .

necessrio o conheciment o da relao ent re as unidades, da organizao e
do funcionament o dos rgos, pois o document o de arquivo, como j falado
diversas vezes, t em um cart er orgnico, faz part e de um conj unt o, e, fora
dele, perde muit o de seu valor.


Ur banos/ Ar qui vi st a - 2008) - Os document os de arquivo so aqueles
produzidos por uma ent idade pblica ou privada ou por uma famlia ou pessoa
no t ranscurso das funes que j ust ificam sua exist ncia como t al. Os
document os so, em geral, manuscrit os, impressos ou audiovisuais,
reprodues ou referncias virt uais.

Resol uo:

A primeira part e do enunciado est perfeit a.

O erro da quest o est na segunda part e, reprodues e referncias visuais
so t ipos de document os dos cent r os de document ao e no document os
de arquivo.

Ur banos/ Ar qui vi st a - 2008) - O document o orgnico pode ser produzido ou

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recebido pela organizao da mesma forma que o document o no orgnico,
pois o que os diferencia o gnero document al.

Resol uo:

O gnero document al no t em nada a ver com a organicidade dos document os.

O document o considerado orgnico ou no, de acordo com a relao que
guarda com o conj unt o de document os que formam o arquivo.

Os document os no- orgnicos no so considerados document os de arquivo.


15. ( CESPE ANTAQ - Anal i st a Admi ni st r at i vo/ Ar qui vol ogi a 2009) -
A inst it uio como suj eit o produt or de document os , o document o de
arquivo como produt o da at ividade da inst it uio e o arquivo so
element os que possibilit am o enunciado t erico do princpio da provenincia.

Resol uo:

O enunciado est perfeit o. O Princpio da provenincia det ermina que o arquivo
produzido por uma ent idade colet iva, pessoa ou famlia no deve ser mist urado
aos de out ras ent idades produt oras.

Ent o para a definio t erica desse princpio necessrio o conheciment o dos
conceit os de inst it uio, de document os de arquivo e por lt imo de arquivo.


Os arquivos de uma inst it uio so formados a part ir da informao regist rada
orgnica, int erna ou ext erna, dessa inst it uio.

Resol uo:

J vimos que os arquivos de uma inst it uio t m origem em document os de
arquivo, produzidos pela prpria inst it uio e/ ou recebidos de out ra inst it uio,
port ant o, podem ser de origem int erna ou ext erna; e, para serem
considerados document os de arquivo devem ser orgnicos.


possvel dist inguir dois nveis dos post ulados fundament ais do princpio da
provenincia: um primeiro nvel, que consist e em no se mist urar a
document ao de diferent es fundos, e um segundo nvel, que se baseia em

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no se mist urar a document ao das diferent es unidades que compem o
fundo, mant endo sua est rut ura orgnica original.

Resol uo:

Com o que aprendemos at agora, j t emos condies de responder essa
quest o.

O enunciado diz respeit o aos 2 graus dist int os do Princpio da Provenincia
( lembra- se) : o pr i ncpi o de r espei t o aos f undos ( que consist e em no se
mist urar a document ao de diferent es fundos) e o pr i ncpi o de r espei t o
or dem or i gi nal ( que se baseia em no se mist urar a document ao das
diferent es unidades que compem o fundo, mant endo sua est rut ura orgnica
original) .


18. ( CESPE ME - Ar qui v i st a 2008) - O princpio da sant idade defende
que se deve respeit ar o rgo de origem, no deixando que seus document os
se mist urem com os de out ro rgo.

Resol uo:

Brincadeira no ? Princpio da sant idade?

O enunciado, na verdade, t raz o conceit o do princpio da provenincia.

Port ant o, o it em est errado.

19. ( CESPE ME - Ar qui v i st a 2008) - A ordem original dos document os
de um arquivo o fluxo nat ural com que eles foram produzidos e no os
det alhes de ordenao do arquivament o nos set ores de t rabalho.

Resol uo:

Perfeit o o enunciado, t rat a- se do princpio de respeit o ordem original, ele
det ermina que a est rut ura orgnica original deve ser respeit ada.


20. ( CESPE Def ensor i a Pbl i ca da Uni o - Ar qui vi st a 2010 -
Adapt ada) - Arquivos corrent es so formados, basicament e, por document os
com valor informat ivo.

Resol uo:

Complet ament e errado, no mesmo?!

Aula 02

Os arquivos corrent es so formados por document os com valor primrio, ou
sej a, com funo administ rat iva, legal e fiscal.

Adapt ada) Arquivos corrent es devem ser mant idos prximos dos usurios
diret os em razo da frequncia com que so consult ados ou da grande
possibilidade de uso que os document os dessa idade t m.

Resol uo:

Para responder essa quest o, bast a lembrar que os arquivos corrent es so
aquelas frequent ement e acessados.

Ora, se voc precisar acessar um document o com muit a frequncia,
provavelment e vai querer ele pert o de voc, no mesmo?

I dade do
ar qui v o
Val or
pr edomi nant e
Fr equnci a de
uso
Local i zao
Corrent e Primrio Alt a
Prximo aos
escrit rios
I nt ermedirio Primrio Mdia
Dist ant e dos
escrit rios
Permanent e Secundrio Baixa
Dist ant e dos
escrit rios

Logo, o it em est corret o.

A adoo do sist ema descent ralizado de arquivos corrent es mais adequada
para pequenas organizaes, ao passo que o sist ema cent ralizado compat vel
com as organizaes mais complexas e fisicament e grandes.

Resol uo:

A quest o t rat a da cent ralizao ou descent ralizao dos arquivos corrent es.

Para t rat armos desse assunt o t emos que t er consolidado os conceit os de
arquivo corrent e, int ermedirio e permanent e.

Primeiro aspect o que t emos que esclarecer: a descent r al i zao se apl i ca
apenas f ase cor r ent e dos ar qui v os.

Em suas f ases, i nt er medi r i a e per manent e, os arquivos devem ser
cent r al i zados, embora possam exist ir depsit os de document os fisicament e
separados.

Aula 02

Cent r al i zao por sist ema cent ralizado ent ende- se no apenas a reunio de
document ao em um nico local, como t ambm t odas as at ividades de
cont role recebiment o, regist ro, dist ribuio, moviment ao e expedio de
document os de uso corrent e em um nico rgo de est rut ura organizacional.

Dent re as vrias vant agens que um sist ema cent ralizado oferece, cit am- se:

t reinament o mais eficient e de pessoal de arquivo;
maiores possibilidades de padronizao de normas e procediment os;
nt ida delimit ao de responsabilidades;
const it uio de conj unt os arquivst icos mais complet os;
reduo dos cust os operacionais; e,
economia de espao e equipament os.

A despeit o dessas vant agens, no se pode ignorar que uma cent r al i zao
r gi da ser i a desaconsel hv el e at mesmo desast rosa como no caso de uma
i nst i t ui o de mbi t o naci onal , em que algumas de suas unidades
administ rat ivas desenvolvem at ividades prat icament e aut nomas ou
especficas, ou ainda em que t ais unidades est ej am localizadas fisicament e
dist ant es umas das out ras, s vezes em reas geogrficas diferent es
agncias, filiais, delegacias carecendo, port ant o, de arquivos prximos para
que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de t rabalho.

Descent r al i zao recomenda- se prudncia ao aplicar esse sist ema. Se a
cent ralizao rgida pode ser desast rosa, a descent ralizao excessiva surt ir
efeit os iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descent ralizao deve ser est abelecida levando- se
em considerao as grandes reas de at ividades de uma inst it uio.

Suponha- se uma empresa est rut urada em depart ament os como Produo,
Comercializao e Transport es, alm dos rgos de at ividades- meio ou
administ rat ivos, e que cada um desses depart ament os se desdobre em
divises e/ ou sees.

Uma vez const at ada a necessidade de descent ralizao para facilit ar o fluxo de
informaes, est a dever ser aplicada em nvel de depart ament o, ist o ,
dever ser mant ido um arquivo j unt o a cada depart ament o, onde est aro
reunidos t odos os document os de sua rea de at uao, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divises e sees que o compem. Para complet ar o sist ema,
dever ser mant ido t ambm um arquivo para a document ao dos rgos
administ rat ivos.

A descent ralizao dos arquivos corrent es obedece basicament e a dois
crit rios:

Aula 02

cent ralizao das at ividades de cont role ( prot ocolo) e descent ralizao de
arquivos;

descent ralizao das at ividades de cont role ( prot ocolo) e dos arquivos.

Quant o se fala em at ividades de cont role est se referindo queles exercidos
em geral pelos rgos de prot ocolo e comunicao, ist o : recebiment o,
regist ro, classificao, dist ribuio, moviment ao e expedio de document os
corrent es.

Cent r al i zao das at i v i dades de cont r ol e ( pr ot ocol o) descent r al i zao
de ar qui vos. Nest e sist ema, t odo o cont role da document ao feit o pelo
rgo cent ral de prot ocolo e comunicaes, e os arquivos so localizados j unt o
aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes
especficas, ou ainda j unt o s unidades administ rat ivas localizadas em reas
fisicament e dist ant es dos rgos a que est o subordinadas.

Quando o volume de document os reduzido, cada rgo dever designar um
de seus funcionrios para responder pelo arquivo ent regue sua guarda e por
t odas as operaes de arquivament o decorrent es, t ais como abert ura de
dossis, cont role de emprst imos, preparo para t ransferncia et c.

Se a massa document al for muit o grande, aconselhvel que o rgo cont e
com uma ou mais arquivist as ou t cnicos de arquivo em seu quadro de pessoal
para responder pelos arquivos.

Esses ar qui v os descent r al i zados denominam- se ncl eos de ar qui vo ou
ar qui v os set or i ai s.

Descent r al i zao das at i v i dades de cont r ol e ( pr ot ocol o) e dos
ar qui vos. Est e sist ema s dever ser adot ado quando puder subst it uir com
vant agens relevant es os sist emas cent ralizados t radicionais ou os parcialment e
descent ralizados.

O sist ema consist e em descent ralizar no soment e os arquivos, como as
demais at ividades de cont role j mencionadas ant eriorment e, ist o , os
arquivos set oriais encarregar- se- o, alm do arquivament o propriament e dit o,
do regist ro, da classificao, da t ramit ao dos document os et c.

Nesse caso, o rgo de prot ocolo e comunicaes, que t ambm deve int egrar o
sist ema, funciona como agent e de recepo e expedio, mas apenas no que
se refere colet a e dist ribuio da correspondncia ext erna. No raro, alm
dessas t arefas, passa a const it uir- se em arquivo set orial da document ao
administ rat iva da inst it uio.

A opo pela cent r al i zao ou descent r al i zao no deve ser est abelecida
ao sabor de caprichos individuais, mas f undament ada em r i gor osos

Aula 02

cr i t r i os t cni cos, perfeit o conheci ment o da est r ut ur a da i nst i t ui o
qual o arquivo ir servir, suas at ividades, seus t ipos e volume de document os,
a localizao fsica de suas unidades administ rat ivas, suas disponibilidades em
recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados t odos os fat ores
que possibilit em a definio da melhor polt ica a ser adot ada.

Vamos volt ar a nossa quest o.

( CESPE ANTAQ - Anal i st a Admi ni st r at i vo/ Ar qui vol ogi a 2009) - A adoo do sist ema
descent ralizado de arquivos corrent es mais adequada para pequenas organizaes, ao passo
que o sist ema cent ralizado compat vel com as organizaes mais complexas e fisicament e
grandes.

Ora, conforme vimos a cent ralizao no aconselhvel em um inst it uio de
mbit o nacional, complexa e fisicament e grande, pois, alm de suas unidades
administ rat ivas desenvolvem at ividades prat icament e aut nomas ou
especficas, est aro localizadas fisicament e dist ant es umas das out ras, e,
port ant o, necessit aro de arquivos prximos para que possam se desincumbir,
com eficincia, de seus programas de t rabalho.

J, a ut ilizao de um arquivo cent ralizado em uma pequena organizao t raria
t odos os benefcios inerent es a um arquivo dest e t ipo.

Ent o, nor mal ment e, organizao pequena = arquivo cent ralizado,
organizao complexa e grande = arquivo descent ralizado.

Ou sej a, o enunciado da quest o disps o inverso.


Adapt ada) A economia na gest o dos arquivos j ust ifica a descent ralizao
do arquivo int ermedirio.

Resol uo:

Acabamos de discut ir que a descent ralizao dos arquivos implica um maior
cust o, port ant o, a quest o j est aria errada soment e por falar que a
descent ralizao mot ivada pela economia .

Alm disso, vimos que os arquivos int ermedirios e permanent es geralment e
est o cent ralizados.

Logo, o it em est incorret o.

Aula 02


O ger enci ament o da i nf or mao e a gest o de document os ( 1)

24. ( CESPE ME - Ar qui vi st a 2008) - O diagnst ico da sit uao
arquivst ica pelo alt o cust o deve ser adot ado apenas quando o rgo pblico
t em uma massa document al acumulada de grandes propores.

Resol uo:

Ant es de responder a quest o, vamos dar um passo para t rs e falar um pouco
sobre um assunt o que vem ant es da gest o de document os: or gani zao e
admi ni st r ao de ar qui v os.

A organizao de arquivos consist e no desenvolviment o de quat ro et apas de
t rabalho:

1- Levant ament o de dados: at ividades de ex ame e col et a de
i nf or maes acerca da document ao do arquivo.

Nessa et apa, so colet adas as informaes sobre o gnero dos
document os ( t ext uais, iconogrficos, informt icos et c. ) , as espcies
document ais ( cart as, fat uras, proj et os et c. ) , o t amanho e est ado de
conservao do acervo, os recursos humanos da inst it uio, enfim, t odos
os dados relevant es para o arquivo da inst it uio.

2- Anlise dos dados: a part ir dos dados colet ados na et apa ant erior, ser
feit a uma anl i se obj et iva da real sit uao dos servios de arquivo e um
di agnst i co que permit a propor alt eraes no sist ema a ser implant ado.

Ou sej a, o di agnst i co consi st e em uma const at ao das f al has
ex i st ent es na admi ni st r ao que i mpedem o cor r et o
f unci onament o do ar qui v o.

3- Planej ament o: elaborao de um pl ano ar qui v st i co que leve em
considerao t ant o as disposies legais quant o as necessidades da
organizao. Esse plano deve levar em considerao os seguint es
element os:
a) posi o do ar qui vo na est r ut ur a or gani zaci onal da
administ rao recomenda- se que sej a a mais alt a possvel;

Aula 02

b) cent r al i zao ou descent r al i zao dos servios de arquivo em
fase corrent e ( Lembra que falamos sobre isso na aula passada?) ;
c) criao de uma coor denao cent r al dos servios de arquivo, nos
casos de descent ralizao;
d) definio dos mt odos de ar qui v ament o;
e) est abeleciment os das r egr as e nor mas de f unci onament o;
f) necessidades de r ecur sos humanos;
g) escolha das i nst al aes e equi pament os;
h) const it uio de ar qui v os i nt er medi r i os e per manent es.

4- I mplant ao e acompanhament o: i mpl ement ao do pl ano de
ar qui vo na inst it uio em conj unt o com t est es de procediment os,
rot inas, normas, formulrios et c.

A implant ao deve ser procedida por um acompanhament o const ant e
dos result ados, a fim de corrigir e/ ou adapt ar event uais impropriedades
ou falhas no sist ema arquivst ico.

Bom. . . vamos volt ar, agora, nossa quest o. Na realidade, no era preciso
saber t udo o que falamos acima para respond- la. Cont udo, foi bom poder
aproveit ar a oport unidade para t rat ar, com um pouco mais de det alhes, da
organizao de arquivos.

O enunciado fala que o diagnst ico deve ser adot ado apenas em inst it uies
com massa document al acumulada de grandes propores.

Como vimos, o diagnst ico faz part e da organizao do arquivo e permit e
apont ar, a part ir dos dados colet ados, as impropriedades que impedem o
corret o funcionament o do arquivo.

Dessa forma, realizar um diagnst ico no est relacionado quant idade de
document os acumulados em uma inst it uio ( isso provavelment e seria o
result ado do diagnst ico) .

Ou sej a, mesmo organizaes que no t enham grande quant idade de
document os acumulados, podem e devem passar por um diagnst ico, de
forma a permit ir que as event uais falhas sej am ident ificadas e sej a possvel
propor melhorias no sist ema arquivst ico.

Aula 02


Port ant o, o it em est er r ado.

25. ( CESPE ME - Ar qui vi st a 2008) - O principal dado a ser colet ado em
um diagnst ico da sit uao arquivst ica de um rgo pblico a quant ificao
de seu acervo document al.

Resol uo:

Essa quest o t ambm t rat a sobre diagnst ico do arquivo.

O enunciado afirma que o pr i nci pal dado a ser colet ado em um diagnst ico
a quant ificao de seu acervo document al.

Vimos que o diagnst ico realizado a part ir de diversos dados colet ados, t ais
como: gneros e espcies document ais, t amanho e est ado de conservao do
acervo, recursos humanos, funes e at ividades afet as inst it uio et c.

Dessa forma, est incorret o afirmar que o principal dado o t amanho do
acervo, pois apenas uma das inmeras informaes necessrias para a
realizao do diagnst ico.


26. ( Cespe Pol i ci a Feder al Escr i vo 2009) - Uma das funes do
diagnst ico da sit uao arquivst ica reunir informaes suficient es para a
elaborao do cdigo de classificao e da t abela de t emporalidade de
document os de arquivo.

Resol uo:

O diagnst ico consist e em uma const at ao das falhas exist ent es na
administ rao que impedem o corret o funcionament o do arquivo.

Ainda no falamos sobre t abela de t emporalidade e cdigo de classificao
( discut iremos isso nas prximas aulas) . Por enquant o nos bast a saber que so
inst rument os ut ilizados, respect ivament e, em processos de dest inao e
prot ocolo.

Dest a forma, pode- se dizer que ao se fazer o diagnst ico obt m- se
informaes que serviro t ambm para a elaborao do cdigo de classificao
e da t abela de t emporalidade. Uma vez que no foi afirmado que essa a
nica funo do diagnst ico, o it em est corret o.

Aula 02

Adapt ada) - Chama- se gest o de document os o conj unt o de procediment os e
operaes t cnicas realizados na fase corrent e e na int ermediria e que
abrangem produo, t ramit ao, uso, avaliao e arquivament o de
document os, est abelecendo sua dest inao, ist o , det erminando a eliminao
ou recolhiment o para guarda permanent e.

Resol uo:

O conceit o fundament al de gest o de document os dado pela Lei n 8. 159, de
8 de j aneiro de 1991.

Art . 3 Considera- se gest o de document os o conj unt o de pr ocedi ment os e
oper aes t cnicas sua pr oduo, t r ami t ao, uso, av al i ao e
ar qui vament o em f ase cor r ent e e i nt er medi r i a, v i sando a sua
el i mi nao ou r ecol hi ment o par a guar da per manent e.

Perceba que, apenas com a leit ura da legislao, j seria possvel responder a
quest o. I sso uma dica muit o import ant e! Leiam a Lei n 8. 159/ 91 so
apenas quat ro pginas, das quais o CESPE adora ret irar suas quest es.

Volt ando ao conceit o de gest o de document os, podemos t raduzir a definio
acima como sendo t odas as at ividades que envolvem os document os de
arquivo nas fases corrent e e int ermediria, visando sua eliminao ou
recolhiment o para guarda permanent e.

Podemos dest acar t rs fases bsicas da gest o de document os: pr oduo,
ut i l i zao e dest i nao.

Produo de document os: refere- se el abor ao dos document os em
decor r nci as das at i v i dades de um r go ou set or . Nessa fase, o
arquivist a deve cont ribuir para que sej am criados apenas os document os
essenciais administ rao, evit ando duplicao e emisso de vias
desnecessrias.

Ut ilizao de document os: inclui as at ividades de pr ot ocol o ( recebiment o,
classificao, regist ro, dist ribuio e t ramit ao) , ex pedi o, or gani zao e
ar qui vament o de document os em f ase cor r ent e e i nt er medi r i a. Alm
disso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso document ao e
recuperao de informaes.

Avaliao e dest inao de document os: compreende a anl i se e av al i ao
dos document os acumulados nos arquivos, com vist as a est abel ecer seus

Aula 02

pr azos de guar da, det er mi nando quai s ser o obj et o de ar qui v o
per manent e e quai s ser o el i mi nados por t erem perdido o seu valor para a
inst it uio.

Volt ando nossa quest o, t emos que:

Chama- se gest o de document os o conj unt o de procediment os e operaes t cnicas
realizados na fase corrent e e na int ermediria e que abrangem produo, t ramit ao, uso,
avaliao e arquivament o de document os, est abelecendo sua dest inao, ist o , det erminando
a eliminao ou recolhiment o para guarda permanent e.

Ou sej a, a quest o , prat icament e, uma cpia lit eral da definio t razida pela
Lei n 8. 159/ 91. O nico conceit o diferent e dest inao que, como vimos,
significa definir quais document os sero eliminados ou recolhidos para guarda
permanent e.

Port ant o, o it em est cor r et o.

muit o import ant e que o aluno guarde o conceit o de gest o de document os e
suas fases ( produo, ut ilizao e dest inao) , pois isso muit o cobrado pelo
CESPE. Veremos, nas prximas quest es, como esse assunt o abordado nas
mais diversas formas. . .

Adapt ada) - A polt ica arquivst ica brasileira no reconhece a gest o de
document os como part e dos esforos necessrios para a organizao dos
arquivos.

Resol uo:

Vimos que a gest o de document os est expressament e previst a no art . 3 da
Lei n 8. 159/ 91.

Logo, o it em est errado.

29. ( CESPE TRE/ MG - Tcni co Judi ci r i o/ Admi ni st r at i va 2009
Adapt ada) - Com a gest o eficaz de document os, impede- se que os
document os com valor secundrio sej am conservados permanent ement e.

Resol uo:

Para responder essa quest o, bast a lembrarmos- nos do conceit o de valor
secundrio dos document os e t er em ment e a definio de gest o de
document os.

Aula 02


Como vimos na aula passada, o val or secundr i o at ribudo a um
document o em funo do int eresse que possa t er para a ent idade produt ora e
out ros usurios, t endo em vist a a sua ut ilidade para f i ns di f er ent es daquel es
par a os quai s f oi or i gi nal ment e pr oduzi do ( valor hist rico, cult ural,
informat ivo et c. ) .

Dessa forma, a gest o de document os no impede que os document os de
valor secundrio sej am conservados de forma permanent e.

exat ament e o opost o disso. Uma gest o eficaz avalia os document os e
det ermina quais sero obj et o de arquivo permanent e, j ust ament e em face do
seu valor secundrio.


Adapt ada) - No obj et ivo da gest o de document os racionalizar a produo
dos document os, mas, sim, eliminar os document os de valor secundrio.

Resol uo:

Essa quest o cont m dois erros, t ambm diret ament e ligados ao conceit o de
gest o de document os.

O primeiro est em afirmar que no obj et ivo da gest o de document os
racionalizar sua produo. Ora, j vimos que uma das principais caract erst icas
da fase de pr oduo de document os cont ribuir para que sej am criados
apenas os document os essenci ai s admi ni st r ao, evit ando duplicaes
desnecessrias.

Ainda nessa fase, cabe ao arquivist a propor a consolidao de at os normat ivos
alt erados ou at ualizados com cert a frequncia, sugerir a criao ou ext ino de
modelos de formulrios, apresent ar est udos sobre adequao e
aproveit ament o de recursos reprogrficos e informt icos, cont ribuir para a
difuso de normas e informaes, opinar sobre a escolha de equipament os.

Enfim, desempenhar at ividades visando sempre r aci onal i zao da cr i ao
de document os.

J, o segundo erro o mesmo que const at amos na quest o ant erior: o
obj et i v o da gest o de document os no el i mi nar os document os de
val or secundr i o.

Aula 02


Pelo cont rrio, deve- se avaliar o valor de prova e de informao para
inst it uio ( = avaliao) para det erminar quais vo para o arquivo permanent e
e quais sero eliminados ( = dest inao) .


31. ( CESPE TRE/ MG - Tcni co Judi ci r i o/ Admi ni st r at i v a 2009 -
Adapt ada) - A criao, o arquivament o e a eliminao de document os so as
t rs fases bsicas da gest o de document os.

Resol uo:

Out ra quest o sobre as fases da gest o de document os.

Como vimos, as fases da gest o de document os so t rs: pr oduo,
ut i l i zao e dest i nao.

O ar qui v ament o faz part e da fase de ut i l i zao. Falaremos, mais adiant e,
sobre essa at ividade, em especial, sobre os mt odos de arquivament o ( na
prxima aula) .

Por enquant o, bast a saber que arquivament o const it ui os procediment os
necessrios para guardar ( = arquivar) os document os corrent es, de forma a
permit ir que as informaes sej am eficient ement e recuperadas de acordo com
as necessidades da administ rao.

Volt ando quest o, arquivament o no uma fase da gest o de document os,
soment e pert ence fase de ut ilizao.


32. ( CESPE MMA - Agent e Admi ni st r at i vo 2009) - A fase da gest o de
document os em que so feit as a anlise e a avaliao de document os
acumulados em arquivos conhecida como preservao de document os.

Resol uo:

Essa quest o, por sua vez, t rat a da fase de dest i nao de document os.

J falamos t ambm sobre essa fase. Trat a- se das at ividades de anl i se
( = avaliao do valor dos document os) e sel eo ( = decidir quais os

Aula 02

document os sero preservados no arquivo permanent e e quais sero
eliminados) .

Olhando para o enunciado da quest o, possvel const at ar o erro: no ex i st e
a f ase pr eser vao na gest o de document os. Preservar document os de
valor secundrio no arquivo permanent e apenas uma das consequncias das
at ividades da fase de dest inao.


33. ( CESPE MMA - Agent e Admi ni st r at i vo 2009) - Na gest o de
document os, as at ividades de prot ocolo, a recuperao de informaes e a
elaborao de normas de acesso document ao so desenvolvidas na fase de
ut ilizao de document os.

Resol uo:

Finalment e essa quest o t rat a da fase de ut i l i zao de document os.

Como vimos, refere- se ao f l ux o de at i v i dades que os document os
per cor r em par a dar cumpr i ment o de sua f uno admi ni st r at i va.

Essa fase envolve mt odos de pr ot ocol o, de cl assi f i cao, de or gani zao
e de ar qui v ament o durant e a idade corrent e e int ermediria.

Alm disso, so t ambm desenvolvidas as nor mas de acesso
document ao e r ecuper ao de i nf or maes, indispensveis ao
desenvolviment o de funes administ rat ivas, t cnicas ou cient ficas das
inst it uies.

Volt ando quest o, podemos ver que t odas as at ividades descrit as no
enunciado fazem part e da fase de ut ilizao de document os.

Port ant o, o it em est cer t o.

Enfim, podemos resumir os pont os mais import ant es sobre o conceit o e as
fases da gest o de document os no quadrinho abaixo.

Aula 02

Gest o de
Document os
Pr oduo
elaborao dos document os em decorrncias
das at ividades da inst it uio
criao de document os essenciais
administ rao, evit ando duplicao e emisso
de vias desnecessrias
Ut i l i zao
prot ocolo, classificao, organizao e
arquivament o durant e a idade corrent e e
int ermediria
normas de acesso document ao e
recuperao de informaes
Dest i nao
anlise e avaliao dos document os ( valor)
definio de quais sero obj et o de arquivo
permanent e e quais sero eliminados

Adapt ada) - A gest o de document os no est fundament ada no ciclo vit al
dos document os de arquivo.

Resol uo:

A gest o de document os est int imament e ligada ao ciclo vit al e t eoria das 3
idades.

Ora, vimos que gest o de document os comea com produo ( nasciment o ) e
t ermina com a dest inao ( mort e ) dos document os de um arquivo, ou sej a,
logicament e essa ligao muit o clara.

Logo, o it em est errado.

Com isso t erminamos nossa aula de hoj e, vemos voc na prxima aula, at l
e bons est udos. . .

Davi e Fernando.

Aula 02


Li st a de Quest es

Adapt ada) - O cidado brasileiro t em o direit o de receber dos rgos pblicos
informaes relat ivas a seus direit os e deveres, exclusivament e part iculares,
cont idas em document os de arquivo, quando aut orizado pelo j udicirio. Out ras
informaes so originariament e consideradas sigilosas, a fim de garant ir a
segurana do Est ado e a inviolabilidade da int imidade, da honra e da imagem
de out ras pessoas.

Adapt ada) - Os document os de arquivo exist em em vrios exemplares, no
t endo limit ao quant o ao nmero de cpias.

Adapt ada) - Os document os t ext uais, audiovisuais e cart ogrficos so
gneros document ais encont rados nos arquivos.

Adapt ada) - Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capit al
informacional import ant e para as organizaes pblicas e privadas. Eles est o
sit uados em um cont ext o administ rat ivo e organizacional em que a informao
deve ser considerada, organizada e t rat ada como um recurso t o import ant e
quant o os recursos humanos, mat eriais ou financeiros.

Jean- Yves Rousseau e Carol Cout ure. Os fundament os da disciplina arquivst ica. Lisboa: Dom
Quixot e, 1998 ( com adapt aes) .

Tendo o t ext o acima como referncia inicial, j ulgue o it em a seguir, relat ivo
aos arquivos.

A significao do acervo document al arquivst ico independe da relao que os
document os est abelecem ent re si.

Adapt ada) - Os document os de arquivo so provas de t ransaes realizadas
nas organizaes.

Adapt ada) - Um document o de arquivo, mesmo dest acado do t odo ao qual
pert ence, t em o mesmo significado do conj unt o no qual est inserido.

07. ( CESPE ME - Ar qui vi st a 2008) - Document os de arquivo devem ser
primeirament e organizados, mant idos e usados at ivament e por seus criadores,
depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no- freqent e

Aula 02

e, finalment e, quando seu uso operacional t ermina complet ament e, devem ser
recolhidos como document os de valor ou dest rudos como document os sem
valor.

08. ( CESPE ME - Ar qui v i st a 2008) - O document o de arquivo font e de
prova e esse pot encial probat rio advm das seguint es caract erst icas desse
t ipo de document o: aut ent icidade, nat uralidade, imparcialidade,
int errelacionament o e unicidade.

Ur banos/ Ar qui v i st a - 2008) - Os document os so meios nat urais,
imparciais, int erdependent es, nicos resduos e prova das at ividades do seu
criador/ acumulador.

10. ( CESPE Pol i ci a Feder al Escr i vo 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma inst it uio pblica com vist as a at ender, racionalizar e
implement ar uma de suas funes deve ser considerada como part e dos
arquivos dessa inst it uio.

11. ( CESPE ME - Ar qui v i st a 2008) - O meio, o suport e e a funo
limit am o conceit o de document o de arquivo.

Adapt ada) - O mt odo de classificao dos arquivos exige conheciment o a
respeit o da relao ent re as unidades, a organizao e o funcionament o dos
rgos.

Ur banos/ Ar qui v i st a - 2008) - Os document os de arquivo so aqueles
produzidos por uma ent idade pblica ou privada ou por uma famlia ou pessoa
no t ranscurso das funes que j ust ificam sua exist ncia como t al. Os
document os so, em geral, manuscrit os, impressos ou audiovisuais,
reprodues ou referncias virt uais.

Ur banos/ Ar qui v i st a - 2008) - O document o orgnico pode ser produzido ou
recebido pela organizao da mesma forma que o document o no orgnico,
pois o que os diferencia o gnero document al.

15. ( CESPE ANTAQ - Anal i st a Admi ni st r at i vo/ Ar qui v ol ogi a 2009) -
A inst it uio como suj eit o produt or de document os , o document o de
arquivo como produt o da at ividade da inst it uio e o arquivo so
element os que possibilit am o enunciado t erico do princpio da provenincia.

Os arquivos de uma inst it uio so formados a part ir da informao regist rada
orgnica, int erna ou ext erna, dessa inst it uio.

Aula 02


possvel dist inguir dois nveis dos post ulados fundament ais do princpio da
provenincia: um primeiro nvel, que consist e em no se mist urar a
document ao de diferent es fundos, e um segundo nvel, que se baseia em
no se mist urar a document ao das diferent es unidades que compem o
fundo, mant endo sua est rut ura orgnica original.

18. ( CESPE ME - Ar qui v i st a 2008) - O princpio da sant idade defende
que se deve respeit ar o rgo de origem, no deixando que seus document os
se mist urem com os de out ro rgo.

19. ( CESPE ME - Ar qui v i st a 2008) - A ordem original dos document os
de um arquivo o fluxo nat ural com que eles foram produzidos e no os
det alhes de ordenao do arquivament o nos set ores de t rabalho.

20. ( CESPE Def ensor i a Pbl i ca da Uni o - Ar qui v i st a 2010 -
Adapt ada) - Arquivos corrent es so formados, basicament e, por document os
com valor informat ivo.

Adapt ada) Arquivos corrent es devem ser mant idos prximos dos usurios
diret os em razo da frequncia com que so consult ados ou da grande
possibilidade de uso que os document os dessa idade t m.

A adoo do sist ema descent ralizado de arquivos corrent es mais adequada
para pequenas organizaes, ao passo que o sist ema cent ralizado compat vel
com as organizaes mais complexas e fisicament e grandes.

Adapt ada) A economia na gest o dos arquivos j ust ifica a descent ralizao
do arquivo int ermedirio.

24. ( CESPE ME - Ar qui v i st a 2008) - O diagnst ico da sit uao
arquivst ica pelo alt o cust o deve ser adot ado apenas quando o rgo pblico
t em uma massa document al acumulada de grandes propores.

25. ( CESPE ME - Ar qui vi st a 2008) - O principal dado a ser colet ado em
um diagnst ico da sit uao arquivst ica de um rgo pblico a quant ificao
de seu acervo document al.

26. ( CESPE Pol i ci a Feder al Escr i vo 2009) - Uma das funes do
diagnst ico da sit uao arquivst ica reunir informaes suficient es para a
elaborao do cdigo de classificao e da t abela de t emporalidade de
document os de arquivo.

Aula 02


Adapt ada) - Chama- se gest o de document os o conj unt o de procediment os e
operaes t cnicas realizados na fase corrent e e na int ermediria e que
abrangem produo, t ramit ao, uso, avaliao e arquivament o de
document os, est abelecendo sua dest inao, ist o , det erminando a eliminao
ou recolhiment o para guarda permanent e.

Adapt ada) - A polt ica arquivst ica brasileira no reconhece a gest o de
document os como part e dos esforos necessrios para a organizao dos
arquivos.

29. ( CESPE TRE/ MG - Tcni co Judi ci r i o/ Admi ni st r at i v a 2009
Adapt ada) - Com a gest o eficaz de document os, impede- se que os
document os com valor secundrio sej am conservados permanent ement e.

Adapt ada) - No obj et ivo da gest o de document os racionalizar a produo
dos document os, mas, sim, eliminar os document os de valor secundrio.

31. ( CESPE TRE/ MG - Tcni co Judi ci r i o/ Admi ni st r at i v a 2009 -
Adapt ada) - A criao, o arquivament o e a eliminao de document os so as
t rs fases bsicas da gest o de document os.

32. ( CESPE MMA - Agent e Admi ni st r at i vo 2009) - A fase da gest o de
document os em que so feit as a anlise e a avaliao de document os
acumulados em arquivos conhecida como preservao de document os.

33. ( CESPE MMA - Agent e Admi ni st r at i vo 2009) - Na gest o de
document os, as at ividades de prot ocolo, a recuperao de informaes e a
elaborao de normas de acesso document ao so desenvolvidas na fase de
ut ilizao de document os.

Adapt ada) - A gest o de document os no est fundament ada no ciclo vit al
dos document os de arquivo.

Aula 02

GABARI TO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
E E C E C E C C C C
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
E C C E C C C E C E
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
C E E E E C C E E E
31 32 33 34
E E C E

Aula 02


Bi bl i ogr af i a

BRASI L. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivst ica.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanent es: t rat ament o document al. Rio
de Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decret o n 4. 553, de 27 de dezembro de 2002.

Decret o n 1. 171/ 1994 ( e suas at ualizaes) .

Lei n 8. 159, de 8 de j aneiro de 1991.

PAES, Marilena Leit e. Arquivo: t eoria e prt ica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos, princpios e t cnicas. Rio de Janeiro,
Ed. FGV, 2005.

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Conforme est udamos, os document os de arquivo so produzidos em um nico

03. ( CESPE TRE/ MA - Tcni co Judi ci r i o/ Admi ni st r at i v a - 2009

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