METODOLOGIA PARA A DEFINIO DE METAS DAS ATIVIDADES DE GESTO E SUPORTE1 DO IBGE O procedimento aqui apresentado foi construdo com

base na metodologia Balanced Scorecard (BSC), elaborada por Kaplan e Norton, que utiliza quatro perspectivas financeira, clientes, processos, e aprendizagem e crescimento, para a definio de estratgias que possam conduzir a organizao ao encontro da sua Viso. Para a identificao dos indicadores a serem definidos foi utilizada como referencial a metodologia 6Es, desenvolvida pela Secretaria de Gesto do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, que estabelece a classificao dos indicadores em: Indicadores de Resultados Eficincia, Eficcia e Efetividade; e Indicadores de Esforo Economicidade, Excelncia e Execuo. Tendo em vista o fato de que as unidades organizacionais responsveis pelas metas no so reas finalsticas e que tais metodologias foram desenvolvidas para serem adotadas pela organizao como um todo e no apenas por uma de suas reas, foram necessrias algumas adaptaes, que resultaram em uma abordagem mais diferenciada para as perspectivas do BSC e do modelo 6Es, conforme apresentado a seguir. Abrangncia das Perspectivas Financeira refere-se adequada aplicao dos recursos financeiros, a qualidade e reduo do gasto; Clientes internos, no caso de produtos (bem, servio, informao etc.) fornecidos a outras reas organizacionais; e externos, quando os produtos se destinarem, por exemplo, ao governo (TCU, CGU, MP etc.) e a sociedade (empresas fornecedoras de materiais e softwares, prestadores de servio etc.); Processo abrange todos os processos de trabalho existentes nas unidades organizacionais no finalsticas. Refere-se ao desempenho e a produtividade desses processos; Aprendizagem e Crescimento contempla a inovao e a implementao de melhorias nas unidades organizacionais.

Foi utilizada, para fins dessa metodologia, a nomenclatura do diagrama da Cadeia de Valor Institucional, cujas atividades esto divididas em trs conjuntos (Gesto, Negcio e Suporte), ficando de fora apenas as atividades de negciooufinalisticasdaInstituio,ouseja,osmacroprocessosdeproduoestatstica,deproduogeocientfica, deensinosuperior,pesquisaeextensoe,disseminaodeinformaes.

Abrangncia dos Indicadores Efetividade - refere-se a indicadores que permitem o monitoramento do impacto gerado nos beneficirios de algum produto ou servio, um cliente interno ou externo. Exemplo: ndice de satisfao do usurio com o servio prestado. Eficcia - relativo ao alcance de um objetivo, uma meta, refere-se ao alcance de resultados. Exemplo: nmero de pessoas capacitadas / ms. Eficincia - est relacionado com o desempenho, como a relao custobenefcio, tempo de execuo, produtividade. Exemplo: tempo mdio de resposta s solicitaes na central de atendimento; nmero de atendimentos realizados no prazo. Execuo - associado execuo oramentria, capacidade de execuo fsica e financeira; relao entre o volume de recursos disponibilizados pelo oramento e o nvel de utilizao desses. Exemplo: taxa de execuo financeira por Ao; quantidade de trabalho realizado em relao ao trabalho demandado num determinado perodo. Excelncia relativo a existncia de melhorias e inovaes, a identificao de eventuais falhas na realizao do produto ou servio, a fim de evit-las. Exemplo: ndice de melhorias implementadas nos processos de trabalho administrativos no semestre em relao quantidade de melhorias implementadas no semestre anterior; ndice de produtos dentro da especificao / total de produtos (ndice de conformidade). Economicidade - refere-se quantidade de recursos despendidos. Exemplo: consumo de energia eltrica por pessoa em uma determinada unidade local. A seguir so apresentadas as etapas que devem ser seguidas para a definio das metas e indicadores para compor o Plano de Ao das unidades organizacionais.

1. A rea deve definir o objetivo a ser alcanado em cada perspectiva. Os objetivos devem ser definidos de forma a contribuir para o alcance dos propsitos organizacionais. Cabe ressaltar que a busca pela efetividade, eficcia, eficincia, execuo, excelncia e economicidade intrnseca a todo e qualquer objetivo das unidades de gesto e suporte do IBGE. Exemplo: Perspectiva Financeira Objetivo Exemplos Diminuir o consumo de papel. Reduzir o consumo de cartuchos da impressora. Diminuir o gasto com dirias do servidor. Cumprir o prazo de atendimento s solicitaes dos servidores. Entregar a Proposta Oramentria no prazo estabelecido pelo MP. Realizar a Prestao de Contas Anual de acordo com a orientao da CGU.
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Clientes

Processo

Aprendizagem e Crescimento

Diminuir o tempo de encaminhamento do processo. Identificar os pontos crticos nos processos de trabalho a serem revistos/ melhorados. Aumentar a quantidade de processos automatizados. Capacitar os servidores das unidades de planejamento na nova metodologia do PPA.

2. Em seguida, deve definir como o alcance do objetivo pode ser acompanhado (definio do indicador).
Indicadores so mtricas que proporcionam informaes sobre o desempenho de um objeto (seja governo, poltica, programa, organizao, projeto, processo etc.), com vistas ao controle, comunicao e melhoria.

Para a definio do indicador imprescindvel que a obteno dos dados necessrios para o seu clculo seja vivel e simplificada.

Exemplo: Perspectiva Financeira

Objetivo Exemplos Diminuir o consumo de papel. Reduzir o consumo de cartuchos da impressora. Diminuir o gasto com dirias.

Indicador - Exemplos Mdia da quantidade de papel consumida Mdia da quantidade de cartuchos consumidos Mdia de gastos com dirias
indicadores de

Todos so economicidade

Clientes

Cumprir os prazos de atendimento s solicitaes dos servidores. Desenvolver um sistema no prazo estabelecido. Atender os cronogramas dos trabalhos conjuntos.

Percentual de solicitaes atendidas no prazo. Grau de atendimento prazo estabelecido. Percentual de Etapas cronograma realizadas prazo. ao

(1- (tempo de execuo / tempo previsto), se > 0 = prazo atendido

do no

Todos so indicadores de eficcia

Processo

Diminuir o tempo de Tempo mdio de encaminhamento do encaminhamento do processo. processo Identificar os pontos crticos Percentual de pontos crticos nos processos de trabalho a identificados. serem revistos/ melhorados. Todos so indicadores de eficincia
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Aprendizagem Crescimento

Aumentar a quantidade de processos automatizados

Percentual de processos automatizados. Tempo de implantao de um processo automatizado. Nmero de servidores capacitados por unidade de planejamento. Nmero de capacitados. servidores

Indicadores de excelncia

Capacitar os servidores das unidades de planejamento na nova metodologia do PPA. Capacitar os servidores na lngua inglesa.

Indicadores de eficcia

No necessrio construir uma lista exaustiva de indicadores, num primeiro momento, nem definir indicadores para todas as perspectivas, num semestre, por exemplo. importante estabelecer alguns indicadores que possam ser mensurados e acompanhados sistematicamente, para aferio do desempenho no perodo. Outros indicadores podem ser definidos em momento futuro, quando a estratgia do IBGE for alcanar um novo objetivo prioritariamente. Na definio do indicador devem ser apresentados: o nome do indicador, sua descrio (muitas vezes o nome no torna o indicador identificvel facilmente), a sua formula de clculo, a sua periodicidade, a sua classificao no modelo 6Es e o responsvel pela realizao do clculo na periodicidade definida. Por exemplo: Nome: Percentual de Pastas Funcionais Digitalizadas Descrio: Monitoramento da digitalizao das pastas funcionais, de tal modo que proporcione o desfazimento de processos fsicos com informaes funcionais dos servidores e melhore o atendimento. Frmula de clculo: (quantidade de pastas funcionais digitalizadas/ total de pastas funcionais) x 100 Periodicidade: semestral Classificao: Excelncia Responsvel: Coordenao de Recursos Humanos 3. O passo seguinte definir as metas que ao serem perseguidas faro com que a unidade organizacional caminhe ao encontro do objetivo estabelecido A meta deve ser: especfica (evitar interpretaes duvidosas), mensurvel (capaz de ser medida), atingvel (possvel de ser alcanada), realista (alinhada aos objetivos estabelecidos) e temporal (indicar tempo de alcance) modelo SMART (Strategic Measurement Analysis and Reporting Technique), definido por Cross e Lynch. Exemplo: Perspectiva Financeira Objetivo - Exemplos Indicador - Exemplos Metas - Exemplos Diminuir o consumo Mdia da quantidade Diminuir em 20% a de papel. de papel consumida. quantidade de
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consumo de papel durante os prximos seis meses. Reduzir o consumo Mdia da quantidade Obter uma reduo de de cartuchos da de cartuchos 10% do consumo de impressora. consumidos. cartuchos da impressora xxx da CPS, durante os prximos trs meses. Diminuir o gasto com Mdia de gastos com Diminuir em 5% a dirias. dirias. mdia de gastos com dirias para atividades contnuas no semestre, em relao ao semestre anterior.
necessrio o conhecimento da situao atual para metas em que conste reduo, diminuio aumento etc.

Clientes

Cumprir os prazos de Percentual de Garantir que, nos atendimento s solicitaes atendidas prximos seis meses, solicitaes. no prazo. 80% das solicitaes sejam atendidas no prazo. Desenvolver um Grau de atendimento Desenvolver o sistema no prazo ao prazo estabelecido. sistema de automao do estabelecido. processo de concesso de benefcios no perodo de 20 / junho a 31 de agosto de 2011. Atender os Percentual de Etapas Realizar todas as cronogramas dos do cronograma etapas previstas para trabalhos conjuntos. realizadas no prazo. o lanamento da Campanha do Planejamento Estratgico at o dia 4 de setembro de 2011.
Ateno: DEVE SER VIVEL

Processo

Diminuio do tempo Tempo mdio de encaminhamento encaminhamento do processo. processo

de At o final do do trimestre, reduzir em 20% o tempo mdio de encaminhamento dos processos da rea xxx. Identificar os pontos Percentual de pontos At dezembro de 2011, aumentar em crticos nos processos crticos identificados. de trabalho a serem 15% o percentual de revistos/ melhorados. identificao dos
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Aprendizagem e Crescimento

Aumentar quantidade processos automatizados.

a Percentual de de processos j mapeados que foram automatizados. Tempo de implantao de um processo automatizado.

pontos crticos nos processos de trabalho a serem revistos/ melhorados. At o final de 2011, automatizar 60% dos processos que j foram mapeados. Implantar um processo automatizado em 60 dias, at dezembro de 2011.

Capacitar os Nmero de Garantir que pelo servidores das servidores capacitados menos um servidor de unidades de por cada uma das unidade de planejamento na nova planejamento. unidades de metodologia do PPA. planejamento dos estados e da sede esteja capacitado na nova metodologia do PPA at o final do ano. Capacitar os Nmero de Oferecer 40 vagas no servidores na lngua servidores capacitados curso Ingls em 50 inglesa. Aulas, na modalidade de EAD para servidores do IBGE, no ms de julho. Ateno: As metas devem ser desafiadoras e o seu alcance ir requerer o empenho da equipe responsvel, mas a sua definio deve ser feita com uma viso realista e factvel. Lembrar de levantar dados referentes ao estado atual, para estabelecer metas de reduo, diminuio, aumento etc. (como definir que a meta uma reduo de 30% se no houver conhecimento do valor atual?)

CONCLUSO Essa metodologia se coloca como um primeiro exerccio para que, a partir de orientaes estratgicas emanadas do Planejamento Estratgico e da viso de futuro identificada para a Instituio, se estabeleam metas que possam ser sistematicamente monitoradas por indicadores que sejam traduzidos numa linguagem de simples comunicao com os servidores e, por conseguinte, que possam sensibiliz-los e compromet-los com os resultados a serem alcanados.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CROSS, K. F. ; LYNCH, R. L. The SMART way to define and sustain success. National Productivity Review, v.8, n.1, p.23 33, 1988/89. KAPLAN, R; NORTON, D. P. A estratgia em ao: Balanced Scorecard. 3 Ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997. 360 p. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO, GESTO (MPOG). Secretaria de Gesto. Melhoria da gesto pblica por meio da definio de um guia referencial para medio do desempenho da gesto, e controle para o gerenciamento dos indicadores de eficincia, eficcia e de resultados do programa nacional de gesto pblica e desburocratizao. Produto 4: Guia Referencial para Medio de Desempenho e Manual para Construo de Indicadores. Braslia: MPOG, 2009. 113 p.

ANEXO
DEFINIO DE OBJETIVOS, INDICADORES E METAS Perspectiva Financeira Clientes Processo Aprendizagem e crescimento Objetivo Indicador Metas

Dados referentes ao indicador definido

Nome: Descrio: Frmula de clculo: Periodicidade: Classificao: Responsvel: