SENADO FEDERAL SECRETARIA DE ARQUIVO

MANUAL DE ASSISTNCIA TCNICA ARQUIVSTICA

BRASLIA 2006

DIRETOR DA SECRETARIA DE ARQUIVO Francisco Maurcio da Paz

DIRETOR DA SUBSECRETARIA DE GESTO DE DOCUMENTOS Edson Luiz Campos brego

DIRETOR DA SUBSECRETARIA DE ARQUIVO PERMANENTE Antonio Alberto de Carvalho

ELABORAO Alraune Reinke Andresa de Moraes e Castro Arquivistas COLABORAO Adriana Cardoso da Silva Ana Cludia Ferreira da Silva Edvan Dias de Moura Jussara Ramalho Sotelino de Moura Rosa Maria Gonalves Vasconcelos Sebastiana Coelho Costa

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca do Senado Federal Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Arquivo. Manual de assistncia tcnica arquivstica. Braslia : Senado Federal, Secretaria de Arquivo, 2006. 52 p. 1. Arquivo, organizao. 2. Documento, organizao. 3. Arquivamento. I. Ttulo. CDD 025.17

Sumrio

Pg. Apresentao................................................................................ Parte I .......................................................................................... 1. Estrutura da Secretaria de Arquivo .................................. 2. 7 9 9

Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF................ 10 12 14 14 15 15 15 17 17 17 18 18 19 19

3. Atividades do rgo Central e dos rgos Setoriais ....... Parte II ......................................................................................... 1. Assistncia Tcnica Arquivstica...................................... 2. Como proceder para solicitao de Assistncia Tcnica . 3.1. 5. Classificao de documentos ............................... 3. Atividades a serem desenvolvidas em cada Arquivo Setorial .. 4. Arquivamento e acondicionamento de documentos ....... Destinao de documentos ............................................ 5.1. Tabela de Temporalidade de Documentos ............ 5.2. 6. Eliminao de documentos .................................. 5.3. Transferncia de documentos Secretaria de Arquivo... Rotinas a serem executadas ............................................ 6.1. Classificao e avaliao .....................................

6.2. Arquivamento e acondicionamento de documentos de fase corrente .............................................. 20

6.3. Transferncia de documentos de fase intermediria .. 6.4. Eliminao de documentos ..................................

21 23

Modelo I Acompanhamento de Assistncia Tcnica ................................. Modelo II Listagem de eliminao de documentos ................................... Modelo III Guia de transferncia de documentos ....................................... Modelo IV Etiqueta de transferncia de documentos .................................. Modelo V Etiqueta de eliminao de documentos ..................................... Legislao Arquivstica Brasileira Decreto n 82.590, de 6 de novembro de 1978 ........................ Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 ....................................... Lei n 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 .................................. Decreto n 3.179, de 21 de setembro de 1999.......................... Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002 ........................ Resolues do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ Resoluo n 1, 1995................................................................ Resoluo n 2, 1995................................................................ Resoluo n 5, 1996................................................................ Resoluo n 6, 1997................................................................ Resoluo n 7, 1997................................................................ Resoluo n 13, 2001.............................................................. Resoluo n 14, 2001.............................................................. Resoluo n 20, 2004.............................................................. Carta para a preservao do patrimnio arquivsticos digital CONARQ, 2004 ....................................................................... Resoluo n 24, 2006..............................................................

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Legislao Interna Senado Federal Ato da Comisso Diretora n 5, 2000 ........................................ Ato do Diretor-Geral n 846, 2000 ............................................ Ato da Comisso Diretora n 17, 2001 ...................................... Resoluo n 56, 2002.............................................................. Ato do Presidente n 168, 2003 ................................................ Ato da Comisso Diretora n 2, 2005 ........................................ Ato do Diretor-Geral n 2.146, 2005 .........................................

40 44 46 47 47 48 49

Apresentao

O Senado Federal, por meio da Secretaria de Arquivo vem, desde 1997, implantando um programa de gesto documental no mbito da Casa com o propsito de tratar adequadamente seus documentos. O programa pretende uniformizar os procedimentos arquivsticos para dar apoio ao processo decisrio e facultar o acesso informao, conservando o arquivo permanentemente atualizado. Para atender as necessidades arquivsticas foi institudo pelo Ato da Comisso Diretora no 5, de 2000, o Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e Congresso Nacional SIARQ-SF cujos objetivos gerais so assegurar o controle e a organizao dos documentos do Senado Federal, alm de zelar pela preservao do seu patrimnio. A Secretaria de Arquivo a responsvel pela execuo do sistema. Foi criada, tambm, por meio do Ato do Diretor-Geral no 846, de 2000, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo. Como resultado do trabalho da Comisso foram elaborados e aprovados pelo Ato da Comisso Diretora no 17, de 2001, instrumentos arquivsticos que estabelecem condies eficientes para o arquivamento de documentos, sendo eles: o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo que classifica todos os documentos produzidos ou recebidos pelo Senado Federal e a Tabela de Temporalidade de Documentos que define prazos de guarda e destinao de documentos. Aps a elaborao dos referidos instrumentos arquivsticos apresentamos este manual que servir de orientao tcnica s unidades setoriais para organizao do acervo documental arquivstico de fase corrente e transferncia de documentos Secretaria de Arquivo. FRANCISCO MAURCIO DA PAZ Diretor da Secretaria de Arquivo Senado Federal

PARTE I 1. ESTRUTURA DA SECRETARIA DE ARQUIVO

A Secretaria de Arquivo (SARQ), unidade subordinada ao rgo Central de Coordenao e Execuo Diretoria Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os Arquivos Correntes (setoriais) vinculados tecnicamente SARQ e administrativamente s suas respectivas unidades organizacionais.
SECRETARIA DE ARQUIVO
GABINETE

SERVIO DE ATENDIMENTO AO USURIO

SUBSECRETARIA DE GESTO DE DOCUMENTOS

SUBSECRETARIA DE ARQUIVO PERMANENTE

SERVIO DE ARQUIVO LEGISLATIVO SERVIO DE ARQUIVO ADMINISTRATIVO SERVIO DE ARQUIVO IMPRESSO SERVIO DE ARQUIVOS ESPECIAIS

SERVIO DE ARQUIVO HISTRICO SERVIO DE DIFUSO DO ACERVO E PRODUTOS ESPECIAIS

2.

SISTEMA DE ARQUIVO E CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SENADO FEDERAL E DO CONGRESSO NACIONAL SIARQ-SF

O Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional (Ato da Comisso Diretora no 5, 2000) consiste numa administrao descentralizada de arquivos. Tem por finalidade a racionalizao da produo documental e a uniformizao de procedimentos quanto ao registro, controle da tramitao, expedio, classificao, indexao, arquivamento, avaliao, preservao e reproduo do conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pelo Senado Federal, em decorrncia do exerccio de suas atividades. O SIARQ foi concebido como instrumento de informao, objetivando assegurar o controle e a organizao dos documentos produzidos ou recebidos pelas vrias unidades organizacionais do Senado Federal e Congresso Nacional, no desempenho de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento e zelar pela preservao do patrimnio arquivstico do Senado Federal e Congresso Nacional parte relevante da Histria da Nao. A ausncia de normas, fluxos e procedimentos tcnicos reguladores dos arquivos e protocolos, gerou no Senado Federal, uma srie de dificuldades de ordem tcnico-administrativa, as quais, entre outras, passamos a relacionar: a) dificuldade na recuperao de documentos; b) irracionalidade na tramitao de documentos; c) morosidade na disseminao da informao; d) desconhecimento quanto localizao da informao; e) possibilidade de extravio de documentos; f) destinao incorreta dos documentos; g) proliferao indiscriminada de papis;

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h) falta de controle dos documentos de arquivo produzidos e recebidos eletronicamente; i) obsolescncia dos equipamentos de informtica; j) dificuldade de migrao das informaes para novos suportes. A implantao do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos, vem minimizando tais dificuldades por meio das seguintes solues: a) agiliza o fluxo de documentos e informaes; b) facilita o acesso aos documentos e informaes; c) impede a proliferao indiscriminada de documentos; d) acumula organicamente os documentos; e) propicia infra-estrutura racional formao de banco de dados; f) preservao da tecnologia existente, visando acessibilidade dos documentos eletrnicos. Dessa forma, o SIARQ tem apresentado flexibilidade e dinamismo compatveis com os objetivos que delinearam sua concepo, tanto sob a tica global, quanto especfica, uma vez que vem se desenvolvendo dentro dos parmetros inicialmente projetados e das metas fixadas mesma poca. O SIARQ desenvolve suas atividades, no mbito do Senado Federal e estrutura-se: rgo Central a Secretaria de Arquivo do Senado Federal; rgos Setoriais as unidades organizacionais do Senado Federal e das entidades que lhe so vinculadas, de qualquer grau, que desempenhem atividades de arquivo e de controle de documentos. A estrutura do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos foi projetada e implantada, de forma flexvel e dinmica, objetivando englobar os Arquivos Setoriais, subordinados tecnicamente ao rgo Central e administrativamente s Unidades Administrativas.

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3. ATIVIDADES DO RGO CENTRAL E DOS RGOS SETORIAIS A Secretaria de Arquivo como rgo central do SIARQ, denominado Arquivo Central, tem como principais atividades: a) orientar, coordenar e supervisionar a execuo das tarefas de controle de documentos e de arquivos correntes administrativos e legislativos nos rgos setoriais, estabelecendo normas gerais de trabalho, de forma a manter uniformizao de procedimentos, atendendo s peculiaridades de cada um; atender aos usurios, de acordo com procedimentos estabelecidos, no que diz respeito ao acesso s informaes existentes na Secretaria de Arquivo, respeitando as condies de sigilo; promover treinamento para os servidores encarregados de operar o sistema nas unidades integrantes do SIARQ-SF, em estreita colaborao com o Instituto Legislativo Brasileiro ILB; orientar os rgos setoriais quanto s instalaes, equipamentos e material em geral, do ponto de vista arquivstico.

b)

c)

d)

Os rgos Setoriais denominados de Arquivos Setoriais tem como atividades: a) receber, registrar e controlar a tramitao e expedio de correspondncia, de acordo com normas e procedimentos estabelecidos pelo rgo Central; organizar e manter arquivo de documentos de uso corrente;

b)

c) classificar e arquivar os documentos de uso corrente, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo; d) e) f) classificar e indexar as sries de documentos legislativos; recuperar a informao sobre a localizao e contedo dos documentos; registrar, indexar e arquivar os documentos escritos, sonoros, fotogrficos, flmicos e outros;

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g) h)

registrar e controlar o emprstimo de documentos arquivados; selecionar a transferncia Secretaria de Arquivo, de acordo com os prazos pr-fixados na Tabela de Temporalidade de Documentos; transferir os documentos de arquivo, Secretaria de Arquivo, por meio de Guias de Transferncias (conforme modelo anexo) e dentro dos requisitos tcnicos; manter estreito contato com a Secretaria de Arquivo, no sentido de receber assistncia tcnica e orientao quanto aos procedimentos arquivsticos; manter articulao entre si, para efeitos operacionais, com vistas a elevar o nvel de eficincia do SIARQ-SF.

i)

j)

k)

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PARTE II 1 ASSISTNCIA TCNICA ARQUIVSTICA A Assistncia Tcnica Arquivstica tem por objetivo geral prestar orientao especializada s unidades setoriais do Senado Federal, bem como Secretaria Especial de Editorao e Publicaes (SEEP), Secretaria Especial de Informtica (Prodasen), Instituto Legislativo Brasileiro (ILB) e gabinetes de parlamentares, no sentido de organizar o acervo documental arquivstico das unidades setoriais de arquivo do Senado Federal, bem como garantir melhores condies de guarda e preservao dos documentos e torn-los rapidamente disponveis aos usurios. A Subsecretaria de Gesto de Documentos responsvel por articular e orientar as unidades setoriais na execuo dos procedimentos de tratamento arquivstico dos documentos e estabelecer um cronograma de Assistncia Tcnica Arquivstica de acordo com a demanda e o volume documental do acervo das unidades setoriais. A Assistncia Tcnica Arquivstica visa alcanar a curto e mdio prazos, os seguintes resultados: a) padronizao e interao sistmica das atividades de arquivo e controle de documentos no mbito do Senado Federal; agilidade e segurana no acesso e recuperao da informao; preservao do patrimnio arquivstico do Senado Federal e Congresso Nacional, como decorrncia da avaliao criteriosa da massa documental a ser eliminada ou recolhida, em funo dos programas de gesto e de preservao de documentos pblicos desenvolvidos no Senado Federal; eficcia e agilidade no processo decisrio por parte da mquina administrativa da Casa;

b) racionalizao e modernizao dos servios arquivsticos; c) e) d) reduo nos custos de armazenagem da documentao;

f)

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g)

conscientizao da funo social dos arquivos como instrumento de apoio ao Estado e ao cidado, bem como pesquisa histrica e ao desenvolvimento cientfico e cultural.

2 COMO PROCEDER PARA SOLICITAO DE ASSISTNCIA TCNICA Fazer contato, pessoal, pelo ramal 3417 ou pelo e-mail sarqassistencia@senado.gov.br, com a equipe tcnica da Subsecretaria de Gesto de Documentos, agendando uma visita tcnica unidade setorial. A unidade setorial dever designar servidores para acompanhar a visita tcnica, que ser realizada por arquivistas e tcnicos em arquivo da equipe da Subsecretaria de Gesto de Documentos, para fim de levantamento e anlise da situao geral da documentao. Aps a visita tcnica da equipe da SARQ, a unidade setorial dever indicar servidor(es) para desenvolver a atividades de arquivo na referida unidade. Essas atividades sero orientadas pela equipe da SARQ. A cada visita tcnica para orientao ser preenchido o Formulrio de Acompanhamento de Assistncia Tcnica Arquivstica (modelo I), devendo este ser assinado pelo servidor assistido e o arquivista responsvel pela visita. Neste formulrio ser relatado como e por quem est sendo executado o trabalho, as principais dvidas e questionamentos e as informaes tcnicas que foram passadas ao(s) servidor(es). Este formulrio compor o dossi de Assistncia Tcnica Arquivstica da referida unidade setorial. 3 ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS EM CADA ARQUIVO SETORIAL Cada arquivo tem especificidades que, a partir de uma anlise dos documentos e dos procedimentos, sero contemplados aps treinamento em cada unidade administrativa. 3.1 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS A classificao uma das atividades do processo de gesto de

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documentos arquivsticos, a qual inclui procedimentos e rotinas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. Todo documento dever ser classificado e arquivado de acordo com o Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para atividade meio e fim, aprovado pelo Ato da Comisso Diretora no 17, de 2001. O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. No Cdigo de Classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. A classificao deve ser realizada de acordo com as seguintes operaes: a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

b) CODIFICAO: consiste na verificao do cdigo numrico atribudo ao assunto de que trata o documento e na aposio do referido cdigo no canto superior direito do documento ou

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da capa do processo. Quando necessrio, dever ser utilizado o ndice (contm os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente), para agilizar a localizao do cdigo correspondente ao assunto tratado. 4 ARQUIVAMENTO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS Consiste na guarda do documento no local devido (pasta, caixa, estante ou armrio) de acordo com a classificao dada. Os documentos de fase corrente, inclusive processos, sero arquivados nos Arquivos Setoriais por tempo determinado pela Tabela de Temporalidade de Documentos. Aps o vencimento do prazo de guarda nas unidades, os documentos de fase intermediria devero ser transferidos para a Secretaria de Arquivo de acordo com os procedimentos descritos nesta cartilha. 5 DESTINAO DE DOCUMENTOS A destinao estabelecida aos documentos poder ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao ou pesquisa. A Secretaria de Arquivo ser responsvel por articular e orientar as unidades setoriais para execuo dos procedimentos de destinao de documentos. 5.1 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS A Tabela de Temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso informa-

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o a quantos dela necessitem. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades setoriais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, devendo ser transferido para Secretaria de Arquivo. 5.2 ELIMINAO DE DOCUMENTOS A eliminao de documentos somente poder ocorrer aps a aplicao da Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovao da Listagem de Eliminao de Documentos (modelo II) pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Senado Federal e a publicao da referida listagem no Dirio do Senado juntamente com o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem como objetivo tornar pblico, em peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos arquivsticos. Excetuam-se desse procedimento de eliminao as cpias e vias de documentos cujo original ou um exemplar encontram-se no mesmo conjunto documental ou dossi. 5.3 TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS SECRETARIA DE ARQUIVO Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhidos para guarda permanente. Sero transferidos Secretaria de Arquivo apenas os documentos de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelo Senado Federal em decorrncia do exerccio de suas atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e aps o preenchimento da Guia de

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Transferncia de Documentos. A transferncia de documentos no dever ser efetuada em forma de pacotes, pastas suspensas, pastas A-Z ou caixas de mudana e dever vir acompanhada pela Guia de Transferncia de Documentos (modelo III). Somente sero aceitas as transferncias que estiverem de acordo com as exigncias fixadas no presente manual, devendo a SARQ devolver a documentao, cujos procedimentos no foram atendidos, ao arquivo setorial para correo de eventuais falhas verificadas. Os documentos transferidos de fase intermediria passaro custdia e responsabilidade da Subsecretaria de Gesto de Documentos. Para tanto, necessrio que se regularize a tramitao da referida documentao no Sistema de Controle e Acompanhamento de Processos CAD, passando a carga dos processos para o Servio de Arquivo Administrativo (SEARAD). 6 ROTINAS A SEREM EXECUTADAS 6.1 CLASSIFICAO E AVALIAO a) ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; Quando os documentos estiverem acompanhados de anexo(s), este(s) dever(o) receber o cdigo correspondente ao documento. b) localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de Classificao, utilizando o ndice, quando necessrio; c) anotar o cdigo, a lpis, no canto superior direito do documento;

d) verificar a temporalidade dos documentos na Tabela de Temporalidade de Documentos, contando o tempo a partir do primeiro dia til do ano se-guinte ao da data de arquivamento do

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documento; Os documentos que originaram despesas, o prazo de arquivamento contato a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas da Unio. (Solicitar lista de aprovao das contas para o responsvel pela Assistncia Tcnica Arquivstica). e) classificar o documento que se referir a dois ou mais assuntos no Cdigo de Classificao, cujo assunto possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente; manter a srie numrica de ofcios expedidos por dois anos e posteriormente encaminh-los para eliminao; classificar e arquivar uma via dos ofcios expedidos para fora do Senado Federal (externos) no assunto de acordo com o Cdigo de Classificao e outra via na srie cuja temporalidade de dois anos;

f) g)

h) cpias de proposies (resolues, mensagens, etc) no devem ser transferidas para a SARQ uma vez que os mesmos se encontram nos processados que posteriormente sero transferidos SARQ; i) eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto documental; separar fisicamente os documentos de fase corrente, intermediria ou eliminao.

j)

6.2 ARQUIVAMENTO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS DE FASE CORRENTE a) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo os documentos com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

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c)

reunir os documentos do mesmo cdigo e acondicionar em pastas, caixas etc;

d) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas, caixas, atravs de notaes registradas nas projees das pastas ou etiquetas; e) acondicionar as pastas e caixas no devido armrio ou estante.

6.3 TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS DE FASE INTERMEDIRIA a) retirar os documentos de pastas, envelopes ou invlucros e separar pelos subgrupos (pessoal, material, patrimnio etc);

b) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); c) reunir os documentos do mesmo cdigo em maos e acondicionar em caixas tamanho padro utilizada na SARQ; As caixas podero ter um nmero ilimitado de maos tendo-se o cuidado para no acondicionar documentos acima da capacidade do mao ou da caixa. d) retirar bailarinas de metal, grampos e clipes metlicos para evitar a oxidao, ligas de borracha e desdobrar os documentos que estiverem dobrados, tendo-se o cuidado para no rasg-los; No fazer recortes ou colagens e no usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Utilizar, sempre, mscaras, luvas e jalecos descartveis, o que garante a preservao da sua sade e tambm ajuda a conservar os documentos. e) arranjar os maos em ordem numrica dos cdigos, identificando, a lpis, no canto superior direito do mao o res-

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pectivo cdigo de classificao, o nmero da caixa e do mao;

g)

colar, na caixa, etiqueta (modelo IV) identificando a unidade setorial;

h) preencher a Guia de Transferncia (modelo III), encaminhando uma via, assinada pelo chefe de servio ou responsvel, no ato da transferncia dos documentos SARQ e enviando uma cpia para o e-mail sarqassistencia@senado.gov.br; Aps a conferncia dos documentos transferidos SARQ, pela equipe tcnica, uma via ser devolvida unidade setorial para controle da respectiva unidade setorial. i) agendar nova visita tcnica para conferncia da classificao dos documentos e da Guia de Transferncia; proceder tramitao dos processos no sistema de Controle e Acompanhamento de Documentos CAD, para o Servio de Arquivo Administrativo (SEARAD); Os processos s podero ser transferidos aps ser registrada a transferncia no sistema CAD e a Guia de Transferncia de Documentos ter sido conferida pela equipe da SARQ. Caso a transferncia tenha sido efetuada sem o devido registro no referido sistema, a SARQ devolver os processos para a devida atualizao no sistema CAD. k) encaminhar a documentao Secretaria de Arquivo.

j)

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O emprstimo de documentos de fase intermediria somente poder ser feito unidade setorial que efetuou a transferncia do acervo SARQ ou mediante autorizao formal desta para outra unidade ou interessados. OBSERVAO: as transferncias devem ser realizadas no seguinte horrio; das 9 s 12 e das 14 s 18 horas, e agendadas previamente com a equipe de assistncia tcnica arquivstica. 6.4 ELIMINAO DE DOCUMENTOS a) retirar os documentos de pastas, envelopes ou invlucros e separar pelos subgrupos (pessoal, material, patrimnio, etc);

b) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); c) reunir os documentos do mesmo cdigo em maos e acondicionar em caixas tamanho padro utilizada na SARQ; As caixas podero ter um nmero ilimitado de maos tendo-se o cuidado para no acondicionar documentos acima da capacidade do mao ou da caixa. d) arranjar os maos em ordem numrica dos cdigos; e) f) colar, na caixa, etiqueta de eliminao (modelo V) identificando a unidade setorial; preencher a Listagem de Eliminao (modelo I), encaminhando para SARQ, uma via assinada pelo chefe de servio ou responsvel e enviando uma cpia para o e-mail sarqassistencia@senado.gov.br; agendar nova visita tcnica para conferncia da Listagem de Eliminao;

g)

h) a documentao dever aguardar na prpria unidade setorial, a publicao, no Dirio do Senado Federal, da Listagem de Eliminao juntamente com o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos.

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MODELO I ACOMPANHAMENTO DE ASSISTNCIA TCNICA

ACOMPANHAMENTO DE ASSISTNCIA TCNICA ARQUIVSTICA UNIDADE SETORIAL: Unidade setorial visitada SERVIDOR ASSISTIDO: nome do servidor responsvel pela organizao do arquivo setorial RAMAL: nmero do telefone para contato SITUAO ENCONTRADA: - 1a visita: fazer levantamento da situao do arquivo e medir a documentao; - Demais visitas: relatar a situao encontrada

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
AES / DECISES: descrever as decises que foram tomadas em comum acordo com os servidores da respectiva unidade setorial.

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
ASSINATURA DO SERVIDOR ASSISTIDO: RESPONSVEL PELA ASSISTNCIA: DATA:

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MODELO II LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL DIRETORIA GERAL SECRETARIA DE ARQUIVO

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO / ENTIDADE: Senado Federal UNIDADE / SETOR: Unidade setorial na qual os documentos se encontram

RGO/SETOR: SF/ sigla da unidade setorial LISTAGEM: o nmero da listagem ser de acordo com a remessa de documentos para eliminao; CAIXA: nmero da caixa correspondente

Cdigo de Classificao Anotar o cdigo de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos.

Assunto / Srie Anotar a srie de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos.

Datas-limite Identificao cronolgica do conjunto de documentos, mencionando a data mais antiga e a mais recente do perodo abrangido.

Quantidade Anotar a quantidade de documentos referentes ao conjunto documental da srie.

Especificaes Identificar a espcie do conjunto documental (ex.: processos, ofcios, memorandos, etc).

Observaes Anotar o nmero dos processos ou ofcios e outra informao considerada importante (ex.: srie de ofcios expedidos, faltam os de no 2 e 8).

DATA: ____/ ____/ ______

____________________________________________ RESPONSVEL PELA SELEO

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MODELO III GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL DIRETORIA GERAL SECRETARIA DE ARQUIVO

GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS RGO / ENTIDADE: Senado Federal UNIDADE / SETOR: Unidade setorial na qual os documentos se encontram

RGO/SETOR: SF/ sigla da unidade setorial

RELAO: o nmero da relao ser de acordo com a transferncia de documentos para SARQ.
Cdigo de Classificao Anotar o cdigo de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. Assunto / Srie Anotar a srie de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. Datas-limite Identificao cronolgica do conjunto de documentos, mencionando a data mais antiga e a mais recente do perodo abrangido. Documentos (Espcie/srie/No) Identificar a espcie do conjunto documental e os respectivos nmeros (ex.: processo n 000/00-0, ofcios, memorandos, etc). Observaes Registrar informaes consideradas importante (ex.: srie de ofcios expedidos, faltam os de n 2 e 8). Caixa Uso Arquivo Central Caixa No

RESP. PELA UNIDADE SETORIAL _____________________________

DATA ___/___/___

RECEBIMENTO NA SARQ _____________________________

DATA ___/___/___

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MODELO IV ETIQUETA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL Secretaria de Arquivo Subsecretaria de Gesto de Documentos Arquivo Administrativo

_______________________________________ Unidade Setorial ____________________________ Sigla _________________ Data-Limite ________________ N da Caixa _______ Ano de Transferncia

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MODELO V ETIQUETA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL Secretaria de Arquivo Subsecretaria de Gesto de Documentos Arquivo Administrativo

_______________________________________ Unidade Setorial ____________________________ Sigla _________________ Data-Limite ________________ N da Caixa ELIMINAO

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LEGISLAO ARQUIVSTICA BRASILEIRA

DECRETO N 82.590, de 6 de novembro de 1978 Regulamenta a Lei no 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispe sobre a regulamentao das profisses de arquivista e de tcnico de arquivo. LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. (grifo nosso) Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (grifo nosso)

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Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (grifo nosso) Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.

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 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.

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CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. (grifo nosso) Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

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Art. 21. Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfi-

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gurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. (grifo nosso) Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR. (grifo nosso) 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR, Jarbas Passarinho.

(D.O.U. de 9 de janeiro de 1991)

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LEI N 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. ................. CAPTULO V Seo IV DOS CRIMES CONTRA O ORDENAMENTO URBANO E O PATRIMNIO CULTURAL Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: (grifo nosso) I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; (grifo nosso) Pena: recluso, de um a trs anos, e multa. Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem prejuzo da multa.
(D.O.U., 13 de fevereiro de 1998 e retificada em 17 de fevereiro de 1998).

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DECRETO N 3.179, de 21 de setembro de 1999 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. ......... CAPTULO II Seo IV DAS SANES APLICVEIS S INFRAES CONTRA O ORDENAMENTO URBANO E O PATRIMNIO CULTURAL Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar: (grifo nosso) I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; (grifo nosso) Multa de R$ 10.000 (dez mil reais) a R$ 500.000 (quinhentos mil reais).
(D.O.U., 22 de setembro de 1999).

DECRETO N 4.553, de 27 de dezembro de 2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
(D.O.U., 30 de dezembro de 2002).

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RESOLUES DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ

RESOLUO N 1, de 18 de outubro de 1995 Dispe sobre a necessidade da adaptao de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.
(D.O.U., 24 de outubro de 1995).

RESOLUO N 2, de 18 de outubro de 1995 Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
(D.O.U., 24 de outubro de 1995).

RESOLUO N 5, de 30 de setembro de 1996 Dispe sobre a necessidade da adaptao de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.
(D.O.U., 10 de outubro de 1996).

RESOLUO N 6, de 15 de maio de 1997 Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.
(D.O.U., 23 de maio de 1997).

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RESOLUO N 7, de 20 de maio de 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
(D.O.U., 23 de maio de 1997).

RESOLUO N 13, de 9 de fevereiro de 2001 Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos, sobre a construo de arquivos e de websites de instituies arquivsticas.
(D.O.U., 26 de fevereiro de 2001).

RESOLUO N 14, de 24 de outubro de 2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos as atividades-meio da Administrao Pblica.
(D.O.U., 8 de fevereiro de 2002).

RESOLUO N 20, de 16 de julho de 2004 Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
(D.O.U., 19 de julho de 2004).

CARTA PARA A PRESERVAO DO PATRIMNIO ARQUIVSTICO DIGITAL CONARQ 6 de julho de 2004

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RESOLUO N 24, de 3 de agosto de 2006 Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.
(D.O.U., 7 de agosto de 2006).

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LEGISLAO INTERNA SENADO FEDERAL

ATO DA COMISSO DIRETORA N 5, de 14 de abril de 2000 Institui o Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF. A Comisso Diretora do Senado Federal, no uso de suas atribuies regimentais e regulamentares, RESOLVE: Art. 1 Fica institudo o Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF, integrante do Sistema de Arquivo do Poder Legislativo Federal e do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, de acordo com o item III, art. 12, do Decreto n 1.173 de 29-6-94, e do art. 17, da Lei n 8.159, de 8-3-91. Art. 2 So objetivos gerais do Sistema: I assegurar o controle e a organizao dos documentos produzidos, expedidos ou recebidos pelas vrias unidades organizacionais do Senado Federal, no desempenho de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento. II zelar pela preservao do patrimnio arquivstico do Senado Federal parte relevante da Histria da Nao. (grifo nosso) Art. 3 Integram o SIARQ-SF: I rgo Central a Secretaria de Arquivo do Senado Federal; II rgos Setoriais as unidades organizacionais do Senado Federal e das entidades que lhe so vinculadas, de qualquer

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grau, que desempenhem atividades de arquivo e de controle de documentos. (grifo nosso) Art. 4 So atribuies bsicas do rgo Central: I Orientar, coordenar e supervisionar a execuo das tarefas de controle de documentos e de arquivos correntes administrativos e legislativos nos rgos setoriais, estabelecendo normas gerais de trabalho, de forma a manter uniformizao de procedimentos, atendendo s peculiaridades de cada um. (grifo nosso) II Racionalizar a produo documental com vistas a evitar-se a proliferao de papis. III Elaborar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo, acompanhando sua implantao e providenciando as alteraes, quando necessrias; IV Presidir a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos que tem por finalidade promover a avaliao, seleo e destinao final de documentos no Senado Federal e Congresso Nacional. V Presidir a Comisso Permanente de Acesso (Decreto n 2.134 de 24-1-97, que regulamenta o art. 23, da Lei n 8.159 de 8-1-91), que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos e sigilosos, o acesso a eles e d outras providncias. VI Atender aos usurios, de acordo com procedimentos estabelecidos, no que diz respeito ao acesso s informaes existentes na Secretaria de Arquivo, respeitando as condies de sigilo. (grifo nosso) VII Promover treinamento para os servidores encarregados de operar o sistema nas unidades integrantes do SIARQ-SF, em estreita colaborao com o Instituto Legislativo Brasileiro ILB. VIII Receber a documentao proveniente dos rgos setoriais, de acordo com critrios e prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos. (grifo nosso) IX Custodiar, preservar, armazenar e ordenar os documentos recebidos dos rgos setoriais, dando-lhes acessibilidade por meios de pesquisa guias, inventrios, catlogos, repertrios e ndices garantindo sua integridade e segurana.

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X Providenciar todos os requisitos tcnicos para preservao dos documentos no rgo central e unidades setoriais do Senado Federal. XI Orientar os rgos setoriais quanto s instalaes, equipamentos e material em geral, do ponto de vista arquivstico. XII Providenciar, orientar e supervisionar os trabalhos de seleo de documentos, que devero passar pelos processos de restaurao. XIII Estabelecer normas e critrios para microfilmagem e utilizao de outras tecnologias aplicadas documentos de arquivo, no mbito do Senado Federal. XIV Desenvolver estudos, em estreita colaborao com o Centro de Informtica e Processamento de Dados do Senado Federal PRODASEN visando a implementao de recursos de informtica aplicado a documentos de arquivo. XV Manter intercmbio com arquivos nacionais e estrangeiros para atualizao de tcnicas e permuta de experincias. XVI Arranjar e descrever os documentos escritos, sonoros, fotogrficos, flmicos e outros, recolhidos ao arquivo permanente, para controle, recuperao e disseminao das informaes. XVII Elaborar e manter atualizado o Manual de Servio, com vistas normatizao de rotinas e procedimentos do SIARQ-SF. XVIII Divulgar o acervo custodiado. Art. 5 So atribuies bsicas dos rgos Setoriais: I Receber, registrar e controlar a tramitao e expedio de correspondncia, de acordo com normas e procedimentos estabelecidos pelo rgo Central; (grifo nosso) II Organizar e manter arquivo de documentos de uso corrente; (grifo nosso) III Classificar e arquivar os documentos de uso corrente, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo; (grifo nosso) IV Classificar e indexar as sries de documentos legislativos. (grifo nosso) V Recuperar a informao sobre a localizao e contedo dos documentos; (grifo nosso)

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VI Registrar, indexar e arquivar os documentos escritos, sonoros, fotogrficos, flmicos e outros; (grifo nosso) VII Registrar e controlar o emprstimo de documentos arquivados; (grifo nosso) VIII Selecionar, periodicamente, os documentos mantidos em seus arquivos, para fins de eliminao ou transferncia Secretaria de Arquivo, de acordo com os prazos pr-fixados na Tabela de Temporalidade de Documentos; (grifo nosso) IX Transferir os documentos citados no item VIII, Secretaria de Arquivo, por meio de Guias de Transferncias e dentro dos requisitos tcnicos; (grifo nosso) X Manter estreito contato com a Secretaria de Arquivo, no sentido de receber assistncia tcnica e orientao quanto aos procedimentos arquivsticos; (grifo nosso) XI Manter articulao entre si, para efeitos operacionais, com vistas a elevar o nvel de eficincia do SIARQ-SF. (grifo nosso) Art. 6 Os rgos setoriais esto sujeitos orientao normativa e superviso tcnica do rgo Central, sem prejuzo da subordinao ao rgo em cuja estrutura administrativa estiverem integrados. (grifo nosso) Art. 7 Este ato entra em vigor na data de sua publicao. Art. 8 Revogam-se as disposies em contrrio.
Senado Federal, 14 de abril de 2000. Antonio Carlos Magalhes Geraldo Melo Ronaldo Cunha Lima Carlos Patrocnio Nabor Jnior Casildo Maldaner.

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ATO DO DIRETOR-GERAL N 846, de 16 de agosto de 2000 Institui a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo do Senado Federal e Congresso Nacional. O Diretor-Geral do Senado Federal, no exerccio de suas atribuies regulamentares, RESOLVE: Art. 1 Instituir a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo do Senado Federal com a finalidade de promover a avaliao, seleo e destinao final de documentos do Senado Federal e Congresso Nacional, segundo a cincia arquivstica e de acordo com a legislao em vigor e recomendao do Conselho Nacional de Arquivos, e especialmente: I Propor, sempre que necessrio, mudanas no Cdigo de Classificao dos Documentos de Arquivos do Senado Federal e do Congresso Nacional das atividades meio e fim; II Propor, sempre que necessrio, mudanas na Tabela de Temporalidade de Documentos relativa s atividades meio e fim do Senado Federal e do Congresso Nacional; III Orientar as unidades organizacionais do Senado, responsveis por arquivos setoriais, quanto ao processo de seleo de documentos arquivsticos. Art. 2 Designar como Presidente, o titular da Subsecretaria de Arquivo, que nomear 6 (seis) membros. Art. 3 A Comisso propor a criao, sempre que necessrio, de Grupo de Trabalho para levantamento e processamento de dados, definio de conjuntos documentais e entrevistas com servidores e pesquisadores. Art. 4 O mandato decorrente das designaes vigorar por 1 (um) ano, a contar da data de sua publicao.

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Art. 5 As alteraes a que se referem os incisos I e II, do Art. 1, devero ser submetidas, por esta Comisso, deliberao da Comisso Diretora do Senado Federal. Art. 6 Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal,16 de agosto de 2000. Agaciel da Silva Maia.

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ATO DA COMISSO DIRETORA N 17 de 14 de agosto de 2001 Disciplina os procedimentos arquivsticos de classificao e de temporalidade dos documentos do Senado Federal e Congresso Nacional. (Aprova o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos). A Comisso Diretora do Senado Federal, no desempenho de suas atribuies regulamentares e regimentais, e Considerando o disposto pela Lei no 8.159/91, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e o Decreto no 2.182/97, que a regulamentou; Considerando a necessidade de adequao da gesto documental desta Casa aos ditames da legislao vigente, e vista do trabalho realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo do Senado Federal, RESOLVE: Art. 1o Aprovar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos, na forma dos anexos a este ato. (grifo nosso) Art. 2o Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal, 14 de agosto de 2001. Edison Lobo Antonio Carlos Valadares Carlos Wilson Mozarildo Cavalcanti.

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RESOLUO N 56, de 2002 Dispe sobre a estrutura e o funcionamento da Subsecretaria de Arquivo do Senado Federal. ATO DO PRESIDENTE N 168, de 3 de novembro de 2003 Dispe sobre o acesso e a salvaguarda aos documentos sigilosos do Senado Federal e do Congresso Nacional. O Presidente do Senado Federal, no exerccio de suas atribuies regulamentares e considerando os Incisos X e XXXIII, Art. 5 da Constituio Federal que assegura a todos o acesso a informao, ressalvando aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, e tendo em vista os parmetros traados pela Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, RESOLVE: Art. 1 Criar a Comisso Permanente de Acesso a Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional. Art. 2 Cabe Comisso: I regular o acesso e a salvaguarda aos documentos sigilosos do Senado Federal e do Congresso Nacional; II fixar as categorias de sigilo dos documentos; III classificar os documentos, segundo as categorias pr-fixadas; IV regular a reproduo dos documentos sigilosos. Art. 3 A Comisso constituda por 8 (oito) membros, a seguir definidos: I Como Presidente, o Primeiro-Secretrio do Senado Federal; II Como Vice-Presidente, o Diretor-Geral;

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III Demais membros: Secretrio-Geral da Mesa, Advogado Geral, Diretor da Secretaria de Recursos Humanos, Diretor da Secretaria Especial de Informtica SEI/PRODASEN, Diretor da Subsecretaria de Arquivo e Chefe do Servio de Arquivo Permanente. Pargrafo nico O Presidente da Comisso Permanente de Acesso a Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional indicar um servidor para secretariar os trabalhos da Comisso. Art. 4 A Comisso poder criar, sempre que necessrio, para auxili-la nos trabalhos, subcomisses com servidores da Casa envolvidos diretamente com a documentao a ser analisada. Art. 5 Revogam-se as disposies em contrrio. Art. 6 Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal,3 de novembro de 2003. Senador Jos Sarney, Presidente do Senado Federal. Publicado no BAP no 2.872, de 4-11-2003

ATO DA COMISSO DIRETORA N 2, DE 2005 A Comisso Diretora do Senado Federal, no uso das atribuies que lhe confere o art. 16 da Resoluo n 9, de 1997, combinado com o art. 8 da Resoluo n 56, de 2002, RESOLVE: Art. 1 O presente ato modifica a estrutura administrativa do rgo Central de Coordenao e Execuo e altera o quadro de pessoal do Senado Federal. .......... Art. 6 A atual Subsecretaria de Arquivo passa a denominar-se Secretaria de Arquivo, e ter como rgos: Gabinete; Servio de Atendimento ao Usurio; Subsecretaria de Gesto de Documentos e Subsecretaria de Arquivo Permanente. (grifo nosso) Pargrafo nico. A Subsecretaria de Gesto de Documentos compe-se de: Servio de Arquivo Administrativo; Servio de Arquivo Legislativo; Servio de Arquivo Impresso; e Servio de Arquivos Especiais.

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A Subsecretaria de Arquivo Permanente compe-se de: Servio de Arquivo Histrico e Servio de Difuso do Acervo e Produtos Especiais. Art. 7 Fica mantida a estrutura da Secretaria de Informao e Documentao, com a excluso da Subsecretaria de Arquivo e respectivas unidades. .......... Art. 18. A Comisso Diretora encaminhar ao Plenrio proposta de Resoluo convalidando as alteraes de que trata este ato. Art. 19. Este ato entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio.
Sala da Comisso Diretora, 26 de janeiro de 2005. Jos Sarney Paulo Paim Alberto Silva Srgio Zambiasi Serys Slhessarenko Geraldo Mesquita. Publicado no BAP no 3.172, de 11-2-2005

ATO DO DIRETOR-GERAL N 2.146, DE 2005 Estabelece as competncias da Secretaria de Arquivo (SARQ) e das Subsecretarias e Servios a ela subordinados. O Diretor-Geral do Senado Federal, no uso de suas atribuies regulamentares e tendo em vista o disposto no art. 6 do Ato da Comisso Diretora n 2, de 2005, RESOLVE: Art. 1 Ficam estabelecidas por este ato as competncias da Secretaria de Arquivo (SARQ) e de suas unidades subordinadas. Art. 2 Secretaria de Arquivo compete planejar, coordenar, supervisionar, controlar e orientar as atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, nas fases corrente e intermediria; do Senado Federal e do Congresso Nacional, bem como recolher os documentos de fase permanente; dar acesso, preservar e divulgar o acervo arquivstico custodiado; exercer a funo de rgo central do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF, nos termos do Ato da Comisso Diretora n 5, de 2000.

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Pargrafo nico. So rgos da Secretaria de Arquivo: I Gabinete (GBSARQ); II Servio de Atendimento ao Usurio (SEATEN); III Subsecretaria de Gesto de Documentos; (SSGDOC) e IV Subsecretaria de Arquivo Permanente (SSARPE). Art. 3 Ao Gabinete compete providenciar o expediente, as audincias e a representao do titular do rgo, atualizar sua agenda; auxili-lo e assessor-lo no desempenho de suas atividades; executar as tarefas de suporte administrativo vinculadas s atribuies do rgo; promover a conservao das instalaes fsicas da Secretaria; controlar e conservar os bens patrimoniais; elaborar o planejamento e oramento do rgo; e executar outras tarefas correlatas. Art. 4 Ao Servio de Atendimento ao Usurio compete prestar informaes e orientaes aos usurios interno e externo e aos correspondentes do Brasil e do exterior na utilizao de recursos informacionais e instrumentos de pesquisa disponveis na Secretaria; preparar e fornecer cpias autenticadas dos documentos constantes no acervo da Secretaria de Arquivo que sejam de domnio pblico; e executar outras tarefas correlatas. Art. 5 Subsecretaria de Gesto de Documentos compete prestar assistncia tcnica arquivstica s unidades setoriais do Senado Federal na produo, tramitao, classificao, avaliao e arquivamento dos documentos de fase corrente, em qualquer suporte; proceder ao tratamento documental arquivstico de fase intermediria, promovendo recolhimento ao arquivo permanente ou estabelecendo procedimentos de eliminao, de acordo com tabela de temporalidade estabelecida. Pargrafo nico. So rgos da Subsecretaria de Gesto de Documentos: I Servio de Arquivo Administrativo (SEARAD); II Servio de Arquivo Legislativo (SEALEG); III Servio de Arquivo Impresso (SEAIMP); e IV Servio de Arquivos Especiais (SEARES). Art. 6 Ao Servio de Arquivo Administrativo compete receber, avaliar, classificar, conservar e tornar acessveis os documentos de fase

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intermediria, transferidos dos arquivos setoriais; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional nos documentos preservados na unidade, promovendo seu recolhimento ao Arquivo Permanente ou sua eliminao; prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais administrativos; e executar outras atividades correlatas. Art. 7 Ao Servio de Arquivo Legislativo compete receber, avaliar, classificar, conservar e tornar acessveis os documentos de fase intermediria transferidos dos arquivos setoriais; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional nos documentos preservados na unidade, promovendo seu recolhimento ao Arquivo Permanente ou sua eliminao; prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais legislativos; e executar outras atividades correlatas. Art. 8 Ao Servio de Arquivo Impresso compete receber, avaliar, classificar, conservar e tornar acessveis as publicaes do Senado Federal; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional nos documentos preservados na unidade, promovendo seu recolhimento ao Arquivo Permanente ou sua eliminao; e executar outras atividades correlatas. Art. 9 Ao Servio de Arquivos Especiais compete receber, avaliar, classificar, conservar e tornar acessveis os documentos em suportes especiais, de fase intermediria, transferidos dos arquivos setoriais; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos do Senado Federal e Congresso Nacional nos documentos em suportes especiais preservados na unidade, promovendo seu recolhimento ao Arquivo Permanente ou sua eliminao; prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais que tenham sob sua guarda documentos em suportes especiais (udios-visuais e eletrnicos); e executar outras atividades correlatas. Art. 10. O Servio de Arquivos Especiais dever desenvolver suas atividades nas instalaes da Subsecretaria de Arquivo Permanente. Art. 11. Subsecretaria de Arquivo Permanente compete planejar e supervisionar as atividades de arranjo, descrio, guarda, conservao, restaurao e reproduo dos documentos, de fase permanente, em qualquer suporte; regulamentar e estabelecer critrios para utilizao de tecnologias aplicadas a documentos arquivsticos; promover

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pesquisas histricas e culturais e publicar seus resultados em qualquer suporte. Pargrafo nico. So rgos da Subsecretaria de Arquivo Permanente: I Servio de Arquivo Histrico (SEAHIS); e II Servio de Difuso do Acervo e Produtos Especiais (SEDAPE). Art. 12. Ao Servio de Arquivo Histrico compete recolher, arranjar, descrever, classificar, conservar e custodiar os documentos de fase permanente; elaborar instrumentos de pesquisa; planejar, supervisionar e coordenar as atividades de preservao e restaurao dos documentos permanentes; prestar orientaes sobre as condies ideais de segurana e ambiente do acervo; e executar outras atividades correlatas. Art. 13. Ao Servio de Difuso do Acervo e Produtos Especiais compete divulgar o acervo arquivstico custodiado; organizar, orientar e executar atividades de pesquisa; preparar as publicaes da Secretaria a serem editadas, em qualquer suporte; organizar e atualizar os dados biogrficos dos senadores brasileiros, alimentando o banco de dados correspondente; elaborar e editar publicaes sobre as biografias dos senadores, em qualquer suporte; e executar outras atividades correlatas. Art. 14. Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal, 17 de maio de 2005. Agaciel da Silva Maia, Diretor-Geral. Publicado no BAP no 3.235, de 18-5-2005

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