ADMINISTRAO DE PATRIMNIO

CONCEITOS I material designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias-primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades dos rgos e entidades pblicas federais, independente de qualquer fator; II transferncia modalidade de movimentao de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo rgo ou entidade; III cesso modalidade de movimentao de material do acervo, com transferncia gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal direta, autrquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais Poderes da Unio; IV alienao operao de transferncia do direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou doao; V outras formas de desfazimento renncia ao direito de propriedade do material, mediante inutilizao ou abandono.

Para efeito de identificao e inventrio, os equipamentos e materiais permanentes devem receber cdigos alfanumricos ou numricos, sequenciais de registro patrimonial, que devem ser apostos ao material, por meio de gravao, fixao de plaqueta ou etiqueta. Para o material bibliogrfico, o nmero de registro patrimonial poder ser aposto mediante carimbo. A doao de bens mveis no mbito da corporao, s ser permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, bem como para outros rgos da Administrao Pblica a alienao de bens mveis que integram o patrimnio da Administrao pblica depender de prvia LICITAO dispensada esta nos seguintes casos: a) doao, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, aps avaliao de sua oportunidade e convenincia scio-econmica, relativamente escolha de outra forma de alienao; 0 nmero atribudo a um bem baixado do patrimnio no poder ser reaproveitado para identificao de outro, exceto quando se tratar de reincorporao ocorrida pela recuperao do bem, nos casos de extravio, furto ou roubo. A identificao com plaquetas contendo o registro patrimonial significa que ocorre o processo de tombamento do bem, mas existem bens que so impossveis de terem uma plaqueta colada, devido a natureza do bem (como tecidos, softwares), nesse caso so ocorre o registro por arrolamento. Na Administrao Pblica, o inventrio obrigatrio. Tanto os bens mveis quanto os bens imveis devem ser inventariados. De acordo com a legislao, o levantamento de bens mveis e imveis ter por base o inventrio analtico de cada unidade administrativa e os elementos da escriturao sinttica da contabilidade.

Material Permanente aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua identidade fsica, mesmo quanto incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade superior a dois anos.
Carga: a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio; Descarga:a transferncia desta responsabilidade; So inalienveis, enquanto empregados no servio pblico, os bens de uso especial, embora possam ser contabilizados no ativo, inventariados e avaliados.

COMPETE AO SETOR DE PATRIMNIO: Efetuar a identificao patrimonial, atravs de plaquetas (metlicas ou adesivas altamente colantes), fixadas nos bens mveis de carter permanente; Extrair, conferir e encaminhar relatrios aos rgos de planejamento, gesto e controle, comunicando

toda e qualquer alterao no sistema patrimonial para o correspondente registro contbil; Extrair, encaminhar e controlar os Termos de Responsabilidade dos bens mveis dos diversos centros de responsabilidade do rgo; Extrair e encaminhar Termos de Responsabilidades s unidades gestoras, sempre que necessrio; Encaminhar s unidades de controle patrimonial os inventrios de bens pertencentes ao rgo;

Registrar as transferncias de bens quando ocorrer mudana fsica dos mesmos ou quando houver alteraes do responsvel; Instruir processos de baixa dos bens mveis; Propor a doao e/ou alienao dos bens baixados por inservibilidade, bem como acompanhar a retirada desses bens, sempre observando as normas da entidade estatal a qual pertena.

INVENTARIO
A principal caracterstica de um bom inventrio so os detalhes. Quanto mais minucioso e mais preciso for um inventrio, melhor ele cumpre o seu papel. sempre interessante que o inventrio contenha alm do nome dos itens e da sua quantidade, tambm uma boa descrio destes itens, onde a juno meio(inventrio) e o fim requerido (reduzir custos) so correlatos

Gesto de inventrio e controle de estoque so necessrios para manter baixos custos de capital e manuteno das linhas de produo. Durante o processo de inventrio, imprescindvel que se proceda a uma segunda contagem dos itens para a conferncia da primeira contagem, ainda que por amostragem.

Uma das medidas para aumentar a confiabilidade de um inventrio justamente esta: proceder recontagem (mesmo que por amostragem). Para esta atividade, a boa prtica prev duas equipes: 1) Reconhecedores: responsvel pela primeira contagem 2) Revisores: responsvel pela segunda contagem Frisa-se que, caso a segunda contagem no coincida com a primeira, geralmente procede-se a uma nova contagem, efetuada por outra equipe.

No planejamento de um inventrio devem ser includos a convocao e o treinamento das equipes inventariantes, bem como a arrumao fsica dos estoques e a preparao dos cartes de inventrio, ou instrumento similar. Cut-off - Procedimento de grande importncia para garantir a preciso e a confiabilidade do inventrio, consiste no marco de interrupo temporria do fluxo de entrada e sada de materiais, enquanto realizada a contagem.

Inventrio em data fixada ou peridico (geral): Em um inventrio em data fixada, todos os estoques da sociedade so fisicamente contados na data fixada do balano. Neste caso, todo o material deve ser contado. Durante a contagem, todo o depsito de encerramento deve ser bloqueado aos movimentos de materiais. Inventrio permanente: Com o procedimento do inventrio permanente, os estoques so contados continuamente durante todo o exerccio. Neste caso, importante assegurar que todos os materiais sejam fisicamente contados, pelo menos uma vez durante o ano. Inventrio rotativo: O inventrio rotativo um mtodo de inventrio em que o estoque contado em intervalos regulares, dentro de um exerccio. Esses intervalos (ou ciclos) dependem do cdigo de inventrio rotativo definido para os materiais. A contagem contnua e diferenciada para cada tipo de material. O inventrio rotativo permite que os artigos de alta rotatividade sejam contados com maior freqncia que os de baixa rotatividade, por exemplo.

Inventrio por amostra: No inventrio por amostra, os estoques da sociedade, marcados aleatoriamente, so fisicamente contados na data fixada de encerramento do balano. Se os desvios entre o resultado da contagem e o estoque contbil forem insignificantes, entende-se que os valores em caixa de estoques contbeis dos outros estoques esto corretos.

Os tipos de Inventrios Fsicos so: a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio. b) inicial - realizado quando da criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade; c) de transferncia de responsabilidade- realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade gestora ; d) de extino ou transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora; e) eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador.

PROCESSOS DO INVENTRIO Para compor um inventrio necessrio respeitar as seguintes fazes ou operaes do processo: *Levantamento *Arrolamento *Tombamento *Avaliao a) O levantamento compreende a coleta dos dados sobre todos os elementos ativos e passivos do patrimnio, podendo ainda ser denominado levantamento fsico ou contbil. Fsico ou de fato o levantamento efetuado diretamente pela identificao e contagem dos componentes materiais. J o contbil o levantamento feito pelos apanhados de elementos registrados nos livros e fichas de escriturao. O levantamento dividindo-se nas seguintes etapas: * Identificao: A identificao consiste na verificao das caractersticas dos bens, direitos e obrigaes. Nesta etapa, procura-se separar os bens, direitos e obrigaes por classes segundo a analogia de seus caracteres. * Agrupamento: O agrupamento a reunio dos elementos que possuem as mesmas caractersticas. * Mensurao: A mensurao resulta na contagem das unidades componentes da massa patrimonial. b) Arrolamento o registro das caractersticas e quantidades obtidas no levantamento. Os componentes patrimoniais podem ser apresentados de forma resumida e recebe, neste caso, a denominao de sinttico; quando os componentes so relacionados individualmente, o arrolamento recebe o nome de analtico. *No inventrio analtico, o bem mvel que tiver valor de aquisio ou custo de produo desconhecido poder ser avaliado tomando-se como referncia o valor de outro, semelhante ou sucedneo, no mesmo estado de conservao e a preo de mercado. c) Tombamento ou tombao provem de tombo, que no portugus arcaico significa arquivo, registro geral de documentos. Na opinio de Michaelis de Vasconcelos, tombo deriva de TUMBRO, que tambm deu tmulo e tomo-livro. Assim, o que fosse inscrito no livro do tombo era considerado sagrado e insuscetvel de ser profanado ou desrespeitado. d) Avaliao, nesta etapa atribuda uma unidade de valor ao elemento patrimonial, devendo sempre, os critrios de avaliao ter por base o custo. O arrolamento no apresenta interesse contabilidade se no vier acompanhado pela avaliao, pois esta expressa o valor econmico do patrimnio. Sem a avaliao, o arrolamento servir apenas para controlar a existncia do bem patrimonial.

*Em um sistema de inventrio permanente, as mudanas aos nveis de inventrio so registrados em tempo real, quando o estoque comprado e quando vendido. Isto proporciona-lhe a capacidade de executar relatrios que podem imediatamente identificar itens de estoque que esto acabando. Ele tambm evita estar fora de estoque e perdendo clientes por causa disso. BAIXA PATRIMONIAL DE BENS Consiste a baixa patrimonial na perda do poder exercido sobre determinado bem cujo uso intensivo ou prolongado tenha-o tornado obsoleto ou lhe causado desgastes ou avarias que no justifiquem a inverso de recursos para sua recuperao. A inutilizao e o abandono de material sero documentados mediante Termos de Inutilizao ou de Justificativa de Abandono, os quais integraro o respectivo processo de desfazimento. Verificada a impossibilidade ou inconvenincia da alienao de material classificado como irrecupervel, a autoridade competente determinar sua descarga patrimonial e sua inutilizao ou abandono, aps a retirada das partes economicamente aproveitveis, porventura existentes, que sero incorporadas ao Patrimnio.

DEPRECIAO Por depreciao pode-se entender como sendo o custo ou a despesa decorrentes do desgaste ou da obsolescncia dos ativos imobilizados (mquinas, veculos, mveis, imveis e instalaes) da empresa. Ao longo do tempo, com a obsolescncia natural ou desgaste com uso na produo, os ativos vo perdendo valor, essa perda de valor apropriada pela contabilidade periodicamente at que esse ativo tenha valor reduzido a zero. Mtodos de Depreciao considerados na Gesto Patrimonial

Depreciao Linear ( modelo clssico ): no modelo linear, a depreciao calculada se

aplicando uma taxa de desvalorizao constante sobre o bem que perde o mesmo valor anualmente. A depreciao calculada levando em conta a vida til mdia do bem. Consideremos por exemplo o valor inicial do bem em 100% ( 0% de desgaste ), se a sua vida til de 5 anos, a depreciao linear do mesmo 20% ao ano, ou seja 100 / 5.

Depreciao por Uso: modelo empregado ocasionalmente para o calculo da depreciao

de mquinas de linha de produo. Neste modelo calculada uma mdia de quantas unidades uma mquina capaz de produzir durante a sua vida til e ela vai depreciando de modo no linear a medida que for produzindo. Considerando por exemplo que uma mquina injetora de plstico capaz de produzir 400.000 peas durante sua vida til se ela produzir 125.000 unidade em um ano vai poder 31% de seu valor. Alm de unidades produzidas tambm podemos contabilizar neste modelo, horas de uso, o procedimento exatamente o mesmo.

TOMBAMENTO Tombamento a operao de registro, oficializao de que um bem est sob a tutela do Estado. o procedimento administrativo que consiste em cadastrar o bem patrimonial adquirido, discriminando detalhadamente as caractersticas, especificaes, valor de aquisio e demais informaes. O Tombamento normalmente executado pelo almoxarifado, para bens (material) permanentes, atribuindo-lhe nmero de registro patrimonial sequencial, individualizando cada um dos bens para fins de controle.

O material, se for de pequeno valor, estar dispensado do tombamento. (acontece que o controle patrimonial pode ser oneroso organizao, no faz sentido arcar com o custo operacional de um controle que pode exceder o valor do bem.) H de se distinguir entre material de consumo e material permanente. Para efeito de classificao da despesa, considera-se material permanente o de durao superior a dois anos. No entendimento da Secretaria do Tesouro Nacional: "Observa-se que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente, o seu controle patrimonial dever ser feito baseado na relao custo/benefcio desse controle . Assim, se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefcio, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relao-carga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, no havendo necessidade de controle por meio de nmero patrimonial. No entanto, esses bens devero estar registrados contabilmente no patrimnio da entidade." Da mesma forma, se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, devido durabilidade, quantidade utilizada, ou valor relevante, tambm dever ser controlado por meio de relao-carga, e incorporado ao patrimnio da entidade" Logo, ambas situaes so possveis: Um material permanente pode no ser tombado devido ao seu custo de controle ser mais alto que o benefcio, bem como um material de consumo que for considerado duradouro e relevante pode ser tombado. Os bens podem ser: Bem Controlado: material sujeito a tombamento, que requer controle rigoroso de uso e responsabilidade pela sua guarda e conservao; Bem Relacionado: material dispensado de tombamento, porm sujeito a controle simplificado, por ser de pequeno valor econmico. O material considerado tombado deve, necessariamente, estar inscrito no registro patrimonial da organizao.